Este guia vai explorar as percepções sobre e-mails de ausência temporária entre diferentes gerações, destacar os benefícios para remetentes e destinatários e analisar as diferentes definições existentes. Você também receberá dicas de design de e-mail para criar mensagens de ausência temporária mesmo sem habilidades de redação, além de ver exemplos direcionados a diferentes públicos.
Menos de uma hora — esse é o tempo médio de resposta esperado em 2024, podendo ser de apenas 5 minutos em alguns setores. Em casos de ausência prolongada, a satisfação do cliente cai drasticamente e os processos de trabalho são interrompidos. Então, como lidar com períodos fora do escritório, especialmente no Natal e Ano Novo?
Neste guia, vamos falar sobre e-mails de ausência temporária, explorar seus tipos e etapas de criação e analisar exemplos chamativos. Você também receberá dicas para aumentar a satisfação do cliente e garantir que as tarefas sejam tratadas no prazo, mesmo quando você estiver ausente. Vamos mergulhar no assunto.
O que é um e-mail de ausência temporária?
Um e-mail de ausência temporária é uma mensagem enviada automaticamente para qualquer pessoa que entrar em contato com você enquanto estiver fora do trabalho. No entanto, antes de associar um e-mail automático a algo genérico — não faça isso.
Uma boa mensagem de ausência (OOO — Out of Office) não apenas informa sobre sua ausência e fornece contatos alternativos, mas também demonstra sua dedicação ao trabalho, especialmente durante feriados. De acordo com um estudo recente, 6,8% de um milhão de e-mails analisados nas duas últimas semanas de dezembro eram mensagens de ausência.
Alguns problemas são urgentes e exigem assistência imediata, independentemente das circunstâncias.
Tipos de e-mails de ausência temporária
Dependendo do seu público-alvo, os e-mails de ausência temporária podem ser classificados em dois tipos:
- Voltados para clientes: Esse tipo de mensagem é enviada para os seus clientes e geralmente fornece ações concretas, como a quem entrar em contato ou como resolver problemas comuns.
- Voltados para a equipe: Seus colegas esperam receber informações sobre delegação de tarefas, datas de início e retorno da sua viagem, além de contatos de emergência caso seja necessária assistência imediata. Você também pode compartilhar acesso ao seu trabalho com quem vai assumir suas responsabilidades.
Quais são os benefícios dos e-mails de ausência temporária para os destinatários?
Ficar no vácuo em uma comunicação de trabalho é um nível diferente de frustração. O e-mail se perdeu, foi ignorado ou voltou? Pessoalmente, eu odiaria ficar me perguntando, pois espero que as pessoas estejam disponíveis o tempo todo, a menos que indiquem o contrário.
Um modelo de mensagem de ausência temporária pode reduzir experiências negativas ao destacar as datas de início e término da viagem ou contatos de emergência, e simplesmente informar sobre sua ausência. De acordo com um estudo recente, 58% de 1.000 funcionários britânicos usaram mensagens OOO (Out of Office) com um único propósito — notificar colegas — enquanto 49% as usaram para fornecer contatos alternativos.
(Fonte: Preply)
Quais são os benefícios para quem envia e-mails de ausência temporária?
As mensagens de ausência nem sempre giram em torno dos destinatários. Às vezes, elas dizem respeito ao remetente. Como assim? Uma pesquisa recente nos EUA mostrou que apenas 33% de 5.188 funcionários não responderam a mensagens enviadas fora do seu horário de disponibilidade. Isso nos leva a uma questão: como equilibrar vida pessoal e profissional?
Parece que alguns não conseguem. Mais de 4,1 milhões de canadenses relataram altos níveis de estresse no trabalho, citando a dificuldade de encontrar equilíbrio como uma das principais razões. Nesses casos, e-mails de ausência temporária podem ajudar a estabelecer limites e avisar a todos que você está fora do expediente, impactando positivamente seu tempo de descanso.
Como diferentes gerações percebem o tempo fora do escritório?
Claramente, as pessoas ainda tentam encontrar um equilíbrio entre construir uma carreira e manter uma vida satisfatória. Então, como diferentes gerações lidam com isso e como as mensagens OOO se encaixam? Vamos dar uma olhada nos resultados da Dojo para comparar percepções sobre trabalho e tempo de ausência:
- aproximadamente 86% da Geração Z recebe e-mails enquanto está fora do escritório;
- aproximadamente 74% dos chefes millennials acham aceitável contatar a equipe fora do expediente. Entre os boomers, o número sobe para 76%, deixando a Geração X atrás, com 67% enviando mensagens aos funcionários quando eles estão ausentes;
- pessoas da Geração Z geralmente são contatadas até 7 vezes por semana fora do horário de trabalho.
Os e-mails de ausência são uma forma de separar trabalho e vida pessoal e, recentemente, essas tentativas ganharam um tom de diversão e ousadia. Isso nos leva ao próximo ponto — humor em mensagens OOO.
Humor em mensagens de ausência
Adicionar um toque de humor aos e-mails de ausência está se tornando comum, mas diferentes gerações percebem isso de formas distintas. Sair do tom profissional pode gerar advertências verbais ou disciplinares? Ao que parece, sim:
- aproximadamente 21% dos gestores consideram humor em comunicações de ausência algo não profissional;
- aproximadamente 3% dos líderes chegariam a aplicar uma advertência formal, pois esperam e-mails com tom formal.
Por outro lado, 27% da Geração Z acreditam que escrever e-mails OOO é divertido, então o impacto depende muito de com quem você trabalha. Antes de enviar uma mensagem divertida, avalie se ela é relevante e condizente com a comunicação da sua marca.
Etapas para escrever um e-mail de ausência
Considerando as definições e particularidades dos e-mails de ausência, podemos passar para as etapas de criação.
1. Escolha o público
O conteúdo e o tom de voz das mensagens de ausência podem variar conforme o público-alvo: colegas, parceiros de negócios ou clientes. Conhecer seu público vai ajudar a definir claramente as informações a incluir e o tom a utilizar.
Sempre leve em conta as diferenças geracionais e percepções distintas sobre elementos de humor. Adapte seu modelo de ausência ao público, em vez de esperar que ele se acostume aos seus hábitos.
2. Escolha o tom de voz
Um tom profissional funciona melhor ao escrever um e-mail de ausência para clientes, especialmente se eles estiverem buscando ajuda. Pessoalmente, eu ficaria frustrada ao ver uma piada em uma resposta automática a um e-mail sobre um problema técnico.
O mesmo vale para e-mails de ausência voltados para a equipe. Afinal, uma mensagem OOO (Out of Office) ainda faz parte do trabalho, portanto, deve estar alinhada às regras de comunicação.
3. Considere os detalhes que os destinatários precisam
Os e-mails de ausência protegem você de perguntas desnecessárias, mas apenas quando são elaborados adequadamente. Pense nas perguntas comuns que você recebe ou que costuma fazer quando alguém está fora do escritório.
Se algum evento ou tarefa precisar ser reagendado devido à sua ausência, adicione datas específicas e verifique seu calendário com atenção.
4. Melhore o texto com IA
Mesmo que redação não seja o seu ponto forte, ainda é possível criar mensagens de ausência atraentes. Com o assistente de IA da Stripo, você pode economizar horas de trabalho mantendo o tom de voz e o design desejados.
Veja como fazer isso dentro do construtor de modelos:
- Adicione um módulo de texto.
- Passe o mouse sobre o texto e clique nos três pontos.
- Escolha “Melhorar com IA”.
- Insira o prompt e aguarde a geração do texto pela IA.
Você também pode verificar a gramática, encurtar ou alongar sua mensagem, traduzi-la para outros idiomas ou alterar o tom de voz — qualquer recurso que agilize o design de e-mail.
5. Adicione informações de contato para emergências
Emergências acontecem, quer queiramos ou não. A última coisa que eu gostaria, depois de um período fora do escritório, seria voltar ao trabalho em meio ao caos, por isso incluir informações de contato para emergências é um gesto atencioso.
Você também pode indicar as situações que precisam de assistência imediata para garantir o máximo de clareza.
6. Teste a compatibilidade com provedores de e-mail
Esta seção é para quem prefere modelos de e-mail de ausência em HTML em vez de modelos de texto padrão. O teste em clientes de e-mail garante que sua mensagem será exibida corretamente, independentemente do layout.
Com a Stripo, você não precisa verificar cada provedor manualmente, pois já temos uma ferramenta de teste integrada. É possível visualizar diferentes modelos de ausência sem sair da aba da conta. Veja como fazer:
- Abra o modelo de ausência que deseja testar.
- Clique no botão Testar na parte superior da tela.
- Vá até a aba Clientes de E-mail.
- Confirme e teste.
A Stripo verificará se o seu modelo de ausência é compatível com diferentes dispositivos e provedores.
Boas práticas para e-mails de ausência
Depois de estudar cuidadosamente os motivos para enviar e-mails de ausência e as etapas para criá-los, chegamos às boas práticas. Quais abordagens seguir e quais evitar?
Vamos descobrir juntos.
Equilibrando profissionalismo com personalização
Um estudo recente mostrou que 50,4% de 1.000 funcionários britânicos receberam uma mensagem OOO que consideraram inadequada. Isso serve como lembrete para manter um equilíbrio entre profissionalismo e personalização nos modelos de e-mail de ausência. Vamos comparar dois exemplos para ver a diferença:
- “Olá. Estarei fora do escritório até 2 de janeiro. Você pode entrar em contato com Sarah Styles para casos relacionados a disputas externas ou ameaças da BBB.”
- “Oi, obrigado pela sua mensagem! Estou fora do escritório até 2 de janeiro. Para assuntos urgentes, entre em contato com Sarah Styles. Caso contrário, responderei até 2 de janeiro, às 17h.
Você também pode usar meu telefone de emergência – 123456789 – caso surjam dúvidas sobre disputas ou ameaças da BBB.”
O primeiro exemplo parece padrão à primeira vista. No entanto, ao olhar para o segundo, percebe-se a falta de detalhes pessoais: contatos de emergência e data de retorno da resposta. Esta opção é mais informativa e deixa menos dúvidas.
E-mails de ausência como ferramenta de branding
Cada resposta automática de ausência é uma extensão da sua empresa e deve estar alinhada à marca. Se você não tem certeza sobre o que incluir, esta lista pode ajudar:
- Mantenha o tom de voz da empresa: Se toda a comunicação interna e externa é formal, o e-mail de ausência também deve ser. Isso facilita para os clientes associarem a mensagem à empresa, mesmo sendo automática;
- Visuais alinhados à marca: Algumas empresas exigem assinaturas em todos os e-mails, incluindo respostas automáticas. Se usar modelos HTML, mantenha as cores, fontes e estilos da marca para consistência.
Exemplos de e-mails de ausência
Exemplos de modelos de ausência concluem este guia. Criei alguns modelos para diferentes públicos, para que você possa escolher o que melhor se adapta.
Você pode usá-los como base ou inspiração.
Modelos de ausência voltados para clientes
Olá, e obrigado pelo seu contato!
Estou fora do escritório até {Data de retorno} e com acesso limitado à plataforma. Enquanto estou ausente, meus colegas da {Nome da equipe}, {Nomes dos colegas}, estão prontos para ajudar.
Se precisar de assistência imediata, entre em contato com eles em {contatos alternativos}, e eles responderão rapidamente.
Também preparei um breve resumo sobre sua conta e possíveis questões.
[CTA: Consultar o guia da plataforma]
Caso contrário, responderei quando voltar. Fique à vontade para enviar suas dúvidas.
Modelo de ausência voltado para a equipe
Olá, e obrigado pela sua mensagem!
Estarei fora do escritório até {Data de retorno}, mas para garantir a gestão das tarefas, entre em contato com as seguintes pessoas conforme o assunto:
- Atualizações do Projeto X: {Nome do colega} – {Informações de contato}. Ele(a) está totalmente informado(a) e pode ajudar.
- Aprovações de orçamento: {Nome do colega} – {Informações de contato}.
- Operações diárias: {Nome do colega} – {Informações de contato}.
Para questões urgentes, utilize meus contatos de emergência:
- Telefone: (123)4567898
- E-mail: example@email.com
Caso contrário, responderei quando retornar {Tempo estimado para resposta}.
Modelo de ausência com humor
Olá, e obrigado por entrar em contato!
Felizmente para mim, estou fora do escritório recarregando as baterias. Voltarei em {Data de retorno}, pronto(a) para resolver qualquer questão.
Até lá, envie um e-mail para meus colegas caso precise de informações sobre projetos:
- Dúvidas sobre design em andamento: {Nome do colega} – {Informações de contato}.
- Novos projetos: {Nome do colega} – {Informações de contato}.
É isso. Espero que encontre as respostas que procura. Até breve!
Conclusão
Seja para estabelecer limites ou fornecer contatos alternativos, e-mails de ausência são um ótimo recurso de comunicação. Considerar diferenças geracionais, público-alvo e estilo da marca ajudará a criar respostas eficazes e proporcionar experiências positivas.
Espero que este guia tenha inspirado você a criar seus modelos. Boa sorte!
0 comentários