Находите и восстанавливайте нужные версии писем благодаря обновленной истории изменений в Stripo

При командной работе над письмом коллеги могут одновременно редактировать разные части текста или возвращаться к более ранним черновикам. Для эффективного управления процессом редактирования необходимо знать, кто и что изменил, а также какую версию команда решила использовать. Обновление истории изменений Stripo добавляет названия, теги и функцию поиска, чтобы помочь найти отредактированные черновики и предыдущие версии, которые необходимо использовать повторно. 

Почему даже при наличии сохраненной истории все равно приходится искать

У одного и того же письма может быть несколько сохраненных версий, созданных в тот же день. Вы помните, что просматривали его, но не можете точно вспомнить, когда именно. По дате вы попадаете в нужный участок истории, где все равно придется открывать версии и искать ту, которая была проверена вами.

Понимание того, кто внес изменение, помогает лучше понять ситуацию. Если коллега переписал абзац, можно спросить, почему он это сделал, прежде чем вернуть прежний текст. В его предыдущем варианте может быть что-то, что захочется использовать снова, даже если в текущем письме нет ошибок.

Способы сохранения и восстановления рабочей версии

Вы можете сохранить отдельную копию письма после проверки и продолжить редактировать оригинал. Так у вас будет редактируемая резервная копия с контентом и дизайном, которые были на момент утверждения. Это работает, если коллеги знают, какую копию использовать. После дальнейших раундов проверки кому-то необходимо следить за файлами и их названиями.

Редакторы писем с историей изменений хранят сохраненные версии в одном месте, что позволяет возвращаться к более ранним вариантам документа без управления отдельными файлами. В журнале истории может указываться, кто и когда сохранил версию, а также предоставляется превью, позволяющее проверить ее содержимое перед восстановлением. Некоторые редакторы также позволяют указывать причину восстановления версии. Процесс экспорта может отличаться: возможно, перед экспортом потребуется восстановить более старую версию, сначала сделав ее текущим черновиком.

Некоторые редакторы в ESP автоматически сохраняют версии на регулярной основе. При восстановлении более раннего черновика в истории создается еще одна запись с более старым контентом, при этом доступ к другим сохраненным версиям остается открытым. Вы можете вернуться к этим более поздним редакциям, если передумаете. Таким образом, в истории одного письма сохраняются оба этапа работы.

Еще один подход заключается в том, чтобы сохранять версию с названием при переходе к этапу проверки. Некоторые новые редакторы предлагают эту функцию в бета-версии наряду с фильтром по версиям с названиями и функцией сравнения, выделяющей добавленные и удаленные фрагменты. В случае с автоматизированными рассылками восстановление и публикация могут быть отдельными действиями: вы можете проверить восстановленный черновик, прежде чем сделать его версией, которая будет использоваться для будущих рассылок.

Если ваша команда проверяет текст в общедоступном документе, редактор документов с именованными версиями и фильтром для них позволит сохранить формулировку, прошедшую проверку. Вы сможете найти этот текст среди мелких правок. Однако дизайн письма хранится в другом месте, и кому-то все равно придется проверить, содержит ли письмо утвержденный текст.

Что необходимо для эффективного восстановления данных

Для командной проверки у вас должна быть возможность:

• видеть, кто редактировал письмо, и просматривать внесенные изменения;
• определить версию, прошедшую проверку, даже если вы не участвовали в этом процессе;
• вернуться к письму, которое можно редактировать;
• сохранить текущий черновик, если вы хотите отдельно использовать ранее выполненную работу.

Последние два момента влияют на выбор подхода. Для восстановления предыдущего дизайна письма необходимо иметь сохраненное письмо или доступ к истории редактора. Кроме того, перед восстановлением нужно выяснить, приведет ли это действие к замене текущего черновика или к созданию нового письма.

Как обновление истории изменений помогает в этой работе в Stripo

Вы можете увидеть, кто вносил изменения, и просмотреть предыдущие версии перед их восстановлением. Опция «Показать изменения» подсвечивает те места, которые были изменены в выбранной версии.

В этом обновлении в сохраненную историю добавлены названия, теги и функция поиска.

Названия и теги

После проверки письма менеджер может назвать эту версию «Сентябрьская промоакция v2» и добавить тег «проверено». Оба элемента отображаются в истории изменений, поэтому коллеги смогут сразу распознать проверенный черновик, когда вернутся к нему. Название можно будет изменить позже или удалить, не удаляя саму версию.

Названия и теги имеют разное назначение. Название идентифицирует одну версию в истории изменений данного письма. Тег может присутствовать в нескольких версиях, а одна версия может иметь несколько тегов.

Например, ваша команда может использовать тег «текст утвержден» после проверки текста и «проверено для мобильных» после проверки мобильной разметки. Версия с обоими тегами будет означать, что обе проверки завершены. Это более конкретно, чем просто «проверено», поскольку это слово может иметь разное значение для разных коллег. Для дизайна, который вы хотите обсудить еще раз, тег типа «альтернативная разметка» может объяснить, почему этот вариант был оставлен.

Поиск по названию, тегу или дате

Затем, когда вам понадобится эта версия, можно будет выполнить поиск по названию или тегу. Поиск также охватывает записанные описания действий редактирования, поэтому он поможет обнаружить изменения, которым вы не присвоили ни названия, ни тегов.

Если вы помните дату, с помощью календаря можно ограничить историю одним днем или диапазоном дат. Текстовые и календарные фильтры работают совместно. Например, поиск по тексту «текст утвержден» за неделю, в которую проходила проверка, вернет версии с этим текстом из выбранного периода.

Превью, восстановление или повторное использование более ранней версии

Как только версия найдена, можно просмотреть письмо и решить, какую его часть вы хотите восстановить.

Если вы хотите вернуться к полному тексту предыдущего письма, восстановление этой версии сделает его текущим черновиком. Можно будет продолжить редактирование с этого момента.

Возможно, вы захотите использовать более раннюю версию, сохранив при этом более поздние изображения и даты. Функция «Восстановить как новый» создает отдельное письмо или шаблон письма на основе выбранной версии, не изменяя текущий черновик. Текст этого письма можно скопировать в текущий черновик самостоятельно; при восстановлении версии она не объединяется с последующими изменениями.

Также можно экспортировать выбранную прошлую версию. Восстановление черновика не влияет на письмо, которое уже было отправлено получателям.

Что дальше

Мы планируем добавить фильтры версий в функции комментирования, публикации и в верхнюю панель редактора. Они позволят переключаться между версиями при просмотре отзывов, шеринге писем или работе в редакторе.

В завершение

Выберите небольшой список тегов и договоритесь о том, что означает каждый из них. Определите, кто будет присваивать названия и теги сохраненной версии по завершении проверки, до продолжения редактирования. Тогда коллега, который вернется к этому письму, сможет сразу найти конкретную проверенную версию.