Meeting request email 101: Suggerimenti, oggetti e esempi gratuiti per trarre ispirazione

Le relazioni d’affari spesso richiedono trattative e incontri separati per risolvere determinati problemi. Un’opzione per fissare un incontro è inviare una richiesta via email. Ma qual è il modo migliore per farlo? Se scrivi una richiesta a una persona che non conosci bene, quale approccio dovresti scegliere? Risponderemo a queste domande in questo articolo, fornendoti i consigli e l’ispirazione necessari per creare email di richiesta di incontro efficaci.

Che cos’è un’email di richiesta di incontro?

Iniziamo dalle basi. Un’email di richiesta di incontro è una vera e propria richiesta che puoi inviare per fissare un appuntamento con qualcuno. In questa email puoi specificare la data, il luogo e l’ora in cui desideri incontrare la persona.

I vantaggi di utilizzare l’email per questo tipo di richieste includono i seguenti:

• programmare automaticamente un incontro virtuale nel calendario, poiché molti provider di posta elettronica consentono agli utenti di sincronizzare le email con i calendari;
• aggiungere i file necessari come allegati, se servono per la riunione;
• evitare situazioni imbarazzanti, poiché il destinatario ha accesso permanente all’email con tutte le informazioni necessarie sull’incontro imminente.

Grazie a questi vantaggi, utilizzare le email come strumento per programmare incontri è un ottimo modo per rendere questo processo più semplice e comodo per entrambe le parti.

Creare un’email di richiesta di incontro passo dopo passo

Ora passiamo al piatto principale, ovvero una guida per creare email di richiesta di incontro aziendale impeccabili.

Passaggio 1. Crea un oggetto chiaro e conciso

L’oggetto è la prima cosa che il destinatario vede nella sua casella di posta ed è ciò che lo spinge ad aprire l’email. Di conseguenza, oggetti chiari e concisi sono la tua scelta migliore, poiché trasmettono immediatamente l’essenza del messaggio e fanno risparmiare tempo alla persona che desideri incontrare.

Inoltre, un buon approccio è personalizzare la riga dell’oggetto. Ad esempio, le righe dell’oggetto che si rivolgono al destinatario per nome o menzionano interazioni precedenti sono più efficaci, con un tasso di apertura (OR) del 18,3%.

Quali potrebbero essere alcuni esempi di oggetti per le tue email? Ecco alcune idee:

• “Richiesta di incontro di cui abbiamo parlato in precedenza”;
• “Jane Doe ha suggerito di incontrarci”;
• “Ciao John, vorrei fissare un incontro”;
• “Riguardo l’incontro. Fissiamolo insieme”.

Non riesci a trovare un oggetto accattivante per un’email di richiesta di incontro? Il blocco creativo è comune, e in questi momenti può essere utile usare strumenti di supporto.

Noi di Stripo abbiamo creato un generatore di oggetti basato sull’AI pensato proprio per quei momenti in cui devi generare diversi oggetti creativi e scegliere quello migliore per la tua email.

Lo strumento è gratuito e facile da usare. Basta impostare l’argomento dell’oggetto e selezionare i parametri desiderati come tono, emoji e altre piccole impostazioni; dopodiché l’intelligenza artificiale ti fornirà diverse opzioni di oggetti per ispirarti.

Passaggio 2. Inizia il corpo dell’email con un saluto

Dal momento che stiamo parlando di un’email personale a un’altra persona (che è a tutti gli effetti una forma di cold outreach), il saluto deve rispettare le buone maniere. Tuttavia, il tipo di saluto può variare a seconda che tu stia scrivendo a qualcuno che conosci o meno.

Un’email a un collega conosciuto può iniziare con un semplice “Ciao John” o “Ciao Jane.” Invece, uno sconosciuto apprezzerà un saluto più formale che includa il titolo di cortesia come “Gentile Sig.ra Doe” o “Egregio Sig. Parker.”

Passaggio 3. Continua con un’introduzione personale

Il passo successivo consiste nel presentarti, che varia anch’esso in base al tuo livello di familiarità con il destinatario. Se l’email è destinata a un collega che vedi spesso, puoi saltare l’introduzione e andare direttamente al punto. Se la tua azienda è piuttosto grande e conosci il collega solo indirettamente, vale la pena menzionare il tuo nome e il reparto di cui fai parte.

Un’email inviata a una persona che non conosci bene richiede una presentazione più ampia: oltre a fornire il tuo nome completo, dovrai indicare come hai ottenuto il contatto di questa persona (se non vi siete mai incontrati di persona) o ricordare eventuali interazioni precedenti (se vi siete incontrati una volta o avete scambiato contatti). Questo approccio elimina la barriera iniziale del tipo “Chi è questa persona e perché mi scrive?” che può sorgere quando si riceve un’email da qualcuno che non si conosce bene.

(Fonte: Modello Stripo)

Passaggio 4. Indica il motivo dell’incontro

Questa è la parte più importante della tua email, il motivo per cui la stai scrivendo. È il momento di indicare che desideri fissare un incontro e di specificare l’argomento o l’obiettivo della riunione. Indipendentemente da chi sia il destinatario, questa parte deve essere concisa. Non è necessario descrivere tutta la storia che ti ha portato alla decisione di organizzare un incontro.

(Fonte: Modello Stripo)

Passaggio 5. Proponi un orario flessibile per l’incontro

Oltre a spiegare perché desideri incontrarti, è importante anche indicare quando vorresti farlo. Offri opzioni flessibili per data e orario dell’incontro, rendendo l’email più leggera e dimostrando rispetto per il tempo e gli impegni del destinatario.

(Fonte: Modello Stripo)

Passaggio 6. Conferma la richiesta 

Come tocco finale, puoi aggiungere una piccola richiesta o un’opzione per confermare l’invito all’incontro. Puoi seguire il metodo tradizionale e chiedere una conferma tramite risposta (email, telefonata o altro metodo) oppure aggiungere un promemoria completo tramite un link all’incontro nel calendario. Cliccandoci sopra, il destinatario potrà confermare la partecipazione e aggiungere l’evento al proprio calendario.

Abbiamo scritto un articolo su come aggiungere un calendario a un’email in diversi provider di posta elettronica. Se scegli questa opzione, ti consigliamo di leggere la nostra guida per assicurarti che tutto funzioni alla perfezione:

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Passaggio 7. Invia la tua email di richiesta di incontro

La tua email è pronta all’azione. Non resta che aggiungere gli ultimi ritocchi. Rileggi attentamente il messaggio per eliminare refusi e imperfezioni, e poi è il momento di inviarlo. Tuttavia, ci sono alcune sfumature da considerare, come l’orario di invio.

Scegli il momento giusto per l’invio, in modo che la tua email non si perda tra altre newsletter e non risulti fuori luogo (un’email inviata alle 2 del mattino difficilmente sarà ben accolta dal destinatario).

Secondo le statistiche, i momenti migliori per inviare email sono tra le 4 e le 6 del mattino e tra le 17 e le 19, grazie a un maggiore tasso di coinvolgimento. Scegli quindi la fascia oraria più adatta e premi il pulsante di invio.

Modelli di email di richiesta di incontro

Ora arriviamo alla parte finale. Ecco alcuni esempi di email di richiesta di incontro che puoi utilizzare come ispirazione per le tue newsletter. Ogni modello di email di richiesta di incontro è una fonte di ispirazione gratuita che puoi adattare alle tue esigenze.

Esempio 1: Email di richiesta di incontro a una persona conosciuta

Oggetto: Incontriamoci per discutere i progetti in corso.

Ciao [Nome del destinatario],

Ci sono alcuni aggiornamenti da parte nostra che penso potrebbero esserti utili riguardo ai progetti in corso, e mi piacerebbe fissare un incontro per discuterne con calma.

Saresti disponibile per una breve chiamata il [data e ora]? Fammi sapere quale momento preferisci e lo organizzerò.

Non vedo l’ora!

Buona giornata!

[Il tuo nome]

Esempio 2: Email di richiesta di incontro a una persona parzialmente conosciuta

Oggetto: Incontro di follow-up su [interazione precedente].

Gentile Sig./Sig.ra [Nome completo del destinatario],

Spero che tutto vada bene! Mi chiamo [il tuo nome completo]. Ci siamo conosciuti durante [menziona le circostanze dell’incontro], dove abbiamo parlato di [argomento della conversazione]. Da allora, ho riflettuto su come potremmo sviluppare ulteriormente questa idea e mi piacerebbe esplorare con te alcune possibili opzioni.

Vorrei fissare un breve incontro per discuterne il [data e ora]. Fammi sapere se questa fascia oraria va bene per te e se tutto è confermato per l’incontro.

Grazie per il tuo tempo. Attendo con piacere una tua risposta!

Cordiali saluti,

[Il tuo nome completo]

Esempio 3: Email di richiesta di incontro a una persona sconosciuta

Oggetto: Presentazione e richiesta di incontro

Gentile [Nome completo del destinatario],

Sono [il tuo nome completo] di [nome dell’azienda]. Ricopro il ruolo di [titolo professionale] e ho trovato i tuoi contatti tramite [menziona la fonte da cui hai ottenuto le informazioni di contatto]. Volevo scriverti perché credo che potremmo avere interessi comuni riguardo a [indica l’argomento], e mi piacerebbe avere l’opportunità di discutere i dettagli durante un incontro.

Se per te va bene, saresti disponibile per una breve chiamata il [data e ora]? Fammi sapere un momento comodo per te e mi adatterò di conseguenza.

Non vedo l’ora di entrare in contatto!

Cordiali saluti,

[Il tuo nome completo]

Conclusione

Creare un’email di richiesta di incontro efficace è un processo delicato: devi sempre considerare a chi intendi inviare la richiesta, poiché il contenuto dell’email dipende dal grado di familiarità con il destinatario. Con persone conosciute, puoi andare dritto al punto e fissare l’incontro subito, mentre con chi non conosci è necessario un approccio più attento, includendo una corretta presentazione e riferimenti a eventuali contatti o interazioni precedenti.

Speriamo che questa guida ti aiuti a scrivere facilmente email di richiesta di incontro e a trovare l’ispirazione giusta per il tuo processo di design delle email.