Дизайн Маркетинг Шаблоны How-to
~ 8 мин читать
5794 просмотры
оценить
16 июля 2019

Как создать безупречное email-подтверждение встречи

Stripo / Blog / Как создать безупречное email-подтверждение встречи

Ваше холодное письмо сработало хорошо, и потенциальный клиент согласился встретиться с вами? Вы на полпути к успеху. Но каждый человек может забыть о встрече. Поскольку вы заинтересованы в этой встрече, вам нужно отправить письмо с подтверждением, которое напомнит потенциальному клиенту о встрече и не даст пропустить ее. Кроме того, это жест вежливости, и его стоит сделать :)

Итак, как создать действительно работающее email-подтверждение, благодаря которому ваши клиенты обязательно придут на встречу?

Appointment-Confirmation-Email_Example

Есть три ключевых ингредиента, которые делают email-подтверждение безупречным. Это: 

  • контент;

  • дизайн; 

  • и такой заголовок, благодаря которому письмо точно откроют.

1. Контент email-подтверждения встречи

Контент – самая важная составляющая в этих письмах, поэтому вам нужно обратить на него особое внимание.

Собираетесь ли вы встретиться с получателями онлайн или офлайн — в любом случае вам нужно делать письма достаточно информативными и описательными. 

Итак, какую информацию в них стоит добавить?

Вам нужно начать такое письмо с приветствия! 

  • Представьтесь

Не забудьте представиться. Конечно, вы уже пришли к соглашению, что вам нужно встретиться посредством онлайн-звонка, собеседования и т.д. И вы даже назначили дату. Но дружеское напоминание никогда не повредит. Просто укажите свое имя, должность, название компании и скажите, с чем связано это сообщение.

Это не только вежливое напоминание, кто является отправителем, но и требование правил деловой переписки.

Не заставляйте получателей угадывать, кто вы. Ведь, вероятнее всего, вы далеко не единственный, с кем на данный момент ведет переговоры ваш клиент.

  • Укажите цель встречи

Клиенты будут благодарны, если вы напомните им цель встречи и какие вопросы будут обсуждаться (для переговоров и онлайн-звонков). Если есть такая возможность, предложите клиентам опробовать ваш продукт. Если они придут подготовленными, встреча будет более эффективной.

Если вы напоминаете соискателю о собеседовании, укажите, какие документы он должен иметь при себе.

  • Напомните время встречи

Не заставляйте людей гадать и читать всю ветку переписки, чтобы выяснить, когда состоится встреча. Очевидно, что вы пишете это письмо именно для того, чтобы подтвердить встречу. Поэтому такие данные, как время и дата вашей встречи, никак не будут лишними.

Также здесь нужно еще раз упомянуть, где будет проходить встреча:

а) для онлайн-встреч:

Skype, Hangouts, Google Meetup и т.д. Обязательно предоставьте ссылку на митинг-рум или сообщите, что вы отправите ссылку для встречи за час до самого события.

Appointment-Confirmation-Emails_Specifying-Place-of-Meeting

б) для офлайн-встреч:

Сообщите получателям физический адрес места, где должна состояться встреча. Или даже добавьте в письмо карту, чтобы партнерам или соискателям было легче найти ваш офис/магазин, как показано в этом примере письма-подтверждения встречи:

Confirmation-Email-Sample_Adding-Map-to-Emails

  •   Предоставьте получателям возможность “Добавить событие в календарь”

Прежде всего вы делаете это для себя – если клиент добавляет это событие в свой календарь, то риск забыть о нем значительно уменьшается.

Email-Appointment-Confirmation_The-Add-to-Calendar-Button

Поэтому если вы пишете email-подтверждение, обязательно добавьте в него эту “волшебную” кнопку.

  • Скажите “Нет” излишним призывам к действию и предложениям

Вышеупомянутая кнопка “Добавить в календарь”, а также кнопка “Перенести встречу” должны быть единственными призывами к действию в ваших письмах-подтверждениях встречи. Не отвлекайте клиентов лишней информацией. Никакие дополнительные кнопки и предложения не принесут вам прибыль. Все может случиться с точностью до наоборот – клиенты отвлекутся на другие предложения, забудут добавить встречу в календарь и в результате не придут на нее.

Единственная допустимая кнопка - это кнопка перенесения встречи.

Appointment-Confirmation-Email_The-Reschedule-Button

Нужно ли говорить, что такая опция полезна – участники не отменяют переговоры, если они не могут встретиться с вами, а просто переносят их.

  • Проинформируйте о повестке дня 

Если ваша встреча продлится более часа и будет рассмотрен целый ряд вопросов — пожалуйста, предоставьте участникам план дня встречи.

Appointment-Confirmation-Email_Sharing-the-Agenda-of-the-Event

Если запланирован перерыв, вы можете даже назвать несколько находящихся поблизости кафе.

  • Добавьте контактную информацию

Даже если встреча назначена, всякое может случиться. И клиенты должны иметь возможность в случае крайней необходимости связаться с вами любым доступным способом.

Нет необходимости создавать дополнительный элемент для письма-подтверждения вашей встречи. Просто используйте тот же самый, который вы обычно добавляете в футер ваших промо и триггерных рассылок.

Важно отметить:

В Stripo доступна персональная библиотека модулей контента. Это означает, что вы можете сохранять и повторно использовать модули писем для последующих кампаний.

How-to-Build-Email-with-Stripo-Dragging-Modules-from-the-Library-to-Build-Entire-Email-from-Scratch

Вот отличный пример email-подтверждения, поскольку в нем есть все вышеупомянутые ключевые элементы.

Appointment-Confirmation-Email-Example_Barber-Shop

2. Контент email-подтверждения встречи

В подобных письмах дизайн очень важен.

  • Придерживайтесь стиля бренда

В первую очередь вы должны оставаться узнаваемыми. Стоит ли говорить, что такие элементы, как логотип, фирменная цветовая гамма и тип шрифта обязательны для всей вашей корреспонденции? Клиенты еще не достаточно хорошо знакомы с вами. Придерживайтесь фирменного стиля, и ваши сообщения с подтверждением встречи будут узнаваемы с первого взгляда.

  • Сделайте акцент на цели письма

Выделите время и день встречи или напишите их жирным шрифтом.

Выровняйте кнопки CTA по центру. Сделайте их крупными и заметными.

Не забудьте сделать эти кнопки во всю ширину экрана и задать размер шрифта 16+ для мобильных устройств.

  • Не забудьте поработать над дизайном подписи письма

Невозможно переоценить важность подписей для бизнес-писем и в частности для подтверждений встреч.

Здесь вы должны убедиться, что ваше фото достаточно крупное и четкое, если вы хотите его добавить. Не стесняйтесь выделять контактную информацию, например значки соцсетей. И, конечно же, не забудьте добавить номер мобильного телефона.

Email-Signature-for-Appointment-Confirmation-Emails

Чтобы создавать подписи для ваших будущих писем максимально быстро, просто создайте подпись один раз и сохраните в личную библиотеку. В следующий раз при создании нового письма для подтверждения встречи просто вставьте в него этот модуль. Готово!

Я тоже так хочу!

  • Добавьте карту

Это касается только офлайн-встреч.

Создавая шаблон email-подтверждения встречи, вы можете загрузить карту в виде изображения и добавить ссылку на Google Maps.

Appointment Confirmation Email_The Image Block_Ru

Ваши клиенты воспримут это как жест вежливости.

3. Тема email-подтверждения встречи

Скорее всего, если речь идет о подтверждении встречи, получатель уже немного знаком с вами и шансы, что он откроет ваше письмо, довольно не малые. Тем не менее информативная тема письма будет весьма кстати.

Примеры хороших тем:

  • “Напоминание о встрече”;

  • “Время, место и повестка дня нашей встречи”;

  • “Встреча в…”;

  • “Пожалуйста, подтвердите завтрашнюю встречу”;

  • “Время нашей встречи изменилось”;

  • “Имя + название встречи”;

  • “Вопросы, которые мы завтра обсудим”, и т.д.

В завершение

Чтобы создать работающее письмо-подтверждение встречи, вам нужно:

  1. Придумать четкую тему письма;
  2. Сделать письмо коротким – только по сути вопроса;
  3. Делать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавили встречу в календарь;
  4. Уделить особое внимание подписи;
  5. Не забыть отправить фоллоу-ап письмо, если первое осталось без ответа.

Искренне желаю вам удачи! Пусть ваши клиенты приходят на встречи – и все они будут продуктивными.

Слишком заняты? Сэкономьте время, используя наши готовые шаблоны подтверждений встречи

Зарегистрироваться в Stripo

Вас также может заинтересовать

← Предыдущие статьи Следующие статьи →
12 дней назад · 15 мин читать
10 примеров тизерных емейл-кампаний

Промо-рассылки и анонсы выглядят примерно одинаково и не всегда работают, потому что клиенты к ним привыкли и им эти емейлы не интересны. Поэтому мы расскажем, как стать интересными для клиентов. И покажем, как оживить ваши рекламные кампании, создавая высокопроизводительные емейл-тизеры. Почему они срабатывают? Ответ: они по-настоящему интригуют и формируют интерес к вашей продукции. Стратегия успешной тизерной емейл-кампании Естественно, перед началом любой кампании вы должны тщательно продумать стратегию. Какую именно стратегию? При помощи тизерных рассылок мы обычно пытаемся анонсировать три типа...

Дизайн Маркетинг Шаблоны How-to
Email-Design-Trends_Stripo
06 февраля · 14 мин читать
12 топ-трендов дизайна рассылок в 2020 году

Каждый год приносит нам свежие идеи дизайна рассылок. Некоторые из них стоит опробовать прямо сейчас. Мы сделали подборку трендов, благодаря которым ваши письма засияют новыми красками. Результаты опроса, проведенного Litmus, и прогнозы специалистов Email on Acid, а также лучшие примеры дизайна писем в наших входящих, говорят о таких трендах этого года: AMP компоненты в рассылках, или динамический контент; персонализация; интерактивность; контент в режиме реального времени; анимации; оптимизация писем под темную тему; 3-D изображения; иллюстрации; кастомные шрифты, или типографика как элемент письма; автоматизация...

Дизайн Маркетинг Шаблоны
Будьте всегда в курсе последних новостей в области email маркетинга!