Будь-яка компанія — це співробітники, які в ній працюють. Сукупність їхніх зусиль, навичок і знань допомагає реалізувати ідеї топ-менеджменту і привести в рух локомотив бізнесу. Керувати всіма співробітниками — задача непроста, і одним з аспектів керування є процес оцінювання ефективності роботи. І що більше у вас підлеглих, то складніше поговорити з кожним та розповісти співробітникам про їхні успіхи чи невдачі.
Аби полегшити цю задачу, існують листи з оцінкою ефективності роботи. У цій статті ми розповімо, що це таке, коли варто їх надсилати, а також дамо поради зі створення таких листів. Отже, без зайвих слів, почнімо.
Що таке лист з оцінкою ефективності роботи співробітника?
Лист з оцінкою ефективності роботи співробітників призначений для керування показниками роботи співробітників у компанії. Зазвичай такі листи створюють керівники відділів для своїх співробітників, і кожен лист оцінює ефективність їхньої роботи з моменту останньої перевірки.
Практичне застосування таких листів дає змогу відзначити ефективність співробітників, підкреслити їхній внесок в успіх компанії та забезпечити механізм миттєвого зворотного зв'язку. Крім того, такі листи можуть вказати співробітникам на ті напрямки, які вони можуть поліпшити, навички, які необхідно набути, а також поради або пропозиції з досягнення результатів.
Коли доцільно надсилати листа з оцінкою ефективності співробітника?
Як бачимо з теми самого листа, у вас буде три сценарії, коли можна його створити і надіслати:
- Оновлення попереднього рев'ю співробітника. Якщо керівник не проводить формальне рев'ю навичок співробітника, він часто пише листа з рев'ю. У такому листі можна розповісти про сильні та слабкі сторони співробітника з моменту його останньої перевірки.
- Відмітка досягнень співробітника. Менеджери відділів також можуть писати листи про результати роботи співробітника, аби офіційно відзначити його досягнення і його внесок у виконання задачі.
- Надсилання сповіщення співробітнику. Перш ніж надіслати такого листа з повідомленням, менеджер зазвичай неформально обговорює зі співробітником його поведінку на робочому місці або низьку ефективність роботи. Якщо показники не поліпшуються, деякі менеджери вважають за краще надіслати попередження стосовно подальших наслідків. Зазвичай це відбувається перед вжиттям більш серйозних заходів.
Поради зі створення ідеального листа з оцінкою ефективності роботи
Якщо ви ніколи не практикували надсилання листів з рев'ю, то спочатку буде складно визначитися з форматом, змістом, стилем тексту та іншими аспектами внутрішньої розсилки компанії. Ми зібрали кілька порад, які допоможуть вам швидко створити ідеальний шаблон листа для майбутньої оцінки ефективності роботи, аби надалі використовувати його для оцінки роботи співробітників компанії.
Порада №1. Обов'язково привітайте одержувача
Будь-який формальний лист починається з привітання, і ваш має бути таким самим. Оскільки це професійна розсилка, ваше привітання має бути офіційним і починатися з імені співробітника. Наприклад, «Шановний містер Джонс». Такий підхід дає вашим співробітникам зрозуміти, що наступна інформація в листі стосується саме їх.
Порада №2. Поясніть причину надсилання листа
Оцінка ефективності роботи — важливий захід, тому в першому абзаці листа слід написати, чому співробітник отримав цього листа. Важливо обговорити, чому цей лист потрібен співробітникові для розуміння ситуації і що буде обговорюватися далі в листі. Можливо, співробітник домігся якогось помітного успіху або взяв активну участь у завершенні важливого проєкту. Або ж ефективність роботи співробітника впала до незадовільного рівня.
Якою б не була причина, вона має бути висвітлена в листі. Крім того, варто вказати період часу, який ви вибрали під час оцінювання рівня ефективності роботи співробітника.
Порада №3. Впровадьте кількісне оцінювання навичок співробітників
Оцінка ефективності роботи співробітника за допомогою цифрових шкал — досить ефективний метод донесення інформації. Під час створення такого листа ви можете визначити шкалу оцінки ефективності, в якій пояснюється, що означає кожне числове значення під час оцінювання різних категорій роботи, навичок тощо. Наприклад, якщо ви оцінюєте за шкалою від одного до десяти, спробуйте написати, що означає кожне конкретне число. Десять може означати, що робота співробітника в даному аспекті вища за всілякі похвали, тоді як п'ять — це середній результат, який може відповідати вашим очікуванням.
Після розробки шкали оцінок можна визначити категорії ефективності для оцінювання. Якість роботи, комунікативні навички та професійні знання, соціальні навички та інше, що часто оцінюється. Для кожної категорії вкажіть числову оцінку, використовуючи створену вами шкалу. Поруч із кожною оцінкою слід вказати, чому саме ці аспекти роботи були оцінені таким числом.
Порада №4. Додайте коментарі від керівника, начальника відділу або HR-команди
Ця частина є пояснювальною, у ній ви можете детально описати, чому роботу співробітника було оцінено саме таким чином, і дати чесний зворотний зв'язок. Довжина розділу може варіюватися залежно від кількості коментарів, які ви хочете надати. Однак поділ інформації матиме важливе значення. Виділіть один блок, аби підкреслити сильні сторони співробітника і похвалити ті напрямки, в яких він досяг успіху. Крім того, не забудьте розповісти співробітнику про зони поліпшення і про те, як він може вдосконалювати свої навички.
Ви можете закінчити цей блок коротким висновком і згадати, що співробітник може зв'язатися з вами, якщо в нього виникнуть питання з приводу листа й оцінювання ефективності.
Порада №5. Додайте професійний висновок у листі
Таким чином, усі важливі аспекти роботи було обговорено, і зворотний зв'язок було надано в листі. Настав час прощатися. Однак це потрібно зробити правильно. Формальне закінчення листа має звучати так: «З найкращими побажаннями», «З повагою» або «Щиро», після чого вказується ваше ім'я або ім'я керівника відділу, який проводив оцінку ефективності.
Якщо ваша компанія все ще використовує паперові екземпляри листів, залиште достатньо місця між вашим підписом і надрукованим ім'ям, щоб можна було поставити підпис від руки. Якщо співробітник отримує електронного листа, то немає необхідності залишати це додаткове місце в ньому.
Порада №6. Перевірка тексту — обов'язкова умова
Отже, текст прямого звіту про результати роботи готовий, але не поспішайте натискати кнопку «Надіслати листа». Прочитайте весь лист кілька разів і переконайтеся, що в тексті немає помилок, друкарських описок або інших недоліків. Крім того, важливо переконатися, що ви сказали в листі все, що хотіли, і передали свої думки так, як планували спочатку. Після того як ви переконаєтеся, що лист готовий, надішліть його співробітнику.
Структура листа про ефективність роботи
Ми обговорили основні поради зі створення листа з оцінкою ефективності. Використовуючи їх на практиці, ви отримаєте лист з такою структурою:
Шановний\-а [ім'я співробітника]
[Короткий вступний абзац, що описує, що це лист про проведення рев'ю і що всі результати роботи будуть оцінюватися за числовою шкалою].
[Число] — [пояснення того, що означає це число відносно ефективності роботи і навичок співробітника].
Важливо зазначити: залежно від вашої шкали оцінок, таких абзаців може бути скільки завгодно. Тому ми перейдемо до наступної частини листа.
[Категорія ефективності] — [число]: [пояснення, чому цій категорії було присвоєно відповідний рейтинг].
Важливо зазначити: знову ж таки, абзаців може бути скільки завгодно, оскільки рев'ю в кожній компанії унікальне, і кількість оцінюваних аспектів роботи може варіюватися.
[Ваші коментарі або коментарі керівника відділу стосовно сильних і слабких сторін співробітника, згадані риси поведінки та поради з поліпшення роботи].
[Заключний абзац, що завершує весь процес рев'ю, із зазначенням контактної інформації].
З найкращими побажаннями,
[ваше повне ім'я або ім'я особи, яка проводила рев'ю].
Приклад листа з оцінкою ефективності роботи
Аби допомогти вам швидко створювати листи з відгуками, ми створили приклад тексту листа, який ви можете використовувати і змінювати за бажанням.
Шановний містер Андерсон,
Цей лист є оцінкою ефективності вашої роботи за період з 1 червня 2022 року по 31 жовтня 2022 року. Ми будемо оцінювати такі аспекти, як якість роботи, соціально-комунікативні навички та професійні знання. Для оцінки всіх аспектів ми будемо використовувати числову шкалу:
- 5 —співробітник перевершує стандартні очікування при виконанні всіх обов'язків;
- 4 — співробітник успішно порається зі своїми обов'язками і перевершує очікування в деяких напрямках;
- 3 — співробітник відповідає очікуванням під час виконання своїх обов'язків;
- 2 — співробітник не відповідає очікуванням в одному або декількох напрямках;
- 1 — робота співробітника неприйнятна і потребує негайного розгляду.
Якість роботи — 5: містер Андерсон завжди виконує всі завдання ефективно і швидко та консультується з колегами, аби уникнути помилок.
Соціально-комунікативні навички — 4: комунікація містера Андерсона зі своєю командою покращилася з часу його останньої оцінки ефективності роботи. Він чудово вміє пояснювати складні речі простими словами.
Професійні знання — 4: містер Андерсон поглибив свої знання, підвищив загальний рівень розуміння і поліпшив основні навички.
Містер Андерсон продовжував відмінно виконувати свої обов'язки, і його внесок в успішну роботу компанії важко переоцінити. Але завжди є місце для вдосконалення. Ми радимо вам і далі розвивати свої професійні навички та більше взаємодіяти з колегами, аби відточити свої соціально-комунікативні навички.
Якщо у вас є будь-які питання з приводу цієї оцінки ефективності роботи, будь ласка, зв'яжіться зі мною, аби ми могли призначити час для зустрічі з рев'ю. Мій особистий номер 382-689-721. Дякую за вашу старанну роботу. Ви дійсно цінний співробітник.
З повагою,
Джейн Граймс
На завершення
Оцінка ефективності роботи — важлива частина системи керування показниками діяльності співробітників, і для цього ваш email-маркетинг має бути на найвищому рівні. Ми розповіли про те, як виглядають такі листи і як їх складати. Крім того, ми можемо допомогти вам створити листи під час проведення атестації.
0 коментарів