Sia che tu lavori da solo o gestisci un team dedicato, i pagamenti non ricevuti possono influire sui tuoi obiettivi finanziari. Le email di fatturazione sono uno strumento straordinario per indurre i clienti a pagare per prodotti o servizi già forniti. Un modello di fatturazione professionale migliora le relazioni con i clienti e non fa sentire ai destinatari che vuoi estorcere loro del denaro.
In questo articolo troverai suggerimenti significativi su come scrivere un'email di fatturazione ed esempi di messaggi di prim'ordine che puoi applicare per far notare le tue email tra una quantità sbalorditiva di altri contenuti.
Suggerimenti su come scrivere un'email di fatturazione
La tua fattura finanziaria deve essere concisa e leggibile. Per creare tale email dovresti seguire questi suggerimenti:
- Carica le fatture come allegato;
- Aggiungi un chiaro oggetto alle email di fatturazione;
- Utilizza i modelli di email di fatturazione;
- Descrivi tutti i metodi di pagamento disponibili;
- Mantieni l'email di fatturazione formale e semplice;
- Aggiungi un’introduzione;
- Invia la fattura in anticipo;
- Assicurati che il cliente ha ricevuto l’email;
- Invia un'email di ringraziamento dopo il pagamento.
Analizziamo tutti questi suggerimenti nello specifico.
1. Carica la fattura come allegato
È fondamentale caricare la fattura come file separato invece di inserirla nell'email stessa. Fai vedere ai tuoi clienti la somma degli importi dovuti, scegli il metodo di pagamento più adatto e inserisci l’elenco dettagliato dei servizi che hanno ottenuto da te.
È meglio utilizzare un file PDF per il tuo documento poiché è leggibile su vari dispositivi, in modo da poter eliminare i problemi di compatibilità. Non dimenticare di dotare la fattura allegata di informazioni rilevanti come:
- numero ID;
- termini di pagamento;
- elenco di beni o servizi forniti;
- pagamento totale da effettuare.
(Fonte: Graphic Design Junction)
2. Aggiungi un chiaro oggetto all'email
È il primo aspetto che i clienti percepiscono del tuo messaggio. Inoltre, il 35% dei lettori aprono le email solo in base all’oggetto. Ti consigliamo di dotarli dei seguenti dettagli per mantenere le email incentrati sul cliente e raggiungere il tuo obiettivo più velocemente:
- numero di fattura;
- scadenza;
- nome del cliente;
- titolo del progetto;
- il tuo marchio.
Qui in basso trovi alcuni esempi descrittivi di oggetto che puoi utilizzare subito:
- [Nome Cliente], Fattura [Numero], per [Prodotto/Servizio] da [Nome Marchio] Scadenza il [Data].
- [Nome Cliente], Ecco la Tua Fattura [Numero] da [Nome Marchio] per [Prodotto/Servizio].
- Nuova fattura [Numero] a [Nome cliente] da [Nome Marchio] Scadenza il [Data].
3. Prendi in considerazione l'utilizzo di un modello di email di fatturazione
Con i modelli di email predefiniti, conserverai le tue risorse e avrai una splendida possibilità di inviare fatture on line molto più velocemente. Pertanto, non è necessario comporre un nuovo testo ogni volta che è necessario inviare un'email di fatturazione. Un modello di fatturazione renderà anche più coerente il processo di comunicazione se più specialisti gestiscono la fatturazione.
Rendi i tuoi modelli di email di fatturazione sufficientemente versatili in modo da poterli personalizzare inserendo i nomi dei clienti e altri dati cruciali senza alcuno sforzo.
4. Mantieni la tua email di fatturazione formale e semplice
Ora che hai scritto un’oggetto pertinente, sviluppando un modello di fatturazione responsive e compilando tutti i dati significativi, rendiamo il corpo dell'email specifico e conciso. Mantenere i tuoi messaggi formali e semplici motiverà i tuoi clienti ad aprire queste email e a procedere con i pagamenti in modo tempestivo.
Dai un'occhiata ad alcuni suggerimenti utili per la generazione delle fatture:
- mantieni un linguaggio appropriato;
- evita di usare espressioni in gergo, termini commerciali specifici di nicchia e abbreviazioni;
- sii specifico e non sovraccaricare i clienti con informazioni irrilevanti;
- mantieni esplicita la tua email di fatturazione e limitala a 2 brevi paragrafi;
- usa i punti elenco per mantenere strutturata la tua email;
- ringrazia i clienti per aver collaborato con la tua azienda.
(Fonte: Email da Amazon Web Services)
5. Descrivi tutti i metodi di pagamento disponibili
Assicurati che i tuoi clienti capiscano come procedere con il pagamento. Fornire varie opzioni di pagamento attirerà un pubblico più ampio e motiverà i tuoi clienti a fare acquisti più grandi. Puoi incorporare metodi come bonifici bancari elettronici, carte di debito e di credito, assegni e pagamenti tramite dispositivi mobili.
(Fonte: Email da Stripo)
6. Presentati
Oltre ad una fattura allegata alla tua email, non dimenticare di ricordare ai destinatari quale azienda rappresenti e la scadenza imminente, includi il tuo nome e posizione e aggiungi un elenco dettagliato di beni o servizi forniti dal tuo team. Renderà il tuo messaggio più personalizzato e facile da digerire.
(Fonte: Email da Surfer)
7. Invia la fattura in anticipo
Per assicurarti che la tua fattura venga pagata in tempo, ti consigliamo di inviarla almeno sette giorni lavorativi prima del giorno di pagamento. Non mettere fretta ai tuoi clienti per il pagamento — questa email è solo un promemoria amichevole sulla data di scadenza imminente. Dai loro un po' di tempo.
(Fonte: Email da Microsoft)
8. Assicurati che il destinatario abbia ricevuto l'email di fatturazione
Questo suggerimento ti consentirà di offrire ai clienti un approccio su misura e di affrontare eventuali problemi che potrebbero riscontrare. Chiedi ai destinatari di confermare se hanno ricevuto l’email di fatturazione e incoraggiali a contattarti per qualsiasi domanda o dubbio.
9. Invia un'email di ringraziamento dopo aver ricevuto il pagamento
Fai sentire i tuoi clienti apprezzati e speciali con un'email di ringraziamento una volta effettuato il pagamento. Mostrare il tuo apprezzamento aumenterà il tuo tasso di fidelizzazione e motiverà i clienti a scegliere la tua azienda tra centinaia di alternative.
(Fonte: Email da Email on Acid)
10. Mantieni la coerenza del marchio
Quando invii fatture, è fondamentale mantenere la coerenza del marchio e rendere riconoscibili i tuoi messaggi. Con Stripo, puoi trarre vantaggio dalle Linee Guida del Marchio utilizzando caratteri, loghi, combinazioni di colori e pulsanti CTA unificati in tutte le tue email. Puoi creare kit di linee guida del marchio per più progetti che gestisci.
(Fonte: Email da Microsoft)
In caso di eventuali imprevisti
Una volta compreso come scrivere un'email di fatturazione che catturi l'attenzione e che venga aperta, è possibile che si presentino alcuni problemi da affrontare.
A volte fornisci ad un cliente beni o servizi ma non ricevi il pagamento in tempo. Nessun problema, non sempre significa che sei stato truffato. I clienti potrebbero essere smemorati, potrebbero avere problemi con i metodi di pagamento che offri o la fattura potrebbe essere andata a finire nella cartella spam dei destinatari.
Se stai lavorando con un nuovo cliente, assicurati di contattarlo entro un giorno dall'invio della tua email. Chiarisci se hanno ricevuto il tuo messaggio e hanno capito come procedere con il pagamento. Pertanto, affronterai qualsiasi possibile contingenza, fornirai ai tuoi clienti un approccio su misura e li incoraggerai a collaborare di nuovo con te.
Se un cliente non paga tempestivamente, non aver paura di beneficiare delle email di follow-up per ottenere il pagamento. Tali messaggi sono generalmente più formali ma comunque educati e pazienti.
Esempi di email di fatturazione
Non sei ancora sicuro di come inviare un'email di fatturazione e farla sembrare naturale e non ambigua? Abbiamo creato due modelli di email di fatturazione per varie situazioni in modo che tu possa inserire le informazioni essenziali, caricare un file e inviare il tuo messaggio.
Email di fatturazione iniziale — Modello di Email di fatturazione
Oggetto:[Nome Cliente], Ecco la Tua Fattura [Numero] da [Nome Azienda] per [Prodotto/servizio].
Gentile [Nome Cliente],
Spero che stia bene e che stia passando una bella giornata. Trova in allegato in questa email la fattura [Numero] per [Prodotto/Servizio] da [Nome Azienda] Scadenza il [Data]. Per qualsiasi dubbio o domande sul suo progetto non esiti a contattarci.
Grazie per aver scelto [Nome Azienda]. Non vediamo l'ora di collaborare di nuovo con Lei.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome e Titolo]
[Nome Azienda]
[Informazioni di Contatto]
Email di fatturazione di follow-up — modello di email di fatturazione
Oggetto:[Nome cliente], Fattura Follow-Up [Numero] da [Nome Azienda] Scadenza [Data].
Gentile [Nome Cliente],
Capisco che sia molto impegnato e l’email precedente probabilmente sia andata persa nella sua casella di posta elettronica. Questo è solo un breve promemoria per ricordarle che non ho ancora ricevuto il pagamento per la fattura [Numero] in scadenza [Data]. Si prega di procedere con il pagamento tramite [Metodi di Pagamento Accettati].
Trova la fattura originale [Numero] allegata in questa email. Non esiti a contattarmi per qualsiasi osservazione o suggerimento.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome e Titolo]
[Nome Azienda]
[Informazioni di Contatto]
Realizza email di fatturazione aziendale che attirino l'attenzione con Stripo
Stripo è una piattaforma di progettazione email intuitiva e responsive in cui puoi produrre email di qualsiasi complessità in pochi semplici click. Devi solo progettare il tuo modello di email di fatturazione ed esportarlo nel tuo ESP preferito, dove puoi inviare automaticamente le email ai tuoi clienti.
Le email di fatturazione esplicite ti consentiranno di ottenere i pagamenti più velocemente e migliorare le relazioni con i tuoi clienti. È anche un modo fantastico per rendere le tue email di fatturazione più coerenti se più specialisti gestiscono la fatturazione.
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