Les modèles d'email les plus populaires pour accélérer le processus de recrutement

Même s’il s’agit simplement d’une brève correspondance, la qualité du contact avec les candidats peut faire ou défaire un processus de recrutement. Cependant, un recruteur n’aura pas le temps de personnaliser chaque e-mail d'accompagnement individuellement. Il est donc utile de disposer de modèles, au moins pour les principales étapes, telles que le premier contact, un e-mail d’invitation à un entretien, une offre ou un rejet. Examinons-les à travers des exemples préparés par les experts de CleverStaff.

E-mail de premier contact à un candidat potentiel

On n’a qu’une seule chance de faire une première impression. Il est donc important que votre tout premier e-mail se distingue de la masse.

En appliquant la méthodologie AIDA du marketing, vous rendrez votre e-mail aussi accrocheur que possible : attirer l’attention du candidat (A — Attention), susciter l’intérêt (I — Intérêt), le désir de répondre (D — Désir) et enfin encourager l’action (A — Action).

En général, le modèle de premier e-mail à froid pourrait ressembler à ceci :

• mentionnez le poste et le nom de l’entreprise dans l’objet ;
• commencez votre e-mail par le nom du destinataire ;
• expliquez qui vous êtes et comment vous avez trouvé le candidat ;
• partagez brièvement des informations clés sur le poste et le format de travail ;
• ajoutez un peu de flatterie objective tout en restant honnête — essayez d’expliquer pourquoi ils sont la bonne personne ;
• utilisez un appel à l’action — montrez au candidat ce que vous proposez ensuite (appel téléphonique, appel vidéo, choix de dates/horaires) ;
• ajoutez votre nom, poste, coordonnées et logo de l’entreprise à la signature.

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Les recruteurs compliquent souvent inutilement leur premier e-mail à un candidat potentiel, alors que l’objectif réel est d’initier une conversation. Les e-mails courts, précis et concis ont plus de chances d’être lus que les longs messages d’un expéditeur inconnu. 

Lisez le CV du candidat avec son historique professionnel, consultez ses réseaux sociaux et cherchez sur des plateformes spécialisées avant d’écrire cet e-mail. Comprendre ce qui motive une personne vous aidera à ajouter une touche personnelle à votre e-mail. Par exemple, qu’est-ce qui vous a poussé à écrire à cette personne en particulier ? Un e-mail spécifiquement rédigé pour un candidat peut augmenter son intérêt pour le poste.

Si vous n’avez pas eu de réponse après un certain temps, rappelez-lui poliment que vous avez envoyé un e-mail et demandez s’ils l’ont reçu et lu. Envoyez-le dans le même ordre que l’email initial afin que le candidat n’ait pas à chercher le précédent dans sa boîte de réception.

E-mail pour un candidat « recommandé »

Quand quelqu’un recommande un candidat, c’est un cas un peu différent, plus « chaleureux ». D’abord, vous faites confiance à la personne qui recommande le candidat, ce qui se reflète automatiquement dans le ton de votre email — il sera plus personnel. 

Mais, comme pour l’email ci-dessus, le texte doit être concis et ne contenir que les informations essentielles :

• mentionnez l’opportunité de poste et le nom de la personne qui a recommandé le candidat dans l’objet — cela augmente les chances d’attirer immédiatement l’attention ;
• utilisez une salutation personnalisée ;
• ajoutez quelques mots sur l’entreprise et le poste ;
• mentionnez comment vous connaissez la personne qui a recommandé le candidat — cela inspire confiance ;
• expliquez brièvement ce que vous savez du candidat et pourquoi vous pensez qu’il conviendrait au poste ;
• prévoyez un appel à l’action (appel téléphonique, appel vidéo, dates/horaires au choix) ;
• ajoutez votre nom, poste, coordonnées et logo de l’entreprise à la signature.

E-mail de confirmation de réception de candidature

L’éthique du recrutement implique l’envoi d’un e-mail à un candidat pour confirmer la réception de sa candidature. Une personne doit comprendre au moins le statut technique de la réponse — « reçu ou non reçu ». 

Dans un ATS professionnel comme CleverStaff, vous pouvez automatiser ce processus en appliquant des actions automatiques. Autrement dit, vous pouvez configurer un email de confirmation à envoyer immédiatement après que le recruteur a reçu une réponse pour le poste. Cependant, le contenu du message (automatique ou manuel) doit être préparé. Après tout, en initiant cette discussion, vous êtes peut-être déjà sur la voie d’une conversation fructueuse avec un candidat qualifié. 

Le modèle d’un tel email devrait donc inclure :

• une ligne d’objet avec le nom de l’entreprise et la phrase « Nous avons reçu votre CV » ;
• des remerciements pour l’intérêt porté à l’entreprise ;
• une notification indiquant que l’examen préliminaire des CV se poursuit, de préférence avec une date limite ;
• la signature avec le logo de l’entreprise, les coordonnées et des liens vers les réseaux sociaux/le site web/le blog de l’entreprise.

E-mail après l’entretien

Après un entretien avec un candidat, en particulier un candidat prometteur, vous devriez lui envoyer un e-mail de remerciement et des informations sur les étapes suivantes. Ne tardez pas, car les candidats qualifiés peuvent avoir d’autres entretiens, il est donc important de rester en contact avec eux. 

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Comment rédiger un mail de remerciement après une Interview

Ainsi, ces modèles d’e-mails de recrutement pourraient ressembler à ceci :

• travaillez sur une ligne d’objet accrocheuse et informative, par ex. « Impressions de l’entretien chez Entreprise X » ;
• utilisez une salutation personnalisée et exprimez votre gratitude pour le temps consacré à l’entretien pour le poste X ;
• partagez vos impressions sincères de la communication avec le candidat — les vôtres et/ou celles de vos collègues ;
• ajoutez des informations sur les prochaines étapes. Demandez un portfolio plus complet ou proposez une tâche test avec des instructions et délais précis si nécessaire. Expliquez ce qui sera évalué. Assurez-vous que les candidats aient suffisamment de temps ;
• indiquez au candidat quand une décision sera prise ;
• ajoutez votre nom, poste, coordonnées et logo de l’entreprise à la signature.

E-mail de refus

C’est probablement le type d’e-mail le plus difficile ! Personne n’aime écrire à un candidat pour lui dire qu’il ne convient pas. Les recruteurs évitent souvent cela et disparaissent. Mais même une mauvaise nouvelle reste une marque de respect envers le candidat. 

En l’informant par écrit de son non-sélection, le responsable du recrutement lui fait gagner du temps et assure une bonne image de lui-même et de l’entreprise, malgré les inconvénients évidents d’un tel email. Si le candidat ne convient pas, envoyez-lui immédiatement un email expliquant la décision de l’entreprise et la raison de son refus. 

Votre e-mail de refus pourrait ressembler à ceci :

• ajoutez une ligne d’objet descriptive comme « Réponse à la candidature pour le poste X chez Entreprise X » ;
• utilisez une salutation personnalisée et remerciez le candidat pour le temps consacré à l’entretien pour le poste X ;
• utilisez un langage clair concernant le refus afin que la personne n’ait pas d’attentes inutiles ou l’envie de « se battre » pour ce poste ;
• justifiez votre décision et partagez des retours honnêtes mais polis ;
• informez-le qu’il est dans votre base de données et que vous le contacterez si un poste plus approprié se présente. Indiquez que cela concerne un poste pour le candidat, et non l’inverse ;
• invitez le candidat à rester en contact (c’est aussi votre réseau), exprimez votre espoir de communication future et souhaitez-lui du succès dans sa carrière ;
• ajoutez votre nom, coordonnées et logo de l’entreprise à la signature.

E-mail d’offre d’emploi

Le candidat est approuvé par l’employeur ? Faites-le savoir au candidat dès que possible ! Après tout, les bons spécialistes trouvent vite un emploi. Même si vous avez discuté de tout verbalement avec le candidat, un récapitulatif de ces négociations doit être consigné dans l’e-mail. Il est important de ne rien oublier ici — l’e-mail d’offre d’emploi doit contenir toutes les informations clés sur la future collaboration. 

Donc :

• ajoutez une ligne d’objet informative, par ex. « Offre d’emploi chez Entreprise X » ;
• ajoutez une salutation personnalisée et allez directement au but ;
• indiquez clairement le titre du poste proposé par l’entreprise ;
• exprimez votre espoir qu’il accepte de rejoindre l’équipe et demandez-lui de lire attentivement les détails de l’offre ;
• incluez tous les détails pertinents concernant le poste, les horaires, la rémunération, les questions financières, les avantages, etc., dans le corps de l’email ou en pièce jointe ;
• indiquez la date à laquelle le candidat doit soumettre sa décision finale ;
• ajoutez votre nom, coordonnées et logo de l’entreprise à la signature.

Conclusion 

En conclusion, simplifier le processus d’embauche grâce à une communication efficace peut avoir un impact significatif sur vos efforts de recrutement. L’utilisation des bons modèles d’e-mails permet de gagner du temps et d’assurer une approche cohérente et professionnelle lors des interactions avec les candidats. 

Depuis le premier contact jusqu’à l’offre finale, l’utilisation de modèles adaptés aux différentes étapes du processus de recrutement rend la communication plus efficace et organisée. Que ce soit en réponse à une candidature, pour planifier des entretiens ou pour transmettre une offre d’emploi, ces modèles aident à maintenir le professionnalisme tout en gardant les candidats engagés et informés. 

Rappelez-vous, bien que les modèles soient extrêmement utiles, la personnalisation reste essentielle. Adaptez ces modèles pour refléter la voix, les valeurs et les besoins spécifiques de votre entreprise. Visez toujours une communication claire et concise, en veillant à ce que les candidats se sentent valorisés et respectés tout au long du processus.

Voici quelques astuces de rédaction pour renforcer votre processus de recrutement :

1. Idéalement, la ligne d’objet devrait compter 2 à 6 mots, par exemple « Poste de QA ingénieur ». De nombreuses personnes consultent leurs emails sur smartphone, où les objets trop longs sont tronqués.
2. Pour éviter que votre e-mail ne soit étiqueté comme spam, ne rajoutez pas de phrases tapageuses comme « Gagnez plus avec nous ! », des points d’exclamation inutiles, etc. C’est agaçant et trompeur.
3. Attention au ton — évitez les styles trop formels ou trop familiers comme « Salut mon pote ! Tu es parfait pour nous ! ». Évitez également d’être trop émotionnel.
4. Laissez toujours un appel à l’action clair dans les emails qui suggèrent un dialogue avec le candidat.
5. Assurez-vous que l’e-mail soit facile à lire et à comprendre en prenant en compte sa mise en page, sa typographie et l’utilisation d’emojis pertinents.
6. Relisez toujours votre e-mail avant de l’envoyer pour corriger les fautes de grammaire, l’usage incorrect de termes, etc. 

P.S. Nous avons presque oublié ! Dans les emails aux candidats, la technique du P.S. est tout à fait acceptable : une personne peut parcourir rapidement le texte principal, mais il est probable qu’elle lira le post-scriptum. Vous êtes en train de le lire, non ? :)