Дуже часто некомерційні організації настільки завантажені роботою, що у них просто немає часу, енергії або ресурсів, щоб зробити свою переписку електронною поштою більш професійною і якісною. Вони можуть виконувати неймовірну роботу в своїй галузі, але разом з тим продовжують надсилати листи подяки донорам у вигляді простого тексту, набраного власноруч.
У цьому кейсі ми розглянемо, як Brophy, некомерційна організація, що допомагає молоді та сім'ям побудувати краще майбутнє, перетворила свою комунікацію електронною поштою на високоефективні, інклюзивні повідомлення за допомогою Stripo, маючи обмежені ресурси.
Експерт
Знайомтеся з компанією
Brophy Family and Youth Services (Brophy) є незалежною некомерційною організацією, яка понад 50 років працює в південно-західній частині штату Вікторія, Австралія. Організація була створена в 1974 році для вирішення проблеми недостатньої підтримки соціально незахищеної молоді.
Наразі агенція має центри у Варнамбулі, Портленді та Гамільтоні і виступає провідною організацією, що надає широкий спектр послуг, спрямованих на створення стійких сімей та інклюзивних спільнот. Основне завдання Brophy — надавати практичну підтримку, яка призводить до реальних, відчутних поліпшень у житті дітей, молоді та сімей.
Для виконання цієї місії Brophy працює в контексті концепцій «травма-інформованості» та «клієнт понад усе», яка ставить на перше місце розширення прав і можливостей, гідність та інклюзивність у всіх своїх послугах у сфері психічного здоров'я, житла, прийомних сімей та освіти.
Завдання: подолати прірву між важливістю роботи та обмеженістю ресурсів
Комунікація та електронна пошта є важливою сполучною ланкою між професійними послугами Brophy та різноманітною спільнотою, яку вона підтримує. Спілкування через листи є основним інструментом для забезпечення прозорості організації і охоплює широкий спектр областей і аудиторій, від листів подяки донорам і новинних розсилок для спільноти до підтверджень і актуальної інформації за різними запитами. У спеціалізованих програмах, як-от патронат, спілкування через листи надає опікунам всю необхідну інформацію та підтримку, що має важливе значення для всієї мережі в південно-західній частині штату Вікторія.
Найбільшою проблемою в листах Brophy була невідповідність між високою якістю професійної роботи, яку вони виконували, та їхнім публічним іміджем, сформованим обмеженими ресурсами. Організація хотіла розвіяти думку, що комунікація некомерційних організацій за своєю суттю є менш якісною та сучасною.
Метою команди було впровадити стандарти комунікації корпоративного рівня, поширені в ентерпрайзі, але без великих бюджетів, якими зазвичай оперують корпорації. Серйозною проблемою для некомерційних організацій є те, що державне фінансування в основному спрямовується на послуги першої необхідності та заробітну плату співробітників, в результаті чого майже не залишається бюджету на сучасні IT-інструменти. Тому НУО часто доводиться шукати креативні обхідні шляхи та співпрацювати з компаніями, готовими підтримати їхню місію та ініціативи.
Ми змушені покладатися на великодушність таких компаній, як Stripo, Canva і Monday.com, щоб отримати доступ до необхідних нам технологій, не пропалюючи дірку в кишені.
Шив Йосан,
З такими проблемами стикнулася організація:
- Повільні та ручні процеси
Процеси були повільними і здебільшого ручними, оскільки організації бракувало як необхідних інструментів, так і експертних знань для ефективного їх використання. Наприклад, коли організація отримувала донат, хтось мав фізично зафіксувати його в системі, а потім відкрити Outlook, щоб набрати лист-підтвердження у вигляді простого тексту. Це виглядало примітивно і не відбивало якість організації.
Тепер все виглядає по-іншому. Brophy впровадила систему, яка реєструє кожен внесок, повідомляє команду і автоматично надсилає професійно оформлений лист подяки. Те, що раніше було виснажливою рутинною роботою, тепер стало приємним і легким процесом як для донорів, так і для співробітників.
- Комплексне керування щотижневими розсилками
Найскладнішим типом листів, з яким доводилося працювати команді, були щотижневі новинна розсилка. У Brophy це були не просто загальні новини. Організація розсилає окремі листи для прийомних батьків у різних регіонах, спеціальні новини для кровних родичів-опікунів, інформацію для фахівців, новини про нормативні зміни, а також щотижневу інформацію для спільноти.
Координація цього потоку інформації щотижня без належних інструментів була серйозною проблемою. Кожен лист вимагав своєї власної розмітки та індивідуального контенту, що створювало велике навантаження для невеликої команди.
(Джерело: лист від Brophy)
- Обмежені ресурси для створення листів
Ще одним фактором складності було те, що команда і без того була перевантажена іншими обов'язками. Без необхідних інструментів і технічних знань робота над email-дизайном стала серйозною перешкодою в роботі. Команда просто не могла дозволити собі відволікатися від основного завдання: вирішення реальних проблем клієнтів.
Команда опинилася в скрутному становищі: з одного боку, їй необхідно було інформувати всіх і підтримувати постійний зв'язок, а з іншого — вона не хотіла жертвувати цінною підтримкою спільноти заради створення гарніших і більш презентабельних email-кампаній.
Рішення: вибір інструменту, який спрощує email-дизайн без знання верстки
Коли Brophy вибирала конструктор листів, ключовими критеріями були інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і технічна можливість експортувати шаблони у вигляді чистого HTML-коду.
Простий у використанні drag-n-drop конструктор і широкий вибір ретельно опрацьованих шаблонів для некомерційних організацій дозволив би команді швидко створювати професійні листи без необхідності проходження тривалого навчання. Водночас експорт HTML дав би їм можливість інтегрувати ці шаблони в діючі робочі процеси, зокрема такі інструменти, як Power Automate і MAKE.com.
Доступна ціна також була важливим фактором у процесі прийняття рішення.
Stripo привернула увагу своїм чудовим балансом між професійними готовими шаблонами та розумною вартістю. Редактор дозволяє командам створювати високоякісні листи, не вдаючись щоразу до розробки з нуля. Однак на остаточне рішення Brophy вплинуло і спілкування з командою служби підтримки.
Робота з Олександром та Анною [зі служби підтримки клієнтів] стала поворотним моментом. Вони зробили все можливе, щоб допомогти нам, і вочевидь знали, про що говорили. Вони запропонували простий практичний підхід, який дозволив обійти звичайні технічні перешкоди. Такий рівень експертної підтримки створив рідкісне відчуття довіри та зміцнив нашу впевненість у платформі.
Шив Йосан,
За допомогою Stripo компанія Brophy впроваджує цифрові інновації для автоматизації та оптимізації внутрішніх процесів, як-от подання цифрових форм (HR / фінанси) та робочі процеси затвердження.
Перехід від простого тексту до якісних професійних HTML-листів значно поліпшив досвід одержувачів. Забезпечуючи доступність і адаптивність повідомлень і пропонуючи такі функції, як темний режим, Brophy підтверджує свою прихильність до професіоналізму та інклюзивності, надаючи високоякісний досвід як для персоналу, що керує програмами, так і для клієнтів, які потребують їхніх послуг.
Робочий процес: оптимізація масового надсилання листів для широкої аудиторії
Комунікація за допомогою електронної пошти Brophy Family and Youth Services охоплює широку аудиторію, зокрема:
- опікунів та родичів, які доглядають за дітьми;
- донорів та громадських активістів;
- ділових партнерів, які займаються рекомендаціями щодо послуг;
- дітей, молоді та сімей, які користуються послугами організації;
- внутрішній персонал у всіх регіональних центрах.
Це понад 750 постійних підписників, серед яких близько 200 співробітників, понад 500 опікунів і клієнтів, а також 20 місцевих регіональних центрів.
(Джерело: лист від Brophy)
Оскільки email-дизайн інтегрований з сайтом і Power Automate, щодня надсилається близько 100-150 листів. Такий обсяг комунікації вимагає, щоб листи були високоякісними та професійними незалежно від того, чи це автоматичні повідомлення, чи ручні оновлення від співробітників, без додаткового навантаження на команду.
Stripo дозволяє нам доносити важливу інформацію, від новин ради директорів і щорічних загальних зібрань до критично важливих внутрішніх брифінгів з питань здоров'я та безпеки персоналу, забезпечуючи викладення складної інформації про психосоціальні ризики та доступ до служб EAP у зрозумілому, цікавому та професійному форматі.
Шив Йосан,
Створенням листів займаються спільно координатори з комунікацій та бізнес-систем. Вони проводять спільну перевірку, контролюючи дизайн і контент кожного листа перед його надсиланням. Після доопрацювання шаблону в Stripo HTML-код експортується до внутрішньої системи для налаштування динамічного контенту й автоматизації процесів, що гарантує професійний і надійний результат.
Примітка від Stripo:
Експорт листів — це зручна функція, яка допомагає зекономити час при створенні email-кампаній. Stripo максимально спростила цей процес, і тепер для його використання не потрібні технічні знання.
Stripo пропонує кілька варіантів експорту HTML, з яких можна вибрати той, що найбільше підходить: HTML-файл, архів чи вихідний HTML-код.
Команда активно використовує збережені модулі для забезпечення цілісності та економії часу при створенні різних новинних розсилок та оновлень для співробітників. Ключовим пріоритетом для Brophy в комунікації електронною поштою є забезпечення постійного доступу до листів для всіх стейкхолдерів, у тому числі клієнтів, співробітників, донорів і партнерів, а також їхнього позитивного досвіду роботи з листами.
З цієї причини команда приділяє особливу увагу елементам і функціям, які гарантують привабливий і функціональний дизайн у різних поштових клієнтах і на різних пристроях.
Модульні елементи допомагають організації підтримувати впізнаваність бренду у всіх типах листів і сегментах аудиторії. Наприклад, це передбачає використання однакових хедерів і футерів у кожному листі. Такий підхід дозволяє команді впроваджувати новий, актуальний контент, зберігаючи водночас уніфіковану розмітку та цілісну систему дизайну.
Використовуючи збережені модулі, можна створювати унікальні та актуальні розсилки, які водночас чітко відповідатимуть бренду, завдяки чому одержувачі завжди будуть впізнавати, від кого надійшло повідомлення.
Примітка від Stripo:
У Stripo можна створювати та зберігати різні елементи листа у вигляді модулів і повторно використовувати їх за необхідності. Зберігаючи модулі, ви гарантуєте, що певна секція листа, як-от хедер, футер, підпис тощо, залишиться незмінною у всіх створюваних email-кампаніях.
Модуль зберігає всю структуру, включно з фоном, зображеннями, текстом і шрифтами. Після збереження він буде відображатися саме так, як було задумано, у всіх майбутніх листах.
Можна також синхронізувати модулі. Наприклад, якщо номер телефону організації змінився, його достатньо оновити в одному модулі і клікнути «Синхронізувати», щоб зміна була застосована до всіх інших листів, в яких використовується цей модуль.
Результати: професійні, доступні листи, які привертають увагу спільноти і співробітників
Після переходу на Stripo компанія Brophy помітила значні зміни в тому, як спільнота і співробітники сприймають листи.
Основні результати використання Stripo:
1. Вища задоволеність серед співробітників та одержувачів листів
Багато членів команди висловили свою вдячність за новий професійний дизайн, і загалом підвищилася залученість співробітників.
2. Покращений email-дизайн та зрозумілий контент
Чіткий, візуально привабливий дизайн спрощує пріоритезацію інформації, дозволяючи створювати зручні для сприйняття і привабливі листи.
3. Спрощене створення листів і надійне відображення на всіх пристроях
Для організації вкрай важливо приділяти особливу увагу доступності й адаптивному дизайну, щоб бути впевненими в тому, що їхні повідомлення є інклюзивними і доходять до всіх, незалежно від пристрою чи інших факторів. Крім того, такий підхід спрощує виробничий процес організації, оскільки Stripo бере на себе всю важку роботу з верстання. Тепер команда повністю впевнена, що все, що вони створюють в редакторі, буде бездоганно відображатися на всіх платформах.
4. Просте створення розсилок
Модульний підхід і готові шаблони спрощують створення численних розсилок без шкоди для якості.
Компанія Brophy Family and Youth Services описала наступний випадок використання, щоб продемонструвати, як Stripo поліпшила комунікацію високого пріоритету:
Яскравим прикладом є наше щорічне загальне зібрання (AGM, Annual General Meeting). Раніше такі повідомлення часто були простими і легко випадали з поля зору, але завдяки Stripo ми змогли створити візуально привабливе і професійне запрошення, яке вирізнялося з-поміж безлічі листів у пошті. Чітко виклавши порядок денний і ключові події року, ми отримали набагато більш позитивну реакцію і залученість з боку нашої ради директорів і стейкхолдерів зі спільноти. Такий професійний підхід забезпечив цій важливій події гідну увагу, допомагаючи нам підтримувати ефективне керування і прозорість без традиційних труднощів, пов'язаних із ручною роботою.
Шив Йосан,
(Джерело: лист від Brophy)
На завершення
За допомогою Stripo компанія Brophy досягла значних поліпшень у комунікації електронною поштою. Завдяки модульному підходу вони прискорили процес створення листів, спростивши його для співробітників, які не мають глибоких технічних знань, і отримали відгуки як від спільноти, так і від команди, в яких підкреслювалося, наскільки вони цінують ці зміни.
Готові шаблони та вдосконалена ієрархія розмітки допомагають підкреслити ключову інформацію та привернути увагу читачів, роблячи комунікацію більш чіткою та ефективною.
Завдяки таким інструментам, як Stripo, що підтримують і дозволяють некомерційним організаціям на кшталт Brophy легко створювати високоякісні email-кампанії, організація тепер може здійснювати комунікацію на професійному рівні. В результаті команда може присвятити весь свій час і зусилля тому, що дійсно важливо: наданню реальної підтримки людям і спільноті.
0 коментарів