Estudio de caso: Cómo una universidad internacional optimizó la producción de correos electrónicos en 11 facultades con Stripo
Gestionar la comunicación por correo electrónico entre múltiples departamentos, programas, idiomas y etapas de aprobación es un reto común para universidades y grandes organizaciones educativas. A medida que crece el número de equipos implicados en la producción de correos electrónicos, mantener una marca coherente, reducir el tiempo de producción y evitar la dependencia de habilidades HTML se vuelve cada vez más difícil.
La Universidad Católica de Murcia afrontó estos retos gestionando la comunicación de más de 20.000 estudiantes de 115 nacionalidades. En este estudio de caso, Jorge Gil Sierras, responsable de UX, IA y transformación digital, explora cómo UCAM construyó un flujo de trabajo de producción de correo electrónico más escalable y eficiente, manteniendo al mismo tiempo una identidad institucional coherente en todas las comunicaciones.
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La Universidad Católica de Murcia (UCAM) es una universidad internacional con más de 20.000 estudiantes de 115 nacionalidades. Cuenta con 11 facultades y ofrece una amplia gama de programas de Grado, Máster y Doctorado. Debido a su amplia y diversa audiencia estudiantil, la universidad gestiona muchas formas de comunicación a lo largo del ciclo de vida estudiantil, desde campañas de reclutamiento hasta correos electrónicos de incorporación.
El proceso de comunicación por correo electrónico combina una coordinación centralizada con autonomía a nivel de profesorado. Aunque algunas comunicaciones institucionales se gestionan de forma centralizada para mantener la coherencia y el cumplimiento de la marca, los profesores y unidades académicas también crean y personalizan correos electrónicos para sus programas y audiencias específicas.
Reto: Simplificar la producción de correos electrónicos entre equipos y departamentos
Para UCAM, el correo electrónico es un canal de comunicación importante a lo largo de todo el ciclo de vida estudiantil. La universidad utiliza el correo electrónico para campañas de reclutamiento, seguimientos de admisiones, comunicación de incorporación, notificaciones académicas y administrativas, invitaciones a eventos, participación de antiguos alumnos y alertas técnicas. Dado que la comunicación se gestiona tanto de forma centralizada como por cada profesorado y departamento, muchos equipos participan en el proceso de producción de correos electrónicos, incluyendo comunicaciones, marketing, multimedia, personal administrativo y coordinadores académicos.
Diferentes niveles académicos, como los programas de Grado, Máster y Doctorado, requieren distintos enfoques de comunicación tanto en tono como en contenido. Esto a veces implica el uso de plantillas adaptadas a cada tipo de programa. La universidad también diferencia las comunicaciones para futuros estudiantes, estudiantes actuales y antiguos alumnos.
Jorge Gil Sierras,
Antes de implementar Stripo en 2019, la universidad gestionaba la producción de correos electrónicos mediante procesos más manuales que requerían conocimientos técnicos para diseñar y editar plantillas.
Este enfoque presentó varios desafíos para el equipo:
- la creación de correos a menudo dependía de habilidades en HTML y CSS, lo que ralentizaba la producción y aumentaba la dependencia de especialistas técnicos;
- los diferentes departamentos que creaban correos electrónicos de forma independiente dificultaban mantener una identidad visual coherente entre las comunicaciones;
- procesos de revisión y aprobación más complejos, especialmente cuando varias personas necesitaban participar en la edición y la validación del contenido;
- gestionar la comunicación multilingüe añadió otra capa de complejidad, ya que se enviaban correos electrónicos regularmente tanto en español como en inglés, y algunas campañas también se adaptaron al italiano, francés y chino.
UCAM necesitaba una solución que ayudara a los equipos a crear correos electrónicos de forma más eficiente sin conocimientos técnicos avanzados, simplificar la colaboración entre departamentos, acelerar la producción y aprobaciones, y mantener la coherencia de la marca en todas las comunicaciones.
Solución: Eligiendo un generador de correo electrónico para una colaboración escalable en equipo
Cuando la Universidad Católica de Murcia empezó a buscar un generador de correos electrónicos, la universidad necesitaba una solución que simplificara la creación de correos entre equipos y que apoyara un flujo de trabajo estructurado y escalable. Dado que muchos departamentos participaban en la producción de correos electrónicos, era importante encontrar una plataforma que redujera la necesidad de conocimientos técnicos avanzados y facilitara la colaboración en toda la organización.
La universidad se centró en varios criterios clave durante el proceso de selección.
La solución necesitaba lo siguiente:
- ayudar a los equipos a crear correos electrónicos más rápido;
- mantener la coherencia visual y de marca;
- simplificar los procesos de revisión y aprobación;
- soportar la reutilización de plantillas y bloques de contenido.
Otro requisito importante era permitir que los distintos departamentos trabajaran de forma más independiente sin dejar de seguir los estándares de comunicación compartidos.
Stripo era la opción adecuada gracias a su editor visual intuitivo y a plantillas reutilizables y flexibles. La plataforma también se integró perfectamente con los flujos de trabajo existentes de la universidad, permitiendo a los equipos adaptarse y escalar su proceso de producción de correos electrónicos sin añadir una complejidad innecesaria.
La capacidad de reutilizar plantillas y bloques predefinidos fue especialmente valiosa en un entorno universitario, donde los departamentos crean regularmente comunicaciones para diferentes públicos y programas. En lugar de diseñar correos electrónicos desde cero cada vez, los equipos podrían usar plantillas aprobadas y adaptar el contenido a sus necesidades, manteniendo al mismo tiempo una identidad institucional coherente.
Flujo de trabajo: Cómo UCAM organiza la producción colaborativa de correos electrónicos
En la Universidad Católica de Murcia, la producción de correos electrónicos implica que varios equipos trabajan juntos entre departamentos y facultades.
Cada campaña de correo electrónico involucra aproximadamente de 8 a 10 personas: cuatro de la oficina de comunicación, dos del equipo de marketing, dos del equipo multimedia y una o dos del profesorado o departamento que solicitan la comunicación. Dependiendo del tipo de comunicación, varias personas pueden participar en la revisión y aprobación de correos electrónicos para garantizar tanto la exactitud del contenido como la alineación con la identidad visual de la universidad.
Hoy en día, el proceso de producción de correos electrónicos universitarios suele incluir varias etapas:
- Planificación de campañas o comunicación.
- Redacción de contenido.
- Diseño de correo electrónico y creación de maquetación en Stripo, usando la creación con plantillas reutilizables y bloques de contenido predefinidos.
- Etapas de revisión y aprobación.
- Despliegue a través de la plataforma correspondiente.
Una de las principales mejoras en el flujo de trabajo es que ahora diferentes departamentos pueden usar plantillas y bloques preaprobados en lugar de crear correos electrónicos desde cero. Esto permite a los equipos adaptar el contenido para sus audiencias y programas específicos, manteniendo la coherencia en todas las comunicaciones universitarias.
El enfoque también ayuda a simplificar la colaboración entre departamentos porque los equipos trabajan dentro del mismo marco visual y estructural.
(Fuente: Correo electrónico de UCAM)
Las características más valiosas de Stripo Las características más valiosas de Stripo
Los bloques maestros reutilizables desempeñan un papel importante en el flujo de trabajo de la universidad. Ayudan a los equipos a crear contenido más rápido y a reducir el trabajo manual repetitivo. En lugar de recrear diseños, los equipos pueden centrarse en adaptar la información para diferentes campañas, programas y audiencias.
Las características más valiosas para el equipo incluyen:
- editor visual intuitivo;
- la capacidad de reutilizar bloques y plantillas;
- adaptación fácil de diseño sin conocimientos técnicos;
- colaboración entre miembros del equipo;
- creación y edición rápida de correos.
Estas características ayudan a mejorar la eficiencia y simplifican el trabajo de los equipos que gestionan las comunicaciones para diferentes audiencias.
Comunicación multilingüe
La universidad también gestiona la comunicación multilingüe dentro de Stripo. La mayoría de los correos electrónicos están creados en español e inglés, mientras que algunas campañas también se adaptan al italiano, francés y chino. Dependiendo del tipo de comunicación, el equipo puede crear plantillas duplicadas, versiones de idiomas separadas o correos electrónicos bilingües dentro de la misma plantilla.
Nota de Stripo: UCAM utiliza plantillas duplicadas y mensajes de correo electrónico para la comunicación multilingüe, que luego se actualizan manualmente con textos traducidos. Ofrecemos una forma de acelerar este proceso utilizando la función de Stripo translation. Puede traducir a todos los idiomas que necesite a la vez en el editor o subir traducciones. En ambos casos, todos los textos se subirán automáticamente a los bloques correspondientes, dejándole solo para corregir.
Todas las traducciones de cada correo estarán fácilmente accesibles en un solo lugar: en la misma plantilla o mensaje de correo electrónico que tradujo.
Resultados: Producción de correos electrónicos más rápida y comunicación más consistente entre equipos
Tras la implementación de Stripo en 2019, la Universidad Católica de Murcia mejoró la forma en que los diferentes equipos crean y gestionan las comunicaciones por correo electrónico en toda la universidad.
Algunos de los principales resultados logrados con Stripo incluyen:
- reducción del tiempo de producción de correos: La universidad redujo significativamente el tiempo necesario para crear correos porque los equipos ya no tienen que construir HTML desde cero;
El ahorro de tiempo es significativo porque el equipo ya no tiene que crear HTML desde cero.
Jorge Gil Sierras,
Responsable de UX, IA y Transformación Digital en UCAM. - delegación simplificada de tareas entre equipos: Ahora diferentes departamentos pueden trabajar de forma más independiente usando plantillas reutilizables y bloques predefinidos, siguiendo estándares de comunicación compartidos;
- reducción de la dependencia de los desarrolladores: Los equipos puede crear y adaptar diseños de correo electrónico sin conocimientos técnicos avanzados gracias al editor visual y los componentes reutilizables;
- mejor consistencia visual entre comunicaciones: Las plantillas preaprobadas y los bloques reutilizables ayudan a mantener una identidad visual coherente entre facultades, departamentos y tipos de comunicación;
Las plantillas reutilizables y los componentes predefinidos permiten una creación de campañas más rápida, manteniendo al mismo tiempo una identidad institucional clara en todas las comunicaciones.
Jorge Gil Sierras,
Responsable de UX, IA y Transformación Digital en UCAM. - creación de campañas más rápida: Plantillas reutilizables y componentes predefinidos permiten a los equipos lanzar campañas más rápido y simplificar las tareas recurrentes de producción de correos;
- gestión de la comunicación multilingüe más eficiente: La capacidad de duplicar plantillas y adaptar versiones para diferentes idiomas ayuda a la universidad a gestionar la comunicación con audiencias internacionales de forma más eficiente.
(Fuente: Correo electrónico de UCAM)
Resumen
Para la Universidad Católica de Murcia, gestionar la comunicación por correo electrónico significa coordinar múltiples equipos, departamentos, programas y audiencias a lo largo de un entorno universitario internacional. Antes de adoptar Stripo, el proceso dependía en gran parte del trabajo manual y el conocimiento técnico, lo que ralentizaba la producción de correos electrónicos y dificultaba la escalada consistente en toda la organización.
Al implementar Stripo, la universidad creó un flujo de trabajo más estructurado y colaborativo que permite a los equipos trabajar de forma más independiente manteniendo una identidad visual coherente entre las comunicaciones. Las plantillas reutilizables, los bloques predefinidos y el editor visual ayudaron a simplificar la producción, reducir la dependencia de la programación HTML, acelerar las aprobaciones y mejorar la colaboración entre departamentos.
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