Відпустки — невід'ємна частина будь-якої роботи, і правильно звітувати про них перед відділом кадрів і керівництвом — один з обов'язків співробітника. За статистикою, тільки в Америці 65 мільйонів відпускних днів залишаються невикористаними. У цій статті ми розповімо, як створити бездоганні листи з заявою на PTO, щоб не потрапити в цю статистику. Без зайвих слів, почнімо.
Що таке PTO?
PTO або Paid Time-Off — це пільга, яку компанії надають своїм співробітникам, дозволяючи їм відпочити від роботи зі збереженням оплати за дні відсутності. Відгули не є обов'язковою умовою для будь-якої роботи, але ті роботодавці, які можуть надати цю пільгу, виглядають привабливішими в очах претендентів і співробітників.
Чому листи з заявою на PTO є важливими
Лист про PTO — це засіб зв'язку, за допомогою якого співробітники можуть повідомити начальство про своє бажання піти в оплачувану відпустку. У кожній компанії існує свій кодекс правил і норм, що стосуються відгулів, і попередження про вихід у відпустку заздалегідь — одне з основних правил.
Лист про PTO — це не лише спосіб повідомити про своє бажання взяти оплачувану відпустку, а й можливість заздалегідь підготувати відділ до вашої відсутності та спланувати дії команди на цей період.
Навіть якщо на вашій роботі немає PTO, наша стаття допоможе створити чудові листи з заявою на відпустку, які можна надіслати HR-ам і керівникам.
Поетапне написання листа з заявою на PTO
Створення листа з заявою на PTO вимагає певних знань і підготовки, тому ми склали гайд, який допоможе розібратися з цим процесом.
Усе по черзі — почніть із чіткої теми листа
Лист має бути зрозумілий HR ще до його перегляду. Тому слід почати з простої та зрозумілої теми листа. Так ви виявите повагу до часу HR.
Зазвичай теми листів такого типу мають приблизно такий вигляд:
- «Заява на PTO: [ваше ім'я] — [дати відпустки]»;
- «Заява на надання оплачуваної відпустки: [ваше ім'я]»;
- «Заява на відпустку: [ваше ім'я] — [дати відпустки]»;
- «Заява на відпустку на [дати відпустки]: [ваше ім'я]».
Як бачите, теми листів доволі чіткі й точно відображають мету листа.
Почніть із привітання в тілі листа
Після складання теми листа з заявою на відпустку час переходити до формування його основної частини. Почніть лист із привітання і неформального вступу, щоб задати тон усьому повідомленню. Наприклад:
- «Доброго ранку, [ім'я HR]. Як ваші справи?»;
- «Вітаю. Сподіваюся, у вас усе добре».
Пам'ятайте, що неформальні вирази слід використовувати тільки в тому разі, якщо це дозволено в компанії. Уникайте неформальних запитань, якщо ваша компанія дотримується більш формального і прямолінійного стилю спілкування електронною поштою.
Зазначте в заяві точну кількість днів відпустки
Ми підійшли до найважливішої частини вашого листа — прохання про відпустку. Зробіть цю частину короткою і простою, прямо повідомивши про своє бажання взяти відпустку і вказавши календарні дні, з яких вона починається і закінчується.
Чітке окреслення запиту і днів допоможе уникнути плутанини і дасть HR-менеджеру можливість визначити, чи може він задовольнити прохання.
- «Я хотів би використати свої дні PTO і взяти відпустку, починаючи з [ДД/МММ/РРРР] і закінчуючи [ДД/ММ/РРРР]»;
- «Звертаюся до вас із проханням про надання відпустки. Я хотів би взяти відпустку на період [ДД/МММ/РРРР - ДД/МММ/РРРР]».
Назвіть причини відсутності на роботі
Зазначення причин, через які ви берете відпустку, не є обов'язковим. Однак це чудова деталь, яка допоможе HR-менеджеру зрозуміти, наскільки важливою є для вас відпустка.
Під час написання цієї частини тексту будьте лаконічними та прямолінійними, бо навряд чи HR захоче і знайде час читати цілу поему про причини вашої оплачуваної відпустки.
Завершіть заяву на відпустку подякою та підписом
Подякуйте менеджеру за те, що він розглянув ваше прохання і приділив цьому час, і завершіть лист у доброзичливій і професійній манері.
- «Дякую за приділений час і розгляд мого прохання. З нетерпінням чекаю відповіді. З повагою, [ваше ім'я]»;
- «Я вдячний вам за увагу і дякую за приділений час. Гарного дня. [Ваше ім'я]».
Поради щодо написання листа з заявою на відпустку
Знати процес від А до Я — це прекрасно, але знати ще й корисні поради — набагато краще. Ці рекомендації допоможуть зробити вашу заяву на PTO бездоганною.
Зробіть домашнє завдання, перш ніж писати заяву на відпустку
Перш ніж писати заяву на відпустку, слід уважно вивчити правила оформлення процедури отримання оплачуваної відпустки в компанії. Часто компанії прописують правила надання відпусток і знайомлять з ними нових співробітників під час процесу онбордингу.
Якщо в правилах не вказано, варто заздалегідь поспілкуватися з відділом кадрів, щоб вони пояснили весь процес. Таким чином, ви будете впевнені, що заяву буде оформлено відповідно до правил, і ви отримаєте належну кількість днів для відпочинку.
Виберіть відповідний час заздалегідь
Як би вам не хотілося піти у відпустку тут і зараз, попередьте про це своїх менеджерів заздалегідь. Це дасть змогу відділу підготуватися до вашої відсутності та спланувати робочі процеси й навантаження на інших співробітників у період відсутності.
Крім того, варто вибрати золоту середину між «виходом у відпустку, коли хочеться і коли треба». Йти у відпустку, коли відділ максимально завантажений, дедлайни на підході, а всі навколо поспішають зі своїми задачами, — не найкраща ідея з точки зору компанії.
Вибирайте дати відпустки в період затишшя, коли всі напружені моменти або вже позаду, або ще далеко попереду. До моменту їх настання ви з новими силами долучитеся до робочого процесу після відпочинку.
Знайдіть колег для тимчасової заміни
Якщо посада не дозволяє вам підготуватися, завершивши всі проєкти перед виходом, і необхідно, щоб вас замінив колега, підстрахуйтеся перед поданням заяви. Уточніть у колеги, чи зможе він тимчасово підмінити вас і взяти на себе виконання ваших задач, якщо вашу заяву на відпустку схвалять, щоб показати керівнику, що нічого не було залишено без уваги і робота не залишиться невиконаною за вашої відсутності.
Приклади листів із заявою на відпустку
Тож зараз, коли ви набралися знань і порад, настав час для натхнення. Ми зібрали кілька прикладів листів із заявою на PTO, які дадуть точне уявлення про те, як має виглядати лист. Беріть будь-який приклад і кастомізуйте його на власний розсуд, виходячи з ваших потреб і правил компанії.
Приклад листа з заявою на PTO 1
Тема листа: Заява на оплачувану відпустку: [ваше ім'я]
Доброго дня, [ім'я керівника HR / відділу],
Сподіваюся, у вас усе добре. Я хотів би попросити оплачувану відпустку з [ДД/ММ/РРРР] до [ДД/ММ/РРРР]. Мені потрібен цей час, щоб набратися сил і [назвіть причину відпустки].
Під час відпочинку я буду доступний з робочої електронної адреси [ваша email-адреса] та [вкажіть інші засоби зв'язку з вами, якщо такі є]. Згідно з нашою домовленістю, колеги погодилися підстрахувати мене на час моєї відсутності, тож усі мої задачі будуть виконані вчасно.
Заздалегідь дякую,
[ваше ім'я]
Приклад листа з заявою на PTO 2
Тема листа: Заява на відпустку: [ваше ім'я] — [дати відпустки]
Вітаю,
Я пишу вам, щоб отримати відпустку. Хотілося б узяти перерву на період [ДД/ММ/РРРР - ДД/ММ/РРРР]. У цей проміжок часу я планую [назвіть причину відпустки]. Я завершую роботу над поточними задачами і вже знайшов підміну — колега [ім'я колеги] візьме на себе мої задачі на час моєї відсутності.
Дякую за увагу до мого прохання. З нетерпінням чекаю відповіді.
З щирими побажаннями,
[ваше ім'я]
Приклад листа з заявою на PTO 3
Тема листа: Заява на відпустку на [дати відпустки]: [ваше ім'я]
Доброго дня, [ім'я керівника HR / відділу],
Як ваші справи? Сподіваюся, все добре.
Тепер безпосередньо до теми. У мене є прохання про оплачувану відпустку, починаючи з [ДД/ММ/РРРР] і закінчуючи [ДД/ММ/РРРР]. Я вже розвантажився по задачах, тому можна відпочити. Поки мене не буде, [ім'я колеги] візьме на себе мої обов'язки, ми це вже обговорили.
Дякую за ваш час і увагу.
Гарного дня.
[ваше ім'я]
На завершення
Вам потрібно правильно піти у відпустку, і якісно складений лист із заявою на відпустку — одна зі складових усього процесу. Дуже важливо заздалегідь підготувати лист, у якому будуть чітко зазначені дати відпустки, причини та інші важливі деталі, які допоможуть відділу підготуватися до вашої відсутності.
Незважаючи на те, що такі листи часто бувають не дуже довгими, натхнення для їх написання все одно знадобиться. Ми сподіваємося, що наші безплатні шаблони допоможуть вам створити ідеальний лист із заявою на відпустку.
0 коментарів