Підпис листа від лікаря: приклади, шаблони та зміст

Протягом робочого дня медичні працівники спілкуються з десятками людей: пацієнтами, їхніми родичами, колегами, адміністративним персоналом лікарні тощо. Ця комунікація відбувається не лише під час особистих зустрічей. Як свідчать останні статистичні дані, електронна пошта залишається найпопулярнішим каналом взаємодії як для промокампаній, так і для інших цілей у професійному середовищі, і сфера медицини не є винятком.

У сфері охорони здоров’я кожен аспект листа від лікаря може мати життєво важливе значення. Тому лікарі повинні бути надзвичайно обережними при формулюванні теми листа, прехедера й тексту повідомлення. Те саме стосується і підписів, які лікарі додають у свої листи.

У цій статті описано елементи підпису листа від лікаря, розглянуто питання комплаєнсу й технічні аспекти дизайну підписів листів, пояснено, як налаштувати підпис у різних поштових клієнтах, а також наведено приклади залежно від спеціалізації та місця роботи.

Ключові листи

1. Підпис листа від лікаря складається з обов’язкових елементів (ім’я лікаря, науковий ступінь, спеціальність, назва медичного закладу, номер телефону в офісі, електронна адреса та дисклеймер), рекомендованих елементів (сайт для запису на прийом, інформація для екстрених випадків тощо) та необов’язкових елементів (фото, логотип організації, номер ліцензії тощо).
2. Оскільки медична галузь є чітко регульованою сферою, юридичний радник клініки та фахівці з питань комплаєнсу розробляють дисклеймер і забезпечують його підписання всіма працівниками організації.
3. Підписи листів від лікарів майже не відрізняються за фахом чи місцем роботи і потребують лише незначних коригувань.
4. Під час створення своїх підписів лікарі повинні враховувати технічні особливості, пов’язані з роботою основних поштовиків, а також особливості пристроїв, на яких листи будуть відкриватися. 

Що додавати у підпис листа від лікаря

Підпис листа від лікаря повинен сприяти зміцненню авторитету та довіри з боку адресата, забезпечувати дотримання нормативних вимог, надавати швидкий доступ до медичних та інформаційних ресурсів, а також підвищувати безпеку пацієнтів завдяки контактам служби невідкладної допомоги. Досягти всіх цих цілей допоможе правильне оформлення підпису з зазначенням необхідних даних.

Обов’язковими елементами підпису лікаря є повне ім’я лікаря, науковий ступінь, спеціальність, назва лікарні та робочі контактні дані (номер телефону та електронна адреса). Крім того, у такій чітко регульованій галузі, як охорона здоров’я, обов’язковим є наявність дисклеймера.

До елементів підпису, які бажано (або рекомендується) додавати, належать фізична адреса закладу, посилання на офіційний сайт, а також примітка, в якій пропонується пацієнтам зателефонувати до служби невідкладної допомоги, а не чекати на відповідь, якщо їхній стан вимагає термінової уваги.

Крім того, існують необов’язкові елементи підпису листа, вибір яких залишається на розсуд фахівця. До них можуть належати логотип установи, професійна фотографія та посилання на професійні соцмережі (наприклад LinkedIn). Банери з інформацією про заходи (наприклад сезонні нагадування про вакцинацію) також є бажаним доповненням.

(Джерело: Exclaimer)

Як грамотно оформити професійні дані лікаря

Медицина — це надзвичайно серйозна галузь, тому порядок зазначення професійних даних у підписах шаблонів листів від лікарів чітко визначений. У першому рядку вказується ім’я та основний науковий ступінь, а в другому — спеціальність та посада. Додаткові наукові ступені (як-от магістр громадського здоров'я, доктор філософії чи магістр бізнес-адміністрування) слід вказувати лише в тому випадку, якщо вони стосуються посади лікаря. Їх слід зазначати в наступному (другому) рядку або поруч з основним науковим ступенем.

Членство та професійні відзнаки міжнародних медичних асоціацій (FACS, FACC, FAAP тощо) вказують окремим рядком, зазвичай після основних медичних кваліфікацій і наукових ступенів.

Номер ліцензії лікаря — певна дилема. З одного боку, це може становити ризик для безпеки та призвести до крадіжки особистих даних, оскільки звичайні листи рідко шифруються. З іншого боку, зазначення цього номера підвищує довіру до лікаря. Крім того, деякі регіональні або державні ради вимагають вказувати цей номер у професійному листуванні. Тож як краще вчинити? Вказуйте його лише тоді, коли це обов’язково, і розміщуйте в окремому рядку.

При перерахуванні своїх кваліфікацій слід пам’ятати, що деякі наукові ступені та звання є більш-менш універсальними, тоді як інші можуть мати лише локальне застосування. Наприклад, американський лікар, ймовірно, матиме науковий ступінь MD (Doctor of Medicine) або DO (Doctor of Osteopathic Medicine), тоді як його британський чи австралійський колега матиме ступінь MBBS (Bachelor of Medicine, Bachelor of Surgery). У інших країнах можуть використовуватися інші абревіатури залежно від місцевих традицій. Ці аспекти є надзвичайно важливими для транскордонної комунікації.

HIPAA, PHI та дисклеймери в листах

Поруч із банківською та фінансовою сферами охорона здоров'я також має жорсткі правила захисту даних. У США Health Insurance Portability (HIPAA) регулює питання захисту медичної інформації (PHI) та забороняє її розміщення у відкритих джерелах, зокрема у підписах листів.

Це може бути інформація, що ідентифікує пацієнта (ім’я, дата народження, контактні дані тощо), клінічні дані (симптоми, діагнози, результати аналізів, методи лікування тощо), а також клінічні випадки, в яких згадуються історії пацієнтів. За межами США стандарти безпеки даних визначені в GDPR (для ЄС), PIPEDA (для Канади) або інших місцевих законодавчих актах.

Дисклеймер про конфіденційність є обов’язковою складовою підпису листа від лікаря. Він виконує роль офіційного повідомлення про конфіденційний характер повідомлення (на випадок, якщо хтось отримає його помилково) та нагадує одержувачу, що воно може містити конфіденційну інформацію. Однак це не робить лист автоматично таким, що відповідає вимогам HIPAA, і не замінює технічних заходів безпеки, які повинні впроваджувати провайдери програмного забезпечення чи медичні організації (шифрування, журнали доступу, захищені портали тощо). Він також не є обов’язковим договором і не покладає відповідальності на пацієнта чи лікаря.

Зазвичай дисклеймер складається з чотирьох основних компонентів:

• ідентифікація відправника. Вказує джерело повідомлення (медичний фахівець або медична установа);
• позначка PHI. Попереджає, що лист (та його вкладення) можуть містити інформацію, захищену згідно з HIPAA;
• повідомлення про конфіденційність. Забороняє несанкціоноване переглядання або оприлюднення контенту листів;
• інструкція щодо видалення. Якщо одержувач не є призначеним адресатом, у цій інструкції йому наказується видалити повідомлення та повідомити відправника про помилку.

(Джерело: Exclaimer)

З огляду на складність юридичної мови та серйозні наслідки неправильної формулювання, ніколи не варто доручати лікареві складання дисклеймера. Такі чіткі та лаконічні формулювання повинні розроблятися юридичним радником або адвокатами медичного закладу з подальшою перевіркою з боку відповідального за дотримання нормативних вимог та адміністратора, уповноваженого на підписання документів.

Приклади підписів листів від лікарів за фахом

У Stripo ми вирішили допомогти медичним фахівцям без зайвих зусиль створювати підписи листів в генераторі підписів листів від Stripo. Цей генератор дозволяє за дві хвилини створити професійний HTML-підпис для будь-якого поштовика, з фото, логотипом та посиланнями на соцмережі.

А тепер давайте розглянемо кілька прикладів, створених за допомогою цього інструменту.

Лікар загальної практики / сімейний лікар

Для лікарів цієї категорії рекомендується використовувати підпис листа з фотографією. Оскільки саме до них сім’ї звертаються найчастіше, можливість пов’язати ім’я з обличчям допомагає їм впізнавати та запам’ятовувати лікаря під час відвідування лікарні, а також робить його більш привітним.

Кардіолог

У наведеному нижче прикладі підпису листа лікарка зазначає, що вона не проводить хірургічних операцій. Вона також радить одержувачам перевірити стан свого серця, наголошуючи, що профілактика краща за лікування.

Педіатр

Для тих, хто працює з дітьми, усміхнене фото в підписі листа є обов'язковим. Адже ви б не хотіли, щоб вашу дитину лікувала похмура й сувора людина.

Цей підпис вказує на додаткову спеціалізацію лікаря та дає можливість налагодити зв’язки з іншими фахівцями у сфері дитячого здоров’я.

Стоматолог

У цьому випадку фотографія не є обов’язковою, але нагадування про необхідність записатися на прийом буде доречним.

Фармацевт

Наведений нижче приклад підпису листа не просто закликає одержувача перевірити перелік своїх ліків, а й демонструє прихильність фахівця до захисту навколишнього середовища. Те саме підкреслює й гама кольорів.

Приклади підписів листів від лікарів за спеціалізаціями

Лікар повинен адаптувати свій підпис листа відповідно до свого професійного профілю. 

Приватна практика

Приватні лікарі повинні дбати не лише про інформування пацієнтів, а й про просування своїх послуг. Саме тому надзвичайно важливим є CTA, який спонукає одержувача записатися на прийом просто у листі.

(Джерело: Exclaimer)

Медик в лікарні

Підписи листів таких фахівців повинні насамперед відповідати вимогам нормативних документів: вони мають містити чітко помітний дисклеймер та назву клініки у центральній частині, тому медичний заклад зазвичай стандартизує цей формат.

(Джерело: Wisestamp)

Провайдер телемедицини

Такий підпис листа працює як лендинг, де віртуальна кнопка запису на прийом, посилання на портал та години прийому є основними орієнтирами для пацієнтів, які звертаються онлайн.

І пам’ятайте: провайдери телемедичних послуг повинні мати дійсну ліцензію на роботу в тих юрисдикціях, де фізично перебуває пацієнт на момент проведення консультації.

Студент-медик, лікар-резидент, асистент лікаря та медичний асистент

У них має бути чітко зазначено, що вони не є сертифікованими лікарями у повному розумінні цього слова, а обіймають підлеглу посаду, допомагаючи фахівцям чи діючи під їхнім наглядом.

Вище наведено чудовий приклад підпису листа, який не лише містить усю необхідну інформацію про медичного асистента, а й допомагає пацієнту підготуватися до візиту до лікаря.

Як насправді відображається підпис і де він ламається

Навіть при використанні потужного генератора підписів варто пам'ятати про можливі технічні проблеми, з якими може зіткнутися створений підпис.

По-перше, класична десктопна версія Outlook, яка використовує рушій рендерингу Microsoft Word, обробляє CSS та HTML інакше, ніж веббраузери. Він ігнорує фонові зображення, відступи, Flexbox та інші властивості CSS; довільно змінює масштаб зображень; довільно додає межі таблиць; а також не працює належним чином у Gmail чи Apple Mail. Для уникнення цих проблем використовуйте HTML-таблиці, застосовуйте вбудовані стилі, обов'язково вказуйте розміри зображень та використовуйте лише стандартні шрифти (як-от Arial, Georgia або Tahoma).

Ще одна проблема стосується темного режиму. Коли він увімкнений, деякі поштовики (зокрема Gmail та Outlook) застосовують інверсію кольорів, що може зробити темний текст невидимим і призвести до зникнення прозорих логотипів на темному фоні. Для вирішення цієї проблеми відмовтеся від чистого білого та чорного кольорів на користь кремового та темно-сірого, додайте відступи та контури, а також самостійно перевірте вигляд підпису в темному режимі.

Далі йдуть зображення. Якщо ваш підпис складається з одного блоку зображення, більшість десктопних клієнтів та корпоративних файерволів блокуватимуть його з міркувань конфіденційності та безпеки. Це означає, що одержувачі можуть ніколи не побачити важливу інформацію, що міститься в ньому. Натомість вони бачитимуть лише порожнє поле чи маленький червоний хрестик замість іконок. Ось чому ніколи не варто створювати підписи у вигляді суцільних зображень; для важливих деталей слід використовувати живий HTML-текст, а для логотипів та іконок додавайте описовий alt-текст.

Наостанок зверніть увагу на пристрої для перегляду листів. Оскільки понад 60% отримувачів відкривають листи на портативних пристроях (а деякі з них мають дисплей Retina), вам слід оптимізувати свій підпис листа для мобільних пристроїв та дисплеїв Retina. Це означає: використовувати логотипи та іконки соцмереж у подвійній роздільній здатності, дотримуватися ширини підпису в межах від 300 до 600 пікселів, не перевищувати розмір зображення 30 КБ, розміщувати зображення на захищених URL та уникати складних сіток.

Доступність у підписах листів від лікарів

У сфері охорони здоров’я доступність підписів листів має вирішальне значення. Чому? Тому що основну аудиторію споживачів медичних послуг становлять люди з різними вадами, зокрема з вадами зору, які для доступу до контенту користуються скринрідерами.

Яким основним принципам доступності повинен відповідати підпис листа від лікаря?

• не використовуйте дизайн з кількома стовпцями, сучасну CSS-розмітку чи елементи з обтіканням. Розміщуйте всі компоненти підпису в одному стовпці, щоб вони відповідали лінійному порядку читання скринрідера;
• кожен логотип, іконка та фотографія повинні мати alt-текст;
• підпис листа, виконаний у вигляді одного зображення, — табу;
• мінімальний розмір шрифту — 14 пікселів;
• коефіцієнт контрастності кольорів не може бути нижчим за 4,5:1.

Ці рекомендації можуть здаватися очевидними, проте деякі лікарі й досі не можуть створити ефективний підпис листа, навіть коли використовують найсучасніший софт для створення листів.

Типові помилки лікарів при створенні підпису листа

Почнемо з кількох прикладів невдалих підписів листів, створених лікарями.

(Джерело: Wisestamp)

Можливо, лікар вважав, що його рукописний підпис виглядає круто, але насправді його розбірливість викликає сумніви. Чи ім’я цієї людини — Аміта? Або ж Аніта? А прізвище — Міллер чи Міллен? А для людей з вадами зору це справжній кошмар. До речі, для скринрідерів теж.

(Джерело: Reddit)

Тут лікар сипле абревіатурами, для розшифрування яких потрібні додаткові зусилля, що викликає у пацієнта розгубленість і роздратування.

(Джерело: Mysignature)

Цей приклад теж не можна назвати влучним. По-перше, тут не вказано жодного наукового ступеня. По-друге, для фахівця у сфері охорони здоров’я це виглядає і сприймається скоріше як реклама та відволікання уваги, а не як професійний підхід. Зазвичай людина, яка пише лікареві лист, має якісь проблеми. Останнє, чого їй хочеться, — це читати вихваляння когось. Ще гірше, коли лікарі використовують свій підпис для прохання залишити відгук.

Які ще помилки допускають лікарі у своїх підписах листів?

1. Перевантаження даними про кваліфікацію. Наявність великої кількості наукових ступенів та звань послаблює головну компетенцію, заплутує пацієнтів і погіршує читабельність підпису. Не кажучи вже про проблеми з форматуванням, які можуть виникати на невеликих екранах через довгі рядки слів.
2. Особиста електронна адреса чи номер телефону. Це не лише створює ризики для безпеки та конфіденційності, а й сприяє перетину меж у спілкуванні, оскільки пацієнти почуваються так, ніби можуть звертатися до лікаря в будь-який день та час.
3. Незатверджений текст дисклеймера. Лікарі не є юридичними експертами, тому складання саморобного дисклеймера може призвести до порушень нормативних вимог та юридичної відповідальності, яку лікарня відмовиться брати на себе.
4. Неактуальні контактні дані. Коли люди намагаються зв’язатися зі спеціалістами за застарілими номерами телефонів, чи зламаними посиланнями на сайти / сторінки в соцмережах, йдеться не лише про їхнє розчарування чи підірвану репутацію медичного закладу. Пацієнти можуть пропустити життєво важливі вказівки або не отримати невідкладну допомогу, що може поставити під загрозу їхнє здоров’я і навіть життя.
5. Неуніфіковані підписи в межах однієї практики. Яскраві кольори, поєднання різних шрифтів, відсутність довідкових даних і непропорційні пробіли виглядають непрофесійно. Коли кожен співробітник лікарні оформлює підпис листа на власний розсуд, це підриває довіру пацієнтів і може змусити їх помилково вважати лист спамом чи фішингом.

Як налаштувати підпис листа від лікаря

Цей процес відрізняється залежно від поштовика та системи:

Gmail

У десктопній версії клікніть на іконку у верхньому правому куті та виберіть «Налаштування». Знайдіть розділ «Підпис» на вкладці «Загальні» та натисніть «+ Створити новий». Тепер можна додати в підпис необхідні елементи, а потім прокрутіть сторінку до кінця, щоб зберегти зміни.

Якщо ви користуєтеся мобільним застосунком Gmail, іконка налаштувань (три горизонтальні лінії) розташована у верхньому лівому куті. У своєму обліковому записі Google знайдіть пункт «Мобільний підпис», а потім дійте так само, як у версії для десктопних комп’ютерів.

Outlook

Десктопний застосунок Outlook та вебпортал працюють аналогічно. Клікніть на іконку шестерні у верхньому правому куті, у меню виберіть «Облікові записи», а потім перейдіть до розділу «Підписи». Тепер ви можете створити новий підпис і додати необхідний контент. Для реплаїв, пересилань та нових повідомлень виберіть варіант за замовчуванням. Потім клікніть на кнопку «Зберегти» — і підпис готовий до використання.

Якщо на вашому смартфоні встановлено застосунок Outlook, спочатку тапніть на іконку акаунта у верхньому лівому куті. Знайдіть іконку шестерні в нижній лівій частині бічного меню, тапніть на неї, а потім прокрутіть вниз до пункту «Підпис». Тапнувши на нього, видаліть текст за замовчуванням і створіть новий підпис із власним контентом. Іконка прапорця у верхньому правому куті зберігає всі зміни.

Apple Mail та iOS

Тут усе працює трохи інакше. У верхньому рядку меню виберіть «Пошта» → «Параметри» → «Підписи». Відкриється вікно з кількома стовпчиками. У лівому стовпчику виберіть свій акаунт, а в середньому клікніть на кнопку «+», щоб створити новий підпис, який можна налаштувати відповідно до своїх потреб. Завершивши налаштування, перетягніть створений підпис до потрібного акаунту пошти в лівому стовпчику.

Email-системи в лікарнях

З ними найпростіше працювати, оскільки вони зазвичай містять стандартизований шаблон підпису листа, що відповідає вимогам і впроваджений ІТ-відділом установи. Лікарі просто заповнюють необов’язкові поля і можуть використовувати його у листуванні з пацієнтами.

На завершення

Лікарі використовують підписи листів не лише для надання важливої інформації про себе, а й для зміцнення довіри пацієнтів та підвищення професійного авторитету. Обов’язковими елементами підпису листа від лікаря є його ім’я, науковий ступінь, спеціальність, назва лікарні та робочі контактні дані (номер телефону й електронна адреса). 

Також обов’язковою є затверджений клінікою дисклеймер, який відповідає вимогам HIPAA (або GDPR, PIPEDA тощо). Крім того, лікар може додати своє фото, номер ліцензії, логотип установи та посилання на професійні профілі в соцмережах. Контент і формати підпису можуть дещо відрізнятися залежно від спеціалізації та умов роботи, але всі вони повинні відповідати рекомендаціям з доступності та правильно відображатися на будь-яких екранах і в будь-яких поштовиках. 

FAQ

1. Якою має бути довжина підпису листа від лікаря?

Рекомендована довжина становить від п’яти до восьми рядків, загальною кількістю до 400 символів (не враховуючи дисклеймер). Максимальна ширина повинна становити 650 пікселів, а висота — від 90 до 150 пікселів.

2. Чи повинні лікарі вказувати номер ліцензії?

Якщо медичний заклад, у якому вони працюють, та / або місцева рада вимагають цього, лікар повинен виконати цю вимогу. В іншому випадку з міркувань безпеки краще не вказувати цю інформацію.

3. Чи можуть лікарі додавати посилання на свої профілі в соцмережах?

Таке можна робити лише в тому випадку, якщо посилання ведуть на професійні акаунти, а не на особисті профілі. У будь-якому разі, перед розміщенням посилань у підписі листа слід ознайомитися з політикою установи.

4. Чи є дисклеймер юридично обов’язковим?

Так. Оскільки це повідомлення може тягнути за собою відповідальність лікарні, заклад видає офіційну версію дисклеймера, яку лікар повинен використовувати у своєму підписі.

5. Чи можна додати посилання для запису на прийом?

Можна. Таке посилання спрощує процес запису на прийом і економить час пацієнтам, які можуть домовитися про консультацію з лікарем просто в листі.

6. Чи потрібен провайдерам телемедицини інший формат підпису?

Хоча основні елементи підпису листа від лікаря для провайдерів телемедичних послуг залишаються незмінними, вони повинні містити конкретні засоби дистанційного доступу, як-от посилання на портал для пацієнтів, кнопка для віртуального прийому та можливість онлайн-запису. 

7. Що студент-медик або резидент може вказати у підписі?

Окрім імені та контактних даних вони повинні чітко вказати свій поточний статус та рівень підготовки, а також зазначити медичний університет, в якому навчаються. Ніколи не вказуйте результати іспитів чи передчасні кваліфікації (наприклад «Майбутній кардіолог»).

8. Чи можна використовувати підпис у вигляді зображення?

Це погана ідея. Багато поштовиків блокують такі підписи, перетворюючи їх на порожні ділянки; посилання не клікаються, а текст (електронну адресу, номер телефону тощо) з них скопіювати неможливо. Крім того, підписи у вигляді зображень не можуть бути прочитані скринрідерами, якими користуються пацієнти з вадами зору. 

9. Як часто слід оновлювати свій підпис?

Вам слід щорічно проводити перевірки на відповідність вимогам та слідкувати за актуальністю посилань у підписі. Крім того, оновлюйте його щоразу, коли змінюється ваше місцезнаходження, професійні дані чи посада.

10. Чи впливає підпис листа на довіру пацієнтів?

Так. Чіткий, лаконічний і доступний підпис листа забезпечує професійну надійність і впізнаваність установи, водночас захищаючи пацієнтів від шахрайських листів та надаючи контактні дані для отримання невідкладної медичної допомоги.