Как профессионально отвечать на письма с благодарностью: советы и шаблоны

Найти правильные слова для ответа на письмо с благодарностью может быть довольно сложно. Обычно в таких ситуациях говорят «Не за что» или «Нет проблем». Однако, когда речь идет о профессиональном ответе на письмо, при выборе фраз всегда следует учитывать текущую ситуацию и отношения между вами и получателем. Ситуация диктует правильный ответ на письмо с благодарностью.

Stripo с удовольствием поделится профессиональными лайфхаками и примерами, чтобы облегчить такую задачу.

Когда следует отвечать на письма с благодарностью?

Каждая компания ежедневно получает большое количество писем от коллег, клиентов и других заинтересованных сторон. Некоторые письма требуют ответа, а другие — нет. Ответ на письмо с благодарностью, выражающий вашу личную признательность, обычно очень ценится получателем.

Некоторые письма с благодарностью можно игнорировать, например, письма от продавцов, в покупке товаров которых вы не заинтересованы. В остальных случаях быстрый ответ будет очень кстати.

Что отвечать на письма с благодарностью

Если вы решили выразить признательность, ответив на письмо с благодарностью, у вас может возникнуть только один вопрос: «Что написать?». Как написать подобное сообщение в позитивном тоне, сохраняя при этом профессиональный стиль? С нашим кратким планом это не составит труда!

1. Выберите уместную тему письма

Под уместной темой письма мы подразумеваем, что нужно придерживаться той, которая была в основном треде писем. Вы нажимаете кнопку «Ответить» и оставляете тему письма прежней.

2. Используйте индивидуальный подход

Индивидуальный подход означает прямое обращение к получателю по имени. Это делает ваше письмо с благодарностью более персонализированным и человекоподобным: «Привет, Сара/Гриц Джейкоб».

(Источник: шаблон Stripo)

3. Упомяните причину ответа и выразите благодарность

Следующим шагом будет, скажем, упоминание причины, по которой вы отвечаете на сообщения с благодарностью:

• Я ценю ваш отклик и рада, что смогла вам помочь!
• Большое спасибо за ваши теплые слова. Ваш отзыв очень важен для меня.
• Благодарю вас за ваше письмо. Я также ценю возможность сотрудничать с вами.
• Я рада, что смогла быть полезной! Надеюсь, мы продолжим сотрудничество по будущим проектам.
• Мне очень приятно услышать ваш отзыв о нашем сотрудничестве.
• Я чрезвычайно признательна за ваше письмо. Оно много значит для меня и подтверждает, что наше сотрудничество было успешным!
• Нет необходимости упоминать об этом; это самое малое, что я могу сделать, чтобы выразить благодарность за то, что вы уделили мне время.

4. Будьте краткими

По возможности делайте свое письмо как можно более коротким. Нет необходимости в сложном ответе по электронной почте, потому что ответное письмо с благодарностью — это пример follow-up сообщения.

(Источник: шаблон Stripo)

5. Используйте позитивный тон речи

Ваш ответ на письмо с благодарностью должен иметь дружелюбный и позитивный тон. Сосредоточьтесь на выражении своей признательности и на том, что вы получили от первичного сообщения.

6. Быстро реагируйте

Еще один аспект — это быстрота реакции. Ответы на письма с благодарностью отличаются краткостью и не содержат дополнительной информации, поэтому для вас не должно составить труда быстро ответить.

7. Вставьте часть с подписью, указав свою должность и данные о компании

Заключительная часть вашего письма с благодарностью не менее важна, чем предыдущие пункты. Здесь необходимо указать ваше имя, должность, название компании и подпись, чтобы вас запомнили.

(Источник: шаблон Stripo)

Как профессионально отвечать на письма с благодарностью: 6 лучших примеров

Будь то коллега, клиент или специалист, находящийся в поиске работы, на письмо с благодарностью следует ответить правильно, чтобы сохранить сложившиеся отношения. Ниже мы привели шесть примеров сообщений для быстрого ответа.

1. Пример ответа на письмо с благодарностью руководителю

Быстрый ответ на письмо вашего руководителя — это обязательно, верно? В таком случае все зависит от ваших предыдущих взаимоотношений, тона, который вы обычно используете, и от того, как давно вы знакомы. Если вы уверены, что неформальность будет воспринята положительно, — действуйте; если не уверены, придерживайтесь формальных формулировок, но с дружелюбным тоном!

Приведем пример:

Приветствую, [имя],

Я благодарна за вашу поддержку; она много значит для меня. Я счастлива, что нашла профессию, которая меня увлекает, и которая позволяет мне помогать другим. Я с нетерпением жду возможности поработать над нашими будущими проектами! Может быть, у вас намечается что-то подобное, в чем я могла бы помочь? Дайте мне знать в любое время.

С уважением,

[ваше имя]

2. Пример ответа клиенту на письмо с благодарностью

Вы можете получать много писем с благодарностью от клиентов, поэтому неплохо поддерживать отношения с ними, грамотно отвечая на их сообщения. Будьте вежливы и соблюдайте полуофициальную форму.

Приведем пример:

Здравствуйте, [имя получателя],

Спасибо за добрые слова о нашем последнем сотрудничестве. Мне было приятно работать с вами, и я благодарна, что мы смогли достичь многого вместе.

Я рассчитываю на продолжение нашего сотрудничества в будущем и надеюсь, что вскоре мы снова пересечемся. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если я могу чем-либо помочь вам.

Всего наилучшего,

[ваше имя]

3. Пример ответа коллеге на письмо с благодарностью

Когда речь идет о внутренней переписке с коллегами, подумайте, было ли письмо отправлено лично вам или с упоминанием собеседников, а также о начальной атмосфере письма. Будьте благодарны и вежливы, но не перегибайте палку.

Приведем пример:

Привет, [имя коллеги],

Спасибо за письмо. Для меня большая честь работать с такой удивительной командой. Кстати, ты тоже, кажется, зажигала в тот вечер :). И, конечно же, я благодарна тебе за твои наставления, которые мне очень помогли. Я с нетерпением жду наших будущих совместных проектов!

Искренне,

[ваше имя]

4. Пример ответа на письмо с благодарностью на интервью

Если вы работаете в сфере рекрутинга, то регулярно сталкиваетесь с темами поиска работы и собеседований. Сейчас письма с благодарностью и follow-up`ы стали частью вашей повседневной рутины. Но у нас все еще есть для вас подходящий образец :).

Приведем пример:

Уважаемый\-ая [имя получателя],

Всегда пожалуйста. Мне было приятно обсудить эту должность и рассказать вам больше о нашей организации. Пожалуйста, пришлите документы, о которых шла речь во время собеседования, и я подготовлю дальнейшие шаги согласно вашим пожеланиям. Еще раз благодарю вас за уделенное время и внимание.

С уважением,

[ваше полное имя]

[ваша должность]

[ваша контактная информация]

5. Ответ на ознакомительное письмо с благодарностью

Что касается внешних перспектив бизнеса, вы можете отправлять и получать ознакомительные письма, которые обычно сопровождаются благодарностями. Здесь вы должны быть последовательны, но позитивны, чтобы получатель был доволен потенциальным партнерством.

Добрый день, [имя получателя],

Я также рада знакомству и заинтересована в потенциальном будущем сотрудничестве.

Я надеюсь, что мы сможем продолжить нашу беседу при личной встрече в ближайшее время, чтобы обсудить все в деталях. Еще раз благодарю вас за уделенное время и внимание. Я с нетерпением жду любые возможные вопросы и темы, которые вас интересуют.

Искренне,

[ваше полное имя]

[ваша должность]

[ваша контактная информация]

6. Общий ответ на письмо с благодарностью

Если вам когда-нибудь еще представится случай ответить на письмо с благодарностью, придерживайтесь темы полученного письма и выразите свою благодарность в ответ.

Здравствуйте, [имя получателя],

Большое спасибо за ваше письмо. Я очень ценю его, а также ваше время и советы. Это было действительно полезно.

Я с нетерпением жду возможности продолжить общение и узнать вас получше. Еще раз спасибо!

Всего наилучшего,

[ваше имя]

В завершение

Быстрый ответ на письмо с благодарностью может улучшить ваши отношения с получателем, поможет выразить признательность и повлиять на будущее сотрудничество. Такие письма быстро и легко сделать, поэтому не медлите с внедрением профессионального, позитивного и немедленного ответа на письма с благодарностью вместе со Stripo.