Знаходьте та відновлюйте потрібні версії листів завдяки оновленій історії змін у Stripo

Під час командної роботи над текстом колеги можуть одночасно редагувати різні частини тексту або повертатися до попередніх чернеток. Для ефективного управління процесом редагування необхідно знати, хто і що змінив, а також яку версію команда вирішила використовувати. Оновлена історія змін Stripo додає назви, теги та функцію пошуку, щоб допомогти знайти відредаговані чернетки та попередні версії, які необхідно використати повторно. 

Чому навіть за наявності збереженої історії все одно доводиться шукати

У одного й того самого листа може бути кілька збережених версій, створених того самого дня. Ви пам’ятаєте, що переглядали його, але не можете точно пригадати, коли саме. За датою ви потрапляєте в потрібну частину історії, де все одно доведеться відкривати версії та шукати ту, яку ви перевірили.

Розуміння того, хто вніс зміни, допомагає краще зрозуміти ситуацію. Якщо колега переписав абзац, можна запитати, чому він це зробив, перш ніж повернути попередній текст. У його попередньому варіанті може бути щось, що захочеться використати знову, навіть якщо в актуальному листі немає помилок.

Способи збереження та відновлення робочої версії

Ви можете зберегти окрему копію листа після перевірки та продовжити редагувати оригінал. Так у вас буде резервна копія, яку можна редагувати, з контентом і дизайном, що були на момент затвердження. Це працює, якщо колеги знають, яку копію використовувати. Після подальших раундів перевірки комусь потрібно стежити за файлами та їхніми назвами.

Редактори листів з історією змін містять збережені версії в одному місці, що дозволяє повертатися до попередніх варіантів документа без необхідності керувати окремими файлами. У журналі історії може вказуватися, хто і коли зберіг версію, а також надається прев'ю, що дозволяє перевірити її вміст перед відновленням. Деякі редактори також дозволяють вказувати причину відновлення версії. Процес експорту може відрізнятися: можливо, перед експортом буде потрібно відновити старішу версію, спочатку зробивши її актуальною чернеткою.

Деякі редактори в ESP автоматично зберігають версії на регулярній основі. Під час відновлення раніше створеної чернетки в історії створюється ще один запис зі старішим контентом, при цьому доступ до інших збережених версій залишається відкритим. Ви можете повернутися до цих пізніших редакцій, якщо передумаєте. Таким чином, в історії одного листа зберігаються обидва етапи роботи.

Ще один підхід полягає в тому, щоб зберігати версію з назвою під час переходу до етапу перевірки. Деякі нові редактори пропонують цю функцію в бета-версії разом із фільтром за версіями з назвами та функцією порівняння, яка підкреслює додані та видалені фрагменти. У випадку з автоматизованими розсилками відновлення та публікація можуть бути окремими діями: ви можете перевірити відновлену чернетку, перш ніж зробити її версією, яка буде використовуватися для майбутніх розсилок.

Якщо ваша команда перевіряє текст у загальнодоступному документі, редактор документів з іменованими версіями та фільтром для них дозволить зберегти формулювання, яке пройшло перевірку. Ви зможете знайти цей текст серед дрібних правок. Однак дизайн листа зберігається в іншому місці, і комусь все одно доведеться перевірити, чи містить лист затверджений текст.

Що потрібно для ефективного відновлення даних

Для командної перевірки у вас має бути можливість:

• бачити, хто редагував лист, і переглядати внесені зміни;
• визначити версію, яка пройшла перевірку, навіть якщо ви не брали участі в цьому процесі;
• повернутися до листа, який можна редагувати;
• зберегти актуальну чернетку, якщо ви хочете окремо використати раніше виконану роботу.

Останні два моменти впливають на вибір підходу. Для відновлення раніше створеного дизайну листа необхідно мати збережений лист або доступ до історії редактора. Крім того, перед відновленням потрібно з’ясувати, чи призведе ця дія до заміни поточної чернетки або до створення нового листа.

Як оновлення історії змін допомагає у цій роботі в Stripo

Ви можете побачити, хто вносив зміни, та переглянути попередні версії перед відновленням. Опція «Показати зміни» підсвічує ті місця, які було змінено у вибраній версії.

У цьому оновленні до збереженої історії додано назви, теги та функцію пошуку.

Назви і теги

Після перевірки листа менеджер може назвати цю версію «Вереснева акція v2» та додати тег «перевірено». Обидва елементи відображаються в історії змін, тому колеги зможуть одразу розпізнати перевірену чернетку, коли повернуться до неї. Назву можна буде змінити пізніше або видалити, не видаляючи саму версію.

Назви і теги мають різне призначення. Назва ідентифікує одну версію в історії змін цього листа. Тег може бути присутнім у кількох версіях, а одна версія може мати кілька тегів.

Наприклад, ваша команда може використовувати тег «текст затверджено» після перевірки тексту та «перевірено для мобільних» після перевірки мобільної розмітки. Версія з обома тегами означатиме, що обидві перевірки завершено. Це більш конкретно, ніж просто «перевірено», оскільки це слово може мати різне значення для різних колег. Для дизайну, який ви хочете обговорити ще раз, тег типу «альтернативна розмітка» може пояснити, чому цей варіант було залишено.

Пошук за назвою, тегом або датою

Згодом, коли вам знадобиться ця версія, ви зможете здійснити пошук за назвою чи тегом. Пошук також охоплює записані описи дій редагування, тому він допоможе виявити зміни, яким ви не присвоїли ані назв, ані тегів.

Якщо ви пам’ятаєте дату, за допомогою календаря можна обмежити історію одним днем чи діапазоном дат. Текстові та календарні фільтри працюють разом. Наприклад, пошук за текстом «текст затверджено» за тиждень, у який відбувалася перевірка, поверне версії з цим текстом з вибраного періоду.

Прев'ю, відновлення або повторне використання раніше створеної версії

Щойно версію було знайдено, можна переглянути лист і вирішити, яку його частину ви хочете відновити.

Якщо ви хочете повернутися до повного тексту попереднього листа, відновлення цієї версії зробить її поточною чернеткою. Ви зможете продовжити редагування з цього моменту.

Можливо, ви захочете скористатися попередньою версією, зберігши при цьому новіші зображення та дати. Функція «Відновити як новий» створює окремий лист або шаблон листа на основі обраної версії, не змінюючи актуальну чернетку. Текст цього листа можна самостійно скопіювати в актуальну чернетку; під час відновлення версії вона не об’єднується з подальшими змінами.

Також можна експортувати обрану попередню версію. Відновлення чернетки не впливає на лист, який уже було надіслано одержувачам.

Що далі

Ми плануємо додати фільтри версій у функції коментування, публікації та у верхню панель редактора. Вони дадуть змогу перемикатися між версіями під час перегляду відгуків, шерингу листів або роботи в редакторі.

На завершення

Оберіть невеликий перелік тегів і домовтеся про значення кожного з них. Визначте, хто буде давати назви і теги збереженій версії після завершення перевірки, до продовження редагування. Тоді колега, який повернеться до цього листа, зможе одразу знайти конкретну перевірену версію.Оберіть невеликий перелік тегів і домовтеся про значення кожного з них. Визначте, хто буде давати назви і теги збереженій версії після завершення перевірки, до продовження редагування. Тоді колега, який повернеться до цього листа, зможе одразу знайти конкретну перевірену версію.