Garantir que suas mensagens cheguem aos destinatários pretendidos é uma preocupação crítica. No entanto, nem todos os e-mails chegam à caixa de entrada. Um e-mail de retorno é uma resposta automática gerada por um servidor de e-mail para notificar o remetente de que seu e-mail não pôde ser entregue. Este e-mail serve como um indicador chave de problemas de entrega e desempenha um papel importante no diagnóstico do motivo pelo qual um determinado e-mail não chegou ao seu destino. Compreender a natureza dos e-mails de retorno é essencial para os profissionais de marketing melhorarem as taxas de entregabilidade e garantirem o sucesso de suas campanhas de e-mail.
Este glossário vai explorar o conceito de e-mails de retorno, como são usados no marketing, discutir os diferentes tipos, fornecer exemplos e explicar como lidar com eles para melhorar o desempenho dos e-mails.
Definição de e-mail de retorno no marketing
Um e-mail de retorno (frequentemente chamado de e-mail de falha ou relatório de não entrega) é uma resposta automática enviada por um servidor de e-mail quando ele não consegue entregar uma mensagem ao destinatário pretendido. O objetivo desse e-mail é informar o remetente sobre o problema, para que ele possa tomar as medidas corretivas. No marketing, os e-mails de retorno são particularmente importantes porque oferecem insights valiosos sobre a eficácia das campanhas de e-mail e fornecem pistas para melhorar a entregabilidade.
Existem duas razões principais pelas quais um e-mail de retorno ocorre:
- Hard bounces: Isso acontece quando o e-mail não pode ser entregue porque o endereço de e-mail do destinatário é inválido, inexistente ou o domínio não existe mais.
- Soft bounces: Isso ocorre quando o e-mail é temporariamente não entregável devido a problemas como a caixa de entrada do destinatário estar cheia ou o servidor de e-mail dele estar temporariamente indisponível.
Os e-mails de retorno normalmente incluem códigos de erro ou mensagens que especificam o motivo da falha, ajudando o remetente a entender se o problema é permanente ou temporário.
Por que os e-mails de retorno são importantes
Para os profissionais de marketing, os e-mails de retorno são cruciais para monitorar a saúde da sua lista de e-mails e garantir que futuras campanhas tenham uma chance maior de sucesso. Eles ajudam a identificar endereços de e-mail inválidos ou inativos, proporcionando a oportunidade de limpar as listas de contatos e melhorar a entregabilidade geral dos e-mails.
Como os e-mails de retorno são usados no marketing?
No marketing por e-mail, os e-mails de retorno servem como feedback para os profissionais de marketing, alertando-os sobre problemas que podem afetar o sucesso de suas campanhas. Veja como eles são usados:
1. Manutenção da higiene da lista de e-mails
Os e-mails de retorno fornecem uma indicação clara de que alguns endereços de e-mail em sua lista são inválidos. Quando um e-mail de retorno é recebido, os profissionais de marketing podem remover ou atualizar os endereços de e-mail inválidos em sua base de dados. Esse processo é conhecido como higiene da lista de e-mails, que envolve a limpeza e validação da lista de contatos para garantir que apenas endereços de e-mail ativos e corretos sejam alvo nas futuras campanhas.
Limpar regularmente as listas de e-mails ajuda a reduzir o número de falhas nas campanhas, o que pode ter um impacto direto nas taxas de entregabilidade dos e-mails. Uma alta taxa de falhas pode sinalizar para os provedores de serviços de e-mail (ESPs) que as mensagens de um remetente são de baixa qualidade, o que pode fazer com que seus e-mails sejam marcados como spam.
2. Melhoria da entregabilidade
Ao analisar os e-mails de retorno, os profissionais de marketing podem entender por que suas mensagens estão sendo rejeitadas. Identificar a causa raiz das falhas permite que os profissionais de marketing resolvam problemas como endereços de e-mail incorretos, conteúdo de e-mail ruim ou problemas com autenticação de e-mails, melhorando assim a entregabilidade futura dos e-mails.
3. Identificação de problemas com servidores ou domínios
Às vezes, os e-mails de retorno são gerados devido a problemas com o servidor ou com o provedor de e-mail do destinatário. Os profissionais de marketing podem usar os relatórios de falhas para identificar se o problema está no lado do destinatário ou no servidor de e-mail deles. Esse insight é particularmente útil para empresas que gerenciam sua própria infraestrutura de e-mail.
4. Redução de reclamações de spam
Se os profissionais de marketing frequentemente enviam e-mails para endereços inválidos ou usam práticas de e-mail ruins, suas mensagens podem acabar nas pastas de spam dos destinatários ou até mesmo gerar reclamações de spam. Os e-mails de retorno oferecem uma maneira de evitar isso, informando os profissionais de marketing sobre endereços de e-mail problemáticos ou problemas de entrega. Ao resolver essas questões, os profissionais de marketing podem manter sua reputação de remetente intacta e garantir que suas mensagens sejam entregues corretamente.
5. Monitoramento do desempenho das campanhas
Os e-mails de retorno geralmente vêm acompanhados de códigos de erro ou mensagens de status que ajudam os profissionais de marketing a avaliar a eficácia de suas campanhas de e-mail. Por exemplo, um soft bounce pode indicar problemas temporários, como sobrecarga de servidor, enquanto um hard bounce normalmente indica um problema permanente, como um endereço de e-mail incorreto ou inválido. Compreender esses erros permite que os profissionais de marketing segmentem e direcionem melhor suas campanhas de e-mail.
Tipos de e-mail de retorno
Existem dois tipos principais de e-mails de retorno: hard bounces e soft bounces. Compreender a diferença entre esses dois tipos é crucial para gerenciar campanhas de e-mail de forma eficaz.
1. Hard bounce
Um hard bounce ocorre quando um e-mail não pode ser entregue devido a razões permanentes. Isso normalmente acontece quando:
- o endereço de e-mail do destinatário é inválido (por exemplo, o endereço de e-mail está com erro de digitação ou não é mais utilizado);
- o nome de domínio não existe;
- o endereço de e-mail foi desativado ou bloqueado.
Hard bounces são o tipo mais sério de e-mail de retorno, pois indicam que o endereço de e-mail é permanentemente inválido. Os profissionais de marketing devem remover esses endereços de e-mail de sua lista imediatamente para evitar enviar mensagens para endereços que nunca as receberão.
Exemplo de uma mensagem de hard bounce:
"Endereço de destinatário rejeitado: Usuário desconhecido na tabela de caixa de correio virtual."
2. Soft bounce
Um soft bounce ocorre quando um e-mail é temporariamente não entregável. Soft bounces geralmente são causados por problemas que podem ser resolvidos rapidamente. Causas comuns para soft bounces incluem:
- a caixa de entrada do destinatário está cheia e não pode aceitar novas mensagens;
- o servidor de e-mail do destinatário está temporariamente fora do ar ou sobrecarregado;
- o e-mail é grande demais (em termos de tamanho de arquivo) para o servidor de e-mail do destinatário processar.
Soft bounces podem não exigir ação imediata, mas os profissionais de marketing devem ficar atentos a eles. Se um determinado endereço de e-mail continuar gerando soft bounces, isso pode ser um indicativo de um problema mais profundo que precisa ser resolvido.
Exemplo de uma mensagem de soft bounce:
"Tamanho da mensagem excede o tamanho máximo fixo da mensagem."
3. Bounce técnico
Além de hard e soft bounces, podem ocorrer bounces técnicos, que acontecem devido a falhas de configuração no servidor, problemas com configurações de DNS ou falhas de autenticação. Esses problemas estão geralmente relacionados a questões de infraestrutura de e-mail e precisam ser resolvidos pelo remetente ou pelo provedor de serviços de e-mail deles.
Exemplo de uma mensagem de bounce técnico:
"550 5.7.1 SPF Falhou: Seu domínio não está autorizado a enviar e-mails em nome da sua organização."
Exemplos de e-mail de retorno no marketing
Compreender como os e-mails de retorno são apresentados em cenários de marketing do mundo real pode ajudar os profissionais de marketing a resolver problemas de entrega de maneira eficaz. Abaixo estão alguns exemplos de e-mails de retorno no marketing:
Exemplo 1: Campanha promocional de e-commerce
Um varejista online envia um e-mail promocional oferecendo descontos aos seus clientes. Alguns dos e-mails retornam devido a hard bounces, onde os endereços de e-mail dos destinatários são inválidos ou não estão mais em uso. Os e-mails de retorno notificam a equipe de marketing sobre esses problemas. Como resultado, eles limpam sua lista de e-mails removendo endereços inválidos, garantindo que futuras campanhas tenham uma chance maior de sucesso.
Exemplo 2: Inscrição na newsletter
Uma empresa envia uma newsletter mensal para uma grande lista de e-mails. Alguns dos destinatários experimentam soft bounces porque suas caixas de entrada estão cheias. A equipe de marketing usa essas mensagens de retorno para monitorar quais destinatários provavelmente estão enfrentando problemas temporários e pode tentar reenviar o e-mail em um momento posterior.
Exemplo 3: E-mail transacional
Um cliente compra um produto em um site de e-commerce e recebe um e-mail de confirmação transacional. Alguns e-mails de clientes retornam porque suas caixas de entrada estão cheias. O sistema registra esses e-mails de retorno, alertando a equipe de marketing para monitorar esses destinatários e possivelmente fazer um acompanhamento com um lembrete para limpar suas caixas de entrada.
Conclusão
Os e-mails de retorno são uma ferramenta essencial para os profissionais de marketing por e-mail, fornecendo feedback crucial sobre a eficácia de suas campanhas de e-mail. Compreender a diferença entre hard bounces e soft bounces permite que os profissionais de marketing melhorem a entregabilidade de seus e-mails, limpando as listas de e-mails, resolvendo problemas de servidores ou domínios e atendendo às preocupações dos clientes. Os e-mails de retorno também servem como uma maneira de manter uma boa reputação de remetente e evitar que os e-mails sejam marcados como spam.
Embora os e-mails de retorno sejam uma parte natural de qualquer campanha de marketing por e-mail, prestar atenção a eles e tomar medidas corretivas é necessário para garantir que os e-mails cheguem ao público pretendido. Ao analisar regularmente os e-mails de retorno, os profissionais de marketing podem aprimorar continuamente suas estratégias, otimizar suas campanhas e melhorar o desempenho do marketing por e-mail.
