Любая компания — это сотрудники, которые в ней работают. Совокупность их усилий, навыков и знаний помогает реализовать идеи топ-менеджмента и привести в движение локомотив бизнеса. Управлять всеми сотрудниками — задача не из легких, и одним из аспектов управления является процесс оценки эффективности работы. И чем больше у вас подчиненных, тем сложнее поговорить с каждым и рассказать сотрудникам об их успехах или неудачах.
Чтобы облегчить эту задачу, существуют письма с оценкой эффективности работы. В этой статье мы расскажем, что это такое, когда лучше всего их отправлять, а также дадим советы по созданию таких писем. Итак, без лишних слов, давайте начнем.
Что такое письмо с оценкой эффективности работы сотрудника?
Письмо с оценкой эффективности работы сотрудников служит для управления показателями работы сотрудников в компании. Часто такие письма создаются руководителями отделов для своих сотрудников, и каждое письмо оценивает эффективность их работы с момента последней проверки.
Практическое применение таких писем позволяет отметить эффективность сотрудников, подчеркнуть их вклад в успех компании и обеспечить механизм мгновенной обратной связи. Кроме того, такие письма могут показать сотрудникам те направления, которые они могут улучшить, навыки, которые необходимо приобрести, а также советы или предложения по достижению результатов.
Когда целесообразно отправлять письмо с оценкой эффективности сотрудника?
Как видно из темы самого письма, у вас будет три сценария, когда можно его создать и отправить:
- Обновление предыдущего ревью сотрудника. Если руководитель не проводит формальное ревью навыков сотрудника, он часто пишет письмо с ревью. В таком письме можно рассказать о сильных и слабых сторонах сотрудника с момента его последней проверки.
- Отметка достижений сотрудника. Менеджеры отделов также могут писать письма о результатах работы сотрудника, чтобы официально отметить его достижения и его вклад в выполнение поставленной задачи.
- Отправка оповещения сотруднику. Прежде чем отправить такое письмо с уведомлением, менеджер обычно неформально обсуждает с сотрудником его поведение на рабочем месте или низкую эффективность работы. Если показатели не улучшаются, некоторые менеджеры предпочитают отправить предупреждение о дальнейших последствиях. Обычно это происходит перед принятием более серьезных мер.
Советы по созданию идеального письма с оценкой эффективности работы
Если вы никогда не практиковали отправку писем с ревью, то поначалу будет сложно определиться с форматом, содержанием, стилем текста и другими аспектами внутренней рассылки компании. Мы собрали несколько советов, которые помогут вам быстро создать идеальный шаблон письма для предстоящей оценки эффективности работы, чтобы в дальнейшем использовать его для оценки работы сотрудников компании.
Совет №1. Обязательно поприветствуйте получателя
Любое формальное письмо начинается с приветствия, и ваше должно быть таким же. Поскольку это профессиональная рассылка, ваше приветствие должно быть официальным и начинаться с имени сотрудника. Например, «Уважаемый мистер Джонс». Такой подход дает вашим сотрудникам понять, что следующая информация в письме относится именно к ним.
Совет №2. Объясните причину отправки письма
Оценка эффективности работы — важное мероприятие, поэтому в первом абзаце письма следует написать, почему сотрудник получил это письмо. Важно обсудить, почему это письмо необходимо сотруднику для понимания ситуации и что будет обсуждаться далее в письме. Возможно, сотрудник добился какого-то заметного успеха или принял активное участие в завершении значимого проекта. Или же эффективность работы сотрудника упала до неудовлетворительного уровня.
Какой бы ни была причина, она должна быть освещена в письме. Кроме того, стоит указать период времени, который вы взяли при оценке уровня эффективности работы сотрудника.
Совет №3. Внедрите количественную оценку навыков сотрудников
Оценка эффективности работы сотрудника с помощью цифровых шкал — достаточно эффективный метод донесения информации. При создании такого письма вы можете установить шкалу оценки эффективности, в которой объясняется, что означает каждое числовое значение при оценке различных категорий работы, навыков и т. д. Например, если вы оцениваете по шкале от одного до десяти, попробуйте написать, что означает каждое конкретное число. Десять может означать, что работа сотрудника в данном аспекте выше всяких похвал, в то время как пять — это средний результат, который может соответствовать вашим ожиданиям.
После того как вы разработаете шкалу оценок, можно определить категории эффективности для оценки. Качество работы, коммуникативные навыки и профессиональные знания, социальные навыки и прочее, что часто оценивается. Для каждой категории укажите числовую оценку, используя созданную вами шкалу. Рядом с каждой оценкой следует указать, почему именно эти аспекты работы были оценены таким числом.
Совет №4. Добавьте комментарии от руководителя, начальника отдела или HR-команды
Эта часть является пояснительной, в ней вы можете подробно описать, почему работа сотрудника была оценена именно таким образом, и дать честную обратную связь. Длина раздела может варьироваться в зависимости от количества комментариев, которые вы хотите предоставить. Однако разделение информации будет иметь важное значение. Выделите один блок, чтобы подчеркнуть сильные стороны сотрудника и похвалить те направления, в которых он преуспел. Кроме того, не забудьте рассказать сотруднику о зонах улучшения и о том, как он может совершенствовать свои навыки.
Вы можете закончить этот блок кратким заключением и упомянуть, что сотрудник может связаться с вами, если у него возникнут вопросы по поводу письма и оценки эффективности.
Совет №5. Добавьте профессиональное заключение в письме
Таким образом, все важные аспекты работы были обсуждены, и обратная связь была предоставлена в письме. Пришло время прощаться. Однако это нужно сделать правильно. Формальное окончание письма должно звучать так: «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне», после чего указывается ваше имя или имя руководителя отдела, проводившего оценку эффективности.
Если ваша компания все еще использует бумажные экземпляры писем, оставьте достаточно места между вашей подписью и напечатанным именем, чтобы можно было поставить подпись от руки. Если сотрудник получает электронное письмо, то нет необходимости оставлять это дополнительное место в нем.
Совет №6. Проверка текста — обязательное условие
Итак, текст прямого отчета о результатах работы готов, но не спешите нажимать кнопку «Отправить письмо». Прочтите все письмо несколько раз и убедитесь, что в тексте нет ошибок, опечаток или других недочетов. Кроме того, важно убедиться, что вы сказали в письме все, что хотели, и передали свои мысли так, как задумывали изначально. После того как вы убедитесь, что письмо готово, отправьте его сотруднику.
Структура письма об эффективности работы
Мы обсудили основные советы по созданию письма с оценкой эффективности. Используя их на практике, вы получите письмо со следующей структурой:
Уважаемый\-ая [имя сотрудника]
[Краткий вводный абзац, описывающий, что это письмо о проведении ревью и что все результаты работы будут оцениваться по числовой шкале].
[Число] — [объяснение того, что означает это число в отношении эффективности работы и навыков сотрудника].
Важно отметить: в зависимости от вашей шкалы оценок, таких абзацев может быть сколько угодно. Поэтому мы перейдем к следующей части письма.
[Категория эффективности] — [число]: [объяснение, почему данной категории был присвоен соответствующий рейтинг].
Важно отметить: опять же, абзацев может быть сколько угодно, поскольку ревью в каждой компании уникально, и количество оцениваемых аспектов работы может варьироваться.
[Ваши комментарии или комментарии руководителя отдела о сильных и слабых сторонах сотрудника, упомянутые черты поведения и советы по улучшению работы].
[Заключительный абзац, замыкающий весь процесс ревью, с указанием контактной информации].
С наилучшими пожеланиями,
[ваше полное имя или имя лица, проводившего ревью].
Пример письма с оценкой эффективности работы
Чтобы помочь вам быстро создавать письма с отзывами, мы создали пример текста письма, который вы можете использовать и изменять по желанию.
Дорогой мистер Андерсон,
Это письмо является оценкой эффективности вашей работы за период с 1 июня 2022 года по 31 октября 2022 года. Мы будем оценивать такие аспекты, как качество работы, социально-коммуникативные навыки и профессиональные знания. Для оценки всех аспектов мы будем использовать числовую шкалу:
- 5 — сотрудник превосходит стандартные ожидания при выполнении всех обязанностей;
- 4 — сотрудник успешно справляется со своими обязанностями и превосходит ожидания в некоторых направлениях;
- 3 — сотрудник соответствует ожиданиям при выполнении своих обязанностей;
- 2 — сотрудник не соответствует ожиданиям в одном или нескольких направлениях;
- 1 — работа сотрудника неприемлема и требует немедленного рассмотрения.
Качество работы — 5: мистер Андерсон всегда выполняет все задания эффективно и быстро и консультируется с коллегами, чтобы исключить ошибки.
Социально-коммуникативные навыки — 4: коммуникация мистера Андерсона со своей командой улучшилась со времени его последней оценки эффективности работы. Он отлично умеет объяснять сложные вещи простыми словами.
Профессиональные знания — 4: мистер Андерсон углубил свои знания, повысил общий уровень понимания и улучшил основные навыки.
Мистер Андерсон продолжал отлично справляться со своими обязанностями, и его вклад в успешную работу компании трудно переоценить. Но всегда есть место для совершенствования. Мы советуем вам и дальше развивать свои профессиональные навыки и больше взаимодействовать с коллегами, чтобы отточить свои социально-коммуникативные навыки.
Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу этой оценки эффективности работы, пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы мы могли назначить время для встречи по ревью. Мой личный номер 382-689-721. Спасибо за вашу усердную работу. Вы действительно ценный сотрудник.
С уважением,
Джейн Граймс
В завершение
Оценка эффективности работы — важная часть системы управления показателями деятельности сотрудников, и для этого ваш email-маркетинг должен быть на высшем уровне. Мы рассказали о том, как выглядят такие письма и как их составлять. Кроме того, мы можем помочь вам создать письма во время проведения аттестации.
0 комментариев