26 septiembre 2022

Cómo crear un boletín interno de la empresa para empleados

Crea tu propio boletín interno de empresa
Tabla de contenido
  1. Razones para elegir el correo electrónico para la comunicación interna
  2. Consejos sobre cómo crear boletines internos de la empresa
  3. 1. Escribe líneas de asunto descriptivas
  4. 2. Mantén los correos electrónicos cortos
  5. 3. Personaliza tus correos de marketing
  6. 4.  Usa elementos visuales en la comunicación interna
  7. 5. Inserta elementos interactivos o videos en los correos electrónicos
  8. 6. Incluir encuestas en el boletín interno
  9. 7. Incluir formularios activos para obtener comentarios de los empleados
  10. 8. Agregar fotos de personas en un boletín interno
  11. 9. Agregar firma
  12. 10. Elige la frecuencia adecuada para el boletín interno
  13. Conclusión
1.
Razones para elegir el correo electrónico para la comunicación interna

¿Reuniones personales o boletines internos de la empresa? ¿Cuál es la mejor opción para la comunicación interna en tu empresa?

Una investigación reciente de la BBC revela que el 67% de los empleados de oficina prefieren los correos electrónicos a las conversaciones en persona. Esto demuestra que los boletines internos de la empresa son esenciales para el crecimiento de tu negocio.

Plantillas de email para RRHH

Utiliza esta plantilla de correo para informar a los empleados sobre nuevas incorporaciones en tu empresa

Razones para elegir el correo electrónico para la comunicación interna

Existen muchas razones para preferir los correos electrónicos sobre los chats en línea/mensajeros. Entre ellas están las siguientes:

  • permite crear una línea de asunto descriptiva que enfatiza la importancia de los boletines internos de la empresa;

  • puedes rastrear qué miembro del equipo abrió un correo electrónico para monitorear cómo los empleados interactúan con tus ideas de contenido;

  • comunicación personal con todos aquellos que respondan a tu email de marketing;

  • tus compañeros tendrán la información importante guardada o incluso marcada en sus bandejas de entrada. Así pueden encontrarla fácilmente;

  • es una excelente manera de mantener a los equipos alineados, compartir recursos para el desarrollo profesional, noticias relevantes de la industria, actualizaciones sobre vacantes internas, noticias sobre próximos eventos, así como los valores de la empresa;

  • es la única forma de comunicarte con los trabajadores remotos (si los tienes).

En la mayoría de los casos, los profesionales de RRHH, el equipo de marketing o el equipo designado de comunicaciones internas están a cargo de crear, enviar y monitorear los boletines internos de la empresa. Ciertamente, también usarás Slack o Skype para conversaciones menos formales o para discutir algunos temas sin importancia con los empleados.

Consejos sobre cómo crear boletines internos de la empresa

Es obvio que la estructura del correo electrónico, el estilo de escritura, el tono conversacional y el diseño dependen de las ideas del boletín interno que entregues a los empleados y del estilo de tu empresa.

Sin embargo, algunas recomendaciones generales pueden adaptarse a cualquier empresa y a cualquier motivo de contacto.

1. Escribe líneas de asunto descriptivas

Por supuesto, tus empleados leerán tu correo electrónico de todos modos por dos razones: para mantenerse actualizados y conocer todas las novedades de la oficina, y porque conocen al remitente. Pero si quieres que abran el correo electrónico lo antes posible, incluye una línea de asunto que les haga saber de qué trata el mensaje.

Stripo Boletines Internos Línea de Asunto

Por ejemplo, si dice "Conoce a Dennis", los empleados leerán este correo electrónico cuando tengan algo de tiempo libre. Y si la línea de asunto dice "Informes, Fecha límite..." — esta línea captará la atención del lector, y la mayoría de la gente tomará un breve descanso para leerlo.

Ten en cuenta que puedes establecer una línea de asunto fuerte con Stripo.

Establece líneas de asunto descriptivas con Stripo antes de exportar correos electrónicos a tu ESP

2. Mantén los correos electrónicos cortos

No es necesario escribir largos textos a menos que no quieras que tus empleados trabajen. Nadie quiere leer actualizaciones de la empresa que tomen 20 minutos. El escritor de ensayos afirma que cuanto más cortos sean los boletines internos de la empresa, más posibilidades hay de que los lean hasta el final. Algunas empresas incluso creen que cualquier correo electrónico que tome más de 2 minutos para leer no se terminará de leer. Además, tus empleados están comprometidos con sus deberes, ¿y ahora quieres que pasen diez minutos leyendo algunos informes de la empresa o historias de éxito de los clientes?

Stripo-Boletines Internos Personalización

(Fuente: eSputnik.com)

"Feriados públicos para 2022" — así de simple. Ahora solo puedes listar todos los días festivos para mantener informada a la plantilla. Sin una larga introducción para un boletín que se puede leer en unos 2 minutos, mantén a tus empleados leyendo sin alejarlos de sus labores.

Usa nuestras plantillas de boletines para empleados para crear boletines atractivos de forma fácil y rápida
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3. Personaliza tus correos de marketing

Por supuesto, todos sabemos cómo funciona: simplemente usas etiquetas de combinación al crear el boletín de la empresa, y los destinatarios verán sus nombres al abrirlos. Pero este simple truco nos hace sonar amables y hacer que los empleados se sientan especiales.

Stripo Correos Internos, Personalización

Puedes aplicar personalización con Stripo

  • al editar el texto de tu correo, en el panel de herramientas justo encima de la plantilla, verás el botón de "Etiquetas de combinación";

Stripo Correos Internos Etiquetas de Combinación

  • selecciona tu ESP/CRM;
  • elige "Nombre";

Nombre para Boletines Internos

En el editor, verás "*|FNAME|*". Pero los empleados verán sus nombres en los correos electrónicos.

Únete a Stripo

A continuación, la empresa mostró un excelente ejemplo de boletín interno utilizando etiquetas de combinación en el boletín de la empresa:

Boletín interno de la empresa_Estación de servicio

(Números de teléfono, números y nombres son ficticios)

Anunciando un concurso entre los empleados, el CEO quiso mostrar sus posibilidades individuales de ganar el viaje. También mencionó los puntos a mejorar.

Como esta empresa de estaciones de servicio tiene alrededor de 10,000 ubicaciones en todo el mundo, no es de extrañar que su CEO no pudiera comunicarse personalmente con cada empleado. Escribió boletines de la empresa, incluyó etiquetas de combinación para muchas variables, como nombre, número de estación de servicio, resultados y lista de verificación. Todo el texto en negrita era dinámico, y todos veían sus resultados personales.

4.  Usa elementos visuales en la comunicación interna

Debes haber notado que ambos ejemplos anteriores contenían imágenes. Qué fotos elegir lo dejamos a tu criterio. Pero se supone que deben estar relacionadas de alguna manera con la empresa para la que trabajas. Usa fotos de la última fiesta corporativa, por ejemplo. Depende de cuán serio y formal sea el boletín interno.

Stripo Correos Internos Recordatorio

También puedes usar fotos de la oficina si así lo deseas.

Sin embargo, es bastante razonable agregar fotos divertidas, como esta, para entretener a tus empleados y sacarles una sonrisa.

5. Inserta elementos interactivos o videos en los correos electrónicos

Tal vez aquí debería decir "apégate a las tendencias" ya que la interacción es la tendencia número 1 para 2020. La interactividad no se trata solo de carruseles de imágenes y contenido interesante. Agrega algunos juegos o inserta videos divertidos.

Stripo Correos Internos Videos

(Fuente: Really Good Emails)

Ciertamente, puedes decir que este no es otro correo electrónico de marketing y que tus empleados leerán tus correos electrónicos de todos modos. Sin embargo, un minuto de relajación y risas no hará daño.

Nota: este video no tiene que estar relacionado con tu empresa. Puede ser solo para divertirse y recordar a todos un evento divertido que les haya ocurrido a tus colegas en el pasado.

En mi lugar de trabajo anterior, los viernes, nuestro CEO solía enviar un boletín interno con un video grabado la noche anterior donde todos bailábamos. La línea de asunto decía: "Gracias a Dios, es viernes. ¡Vámonos a casa todos!". Dale un toque divertido a tus correos electrónicos.

6. Incluir encuestas en el boletín interno

¿Estás planeando una fiesta de Navidad? ¿O buscando una nueva oficina? No olvides preguntar la opinión de tus empleados sobre eso. La ubicación de una nueva oficina juega un papel esencial en la vida de los empleados, especialmente si planeas mudarte a otro barrio/distrito.

Ciertamente, la forma en que vas a celebrar las fiestas no afectará a nadie en gran medida. Pero las personas tienen sus preferencias, y sería bueno que las consideraras.

Stripo-Emails Interactivos-Encuesta

(Fuente: eSputnik.com)

Incluir Formularios de Google en los correos electrónicos también es una buena manera de interactuar mejor con los empleados:

  • antes de escribir un boletín para empleados, crea un Formulario de Google, diséñalo y luego inserta el enlace en un botón CTA en el correo de comunicaciones internas. Recuerda dar acceso a este documento a todos tus empleados;

  • crea tu Formulario de Google, luego en la esquina superior derecha, haz clic en el botón “enviar”, selecciona “enviar por correo electrónico”, luego completa tu dirección de correo electrónico y lo más importante — marca la casilla “Incluir formulario en el correo electrónico”.

Stripo-Boletines Internos-Formulario de Google

  • abre este correo en tu bandeja de entrada, haz clic derecho para “inspeccionar” la página y busca la línea “table align=”center””. Cópiala;

  • para verificar si has copiado las líneas correctas, coloca el cursor sobre ellas — y el cuestionario en el cuerpo del boletín interno se resaltará.

Stripo-Boletines Internos-Inspección

  • ve a Stripo, arrastra el bloque HTML en la plantilla y pega tu código incrustado:

  • ¡listo! Ahora ni siquiera necesitas compartir tu documento/Formulario de Google con otros.
Incorpora encuestas y sondeos en los correos para comunicarte mejor con tu equipo

Google te proporciona un informe detallado: puede ser individual o un resumen.

Importante:

Esta encuesta funciona bien en Gmail, AOL, Yahoo! Mail y Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera. Funciona solo en computadoras de escritorio.

Los usuarios móviles y aquellos que prefieren otros clientes de correo verán el enlace a la encuesta en el boletín interno. También pueden ser dirigidos al Formulario de Google una vez que completen el formulario y hagan clic en el botón "Enviar" (en Apple Mail).

Además, hay alternativas a los Formularios de Google si estás buscando formularios en línea más personalizables. 

7. Incluir formularios activos para obtener comentarios de los empleados

¿Quieres saber qué piensan tus empleados de los nuevos cambios? ¿Quieres saber qué tan probable es que te ayuden con un nuevo proyecto que requiere horas extra? Incluye formularios activos en los correos.

Crear formularios AMP con Stripo es fácil como 1-2-3

Los empleados pueden calificar y enviar sus comentarios directamente en los correos electrónicos. Ahorran tiempo.

Estos formularios funcionan en Gmail (todas las versiones, aplicaciones de escritorio y móviles) (también, en todos los dispositivos). La mayoría de las empresas usan la suite de Gmail para correos corporativos. Es decir, este formulario funcionará muy bien en las bandejas de entrada de tus empleados.

Consulta cómo crear estos formularios para usuarios de Gmail y Mail.ru y configurar una alternativa para quienes usan otros clientes de correo.

8. Agregar fotos de personas en un boletín interno

Si escribes un boletín de la empresa en el que compartes noticias de la compañía, como premios o promociones de alguien, o metas de la empresa, es razonable agregar una foto de los eventos de la empresa o de la persona que fue promovida. Especialmente si el número de empleados de oficina supera las 20 personas o si hay algunos que trabajan de forma remota.

Stripo-Boletines Internos-Promoción

(Los números de teléfono y nombres son ficticios)

Ayuda a los empleados a sentirse conectados entre sí, al menos de forma remota.

Al final del boletín interno, incluso puedes agregar la opinión del equipo de liderazgo o del CEO sobre esta decisión.

En nuestra empresa, insertamos fotos inusuales del equipo como contenido del boletín: las de cuando fuimos a hacer rafting y cuando jugamos algunos juegos al aire libre para aumentar la participación de los empleados. Estas fotos establecen el ambiente y permiten a todos darse cuenta de que son parte del equipo.

9. Agregar firma

Ya seas el CEO o el gerente de RRHH, es probable que los empleados tengan tu número de celular. Sin embargo, algunos nuevos empleados pueden ser algo tímidos para solicitar esta información.

Stripo-Boletines Internos-Firma

(Los números de teléfono y nombres son ficticios)

Asegúrate de agregar iconos de redes sociales en la firma de tu correo. Tus empleados no solo te seguirán en LinkedIn y aprobarán tus habilidades, sino que también podrían preferir contactarte a través de redes sociales en lugar de hacer una llamada.

¿Sabías que agregar iconos de redes sociales a los correos no te tomará más de un minuto si usas Stripo?

Así es como se hace:

Completa tu perfil solo una vez y diseña los iconos correspondientes solo una vez. Cuando crees un nuevo boletín interno de la empresa, simplemente arrastra el bloque "Social" a tu plantilla. Stripo recupera y completa toda la información necesaria por ti.

Llenar tu perfil de Stripo

Ahorra tiempo en la producción de correos electrónicos con Stripo

10. Elige la frecuencia adecuada para el boletín interno

Los boletines internos de la empresa para los empleados no forman parte del marketing por correo electrónico. En consecuencia, no hay necesidad de enviarlos regularmente. Ciertamente, a menos que hablemos de informes mensuales de la empresa con hitos y conclusiones clave — deben enviarse el mismo día de cada mes.

En otros casos, debes enviar boletines de la empresa solo cuando tengas noticias que compartir.

Stripo-Boletines Internos-Informe Mensual

Por ejemplo, nuestros gerentes de RRHH nos envían correos electrónicos cada vez que comienza el primer día de un nuevo empleado o cuando hay un gran evento. Creemos que ya entendiste la idea.

Pero si necesitas más ideas para correos de RRHH para boletines internos, hemos hecho una publicación especial en el blog para darte inspiración. Hemos reunido tanto ideas para correos de RRHH, como plantillas preconstruidas para boletines internos.

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Conclusión

Hay numerosas ideas para boletines internos de la empresa, y debes usar solo aquellas que se adapten a la cultura de tu empresa. Aquí hay algunas ideas para boletines internos de la empresa para mantener a tu equipo comprometido:

  • Escribe líneas de asunto descriptivas.
  • Mantén tus mensajes cortos e informativos.
  • Personaliza tus correos electrónicos.
  • Usa elementos visuales.
  • Aprovecha los videos en los correos electrónicos.
  • Incluye encuestas en tus mensajes.
  • Incorpora formularios para recopilar comentarios.
  • Agrega una firma profesional.
  • Elige la frecuencia adecuada para tus boletines internos de la empresa.

Sigue los consejos anteriores y recuerda mantener el tono de la marca. Crea solo uno o dos correos electrónicos usando las plantillas de correos de Stripo, y guárdalos en la biblioteca de bloques. Cada vez que necesites escribir un boletín interno de la empresa para empleados, ve a tu biblioteca personal de ideas de contenido, elige la plantilla que mejor se adapte a los próximos eventos de la empresa y modifica solo el cuerpo, ya que el encabezado y pie de página normalmente permanecen iguales.

Exporta estos boletines de empleados a Gmail o clientes de correo Outlook. Y sorprende a tus compañeros de trabajo con boletines de la empresa inusuales y memorables para mantenerlos informados sobre un nuevo empleado o eventos próximos.

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