Este artículo está dedicado a mostrarte todo lo que necesitas saber sobre los correos electrónicos de solicitud de reunión. Fortalece tu diseño de correo electrónico con ejemplos, consejos y trucos para crear solicitudes de reunión impecables.
Las relaciones comerciales a menudo requieren negociaciones y reuniones separadas para resolver ciertos problemas. Una de las opciones para programar una reunión es enviar una solicitud por correo electrónico. Pero, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? Si escribes una solicitud de este tipo a una persona que no conoces bien, ¿qué enfoque deberías elegir? Responderemos a estas preguntas en este artículo, dándote los consejos e inspiración necesarios para crear correos electrónicos de solicitud de reunión eficaces.
¿Qué es un correo electrónico de solicitud de reunión?
Empecemos con lo básico. Un correo electrónico de solicitud de reunión es una solicitud formal que puedes enviar por correo para programar una cita con alguien. En este correo puedes especificar la fecha, el lugar y la hora en que deseas reunirte.
Los beneficios de usar el correo electrónico para este tipo de solicitudes incluyen lo siguiente:
- programar automáticamente una reunión virtual en el calendario, ya que muchos proveedores de correo permiten sincronizar los correos con los calendarios;
- agregar los archivos necesarios como adjuntos si son requeridos para la reunión;
- evitar situaciones incómodas, ya que el destinatario tiene acceso permanente al correo con toda la información necesaria sobre la próxima reunión.
Gracias a estos beneficios, usar correos electrónicos como herramienta para programar reuniones es una excelente manera de hacer que este proceso sea más fácil y conveniente para ambas partes.
Cómo crear un correo electrónico de solicitud de reunión paso a paso
Ahora, pasemos al plato principal: una guía para crear correos electrónicos de solicitud de reunión empresarial sin errores.
Paso 1. Redacta una línea de asunto clara y concisa
La línea de asunto es lo primero que el destinatario ve en su bandeja de entrada y lo que lo impulsa a abrir el correo. Por lo tanto, las líneas de asunto claras y concisas son tu mejor opción, ya que transmiten de inmediato la esencia del mensaje y ahorran tiempo a la persona con la que deseas reunirte.
Además, un buen enfoque es personalizar la línea de asunto. Por ejemplo, las líneas de asunto que mencionan el nombre del destinatario o hacen referencia a interacciones previas son más efectivas, con un OR del 18.3%.
¿Cuáles podrían ser algunas líneas de asunto para tus correos? Algo como esto:
- “Solicitud de reunión que discutimos anteriormente”;
- “Jane Doe sugirió que nos reuniéramos”;
- “Hola, John. Me gustaría programar una reunión”;
- “Sobre la reunión. Vamos a programarla”.
¿No puedes encontrar una buena línea de asunto llamativa para un correo de solicitud de reunión? El bloqueo creativo es común, y en esos momentos es útil usar herramientas auxiliares.
En Stripo hemos creado un generador de líneas de asunto con IA específicamente para cuando necesites generar varias líneas creativas y elegir la mejor para tu correo.
La herramienta es gratuita y fácil de usar. Solo debes indicar el tema de la línea de asunto y seleccionar los parámetros necesarios de tono, emojis y otros pequeños ajustes; después, la inteligencia artificial te proporcionará varias opciones de líneas de asunto para inspirarte.
Paso 2. Comienza el cuerpo del correo con un saludo
Dado que estamos hablando de un correo personal a otra persona (que es un contacto frío completo), el saludo debe seguir las normas de buena educación. Sin embargo, el tipo de saludo puede variar según si escribes a alguien que conoces o a alguien con quien no tienes mucha relación.
Un correo a un colega conocido puede comenzar con un simple “Hola, John” o “Hola, Jane.” Mientras tanto, un desconocido puede apreciar un saludo que incluya un título como Sr. o Sra. junto a su apellido, como “Saludos, Sra. Doe” o “Estimado Sr. Parker.”
Paso 3. Continúa con una auto-presentación
El siguiente paso es presentarte, lo cual también varía según tu nivel de familiaridad con el destinatario. Si tu correo está dirigido a un colega que ves con frecuencia, puedes omitir la presentación e ir directamente al punto principal del mensaje. Si tu empresa es bastante grande y solo conoces al colega de manera indirecta, vale la pena mencionar tu nombre y el departamento del que provienes en la introducción.
Un correo dirigido a una persona que no conoces bien amplía significativamente la necesidad de presentarte, ya que, además de proporcionar tu nombre completo, deberás indicar cómo obtuviste el contacto de esa persona (si nunca se han reunido en persona) o recordarle interacciones previas (si se conocieron alguna vez o intercambiaron contactos). Este enfoque eliminará la barrera inicial de “¿Quién es esta persona y por qué me está contactando?” que puede surgir al recibir un correo de alguien poco conocido.
(Fuente: Plantilla de Stripo)
Paso 4. Indica el motivo de la reunión
Esta es la parte principal de tu correo. De hecho, es el motivo por el que lo estás redactando. Ahora es el momento de indicar que te gustaría programar una reunión y detallar la agenda o el propósito de la misma. Independientemente de a quién escribas, esta parte debe ser breve y directa. No es necesario contar toda la historia detrás de por qué necesitas la reunión.
(Fuente: Plantilla de Stripo)
Paso 5. Propón un horario flexible para la reunión
Además de explicar por qué deseas reunirte, también es importante indicar cuándo te gustaría hacerlo. Ofrece opciones flexibles para la fecha y hora de la reunión, lo que hace que el correo tenga un tono más agradable y demuestra respeto por el tiempo y la agenda ocupada del destinatario.
(Fuente: Plantilla de Stripo)
Paso 6. Confirma la solicitud
Como toque final, puedes agregar una pequeña solicitud u opción para confirmar la invitación a la reunión. Puedes hacerlo de la forma tradicional, pidiendo confirmación mediante una respuesta (correo electrónico, llamada telefónica u otro método), o añadir un recordatorio completo mediante un enlace a esta reunión en el calendario. Al hacer clic, el destinatario podrá confirmar su participación y agregar el evento a su calendario.
Hemos escrito un artículo sobre cómo añadir un calendario a un correo electrónico en varios proveedores. Si eliges esta opción, te recomendamos leer nuestra guía para asegurarte de que todo funcione a la perfección:
Paso 7. Envía tu correo de solicitud de reunión
Tu correo ya está listo para ser enviado. Solo queda agregar los últimos detalles. Revisa cuidadosamente tu mensaje para eliminar errores tipográficos e imperfecciones, y ya estará listo para enviarse. Sin embargo, hay algunos matices a considerar, como el momento del envío.
Elige el momento adecuado para enviarlo, de modo que tu correo no se pierda entre otros boletines ni resulte extraño (un correo enviado a las 2 a. m. probablemente no será bien recibido por el destinatario).
Según las estadísticas, los mejores horarios para enviar correos son entre las 4 y las 6 a. m. y entre las 5 y las 7 p. m., debido a un mayor nivel de interacción. Así que elige el intervalo de tiempo adecuado y presiona el botón de enviar.
Plantillas de correos de solicitud de reunión
Ahora pasemos a la parte final. Aquí tienes algunos ejemplos de correos electrónicos de solicitud de reunión que puedes usar como inspiración para tus boletines. Cada plantilla de correo de solicitud de reunión es una fuente gratuita de inspiración que puedes adaptar a tus propias necesidades.
Ejemplo 1: Correo de solicitud de reunión a una persona conocida
Asunto: Reunámonos para hablar sobre los proyectos en curso.
Hola [Nombre del destinatario],
Hay algunas actualizaciones de nuestro lado que creo podrían serte útiles con respecto a los proyectos en curso, y me gustaría programar una reunión para revisar todo adecuadamente.
¿Estarías disponible para una breve llamada el [fecha y hora]? Avísame qué horario te viene mejor y me adapto.
¡Espero con gusto nuestra charla!
¡Que tengas un excelente día!
[Tu nombre]
Ejemplo 2: Correo de solicitud de reunión a una persona medianamente conocida
Asunto: Reunión de seguimiento sobre [interacción previa].
Saludos Sr./Sra. [Nombre completo del destinatario],
Espero que todo esté bien. Mi nombre es [tu nombre completo]. Nos conocimos durante [menciona el contexto de su encuentro], donde hablamos sobre [menciona el tema]. Desde entonces, he estado pensando en cómo podríamos desarrollar esta idea y me encantaría explorar algunas posibles opciones contigo.
Me gustaría programar una breve reunión para hablar sobre esto el [fecha y hora]. Por favor, avísame si este horario te resulta conveniente y si todo está bien con respecto a la reunión.
Gracias por tu tiempo. ¡Quedo atenta a tu respuesta!
Saludos cordiales,
[Tu nombre completo]
Ejemplo 3: Correo de solicitud de reunión a una persona desconocida
Asunto: Presentación y solicitud de reunión
Saludos [Nombre completo del destinatario],
Soy [tu nombre completo] de [nombre de la empresa]. Soy [puesto de trabajo] y obtuve tu información de contacto a través de [menciona la fuente de la que recibiste la información de contacto]. Quería ponerme en contacto porque creo que podríamos tener intereses en común en relación con [indica el tema], y me encantaría tener la oportunidad de conversar más a fondo en una reunión.
Si te parece bien, ¿estarías disponible para una breve llamada el [fecha y hora]? Por favor, dime qué horario te resulta más conveniente y yo me ajusto por mi parte.
¡Espero poder conversar contigo pronto!
Saludos cordiales,
[Tu nombre completo]
Conclusión
Crear un correo de solicitud de reunión eficaz es un proceso delicado, y siempre debes tener en cuenta a quién quieres enviar la solicitud, ya que el contenido del mensaje depende de si el destinatario te conoce o no. Con las personas conocidas puedes ir directo al punto y programar la reunión de inmediato, mientras que con otras será necesario un enfoque más cuidadoso, con una presentación adecuada y menciones de interacciones previas o de la fuente de donde obtuviste su contacto.
Esperamos que esta guía te ayude a redactar fácilmente correos de solicitud de reunión y a encontrar la inspiración necesaria para tu proceso de diseño de emails.
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