Підібрати правильні слова для відповіді на листа з подякою може бути доволі складно. Зазвичай у таких ситуаціях кажуть «Нема за що» або «Немає проблем». Однак, коли йдеться про професійну відповідь на листа, під час вибору фраз завжди слід зважати на поточну ситуацію та відносини між вами й одержувачем. Ситуація диктує правильну відповідь на листа з подякою.
Stripo з задоволенням поділиться професійними лайфхаками і прикладами, щоб полегшити таке завдання.
Коли слід відповідати на листи з подякою?
Кожна компанія щодня отримує велику кількість листів від колег, клієнтів та інших зацікавлених сторін. Деякі листи потребують відповіді, а інші — ні. Відповідь на листа з подякою, що виражає вашу особисту вдячність, зазвичай дуже цінується одержувачем.
Деякі листи з подякою можна ігнорувати, наприклад, листи від продавців, у придбанні товарів яких ви не зацікавлені. В інших випадках швидка відповідь буде доречною.
Що відповідати на листи з подякою
Якщо ви вирішили висловити вдячність, відповівши на листа з подякою, у вас може виникнути тільки одне питання: «Що написати?». Як написати подібне повідомлення в позитивному тоні, зберігаючи при цьому професійний стиль? З нашим коротким планом це буде нескладно!
1. Виберіть доречну тему листа
Під доречною темою листа ми маємо на увазі, що потрібно дотримуватися тієї, яка була в основному треді листів. Ви натискаєте кнопку «Відповісти» і залишаєте тему листа незмінною.
2. Використовуйте індивідуальний підхід
Індивідуальний підхід означає безпосереднє звернення до одержувача на ім'я. Це робить вашого листа з подякою більш персоналізованим і людиноподібним: «Привіт, Саро/Гріц Джейкоб».
3. Згадайте причину відповіді та висловіть подяку
Наступним кроком буде, скажімо, згадування причини, через яку ви відповідаєте на повідомлення з вдячністю:
- Я ціную ваш відгук, і мене тішить, що я змогла вам допомогти!
- Велика подяка за ваші теплі слова. Ваш відгук дуже важливий для мене.
- Дякую вам за вашого листа. Я також ціную можливість співпрацювати з вами.
- Мене тішить, що я змогла бути корисною! Сподіваюся, ми продовжимо співпрацю щодо майбутніх проєктів.
- Мені дуже приємно почути ваш відгук про нашу співпрацю.
- Я надзвичайно вдячна за вашого листа. Він важить багато для мене і підтверджує, що наша співпраця була успішною!
- Немає необхідності згадувати про це; це найменше, що я можу зробити, щоб висловити подяку за те, що ви приділили мені час.
4. Будьте стислими
За можливості робіть свого листа якомога коротшим. Немає потреби в складній відповіді електронною поштою, тому що лист з подякою у відповідь — це приклад follow-up повідомлення.
(Джерело: шаблон Stripo)
5. Використовуйте позитивний тон мови
Ваша відповідь на листа з подякою повинна мати доброзичливий і позитивний тон. Зосередьтеся на висловленні своєї вдячності та на тому, що ви отримали від первинного повідомлення.
6. Швидко реагуйте
Ще один аспект — це швидкість реакції. Відповіді на листи з подякою вирізняються стислістю і не містять додаткової інформації, тому для вас не становитеме складнощів швидко відповісти.
7. Додайте частину з підписом, вказавши свою посаду і дані про компанію
Заключна частина вашого листа з подякою не менш важлива, ніж попередні пункти. Тут необхідно вказати ваше ім'я, посаду, назву компанії та підпис, щоб вас запам'ятали.
Як професійно відповідати на листи з подякою: 6 найкращих прикладів
Чи то колега, чи то клієнт, чи то фахівець, який перебуває в пошуку роботи, на листа з подякою слід відповісти правильно, щоб зберегти сформовані взаємини. Нижче ми навели шість прикладів повідомлень для швидкої відповіді.
1. Приклад відповіді на листа з подякою керівнику
Швидка відповідь на листа вашого керівника — це обов'язково, чи не так? У такому разі все залежить від ваших попередніх взаємин, тону, який ви зазвичай використовуєте, і від того, як давно ви знайомі. Якщо ви впевнені, що неформальність буде сприйнята позитивно, — дійте; якщо не впевнені, дотримуйтеся формальних формулювань, але з доброзичливим тоном!
Наведемо приклад:
Вітаю, [ім'я],
Я вдячна за вашу підтримку; вона чимало важить для мене. Я щаслива, що знайшла професію, яка мене захоплює, і яка дає мені змогу допомагати іншим. Я з нетерпінням чекаю можливості попрацювати над нашими майбутніми проєктами! Можливо, у вас заплановано щось подібне, у чому я могла б допомогти? Повідомте мене в будь-який час.
З повагою,
[ваше ім’я]
2. Приклад відповіді клієнту на листа з подякою
Ви можете отримувати багато листів з подякою від клієнтів, тому треба підтримувати відносини з ними, грамотно відповідаючи на їхні повідомлення. Будьте ввічливі та дотримуйтеся напівофіційної форми.
Наведемо приклад:
Доброго дня, [ім'я одержувача],
Дякую за добрі слова стосовно нашої останньої співпраці. Мені було приємно працювати з вами, і я вдячна, що ми змогли досягти багато чого разом.
Я розраховую на продовження нашої співпраці в майбутньому і сподіваюся, що незабаром ми знову перетнемося. Будь ласка, не соромтеся звертатися до мене, якщо я можу чимось допомогти вам.
Всього найкращого,
[ваше ім’я]
3. Приклад відповіді колезі на листа з подякою
Коли йдеться про внутрішнє листування з колегами, поміркуйте, чи листа надіслали особисто вам або зі згадкою співрозмовників, а також про початкову атмосферу листа. Будьте вдячні та ввічливі, але не перегинайте палицю.
Наведемо приклад:
Привіт, [ім'я колеги],
Дякую за листа. Для мене велика честь працювати з такою дивовижною командою. До речі, ти теж, здається, запалювала того вечора :). І, звичайно ж, я вдячна тобі за твої настанови, які мені дуже допомогли. Я з нетерпінням чекаю на наші майбутні спільні проєкти!
Щиро,
[ваше ім’я]
4. Приклад відповіді на листа з подякою на інтерв'ю
Якщо ви працюєте у сфері рекрутингу, то регулярно стикаєтеся з темами пошуку роботи та співбесід. Зараз листи з подякою і follow-up`и стали частиною вашої повсякденної рутини. Але у нас все ще є для вас відповідний зразок :).
Наведемо приклад:
Шановний\-а [ім'я одержувача],
Завжди рада. Мені було приємно обговорити цю посаду і розповісти вам більше про нашу організацію. Будь ласка, надішліть документи, про які йшлося під час співбесіди, і я підготую подальші кроки відповідно до ваших побажань. Ще раз дякую вам за приділений час і увагу.
З повагою,
[ваше повне ім’я]
[ваша посада]
[ваша контактна інформація]
5. Відповідь на ознайомлювального листа з подякою
Що стосується зовнішніх перспектив бізнесу, ви можете надсилати й отримувати ознайомлювальні листи, які зазвичай супроводжуються подяками. Тут ви маєте бути послідовними, але позитивними, щоб одержувач був задоволений потенційним партнерством.
Доброго дня, [ім'я одержувача],
Я також рада знайомству і зацікавлена в потенційній майбутній співпраці.
Я сподіваюся, що ми зможемо продовжити нашу бесіду під час особистої зустрічі найближчим часом, щоб обговорити все в деталях. Ще раз дякую вам за приділений час і увагу. Я з нетерпінням чекаю на будь-які можливі питання і теми, які вас цікавлять.
Щиро,
[ваше повне ім’я]
[ваша посада]
[ваша контактна інформація]
6. Загальна відповідь на листа з подякою
Якщо вам коли-небудь ще випаде нагода відповісти на листа з подякою, дотримуйтеся теми отриманого листа і висловіть свою подяку у відповідь.
Доброго дня, [ім'я одержувача],
Велике дякую за вашого листа. Я дуже ціную його, а також ваш час і поради. Це було справді корисно.
Я з нетерпінням чекаю можливості продовжити спілкування і пізнати вас краще. Ще раз дякую!
Всього найкращого,
[ваше ім’я]
На завершення
Швидка відповідь на листа з подякою може покращити ваші взаємини з одержувачем, допоможе висловити вдячність і вплинути на майбутню співпрацю. Такі листи швидко та легко зробити, тож не зволікайте з впровадженням професійної, позитивної та негайної відповіді на листи з подякою разом зі Stripo.
2 коментарів