Como escrever um e-mail de lembrete de evento eficaz

Cerca de 89% dos profissionais de marketing perceberam uma queda na participação em eventos, enquanto o número de reuniões aumentou 112%. Os profissionais precisam se esforçar mais para criar e-mails de lembrete de evento eficazes e aumentar a participação em um ambiente competitivo. 

Mas o que torna as mensagens de lembrete eficazes e quais são as tendências do setor a seguir? Vamos descobrir.

Sobre e-mails de lembrete de evento

Um e-mail de lembrete de evento é uma ferramenta de marketing criada para manter os participantes informados e empolgados sobre eventos futuros. Pense nele como um resumo dos principais detalhes do evento para incentivar a participação. 

Neste artigo, exploramos dois tipos de lembretes de eventos:

• eventos online: Webinar, reunião interna, demonstração de produto, workshop e evento de networking virtual são exemplos comuns. De acordo com 90% dos profissionais de marketing, a principal vantagem das reuniões online é o impacto positivo na participação;
• eventos presenciais: Exemplos incluem cúpulas, exposições e hackathons.

Desafios do marketing de eventos

Se você ainda está em dúvida sobre enviar ou não e-mails de lembrete de evento, vamos conferir alguns relatórios que mostram as consequências de não enviá-los:

• 34% dos profissionais observaram uma queda de 10% a 25% na participação de eventos presenciais, enquanto 44% registraram uma diminuição de 1% a 10%;
• 22% dos profissionais de marketing previram uma queda adicional na participação de eventos futuros;
• 20,5% dos profissionais consideraram o engajamento do público um desafio no marketing de eventos;
• 22,2% dos inscritos em eventos apontam a falta de engajamento;
• 19,3% dos profissionais de marketing medem o sucesso com base na participação.

Tanto as equipes de marketing quanto os participantes dos eventos enfrentam dificuldades com o engajamento: o primeiro grupo considera isso um desafio, enquanto o segundo nota a ausência dele. 

Lembretes detalhados e visualmente atraentes podem manter os participantes animados e aumentar a participação.

Tendências no marketing de eventos

As estratégias para criar um e-mail de lembrete de evento perfeito dependem das tendências do setor. Embora a versão final deva equilibrar personalização e melhores práticas, as tendências podem dar uma ideia da direção a seguir.

De acordo com o relatório da Eventex, estas são as cinco principais abordagens:

• IA: Profissionais criativos continuam implementando ferramentas de GenAI para criar conexões significativas e melhorar a inovação geral no setor;
• sustentabilidade: Práticas ecológicas estão se tornando mais populares e vão além da redução do uso de plástico. Modelos de e-mails minimalistas e fáceis de ler são exemplos de abordagens ecológicas no marketing;
• conteúdo: A mudança do foco na quantidade para a qualidade, com elementos de humor, deve ser uma tendência no marketing de eventos em 2025;
• desafios: Orçamentos reduzidos e expectativas crescentes dos participantes continuarão a moldar o setor;
• personalização: Os profissionais de marketing precisam incentivar os participantes a comparecer aos eventos oferecendo experiências personalizadas, com agendas e brindes sob medida.

Elementos essenciais de um e-mail de lembrete de evento

Com todos esses desafios e tendências em mente, vamos ver os elementos essenciais que compõem modelos de e-mail de lembrete de evento envolventes.

Linha de assunto informativa

As linhas de assunto dos e-mails de lembrete são o cartão de visita da mensagem. Uma linha de assunto bem elaborada permite fornecer os principais detalhes do evento em poucas palavras, sem que seja necessário abrir o e-mail. 

Como é uma linha de assunto eficaz? Vamos comparar duas opções:

• opção A: Esta linha de assunto parece excessivamente promocional. Ao mesmo tempo, uma linha não descritiva não traz informações essenciais e pode ser percebida como vaga;

• opção B: Esta opção inclui detalhes sobre o nome do evento e menciona uma contagem regressiva, criando um senso de urgência.

(Fonte: E-mail da TPGi)

Embora uma boa linha de assunto não precise revelar todos os detalhes, ela precisa deixar claro sobre o que é o e-mail. Linhas de assunto excessivamente promocionais ou com aparência de spam podem falhar em lembrar os participantes do evento, já que nem sempre transmitem uma mensagem clara.

Detalhes essenciais do evento

Os participantes precisam de informações claras e fáceis de encontrar em seus lembretes para se prepararem. Detalhes ausentes ou confusos podem levar à frustração ou até à ausência no evento. 

Quais são os principais detalhes a incluir?

• data e horário do evento: Um lembrete sem data e hora está incompleto. As agendas das pessoas são agitadas, então, como organizador, você precisa enviar um lembrete amigável com todos os detalhes essenciais;
• local do evento: Um lembrete sobre o local do evento é obrigatório para eventos presenciais e virtuais. O endereço exato ou um link de reunião no site do evento (Google Meet, Zoom, LinkedIn ou YouTube) facilita a navegação;
• tipo de evento: Algumas palavras dizendo se é um webinar, workshop, conferência ou evento de networking ajudam as pessoas a se prepararem melhor.

(Fonte: Modelo Stripo)

Visão geral da agenda

Uma agenda bem estruturada é outra forma de ajudar os participantes a planejarem sua participação. Você pode destacar sessões principais, líderes do setor convidados e tópicos de networking para criar expectativa sem estragar a surpresa. 

Além do cronograma e da visão geral do evento, você pode incluir o seguinte:

• eventos online: Mencione os formatos das sessões (ao vivo, gravadas ou interativas) e se os participantes poderão enviar perguntas;

(Fonte: Modelo Stripo)

• eventos presenciais: Indicar intervalos, nomes de palestrantes, tópicos e oportunidades de networking são ótimos exemplos para incluir nos seus lembretes por e-mail.

Requisitos do evento

Você já participou de um evento e descobriu que estava sem informações obrigatórias? Isso afeta negativamente a experiência do participante antes mesmo do evento começar. 

Um e-mail de lembrete pode ser uma forma discreta de avisar rapidamente e preparar a pessoa para uma participação confortável. Aqui estão alguns exemplos do que você pode incluir:

• eventos online: Internet estável, microfone funcionando, software relevante, notebook ou computador, e quaisquer cadastros que precisem ser feitos com antecedência;

• eventos presenciais: Documento de identificação, confirmação do ingresso, cartões de visita ou materiais específicos, conforme necessário.

Um rápido lembrete com a lista de itens proibidos, de acordo com as políticas do local, pode minimizar problemas de segurança e manter uma experiência positiva para os participantes.

Dress code

Comunicar o código de vestimenta para um evento corporativo evita incertezas e garante que os participantes se sintam adequadamente vestidos. Além do conforto, pode haver exigência de vestimenta específica, dependendo do país onde o evento será realizado.  

Considere adicionar detalhes relevantes ou exemplos de roupas confortáveis e adequadas. 

Logística adicional

O que pode parecer trivial à primeira vista pode ser o detalhe final de um evento bem planejado e empolgante. Como a organização de eventos online e presenciais é diferente, vamos discutir quais informações adicionais podem ser valiosas:

• eventos online: Informe se haverá gravação disponível, forneça dicas de resolução de problemas e adicione um link para a página de perguntas frequentes (FAQ);

(Fonte: Modelo Stripo)

• eventos presenciais: Mapa do local, instruções de estacionamento, opções de transporte público e informações de acessibilidade podem ajudar a aumentar a participação, auxiliando os presentes com a logística.

Contatos de suporte de última hora 

Mesmo com os lembretes de evento mais detalhados, dúvidas de última hora podem surgir: problemas com links de acesso, direções para o local ou dificuldades técnicas. Enquanto os organizadores se esforçam para criar experiências inesquecíveis e manter o público engajado, imprevistos acontecem — e contatos de emergência podem salvar o dia.

Aqui estão alguns exemplos para ambos os tipos de eventos:

• “Para suporte técnico, entre em contato com [nome da pessoa responsável] pelo [número de contato].”
• “Para dúvidas relacionadas ao local, entre em contato com o coordenador do evento pelo [número de contato].”
• “Em caso de emergência, entre em contato com a segurança do local pelo [número de contato].”

(Fonte: Modelo Stripo)

Como criar e-mails de lembrete de evento com o Stripo

Você já ficou exausto com a criação de e-mails que consome muito tempo? Sim, eu também — e é aí que o Stripo pode ajudar!

Nosso Assistente de IA melhora a criação de lembretes de eventos automatizando o processo, enquanto você foca na estratégia e no engajamento. Como funciona e por que escolher o Stripo?

• criação de roteiro: O Assistente de IA do Stripo pode criar um roteiro para seus lembretes de evento extraindo os detalhes da página do evento. Em seguida, ele gera uma série de e-mails com um objetivo específico e intervalos programados;
• design da sequência: Cada e-mail é composto por blocos, então, se necessário, você pode regenerar o conteúdo de qualquer seção sem alterar toda a sequência;
• estrutura do e-mail: Além da sequência, você pode otimizar os elementos do layout (botão de call-to-action, cabeçalho, rodapé, introdução etc.) com o Assistente de IA;
• design e conteúdo: O Assistente de IA escolhe os módulos mais adequados para cada seção, dependendo do prompt e das fontes de dados. Ele pode analisar páginas de destino, nomes de palestrantes ou outros detalhes relevantes.

Além disso, nosso teste interno mostrou que a linha de assunto otimizada com o Assistente de IA do Stripo teve uma taxa de abertura 5% maior do que a criada manualmente. Isso economiza tempo e melhora os resultados da sua campanha de lembrete de evento.

Melhores práticas do setor para e-mails de lembrete de evento

Com toda a atenção voltada para os elementos-chave de um e-mail e dicas de otimização, quais práticas você deve seguir para enviar lembretes que conquistam o público?

Defina um cronograma de lembretes

Um cronograma estruturado de lembretes mantém os participantes informados até o momento do evento. Além disso, um único e-mail provavelmente se perderá em uma caixa de entrada cheia, enquanto uma série de lembretes tem mais chances de alcançar o destinatário.

Uma regra geral do setor é enviar três lembretes de evento, sendo o último até uma hora antes do início. Qual é a escolha mais comum das equipes de marketing? Um relatório de frequência recente pode ajudar a esclarecer:

• 25% dos profissionais de eventos seguem a recomendação de três lembretes;
• 30% dos entrevistados preferem enviar até cinco lembretes;
• 22% dos profissionais enviam seis ou mais e-mails de lembrete.

À medida que a data do evento se aproxima, a frequência dos lembretes aumenta para evitar que os participantes se sintam sobrecarregados e para manter o evento em destaque na mente deles.

Experimente interatividade e gamificação

Antes de descartar e-mails interativos ou gamificados como mera diversão, considere o seguinte: uma única menção à palavra “gamificação” na linha de assunto aumenta as taxas de abertura em 25%. Elementos gamificados não apenas aumentam o engajamento, mas também fornecem informações valiosas sobre as expectativas dos participantes.

Como implementar a gamificação em lembretes de eventos? Aqui estão algumas ideias:

• jogos educativos: Questionários ou jogos de perguntas e respostas unem aprendizado e diversão, aumentando a expectativa dos participantes;
• jogos de descoberta: Se você deseja apresentar um palestrante ou atividade ao público, jogos de descoberta são ideais;
• formulários e enquetes interativas: Esses conteúdos ajudam a obter uma visão mais ampla dos interesses, dúvidas ou dificuldades dos participantes.

Crie um gancho de engajamento

O objetivo dos lembretes de eventos é manter o público animado e informado. Agora que você já conhece a gamificação, vamos falar sobre como criar um gancho de engajamento.

Compartilhe um teaser ou prévia

Revelar todos os detalhes de um evento sem deixar espaço para a imaginação reduz a expectativa. Em vez disso, tente sugerir experiências exclusivas e dar aos participantes alguns motivos para ficarem curiosos. Algumas ideias:

• “Qual é a sua escolha? Vote agora para decidir qual tópico abordaremos no [nome do evento].”
• “Nossos palestrantes estão se preparando para o [nome do evento]! Consegue adivinhar quem fará uma aparição surpresa?”
• “Já concluímos 45% da preparação para o [nome do evento]. Aqui vai uma prévia do que vem por aí.”

Incentive a participação

As pessoas se envolvem mais com e-mails e eventos quando se sentem incluídas. Use gamificação ou formulários interativos para envolvê-las. Algumas sugestões de chamadas:

• “Conclua nosso desafio do evento e ganhe uma consultoria gratuita com nosso palestrante.”
• “Nosso palestrante responderá perguntas ao vivo. Preencha o formulário e a sua pode ser escolhida.”

Os melhores exemplos de lembretes para eventos futuros

Com as melhores práticas e estratégias de otimização em mãos, você está pronto para ver exemplos inspiradores de lembretes de eventos.

Lembrete de conferência presencial

Linha de assunto: Faltam 3 dias: [título da conferência]. Não perca!

Olá [nome do destinatário],

Estamos na contagem regressiva! Faltam apenas três dias para o [título da conferência] e mal podemos esperar para você se juntar a nós. Aqui estão alguns detalhes para relembrar o que vem por aí:

• Data: [data do evento]
• Horário: [horário do evento]
• Local: [nome e endereço do local]
• O que levar: [crachá, documento, etc.]

Se precisar de qualquer detalhe de última hora, entre em contato conosco pelo [número de contato].

Nos vemos lá!

(Fonte: Modelo Stripo)

Lembrete de sessão de treinamento online

Linha de assunto: Lembrete: [título do treinamento] amanhã às [horário do evento]!

Olá [nome do destinatário],

Você continua confirmado para o [título do treinamento] que começa amanhã às [horário do evento]? Prepare-se para mergulhar em [tópico].

Aqui está um resumo do que você vai aprender:

• [Ponto-chave 1]
• [Ponto-chave 2]
• [Ponto-chave 3]

Para participar, clique aqui: [link do webinar]. Lembre-se de entrar alguns minutos antes para se acomodar.

Estamos ansiosos para vê-lo amanhã!

(Fonte: Modelo Stripo)

Lembrete de evento de networking online

Linha de assunto: Faltam 48 horas: [título do evento]. Prepare-se para fazer networking!

Olá [nome do destinatário],

O [título do evento] está a apenas 48 horas e estamos animados para reunir profissionais com interesses em comum.

Detalhes do evento:

• Data: [data do evento]
• Horário: [horário do evento] ([fuso horário])
• Link para participar: [link da plataforma de networking]

Prepare-se para conhecer novas pessoas e trocar ideias. Você pode ver a lista de participantes aqui: [link].

Nos vemos lá!

(Fonte: Modelo Stripo)

Lembrete de lançamento de produto online

Linha de assunto: Contagem regressiva final: [lançamento do produto] começa em 48 horas!

Olá [nome do destinatário],

O momento que você esperava está a apenas 48 horas! Vamos lançar o [nome do produto] no dia [data do evento] e você está convidado.

O que vem por aí:

• Data e horário do evento: [data do evento], [horário do evento]
• O que você verá: [recursos do produto ou detalhes da demonstração]
• Oferta exclusiva: [link para oferta antecipada ou promoção]

Clique aqui para ter uma prévia e configurar um lembrete: [link].

Estamos ansiosos para revelar isso com você!

(Fonte: Modelo Stripo)

Lembrete de encontro comunitário presencial

Linha de assunto: Faltam 3 dias para o [nome do evento]. Vamos nos encontrar!

Olá [nome do destinatário],

Em apenas 3 dias estaremos reunidos para o [nome do evento] e mal podemos esperar para vê-lo lá!

Detalhes do evento:

• Data e horário: [data do evento], [horário do evento]
• Local: [nome do local, endereço]
• Resumo da agenda: [tópicos ou atividades principais]
• Dress code: [casual, confortável, etc.]

Este evento é uma ótima oportunidade para fazer networking com pessoas de interesses semelhantes, compartilhar ideias e aprender algo novo. Para aproveitar ao máximo, traga perguntas ou ideias que gostaria de discutir!

Se seus planos mudarem, avise-nos o quanto antes para que possamos nos organizar.

(Fonte: Modelo Stripo)

Conclusão

Cortes no orçamento, aumento dos custos e concorrência crescente desafiam o marketing de eventos. No entanto, a abordagem certa para o design de e-mails não apenas economiza tempo e simplifica o processo, mas também ajuda a manter os participantes engajados. Um lembrete enviado no momento certo pode ser a diferença entre um evento lotado e cadeiras vazias.

Esperamos que este artigo sirva como um guia para criar lembretes de eventos atraentes e que nossos exemplos inspirem você a criar os seus. Boa sorte!