Від концепції до вхідних: покроковий гайд із призначення ролей при створенні email-кампаній

Призначення ролей у конструкторі листів — досить зрозуміла функція для командної роботи при створенні листів. Вона може підвищити продуктивність групи, оскільки кожен її учасник отримує доступ до листів і виконує свою задачу. Однак не всі команди використовують цю функцію, вважаючи за краще працювати «за звичкою». 

Давайте розберемося, як команди email-маркетологів можуть ефективно взаємодіяти в проєктах, навіщо потрібні ролі, як це скорочує час, як запрошувати і призначати членів команди залежно від обов'язків і як розподіляти ролі в проєкті.

Чому фахівці зі створення листів бояться давати доступ до редагування листів іншим членам команди

Коли ми готували гайд із командної роботи у створенні листів, то помітили у відповідях респондентів наступний ключовий стопор ефективності: щоб уберегти верстку від помилок, більшість команд працюють над листами, використовуючи різні інструменти, постійно передаючи результати своєї роботи одне одному в окремому файлі.

Ось побоювання, які озвучили нам фахівці зі створення листів: якщо всі члени команди отримають доступ до редагування в конструкторі листів, велика ймовірність того, що, наприклад, копірайтер, вносячи правки в текст, видалить щось важливе — шматок коду або важливий елемент дизайну. Саме тому email-маркетологи намагаються не давати доступ до редактора іншим членам команди — копірайтер працює над текстом у Google Docs, а дизайнер — у Figma.

Але це ускладнює і затягує процес створення листів, особливо під час внесення змін і затвердження. Правки можуть вноситися в різні файли на різних платформах, і тоді виникають помилки, плутанина і зволікання через необхідність збирати їх разом. Через це побоювання призначення ролі редактора стає недооціненою функцією під час колективної роботи з листами.

Як створювати листи з використанням ролей

Кількість учасників, які працюють над листами в різних командах, може відрізнятися, як і їхні ролі. Проте, коли над листом працюють одна або дві людини, процес є простим і зрозумілим. Однак що більше людей задіяно на різних етапах підготовки та затвердження, то більше виникає проблем.

У нашій попередній статті ви можете прочитати, хто бере участь у командній роботі під час виробництва і який вигляд має цей процес.

Для максимального спрощення комунікації в процесі створення листів були вигадані ролі, які дають змогу отримати доступ до проєкту в редакторі з різними правами.

Які ролі є у Stripo?

Для спільної роботи в редакторі Stripo різні ролі дають різні дозволи на роботу з листом:

1. Власник з повним доступом до всіх функцій акаунта і редактора.
2. Адміністратор отримує всі можливості акаунта і редактора, крім права змінювати роль власника.
3. Дизайнер отримує повний доступ до всіх функцій редактора і може змінювати всі елементи листа.
4. Копірайтер може лише редагувати контент листів, зображення, використовувати редактор коду, запускати тести й експортувати дані.
5. Коректор може лише редагувати вміст зображень і текстових даних у листах, редагувати картинки, запускати тести або експортувати.
6. Глядач має доступ до контенту листів або шаблонів у режимі редагування лише для перегляду.

Прискоріть всі етапи створення листів завдяки призначенню ролей

Тож подивіться, як розподіл ролей скорочує час і зусилля на всіх етапах роботи для різних членів команди та сприяє успіху проєкту від розробки концепції до експорту:

1. Тімлід (стратег, CMO) визначає мету email-кампанії, її цільову аудиторію та меседж листа. Формує задачу і передає її спеціалісту зі створення листів. Далі цей фахівець слідкує за реалізацією концепції кампанії в текстах і дизайні, затверджуючи й коментуючи різні файли в Google Docs, макети в Figma тощо, витрачаючи багато часу на отримання доступу до них і відстеження змін.
   
   Як прискорити процес: надання ролі глядача є достатнім для керівника команди, який не бере участі в розробці листа. Таким чином, він зможе одразу ж простежити за реалізацією ідеї в конструкторі, переконатися, що лист відповідає всім brand guidelines, і залишити коментарі.
2. Копірайтер створює текст у Google Docs. Пізніше, коли його затверджують і переносять у дизайн листа, може виникнути потреба додати щось або змінити кілька речень чи слів. Повертатися в Google Docs знову — довго і незручно для всіх членів команди.
   
   Як прискорити процес: копірайтер отримує доступ до конструктора з роллю «Копірайтер» і вносить усі правки просто там, адже бачить місце для тексту, його розташування в дизайні, а також коментарі дизайнера та керівника команди щодо того, що потрібно поліпшити.  
3. Дизайнер готує макет листа в drag-n-drop редакторі або іншому інструменті, наприклад Figma. У будь-якому разі, після передачі дизайну в конструктор часто потрібно замінити деякі елементи або виправити щось за допомогою функціоналу платформи.
   
   Як прискорити процес: надайте доступ до ролі «Дизайнер», щоб фахівець міг одразу внести всі необхідні зміни в макет листа і швидко побачити кінцевий результат.
4. Фінальну версію листа необхідно показати коректору. Зазвичай це робиться шляхом конвертування з редактора в PDF або JPG чи надсилання тестового листа. Вичитувати й коментувати текст у цій версії незручно, як і вносити правки пізніше. 
   
   Як прискорити процес: надайте фахівцеві доступ до ролі «Коректор», щоб він міг вносити правки лише в текст, не «зіпсувавши» нічого в дизайні та коді.
5. В агенціях замовники зазвичай беруть участь в остаточному затвердженні листа. У великих компаніях це можуть бути так звані внутрішні замовники (activity holders) — представники інших відділів, які не мають відношення до email-маркетингу. Зазвичай їм, як і коректорам, надсилають PDF- або JPG-версію листа, з якою незручно працювати. Потім вони збирають коментарі з різних месенджерів і переносять їх. Крім того, через складність технічного аспекту вони затягують перегляд і затвердження.
   
   Як прискорити процес: достатньо надати таким людям доступ до ролі «Глядач» для перегляду з можливістю коментування (коментарі незабаром з'являться), що значно спростить і прискорить отримання зворотного зв'язку.

Як це працює в редакторі Stripo

Щоб усе вийшло, просто виконайте такі дії:

1. Власник або адміністратор створює новий проєкт — макет листа — використовуючи новий проєкт, збережений шаблон або готовий шаблон зі Stripo.
2. Власник або адміністратор запрошує членів команди і надає іншим учасникам доступ для роботи з урахуванням їхньої ролі в проєкті.
   
   
3. Зараз ведеться робота над оптимізацією створення листів. Усе — текст, дизайн, коректура, усі стадії затвердження та зміни — має перебувати в одному місці, у межах редактора.
4. Адміністратор тестує фінальну версію й експортує її до ESP.

Такий підхід до командної роботи спрощує комунікацію між учасниками і прискорює всі процеси.

Переваги призначення ролей:

• чіткий розподіл обов'язків і відповідальності;
• більш швидкий та організований процес створення листів;
• зменшення обсягу листування та плутанини під час редагування завдяки тому, що все робиться в одному місці;
• скорочення кількості технічних помилок завдяки чіткому розподілу прав.

Як кастомні ролі можуть підвищити ефективність роботи з листами 

В оновленій версії редактора Stripo ми поліпшили керування ролями та правами доступу.

За допомогою кастомних ролей і прав можна повністю налаштувати ролі з унікальними назвами й описами, забезпечивши повний контроль над тим, хто має доступ до тих чи інших функцій. Ця підвищена гнучкість дає змогу створювати індивідуальні ролі учасників, які ідеально відповідають потребам команди.

Щоб ознайомитися з функціоналом, перейдіть у розділ «Налаштування» → «Команда» → вкладка «Ролі»:

Потім можна налаштувати кожну з ролей:

Детальні інструкції з налаштування ролей і прав тут.

Що це дасть команді розробників? Члени команди отримують доступ лише до тієї частини роботи, в якій вони компетентні і за яку відповідають. Залежно від конкретного фахівця можна розширити або звузити функції.

Вам також може сподобатися

Поради та рекомендації з розподілу ролей і робочого процесу

Як призначати ролі в редакторі листів, якщо раніше ви не використовували цю функцію:

1. Призначте відповідального за створення проєктів і запросіть інших фахівців. Найбільш практичним є довірити роль адміністратора спеціалісту або senior email-маркетологу, оскільки вони виконують найбільшу кількість задач у створенні листів. Це може бути і тімлід, якщо у вашому оточенні він безпосередньо займається створенням листів.
2. Визначте ролі та права відповідно до вашого процесу — лише ви знаєте, за які задачі в роботі відповідає співробітник.
3. Не бійтеся трохи коригувати і змінювати свій робочий процес з урахуванням нових можливостей інструментів — навіть якщо ваша компанія вже створює і координує email-кампанії, трохи змініть його для прискорення і спрощення.
4. Не давайте розширених повноважень «на знак поваги». Наприклад, не робіть CMO або замовника адміністратором. У них немає ні часу, ні бажання заходити в повну версію редактора і щось виправляти в листі. Від задач менеджерського характеру до затвердження листів загалом.

На завершення

Використання ролей при створенні листів — це не просто ще одна зручна функція. Це інструмент, який значно підвищує ефективність командної роботи. Замість того щоб працювати на різних платформах і намагатися синхронізувати результати, кожна команда може зосередитися на своїй задачі та редагувати один проєкт, не турбуючись про те, що щось важливе може бути випадково видалене або змінене. Крім того, використання функцій одночасного редагування та історії змін стає ще зручнішим, якщо правильно призначити ролі виконавцям.

Stripo вирішує цю проблему за допомогою функції кастомних ролей і прав, що дає змогу розподіляти задачі між дизайнерами, копірайтерами, коректорами та всіма членами команди. Це прискорює створення листів, мінімізує ризик помилок і спрощує процес затвердження. Тепер кожна команда може бути впевнена, що працює над кінцевим продуктом, а не над його окремими частинами.

Використання ролей і Stripo для одночасного редагування листів у реальному часі дозволить вивести командну роботу на новий рівень. Спробуйте призначити ролі в Stripo, і ви побачите, наскільки простішим і швидшим стане весь процес створення ідеальних листів — від концепції до надсилання!