how-to-design-a-perfect-appointment-confirmation-email
24 грудня 2024

Як створити ідеальний лист із підтвердженням зустрічі

Створити професійні листи з підтвердженням зустрічі
Зміст
  1. Що таке лист із підтвердженням зустрічі?
  2. Що містять листи з підтвердженнями зустрічі?
  3. Як виглядає дизайн листа з підтвердженням зустрічі?
  4. Рекомендації щодо надсилання листів із підтвердженням зустрічі
  5. Приклади листів із підтвердженням зустрічі
  6. На завершення
1.
Що таке лист із підтвердженням зустрічі?

У цій статті ми розповімо, що таке лист із підтвердженням зустрічі та як його створити без зайвих зусиль. Також ми розглянемо приклади й рекомендації щодо покращення нагадувань про зустріч та налаштування follow-up ланцюжків.

Підтверджений візит — це той візит, який має відбутися найближчим часом, і ваші листи з підтвердженнями зустрічі стануть вашою гарантією успіху. Для чого цим варто займатися? Приблизно 47% компаній стверджують, що скасовані зустрічі коштують $2500 втрачених прибутків на місяць, тоді як у декого загальна сума втрат сягає $7500. Повідомлення з підтвердженням запису можуть зменшити відсоток тих, хто не прийшов, і показники скасування, постійно висвітлюючи запланований візит і надаючи можливість керувати майбутньою подією.

Якщо ви зазнаєте труднощів під час створення листів-підтверджень, то вітаємо — вам більше не доведеться шукати вирішення проблем! У нашому гайді ми розглянемо найбільш постраждалі галузі — індустрії здоров'я та краси — аби визначити, які критерії визначають ефективність листа з підтвердженням зустрічі. Наші рекомендації допоможуть вам не проґавити вигоду й покращити якість комунікацій з клієнтами.

Що таке лист із підтвердженням зустрічі?

Лист із підтвердженням зустрічі нагадує одержувачам про майбутню консультацію або процедуру. Але це не лише повідомлення, а ще й спосіб зниження рівня тривожності. Ви можете здивуватись: як вони взагалі пов'язані?

У 2024 році 43% опитаних відчували сильнішу тривогу, ніж у 2023 році.

Я сама відчуваю стрес перед зустріччю — і тому добре знаю, наскільки корисним може бути лист із підтвердженням та стислим описом зустрічі. Щонайменше я отримаю відчуття спокійної впевненості.

Це робить повідомлення про майбутні зустрічі нашою інвестицією у задоволеність клієнтів і позитивне сприйняття візиту.

Основні характеристики листа з підтвердженням зустрічі

Отже, з визначеннями ми розібралися. Тепер я пропоную приділити увагу параметрам інформативного листа з підтвердженням зустрічі:

  1. Спланована доставка: серія автоматичних нагадувань про зустріч гарантує, що люди отримають повідомлення заздалегідь і матимуть достатньо часу, щоб підготуватися або перенести зустріч.
  2. Управління зустрічею: Ефективні листи із підтвердженням зустрічі дозволяють людям самостійно керувати своїми візитами, зменшуючи кількість пропущених зустрічей та скасувань.
  3. Інтеграція календаря: неможливість синхронізувати візити з календарем — прямий шлях до пропущених зустрічей. Переконайтеся, що заплановану зустріч можна інтегрувати у будь-який календар.

Що містять листи з підтвердженнями зустрічі?

Правильний вибір контенту листа з підтвердженням зустрічі — ще один крок до успіху. Інформація та елементи верстки, які ви додаєте до шаблону, прикрасять ваші нагадування та виділять їх з-посеред листів конкурентів. Давайте подивимося уважніше.

Вступна частина листа

Вітання клієнтів — це чудовий початок, і він зовсім не має бути нудним. Я підібрала кілька яскравих варіантів вступу для розсилок у сфері краси та здоров’я, щоб довести, що нагадування про зустріч може бути таким же цікавим, як і будь-який інший лист.

Ось кілька прикладів для тих, хто працює в індустрії краси:

  • «Приділити трохи часу собі разом із нашою б’юті-командою — це саме те, що вам потрібно, аби почуватися краще. Побачимося {дата зустрічі}».
  • «{Ім'я клієнта}, до сеансу залишилося три дні. Ваша шкіра має сяяти, і ми з нетерпінням чекаємо на зустріч {дата прийому}».

Приклад вступного слова у листі з підтвердженням зустрічі

Спілкування в індустрії здоров'я зазвичай є більш формальним, оскільки стиль спілкування визначається причиною візиту; однак ви можете періодично давати волю креативності:

  • «Здорова зовнішність починається зсередини. Давайте наблизимо вас до фізичного добробуту в {Дата прийому}. Ви готові»?
  • «Ми підготували все для вашого комфортного огляду в {Дата прийому}. Чи ви прийдете, {ім'я клієнта}»?

Опис зустрічі

І хоча нагадування про зустрічі надають усю необхідну інформацію про дату й час, ці листи здатні на більше. Тексти підтвердження допомагають людям підготуватися — як морально, так і фізично — справляючи позитивне враження задовго до візиту.

Приклад опису зустрічі

І ще кілька рекомендацій стосовно покращення нагадувань про зустрічі для обох сфер:

  1. Документи: допоможіть людям підготуватися, надавши контрольні списки та рекомендації щодо відповідних документів, аби уникнути метушні в останній момент;
  2. Рекомендації стосовно одягу: порадьте зручний одяг, аби продемонструвати свою відданість місії задоволення потреб клієнтів і зробите майбутній візит кращим;
  3. Огляд процедури: надайте людям базові подробиці про те, як відбувається процес — це вдалий хід, який зменшує стрес перед невідомістю і додатково підвищує якість обслуговування клієнтів;
  4. Клієнтська команда лікарів чи косметологів: під час онлайн-запису ми не завжди бачимо, хто працюватиме з клієнтом, тож надішліть листа з підтвердженням зустрічі, аби познайомити команду і пацієнтів.

Приклад презентації команди лікарів

(Джерело: шаблон Stripo)

Кнопки в листі

Кнопки — невід'ємна частина листів із підтвердженнями зустрічей, які привернуть увагу клієнтів. При цьому вони виходять поза межі візуальних ефектів та елементів залучення; їх часто використовують для управління зустрічами — перенесення, скасування або підтвердження. Хто сказав, що листи цього типу мають бути суто офіційними та інформативними?

Близько 75% клієнтів медичної сфери, скоріше за все, прийдуть на призначений прийом, якщо вони матимуть можливість перенести його.

Сфери здоров'я та краси значною мірою залежать від показників відвідування, тому наявність кількох функціональних і доступних кнопок може підвищити показники успіху.

Приклад функціональних кнопок у листі

Вам також може сподобатися

the-ultimate-guide-to-html-email-buttonsУльтимативний гайд про кнопки в HTML-листах (частина 1)

Контактні дані

Приблизно 45% клієнтів хочуть, аби їхню проблему було вирішено з першого звернення. І ось ми підходимо до наступного розділу листа з підтвердженням зустрічі — контактними даними.

Клієнтам сфери здоров'я та краси потрібно дещо більше, аніж проста ліквідація технічних проблем; їх цікавить якісний сервіс і команда спеціалістів найвищого рівня. Додаючи до листа свою контактну інформацію, ви усуваєте будь-які побоювання та демонструєте готовність підключитися до вирішення будь-яких індивідуальних запитів.

Приклад розділу контактних даних

Як створити розділ контактних даних у Stripo

Розробка шаблонів листів для підтвердження запланованих зустрічей не має бути нудною. У конструкторі шаблонів Stripo ви зможете швидко налаштувати усі тонкощі процесу обслуговування клієнтів. Ось як це зробити:

  1. Відкрийте конструктор шаблонів.
  2. Розгорніть розділ «Структури та модулі».
  3. Виберіть «Загальні модулі», аби переглянути готові структури.
  4. Перетягніть вибраний модуль безпосередньо в шаблон.

Як створити розділ контактних даних у Stripo

Після додавання модуля ви можете налаштувати його відповідно до ваших потреб. 

Як виглядає дизайн листа з підтвердженням зустрічі?

Функціональність та доступність — це основа концепції шаблону підтвердження зустрічі. Оскільки ми вже обговорили брендову ідентичність, давайте розглянемо ключові моменти дизайну, які нам слід враховувати.

Забезпечте доступність листів

Доступність є обов'язковою умовою для листів-підтверджень, особливо у сфері здоров'я, де клієнтами можуть бути люди з різними потребами. Проте ця тема є гарячою, як і раніше, а цифри розвіюють усі сумніви: із 409 357 проаналізованих листів лише 28 не мали жодних проблем доступності.

Хоча доступність має ключове значення для сфери здоров'я, не менш важливою вона є також в індустрії краси. Практики доступності дозволяють компаніям розширювати зв'язки з аудиторією та постійно розвиватися.

Вам також може сподобатися

digital-accessibility-lawsuits-how-inaccessible-content-is-costing-major-brands-millions

Дотримуйтесь стилю бренду

Як показали нещодавні дослідження, ті бренди, що дотримуються своєї ідентичності, генерують більш якісний креатив. Це твердження також актуальне для нагадувань про зустрічі. Найкращі листи-підтвердження відображають стиль компанії, аби посилити ефект ваших розсилок.

У таких сферах, як індустрія краси, де пріоритет належить візуальним елементам, дотримання корпоративних шрифтів та інших елементів стилю компанії допоможе людям впізнавати вас. З іншого боку, у сфері здоров'я, що фокусується на довірі, якісно складені листи зміцнюють ваш імідж надійного партнера.

Оптимізація для мобільних

Коли дизайн вашої зустрічі відповідатиме стилю бренду, можна переходити до його оптимізації. Навіщо це робити? Тільки 39% клієнтів перевіряють пошту на десктопах, тому підтвердження зустрічі часто переглядають на невеликих екранах.

Листи-підтвердження, не адаптовані до малих екранів, можуть призвести до того, що одержувачі не помітять важливі примітки або кнопки, і це погіршить їхнє сприйняття.

Якщо ви створюєте свої шаблони у Stripo, ви можете перейти в мобільний режим, клікнувши спеціальну іконку. Редактор надає можливість максимально адаптувати шаблон для будь-якого потрібного вам пристрою.

Іконка для перемикання на мобільний режим шаблона

Рекомендації щодо надсилання листів із підтвердженням зустрічі

Правило 3-3-3

Плани можуть змінюватися, і дата зустрічі, призначена кілька місяців тому, незабаром може стати незручною. Ось тут і знадобиться правило 3-3-3, яке допоможе надсилати листи з підтвердженнями саме тоді, коли вони потрібні:

  1. 3 тижні до зустрічі: ідеальний момент для надсилання першого нагадування. Цілком достатньо, аби людина могла відповідним чином спланувати свій час.
  2. 3 дні до зустрічі: бездоганний таймінг у разі зміни планів або виїзду поза межі міста.
  3. 3 години до зустрічі: це повідомлення гарантує, що несподівані ситуації та проблеми не призведуть до скасування в останню хвилину. А завдяки опції перенесення прийому ви можете скоротити кількість неявок.

Візуальні таймлайни

Якщо зустріч заплановано і вона передбачає кілька етапів підготовки, використання індикатора прогресу може стати вашим білетом до успіху. Вкажіть усі етапи, які пройшов клієнт, починаючи від запису на прийом або налаштування його акаунта і закінчуючи фактичним візитом.

У такий спосіб одержувач бачитиме пройдений шлях та наступні кроки, і це допоможе ефективніше керувати своїми очікуваннями від зустрічі.

Приклад індикатора прогресу в листі з підтвердженням зустрічі

Приклади листів із підтвердженням зустрічі

З урахуванням отриманих знань про етапи створення листів та нових рекомендацій ми можемо обговорити реальні тексти, аби вивести кампанії на новий рівень. Ці зразки листів-підтверджень із ефектними вступами, описами процедури та кнопками підтвердження привернуть увагу навіть у переповненій пошті й напевно надихнуть клієнтів.

Приклад для індустрії краси

Привіт {ім'я клієнта}.

Ваш черговий досвід у світі краси вже поруч, і ми з нетерпінням чекаємо на можливість допомогти вам сяяти. Ось дані щодо вашої зустрічі:

Дата: {дата зустрічі}

Час: {час зустрічі}

Тривалість: {тривалість зустрічі}

Адреса: {адреса салону}

Що варто зробити перед зустріччю:

  1. Приходьте на 10 хвилин раніше, аби зареєструватися і трохи розслабитися.
  2. Розкажіть нам, чи є у вас алергія на певні препарати.
  3. Розкажіть про свої уподобання (гель, акрил, натуральний), аби ми мали змогу надати вам найкращий сервіс.

Ви можете підтвердити зустріч, натиснувши кнопку нижче:

[Підтвердити мою зустріч]

Якщо у вас виникнуть якісь запитання або знадобиться зробити зміни, зв'яжіться з нами.

Приклад для індустрії здоров’я

Шановний {Ім'я клієнта},

Є файні новини — ваш прийом у лікаря офіційно підтверджено. Ми готові надати Вам найкращу допомогу.

Що треба знати:

Дата: {дата прийому}

Час: {час прийому}

Адреса: {адреса клініки}

Лікар: Доктор {ім'я лікаря}

Перед візитом:

  1. Приходьте на 10 хвилин раніше, аби процес реєстрації був спокійнішим.
  2. Принесіть свої медичні документи, рецепти чи результати аналізів, аби ми могли забезпечити для вас індивідуальне обслуговування.
  3. Надягніть зручний одяг: це особливо важливо під час медичного огляду.

Якщо ви хвилюєтеся або маєте конкретні запитання щодо візиту, не бійтеся поділитися ними заздалегідь.

[Підтвердити мою зустріч]

Якщо вам знадобиться перенести прийом або у вас є запитання, просто зв'яжіться з нами.

На завершення

Надсилання листів із підтвердженням зустрічі може стати вашим ключем до зниження показників неявок та скасувань. Із функціональними кнопками, детальними інструкціями, доступністю й мобільною адаптацією ваші нагадування будуть добре помітними, а рівень задоволеності клієнтів зросте.

Я сподіваюся, що наші рекомендації та етапи створення листів надихнули вас на оптимізацію ваших власних повідомлень із підтвердженнями зустрічей.

Створіть нагадування про наступну зустріч разом зі Stripo
Чи була ця стаття корисна?
Tell us your thoughts
Дякуємо за ваш відгук!
0 коментарів
Тип
Індустрія
Сезони
Інтеграції
Редактор Stripo
Спростіть процес створення листів.
Плагін Stripo
Інтегруйте Drag-n-Drop редактор Stripo у свій веб-додаток.
Замовити власний шаблон
Наша команда може розробити і зверстати його для вас. Просто заповніть бриф, і ми зв'яжемося з вами найближчим часом.

Редактор Stripo

Для команд фахівців з email-маркетингу та індивідуальних розробників листів.

Плагін Stripo

Для продуктів, які можуть ефективно використовувати інтегрований white label конструктор листів.