Дизайн Маркетинг Шаблоны How-to
~ 11 мин читать
10853 просмотры
оценить
24 апреля

Как создать безупречное email-подтверждение встречи

Stripo / Blog / Как создать безупречное email-подтверждение встречи

Ваше холодное письмо сработало хорошо, и потенциальный клиент согласился встретиться с вами? Вы на полпути к успеху. Но каждый человек может забыть о встрече. Поскольку вы заинтересованы в этой встрече, вам нужно отправить письмо с подтверждением, которое напомнит потенциальному клиенту о встрече и не даст пропустить ее. Кроме того, это жест вежливости, и его стоит сделать :)

Итак, как создать действительно работающее email-подтверждение, благодаря которому ваши клиенты обязательно придут на встречу?

Appointment-Confirmation-Email_Example

Есть три ключевых ингредиента, которые делают email-подтверждение безупречным. Это: 

  • контент;

  • дизайн; 

  • и такой заголовок, благодаря которому письмо точно откроют.

1. Контент email-подтверждения встречи

Контент – самая важная составляющая в этих письмах, поэтому вам нужно обратить на него особое внимание.

Собираетесь ли вы встретиться с получателями онлайн или офлайн — в любом случае вам нужно делать письма достаточно информативными и описательными. 

Итак, какую информацию в них стоит добавить?

Вам нужно начать такое письмо с приветствия! 

  • Представьтесь

Не забудьте представиться. Конечно, вы уже пришли к соглашению, что вам нужно встретиться посредством онлайн-звонка, собеседования и т.д. И вы даже назначили дату. Но дружеское напоминание никогда не повредит. Просто укажите свое имя, должность, название компании и скажите, с чем связано это сообщение.

Это не только вежливое напоминание, кто является отправителем, но и требование правил деловой переписки.

Не заставляйте получателей угадывать, кто вы. Ведь, вероятнее всего, вы далеко не единственный, с кем на данный момент ведет переговоры ваш клиент.

  • Укажите цель встречи

Клиенты будут благодарны, если вы напомните им цель встречи и какие вопросы будут обсуждаться (для переговоров и онлайн-звонков). Если есть такая возможность, предложите клиентам опробовать ваш продукт. Если они придут подготовленными, встреча будет более эффективной.

Если вы напоминаете соискателю о собеседовании, укажите, какие документы он должен иметь при себе.

  • Напомните время встречи

Не заставляйте людей гадать и читать всю ветку переписки, чтобы выяснить, когда состоится встреча. Очевидно, что вы пишете это письмо именно для того, чтобы подтвердить встречу. Поэтому такие данные, как время и дата вашей встречи, никак не будут лишними.

Также здесь нужно еще раз упомянуть, где будет проходить встреча:

а) для онлайн-встреч:

Skype, Hangouts, Google Meetup и т.д. Обязательно предоставьте ссылку на митинг-рум или сообщите, что вы отправите ссылку для встречи за час до самого события.

Appointment-Confirmation-Emails_Specifying-Place-of-Meeting

б) для офлайн-встреч:

Сообщите получателям физический адрес места, где должна состояться встреча. Или даже добавьте в письмо карту, чтобы партнерам или соискателям было легче найти ваш офис/магазин, как показано в этом примере письма-подтверждения встречи:

Confirmation-Email-Sample_Adding-Map-to-Emails

  •   Предоставьте получателям возможность “Добавить событие в календарь”

Прежде всего вы делаете это для себя – если клиент добавляет это событие в свой календарь, то риск забыть о нем значительно уменьшается.

Email-Appointment-Confirmation_The-Add-to-Calendar-Button

Поэтому если вы пишете email-подтверждение, обязательно добавьте в него эту “волшебную” кнопку.

  • Скажите “Нет” излишним призывам к действию и предложениям

Вышеупомянутая кнопка “Добавить в календарь”, а также кнопка “Перенести встречу” должны быть единственными призывами к действию в ваших письмах-подтверждениях встречи. Не отвлекайте клиентов лишней информацией. Никакие дополнительные кнопки и предложения не принесут вам прибыль. Все может случиться с точностью до наоборот – клиенты отвлекутся на другие предложения, забудут добавить встречу в календарь и в результате не придут на нее.

Единственная допустимая кнопка - это кнопка перенесения встречи.

Appointment-Confirmation-Email_The-Reschedule-Button

Нужно ли говорить, что такая опция полезна – участники не отменяют переговоры, если они не могут встретиться с вами, а просто переносят их.

  • Проинформируйте о повестке дня 

Если ваша встреча продлится более часа и будет рассмотрен целый ряд вопросов — пожалуйста, предоставьте участникам план дня встречи.

Appointment-Confirmation-Email_Sharing-the-Agenda-of-the-Event

Если запланирован перерыв, вы можете даже назвать несколько находящихся поблизости кафе.

  • Добавьте контактную информацию

Даже если встреча назначена, всякое может случиться. И клиенты должны иметь возможность в случае крайней необходимости связаться с вами любым доступным способом.

Нет необходимости создавать дополнительный элемент для письма-подтверждения вашей встречи. Просто используйте тот же самый, который вы обычно добавляете в футер ваших промо и триггерных рассылок.

Важно отметить:

В Stripo доступна персональная библиотека модулей контента. Это означает, что вы можете сохранять и повторно использовать модули писем для последующих кампаний.

How-to-Build-Email-with-Stripo-Dragging-Modules-from-the-Library-to-Build-Entire-Email-from-Scratch

Вот отличный пример email-подтверждения, поскольку в нем есть все вышеупомянутые ключевые элементы.

Appointment-Confirmation-Email-Example_Barber-Shop

2. Контент email-подтверждения встречи

В подобных письмах дизайн очень важен.

  • Придерживайтесь стиля бренда

В первую очередь вы должны оставаться узнаваемыми. Стоит ли говорить, что такие элементы, как логотип, фирменная цветовая гамма и тип шрифта обязательны для всей вашей корреспонденции? Клиенты еще не достаточно хорошо знакомы с вами. Придерживайтесь фирменного стиля, и ваши сообщения с подтверждением встречи будут узнаваемы с первого взгляда.

  • Сделайте акцент на цели письма

Выделите время и день встречи или напишите их жирным шрифтом.

Выровняйте кнопки CTA по центру. Сделайте их крупными и заметными.

Не забудьте сделать эти кнопки во всю ширину экрана и задать размер шрифта 16+ для мобильных устройств.

  • Не забудьте поработать над дизайном подписи письма

Невозможно переоценить важность подписей для бизнес-писем и в частности для подтверждений встреч.

Здесь вы должны убедиться, что ваше фото достаточно крупное и четкое, если вы хотите его добавить. Не стесняйтесь выделять контактную информацию, например значки соцсетей. И, конечно же, не забудьте добавить номер мобильного телефона.

Email-Signature-for-Appointment-Confirmation-Emails

Чтобы создавать подписи для ваших будущих писем максимально быстро, просто создайте подпись один раз и сохраните в личную библиотеку. В следующий раз при создании нового письма для подтверждения встречи просто вставьте в него этот модуль. Готово!

Я тоже так хочу!

  • Добавьте карту

Это касается только офлайн-встреч.

Создавая шаблон email-подтверждения встречи, вы можете загрузить карту в виде изображения и добавить ссылку на Google Maps.

Appointment Confirmation Email_The Image Block_Ru

Ваши клиенты воспримут это как жест вежливости.

3. Тема email-подтверждения встречи

Скорее всего, если речь идет о подтверждении встречи, получатель уже немного знаком с вами и шансы, что он откроет ваше письмо, довольно не малые. Тем не менее информативная тема письма будет весьма кстати.

Примеры хороших тем:

  • “Напоминание о встрече”;

  • “Время, место и повестка дня нашей встречи”;

  • “Встреча в…”;

  • “Пожалуйста, подтвердите завтрашнюю встречу”;

  • “Время нашей встречи изменилось”;

  • “Имя + название встречи”;

  • “Вопросы, которые мы завтра обсудим”, и т.д.

В завершение

Чтобы создать работающее письмо-подтверждение встречи, вам нужно:

  1. Придумать четкую тему письма;
  2. Сделать письмо коротким – только по сути вопроса;
  3. Делать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавили встречу в календарь;
  4. Уделить особое внимание подписи;
  5. Не забыть отправить фоллоу-ап письмо, если первое осталось без ответа.

Искренне желаю вам удачи! Пусть ваши клиенты приходят на встречи – и все они будут продуктивными.

Слишком заняты? Сэкономьте время, используя наши готовые шаблоны подтверждений встречи

Зарегистрироваться в Stripo

Вас также может заинтересовать

← Предыдущие статьи Следующие статьи →
сегодня · 11 мин читать
Как добавить иконки соцсетей в подпись письма

Сегодня, когда более 2,2 миллиардов людей пользуются Facebook, а 1,43 миллиарда имеют аккаунты в Skype, добавление ссылок соцсетей в подписи писем и во все email-маркетинговые кампании — обязательное условие для вашего бизнеса. Причем вне зависимости от типа вашего бизнеса. В одном из предыдущих постов мы показали, как сделать профессиональную подпись для email-клиентов. Эту подпись можно использовать как футер email-шаблона.   Сегодня мы хотим показать, как добавлять иконки соцсетей в подписи писем и как их настраивать в email-клиентах. Как добавлять иконки соцсетей в...

Дизайн Маркетинг Шаблоны
2 дня назад · 8 мин читать
Как с помощью Stripo создать шаблон для Outlook 

С 21 мая 2018 года можно экспортировать шаблоны из Stripo прямо в Outlook на Windows, а с 18 июня 2020 года — и в Outlook на macOS. И в этой статье мы покажем, как это сделать всего в 2 клика. Начните прямо сейчас Краткая предыстория До недавних пор было очень сложно, если не сказать невозможно, осуществить HTML-рассылку через Outlook, чтобы сообщения при этом отображались корректно. Но Stripo нашли выход. Теперь у вас есть возможность создавать HTML-шаблоны для Outlook и без проблем экспортировать...

Маркетинг Шаблоны How-to
Будьте всегда в курсе последних новостей в области email-маркетинга!