Stripo_How to Design a Perfect Appointment Confirmation Email_Featured Image
24 апреля 2020

Как создать идеальное письмо с подтверждением встречи

Создать профессиональные письма с подтверждением встречи
Оглавление
  1. 1. Содержание письма с подтверждением встречи
  2. 2. Дизайн письма с подтверждением встречи
  3. 3. Темы для писем с подтверждением встречи
  4. В завершение
1.
1. Содержание письма с подтверждением встречи

Ваше продающее письмо хорошо отработало, и потенциальный клиент согласился встретиться с вами? Это только полпути. Каждый может забыть о встрече. Но поскольку именно вы заинтересованы в этом контакте, то нужно отправить идеальное письмо с подтверждением встречи, которое напомнит вашему потенциальному клиенту о встрече и не позволит ему или ей пропустить ее. Кроме того, это вежливый жест, который вы должны сделать :).

Так как же создать письмо с подтверждением встречи, которое действительно работает и стимулирует ваших клиентов явиться на нее?

Вы можете использовать любой готовый шаблон письма из нашей коллекции:

Шаблон письма с подтверждением встречи

Использовать этот шаблон

Или создать собственные письма.

Если вы выбрали второй вариант, то эта статья для вас :).

Три ключевых компонента формируют идеальное письмо с подтверждением, которое будут открывать. Это содержание, дизайн и тема.

1. Содержание письма с подтверждением встречи

Содержание — это сущность подобных писем, а потому необходимо уделять ему пристальное внимание. 

Неважно, собираетесь ли вы встретиться с получателями онлайн или офлайн, необходимо, чтобы ваши письма были достаточно информативными и содержательными.

Итак, какую информацию вы должны указывать в своих письмах?

Такие письма нужно начинать с приветствия! 

  • Представьтесь

Не забудьте представиться. Конечно, вы уже договорились, что вам необходимо встретиться для онлайн-звонка или интервью и т. д. И даже назначили дату. Но дружеское напоминание никогда не помешает. Укажите только свое имя, должность, название компании и уточните, о чем идет речь в этом письме.

Это не только любезное напоминание о том, кто является отправителем, но и требование правил деловой переписки.

Не заставляйте получателей гадать, кто вы.

  • Укажите цель встречи

Ваши клиенты будут благодарны, если вы напомните им о цели встречи — какие вопросы будут обсуждаться (для переговоров и онлайн-звонков). Если это возможно, попросите клиентов опробовать ваш продукт. Если они придут подготовленными, встреча будет более продуктивной.

Если вы напоминаете соискателю о собеседовании, уточните, какие документы он должен иметь при себе.

  • Напомните о времени и месте встречи

Не заставляйте их ломать голову или перечитывать тему, чтобы выяснить, когда состоится встреча. Очевидно, что вы пишете это письмо, чтобы подтвердить ее. Поэтому такие данные, как время и дата вашей встречи, никогда не будут лишними.

Также здесь необходимо еще раз упомянуть, где будет проходить мероприятие:

a) для онлайн-встреч:

Skype, Hangouts, Google Meetup и т. д. Обязательно укажите ссылку на конференц-зал или сообщите, что вы пришлете ссылку на встречу за час до начала мероприятия.

Письма с подтверждением встречи _ Указание места встречи

(Источник: Really Good Emails)

Важно отметить:

Если вы еще не запланировали встречу, и хотите, чтобы пользователи сами решали, когда вам лучше собраться, то сообщите о своем свободном графике.

Мы уже делились результатами наших исследований в одной из статей блога, где говорится, что чем меньше действий нужно совершить клиенту, тем выше вероятность того, что он это сделает.

Итак, вот что вы можете сделать:

Встройте список тайм-слотов, в которые вы свободны, и позвольте получателям выбрать наиболее подходящий для них.

Использовать этот шаблон

Как встроить актуальные тайм-слоты в Stripo

От вас потребуется лишь слегка подкорректировать шаблон, приведенный выше:

  • откройте этот шаблон в редакторе;

  • настройте его дизайн в соответствии с вашим брендовым стилем;

  • нажмите на строку с тайм-слотами в своем письме;

  • в редакторе кода, который открывается автоматически, отредактируйте время в слотах;

Важно:
Время из левой части вашего кода будет отправлено на ваш сервер. Время из правой части вашего кода будет указано в тайм-слотах. Таким образом, важно, чтобы время из двух частей кода совпадало.

  • по умолчанию в этом письме мы просим пользователей ввести номер телефона и адрес электронной почты. Если вы не хотите, чтобы они это делали, то просто удалите выделенный элемент из кода письма, как показано ниже:

Работа с кодом

  • и последнее: вам нужно создать end-point на своем сервере и встроить его в письмо:

Endpoint

Фактически, вы можете просто попросить своих разработчиков создать его для вас. Это займет у них всего несколько часов. Оно того стоит, потому что так ваши письма будут выглядеть намного профессиональнее и станут более удобными для ваших пользователей.

В нашей статье блога «Mock-сервер» мы подробно показываем, как создавать и встраивать endpoint-ы в ваш шаблон для получения актуальных данных на ваш сервер.

Если все сделано правильно, ваши получатели смогут бронировать тайм-слоты прямо в ваших письмах, как показано выше.

Важно отметить:

Вам нужно будет подключить письма к Источнику данных Stripo и удалять/добавлять тайм-слоты вручную каждый раз, прежде чем отправлять это письмо своим клиентам.

Попробовать Stripo

b) оффлайн-мероприятия

Любезно предоставьте получателям физический адрес места, где будет проходить мероприятие. Или даже добавьте карту в свои письма, чтобы партнерам и соискателям было легче найти ваш офис/магазин, как показано в этом примере письма с подтверждением встречи:

Образец письма с подтверждением _ Добавление карты в письма

(Источник: Really Good Emails)

  • Предусмотрите кнопку «Добавить в календарь»

Прежде всего, вы делаете это для себя — как только клиент добавит это событие в свой календарь, шансы на то, что он забудет о нем, значительно уменьшатся.

Письмо с подтверждением встречи _ Кнопка добавления в календарь

(Источник: Really Good Emails)

Так что если вы пишете письмо с подтверждением, обязательно добавьте эту «волшебную» кнопку в него.

Как добавлять кнопки с помощью Stripo:

Мы настоятельно рекомендуем создавать дизайн кнопок в самом начале процесса формирования письма — в этом случае все эти настройки будут применены ко всем кнопкам в вашем шаблоне.

  • Во вкладке оформления перейдите на вкладку «Общие настройки»;

  • затем войдите в секцию «Кнопка»;

  • настройте шрифты, цвета, границы и т. д. для своих кнопок.

Настройка дизайна кнопок _ Stripo

Создать кнопки

В нашей статье «Призывы к действию в рассылках: лучшие советы» мы рассказываем, как оптимизировать кнопки для Outlook и как применить ховер-эффект к вашим CTA-кнопкам.

  • Скажите «Нет» излишним призывам к действию/предложениям

Вышеупомянутая кнопка «Добавить в календарь» и кнопка «Перенести встречу» должны быть единственными призывами к действию в ваших письмах с подтверждением встречи. Не отвлекайте клиентов избыточной информацией. Никакие дополнительные кнопки, никакие другие предложения не будут способствовать увеличению вашей прибыли. Может получиться наоборот — клиенты отвлекутся на другие предложения, забудут добавить вашу встречу в календарь и в результате не придут на нее.

Единственная допустимая кнопка — «Перенести встречу».

Письмо с подтверждением встречи _ Кнопка «Перенести встречу»

Стоит ли говорить, что такие варианты целесообразны, поскольку участники не отменяют переговоры, если не могут прийти на вашу встречу, а просто переносят ее на другой день.

  • Поделитесь аджендой встречи

Если ваша встреча продлится более часа и там будет затронуто много вопросов, пожалуйста, предоставьте участникам план встречи.

Письмо с подтверждением встречи _ Предоставление адженды мероприятия

Если планируется перерыв, можно даже перечислить несколько кафе поблизости.

  • Укажите контактную информацию

Даже если кажется, что встреча назначена, всякое может случиться. И клиенты должны иметь возможность связаться с вами в случае непредвиденных обстоятельств любым возможным способом. 

Нет необходимости создавать дополнительный элемент для писем с подтверждением встречи. Просто используйте тот, который вы обычно добавляете в футер ваших триггерных и промо-писем.

Важно отметить:

Stripo предоставляет библиотеку персональных модулей контента. Это означает, что вы можете сохранять, складывать и повторно использовать модули писем раз за разом для своих будущих кампаний.

Присоединиться к Stripo

Это отличный пример письма с подтверждением встречи, поскольку в нем присутствуют все вышеупомянутые ключевые элементы.

Пример письма с подтверждением встречи _ Барбершоп

2. Дизайн письма с подтверждением встречи

В письмах такого плана дизайн имеет большое значение.

  • Придерживайтесь бренда

Прежде всего, вы должны придерживаться целостности бренда. Нужно ли говорить, что такие элементы, как логотип, корпоративные цвета и тип шрифта, являются обязательными для всей вашей корреспонденции? Клиенты еще не так хорошо знакомы с вашим брендом. Придерживаясь корпоративного стиля, вы сделаете ваши письма с подтверждением встречи узнаваемыми с первого взгляда.

  • Держите в фокусе цель вашего письма

Выделите или напишите жирным шрифтом время и день встречи.

Выровняйте кнопки CTA по центру. Сделайте их большими и заметными.

Не забудьте сделать эти кнопки полноразмерными и размер шрифта 16+ пикселей для мобильных устройств.

Как сделать полноразмерные кнопки с помощью Stripo:

  • перейдите на вкладку «Оформление»;

  • откройте секцию «Адаптивность»;

Как создавать адаптивные письма для мобильных устройств с помощью Stripo _ Настройки адаптивности

  • здесь также можно настроить больший размер шрифта для кнопок.

Попробовать Stripo

  • Не забудьте поработать над дизайном подписи письма

Невозможно переоценить важность подписей для писем о распродажах и о подтверждении встреч.

Здесь нужно убедиться, что ваше фото достаточно большое и четкое, разумеется, если вы хотите его добавить. Не стесняйтесь выделить свою контактную информацию, например, значки соцсетей. И, конечно же, не забудьте добавить номер своего мобильного телефона.

Подпись письма с подтверждением встречи

Чтобы быстро создать подписи для будущих писем, достаточно создать их один раз и сохранить в личной библиотеке контента. В следующий раз, когда вы будете создавать новый шаблон письма с подтверждением встречи, просто поместите в него этот модуль. Готово!

Добавьте карту

Это касается только оффлайн-встреч

Вы можете загрузить свою карту в виде изображения и добавить ссылку на Google Maps при создании шаблона письма с подтверждением встречи.

Письма с подтверждением встречи _ Загрузка изображения

Это будет воспринято вашими клиентами как жест вежливости.

Присоединиться к Stripo

3. Темы для писем с подтверждением встречи

Очевидно, когда вы говорите о подтверждениях встреч, получатель уже знаком с вами и, скорее всего, откроет эти письма. Тем не менее, наглядная тема письма будет очень полезна.

Примеры хороших тем:

  • «Напоминание о встрече»;

  • «Вот время, место и план нашей встречи»;

  • «Встреча в...»;

  • «Пожалуйста, подтвердите завтрашнюю встречу»;

  • «Перенос нашей встречи»;

  • «Встреча имя + имя»;

  • «Вещи, которые нужно обсудить завтра». И т. д.

В завершение

Чтобы разработать письмо с подтверждением встречи, которое действительно будет работать, вам необходимо:

  1. Составить наглядную тему письма.

  2. Сделать письмо кратким — придерживайтесь сути.

  3. Сделать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавляли вашу встречу в календарь.

  4. Обратить пристальное внимание на свою подпись.

  5. Не забывать отправлять повторное письмо, если первое осталось без ответа.

Искренне желаю вам удачи! Пусть все ваши клиенты приходят на встречи и пусть последние будут продуктивными.

Очень заняты? Сэкономьте свое время, воспользовавшись нашими готовыми шаблонами писем с подтверждением встречи.

Создавайте профессиональные письма с подтверждением встречи в кратчайшие сроки
Была ли статья полезна?
Tell us your thoughts
Спасибо за ваш отзыв!
0 комментариев
Тип
Индустрия
Сезоны
Интеграции
Редактор Stripo
Упростите процесс создания писем.
Плагин Stripo
Интегрируйте Drag-n-Drop редактор Stripo в свое веб-приложение.
Заказать шаблон
Наша команда может разработать и сверстать его для вас. Просто заполните бриф, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.