De emails basados en imágenes a HTML: cómo una biblioteca universitaria redujo hasta un 50% el tiempo de producción de emails — Caso
Cuando las personas necesitan información confiable o asesoría especializada, las bibliotecas siguen siendo uno de los primeros lugares a los que acuden. Las bibliotecas universitarias hacen mucho más que facilitar el acceso a libros ya que conectan a estudiantes e investigadores con recursos especializados, apoyo académico y los servicios que necesitan a lo largo de su trayectoria universitaria.
El email desempeña un papel fundamental en esa comunicación. Permite a las bibliotecas compartir noticias, promocionar eventos, dar a conocer los recursos disponibles y mantener informada a toda la comunidad universitaria. Para lograrlo, cada email debe ser claro, visualmente atractivo y fácil de leer desde cualquier dispositivo.
Bibliotecas de la Universidad de Concepción transformó sus comunicaciones por email para alcanzar estos objetivos. En este caso de éxito descubrirás cómo el equipo pasó de utilizar emails basados en imágenes a emails HTML y logró reducir el tiempo de creación de campañas tras adoptar Stripo.
Experto
Conoce la organización
Bibliotecas de la Universidad de Concepción (Bibliotecas UdeC) administra una red de bibliotecas distribuidas en los campus universitarios de Concepción, Chillán y Los Ángeles.
La misión de Bibliotecas UdeC es proporcionar a la comunidad universitaria acceso a la información, promover el desarrollo cultural, preservar el patrimonio bibliográfico de la Universidad y apoyar la docencia, el aprendizaje y la investigación.
El desafío: los emails basados en imágenes limitaban la funcionalidad y ralentizaban la producción
La biblioteca presta servicios a toda la comunidad universitaria, incluidos estudiantes de pregrado, maestría y doctorado. Por ello, era fundamental que todos los emails mantuvieran una identidad visual y un estilo de comunicación coherentes. La principal diferencia entre las campañas era el contenido, adaptado a las necesidades e intereses de cada audiencia académica.
Anteriormente, Bibliotecas UdeC enviaba sus emails como imágenes. Este formato presentaba numerosas limitaciones: imposibilidad de añadir múltiples enlaces, baja calidad de imagen y un renderizado inconsistente en diferentes dispositivos.
La decisión de cambiar el formato surgió a partir de una recomendación de la Dirección General de Tecnologías de la Información. Un especialista del área sugirió migrar a emails HTML para mejorar tanto la calidad visual como la funcionalidad. Además, este cambio facilitó al equipo técnico la gestión y distribución de las campañas.
La solución: un editor de emails HTML intuitivo para garantizar comunicaciones consistentes
El equipo de la biblioteca evaluó distintos editores considerando los siguientes criterios:
- facilidad de uso;
- compatibilidad con plantillas profesionales de email HTML;
- compatibilidad con los sistemas existentes de envío masivo de emails;
- capacidad para mantener una identidad visual consistente en todas las comunicaciones;
- que no requiriera conocimientos avanzados de programación;
- optimización del tiempo de producción;
- posibilidad de reutilizar plantillas;
- renderizado confiable de emails en distintos dispositivos y clientes de correo.
Stripo resultó ser la mejor opción para la biblioteca gracias a su facilidad de uso, flexibilidad y compatibilidad con el formato HTML requerido por los sistemas institucionales de envío de emails. La plataforma permitió al equipo crear emails más atractivos, funcionales y profesionales sin necesidad de conocimientos avanzados de programación.
La posibilidad de trabajar con más de 1,650 plantillas de email prediseñadas y bloques editables ayudó a estandarizar las comunicaciones y acelerar la producción de campañas. Otro aspecto especialmente valorado por el equipo fue la facilidad para exportar y compartir los emails con el equipo técnico encargado de realizar los envíos masivos.
Nota de Stripo
La exportación de emails simplifica la transición entre la creación y el envío de campañas, eliminando la necesidad de conocimientos técnicos al preparar los emails para su distribución.
Stripo admite varios formatos de exportación, lo que permite a cada equipo elegir la opción que mejor se adapte a su flujo de trabajo. Los emails pueden exportarse como archivo HTML, archivo comprimido o código HTML sin procesar, lo que facilita su transferencia a la plataforma de envío o a cualquier otro sistema utilizado por la organización.
En comparación con otras alternativas, Stripo ofrecía una solución más intuitiva y mejor adaptada a las necesidades de la biblioteca.
Flujo de trabajo: producción centralizada de emails con plantillas reutilizables
La comunicación descentralizada en una organización grande suele plantear desafíos para mantener la coherencia y la calidad. Incluso cuando existen lineamientos institucionales sobre el uso adecuado de colores corporativos, tipografía, identidad visual y calidad de las imágenes, los equipos pueden carecer de la experiencia técnica o de comunicación necesaria para evitar inconsistencias en el diseño y los mensajes.
Actualmente, la Unidad de Comunicaciones es el único equipo dentro del sistema de Bibliotecas de la Universidad de Concepción que utiliza Stripo. Por ello, la creación, edición y actualización de las plantillas de email se gestionan de forma centralizada desde esta unidad, garantizando la consistencia visual y comunicativa en todas las comunicaciones enviadas.
Bibliotecas de la Universidad de Concepción está conformada por 12 bibliotecas. La Unidad de Comunicaciones tiene la responsabilidad centralizada de crear y coordinar las comunicaciones por email. Esta unidad recibe solicitudes de las distintas bibliotecas y departamentos académicos, prepara el contenido de los emails y coordina su aprobación con la Dirección de Bibliotecas antes de que sean enviados.
La Universidad mantiene una base de datos centralizada con estudiantes, docentes, personal administrativo y otros miembros de la comunidad universitaria. El sistema de gestión de bibliotecas está integrado con esta base de datos, lo que permite utilizar la información de las audiencias para segmentar y personalizar las comunicaciones por email.
La biblioteca segmenta a su audiencia según distintos criterios y envía contenido relevante a cada grupo. Uno de los principales criterios de segmentación es la etapa del recorrido académico de los estudiantes.
Para los estudiantes de primer año, la comunicación se centra principalmente en presentar los servicios esenciales que ofrece la biblioteca y facilitar su integración a la vida universitaria.
Para los estudiantes de cursos superiores, se envían boletines con recursos electrónicos de información y materiales de apoyo para el estudio y la investigación.
La biblioteca también informa periódicamente sobre concursos estudiantiles, envía invitaciones a eventos y actividades formativas organizadas por la biblioteca y distribuye un boletín bimestral con las noticias y novedades más importantes del período.
(Fuente: Email de Bibliotecas de la Universidad de Concepción)
Las comunicaciones internas y los emails dirigidos a audiencias de hasta 3,000 destinatarios son enviados manualmente por el personal de la biblioteca. Por su parte, la Dirección General de Tecnologías de la Información gestiona las campañas masivas y las comunicaciones dirigidas a audiencias más amplias mediante una plataforma automatizada.
Un proceso estructurado desde la solicitud hasta el:
- El proceso comienza cuando la Unidad de Comunicaciones recibe una solicitud de comunicación.
- Con base en esa solicitud, el equipo crea y diseña el email de acuerdo con los lineamientos de comunicación de la Universidad.
- Posteriormente, el email es revisado y aprobado por la Dirección de Bibliotecas.
- Una vez aprobado, se envía al Departamento de Comunicaciones de la Universidad para su revisión final y autorización de envío.
- Finalmente, el Departamento de Tecnologías de la Información distribuye el email a la audiencia correspondiente.
El equipo suele trabajar con dos plantillas maestras que adaptan para los distintos tipos de comunicaciones. Este enfoque garantiza que cada email mantenga la identidad institucional de la Universidad de Concepción.
(Fuente: Email de Bibliotecas de la Universidad de Concepción)
Entre las funcionalidades de Stripo, la Unidad de Comunicaciones destaca especialmente la posibilidad de duplicar plantillas. Esta característica reduce significativamente el tiempo de producción de emails y facilita mantener los mismos estándares de diseño en todas las campañas.
También valoramos la posibilidad de que varias personas colaboren en la creación y edición del mismo email, lo que hace que el flujo de trabajo sea más ágil y eficiente.
Lorena Flores-Gallegos,
Nota de Stripo
Stripo facilita la colaboración en proyectos de email. Varias personas pueden coeditar un mismo email de forma simultánea, realizando los cambios necesarios en tiempo real.
Los miembros del equipo pueden dejar comentarios directamente en la plantilla de email y recibir retroalimentación al instante. Esto elimina la necesidad de discutir cambios en chats separados o esperar respuestas por email, lo que ayuda a mantener a todo el equipo alineado durante el desarrollo de una campaña. La colaboración en tiempo real permite que todos trabajen de forma coordinada durante todo el proceso de creación.
Los resultados: emails más profesionales y una producción hasta un 50% más rápida
Aunque la Unidad de Comunicaciones de Bibliotecas no lleva un registro exacto del tiempo o esfuerzo ahorrado, estima que actualmente la creación de cada email o campaña requiere entre un 40%-50% menos de tiempo que antes. Antes de implementar Stripo, el diseño y la preparación de los emails tomaban más tiempo debido al trabajo manual con imágenes y a las limitaciones del formato.
El equipo destaca los siguientes resultados tras implementar Stripo:
- diseño de emails más profesional y estandarizado;
- mayor consistencia visual en todas las comunicaciones de la biblioteca;
- reducción del tiempo dedicado a la producción de emails;
- menor complejidad técnica en la creación de emails HTML.
Stripo simplificó el flujo de trabajo y mejoró la calidad general de los mensajes enviados a la comunidad universitaria. Gracias a las plantillas reutilizables y a herramientas de edición más intuitivas, el proceso se volvió mucho más flexible, especialmente al crear y personalizar emails.
Uno de los momentos más memorables fue la primera vez que utilicé Stripo y descubrí lo sencillo e intuitivo que era editar emails. Me impresionó especialmente la rapidez con la que podíamos crear mensajes con un aspecto tan profesional, sin necesidad de contar con conocimientos técnicos avanzados. Esto representó una mejora significativa en comparación con la forma en que trabajábamos anteriormente.
Lorena Flores-Gallegos,
Conclusión
Lo que comenzó como una transición de emails basados en imágenes a emails HTML evolucionó hacia un proceso de producción de emails mucho más estructurado y eficiente. Bibliotecas UdeC acompaña a los estudiantes en cada etapa de su trayectoria académica, proporcionándoles acceso a información, recursos especializados y apoyo para el aprendizaje y la investigación.
Con Stripo, Bibliotecas de la Universidad de Concepción ha logrado que sus comunicaciones por email sean más profesionales, atractivas y consistentes, al mismo tiempo que reduce significativamente el tiempo necesario para preparar cada campaña. Al simplificar la creación de emails y optimizar los flujos de trabajo de comunicación, Stripo ayuda a la biblioteca a cumplir su misión de una forma más eficiente.
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