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03 Juli 2024

Leitfaden zum Schreiben einer makellosen E-Mail-Vorlage für PTO-Anfragen (inklusive Beispiele)

Erstellen Sie außergewöhnliche E-Mails
Inhaltsverzeichnis
  1. Was ist PTO?
  2. Warum ist eine Urlaubsanfrage per E-Mail wichtig?
  3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben einer Urlaubsanfrage per E-Mail
  4. Tipps zum Schreiben einer Urlaubsanfrage-E-Mail
  5. Beispiele für E-Mails zur Urlaubsanfrage
  6. Abschließende Worte
1.
Was ist PTO?

Dieser Artikel soll Ihnen alles zeigen, was Sie wissen müssen, um den E-Mail-Designprozess für Urlaubsanfragen zu unterstützen. Mit den in diesem Artikel enthaltenen Beispielen und Tipps erhalten Sie das nötige Wissen, um fehlerfreie Urlaubsanfragen per E-Mail zu erstellen.

Urlaub ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Jobs und ein wichtiger Faktor für eine gesunde Work-Life-Balance. Es liegt in der Verantwortung der Mitarbeiter, diese ordnungsgemäß bei der Personalabteilung zu beantragen. Statistiken zufolge bleiben allein in den USA 65 Millionen Urlaubstage ungenutzt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie fehlerfreie PTO-Anfragen per E-Mail erstellen können, damit Sie nicht Teil dieser Statistik werden. Ohne weiteres, lassen Sie uns beginnen.

Was ist PTO?

PTO (bezahlte Freistellung) ist ein Vorteil, den Unternehmen ihren Mitarbeitern bieten. Dabei können Mitarbeiter Urlaub nehmen und werden dennoch für die Tage, an denen sie abwesend sind, bezahlt. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Urlaubstage anzubieten, aber diejenigen, die dies tun, wirken auf Arbeitssuchende und Mitarbeiter attraktiver.

Einfaches Beispiel für eine PTO-Anfrage

Warum ist eine Urlaubsanfrage per E-Mail wichtig?

Eine Urlaubsanfrage per E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, mit dem Mitarbeiter ihre Vorgesetzten über ihren Wunsch, bezahlten Urlaub zu nehmen, informieren können. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Regeln und Vorschriften in Bezug auf Urlaub, und eine rechtzeitige Ankündigung vor dem Urlaub ist eine der grundlegenden Regeln.

Eine Urlaubsanfrage per E-Mail ist nicht nur eine Möglichkeit, Ihren Wunsch nach bezahltem Urlaub zu äußern, sondern auch eine Möglichkeit, die Abteilung im Voraus auf Ihre Abwesenheit vorzubereiten und die Aktionen des Teams während dieser Zeit zu planen.

Selbst wenn Ihr Job keinen Urlaub bietet, hilft Ihnen unser Artikel, eine fehlerfreie, formale Urlaubsanfrage-E-Mail zu erstellen, die Sie an Ihre Personalabteilung und Vorgesetzten senden können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben einer Urlaubsanfrage per E-Mail

Das Erstellen einer PTO-Anfrage per E-Mail erfordert etwas Wissen und Vorbereitung. Daher haben wir einen Leitfaden erstellt, der Sie durch den Prozess des Erstellens Ihrer Urlaubsanfrage führt.

Beginnen Sie mit einer prägnanten Betreffzeile

Ihre E-Mail sollte für die Personalabteilung schon vor dem Öffnen klar erkennbar sein. Daher benötigen Sie eine einfache, verständliche und prägnante Betreffzeile. So zeigen Sie Respekt für die Zeit der Personalabteilung.

Typische Betreffzeilen für diese Art von E-Mails sehen beispielsweise so aus:

  • „Urlaubsanfrage: [Ihr Name] — [Urlaubsdaten]“;
  • „Anfrage für Urlaubstage: [Ihr Name]“;
  • „Urlaubsgesuch: [Ihr Name] — [Urlaubsdaten]“;
  • „Freistellungsanfrage für [Urlaubsdaten]: [Ihr Name]“.

Wie Sie sehen können, sind diese Betreffzeilen ziemlich klar und zeigen genau, warum Sie die E-Mail schreiben.

Beginnen Sie den E-Mail-Text Ihrer Urlaubsanfrage mit einer Begrüßung

Sobald Sie die Betreffzeile für Ihre einfache Urlaubsanfrage erstellt haben, ist es an der Zeit, den Text der E-Mail zu gestalten. Sie können Ihre informelle Urlaubsanfrage-E-Mail mit einer Begrüßung und einer informellen Einleitung beginnen, um den Ton für die gesamte E-Mail zu setzen. Zum Beispiel:

  • „Guten Morgen, [Name der Personalabteilung]. Wie läuft Ihr Tag?“;
  • „Grüße. Ich hoffe, es geht Ihnen gut.“

Denken Sie daran, dass Sie informelle Sprache nur verwenden sollten, wenn Ihr Unternehmen dies erlaubt. Vermeiden Sie informelle Fragen, wenn Ihr Unternehmen einen formelleren und direkt auf den Punkt gebrachten Stil der E-Mail-Kommunikation bevorzugt.

Nennen Sie Ihre Urlaubsanfrage und den genauen Zeitraum

Jetzt kommen wir zum wichtigsten Teil Ihrer E-Mail – der Urlaubsanfrage. Halten Sie diesen Abschnitt kurz und einfach, indem Sie direkt Ihren Wunsch nach freien Tagen äußern und die Kalendertage angeben, von wann bis wann Ihr Urlaub dauert.

Die klare Angabe Ihrer Urlaubsanfrage und -tage beseitigt Verwirrung und gibt dem HR-Manager die Möglichkeit, zu entscheiden, ob er diese genehmigen kann. Zum Beispiel:

  • „Ich möchte gerne meine Urlaubstage nutzen und Urlaub nehmen, beginnend am [TT/MM/JJJJ] und endend am [TT/MM/JJJJ]“;
  • „Ich schreibe Ihnen, um Urlaubstage anzufragen. Ich würde gerne eine Pause einlegen vom [TT/MM/JJJJ — TT/MM/JJJJ].“

Nennen Sie persönliche Gründe für die Abwesenheit

Die Angabe von Gründen für den Urlaub ist nicht verpflichtend, aber ein netter Touch, der Ihrem HR-Manager helfen kann zu verstehen, wie wichtig Ihnen die Auszeit ist.

Halten Sie diesen Teil kurz und prägnant, da es unwahrscheinlich ist, dass Ihr HR eine lange Geschichte über Ihre Gründe für die bezahlte Freistellung lesen möchte oder Zeit dafür hat.

Beenden Sie Ihre Urlaubsanfrage-E-Mail mit einem Dank und Abschluss

Danken Sie Ihrem Manager für das Berücksichtigen Ihrer Anfrage und für seine Zeit. Schließen Sie die E-Mail dann auf freundliche und professionelle Weise ab. Zum Beispiel:

  • „Vielen Dank für Ihre Zeit und dafür, dass Sie meine Urlaubsanfrage in Betracht ziehen. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]“;
  • „Ich schätze Ihre Berücksichtigung und danke Ihnen für Ihre Zeit. Einen schönen Tag noch. [Ihr Name].“

Tipps zum Schreiben einer Urlaubsanfrage-E-Mail

Den Prozess des Schreibens einer Urlaubsanfrage-E-Mail von A bis Z zu kennen, ist großartig, aber darüber hinaus nützliche Tipps zu kennen, ist noch besser. Diese Ratschläge helfen Ihnen, Ihre eigene E-Mail-Anfrage für freie Tage makellos zu machen.

Erledigen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie eine E-Mail zur Urlaubsanfrage schreiben

Bevor Sie eine professionelle Urlaubsanfrage erstellen, sollten Sie sich mit den Regeln für das Verfahren zur Beantragung bezahlter Freistellung in Ihrem Unternehmen vertraut machen. Unternehmen entwickeln oft eine Urlaubsrichtlinie und führen neue Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses in diese ein.

Falls die Urlaubsrichtlinie des Unternehmens nicht klar definiert ist, sollten Sie im Voraus mit der Personalabteilung sprechen, damit diese Ihnen den gesamten Prozess erklären kann. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Urlaubsanfrage den Regeln entspricht und Sie die zulässige Anzahl an freien Tagen erhalten.

Wählen Sie frühzeitig eine optimale Urlaubszeit

Egal, wie sehr Sie sich wünschen, sofort in den Urlaub zu gehen, Sie sollten Ihre Vorgesetzten rechtzeitig darüber informieren. Dies ermöglicht es der Abteilung, sich auf Ihre Abwesenheit vorzubereiten und Arbeitsprozesse sowie die Arbeitsbelastung anderer entsprechend zu planen.

Außerdem sollten Sie einen Mittelweg zwischen „Urlaub machen, wann Sie wollen, und wann Sie sollten“ finden. Ein geplanter Urlaub, wenn die Abteilung maximal ausgelastet ist – mit bevorstehenden Deadlines und hektischem Betrieb – ist aus Sicht des Unternehmens keine gute Idee.

Sie sollten die genauen Daten Ihrer Urlaubsanfrage so wählen, dass sie in eine ruhigere Phase zwischen den geschäftigsten Zeiten im Geschäftsjahreszyklus des Unternehmens fallen. Geben Sie Ihrem Team so früh wie möglich Bescheid, wenn große Projekte anstehen, die noch abgeschlossen werden müssen. Nach Ihrer Rückkehr können Sie mit neuer Energie an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Finden Sie Kollegen, die Sie vorübergehend vertreten können

Wenn es in Ihrem Job nicht möglich ist, alle Projekte vor Ihrer Abreise abzuschließen, und Sie einen Kollegen finden müssen, der Sie vertritt, sollten Sie dies vor der Einreichung Ihrer Anfrage klären. Sprechen Sie mit einem Kollegen und stellen Sie sicher, dass dieser bereit ist, Sie zu vertreten und Ihre Aufgaben zu übernehmen, falls Ihre Urlaubsanfrage genehmigt wird. So können Sie Ihrem Vorgesetzten zeigen, dass alles geregelt ist und die Arbeit während Ihrer Abwesenheit nicht ins Stocken gerät.

Beispiele für E-Mails zur Urlaubsanfrage

Jetzt, da Sie mit Wissen und Tipps ausgestattet sind, ist es Zeit für etwas Inspiration. Wir haben mehrere formale Vorlagen für E-Mails zur Urlaubsanfrage zusammengestellt, die Ihnen genau zeigen, wie Ihre E-Mail aussehen sollte. Nutzen Sie jede Vorlage, die Ihnen gefällt, und passen Sie sie nach Ihren Bedürfnissen und den Regeln Ihres Unternehmens an.

Beispiel für eine E-Mail zur Urlaubsanfrage 1

Betreffzeile: Urlaubsanfrage: [Ihr Name]

Hallo [Name der Personalabteilung/des Abteilungsleiters],

Ich hoffe, Sie haben einen schönen Tag. Ich möchte bezahlte Freistellung vom [TT/MM/JJJJ] bis [TT/MM/JJJJ] beantragen. Ich benötige diese Zeit, um meine Batterien aufzuladen und [Grund für den Urlaub angeben].

Während meiner Abwesenheit bin ich per Arbeits-E-Mail erreichbar [Ihre E-Mail-Adresse hier angeben] und [weitere Kommunikationsmittel, falls vorhanden]. Wie besprochen, haben meine Kollegen zugestimmt, mich während meiner Abwesenheit zu vertreten, sodass alle meine Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Vielen Dank im Voraus,

[Ihr Name]

Beispiel 2 für eine Urlaubsanfrage-E-Mail

Betreffzeile: Urlaubsanfrage: [Ihr Name] — [Urlaubsdaten]

Grüße,

Ich schreibe, um eine Urlaubsanfrage zu stellen. Ich möchte vom [TT/MM/JJJJ] bis [TT/MM/JJJJ] Urlaub nehmen, währenddessen ich plane, [Grund für den Urlaub angeben]. Ich bin dabei, meine aktuellen Aufgaben abzuschließen, und habe bereits eine Vertretung gefunden, da [Name des Kollegen] alle meine aktuellen Aufgaben während meiner Abwesenheit übernehmen wird.

Vielen Dank, dass Sie meine Urlaubsanfrage berücksichtigen. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Mit besten Grüßen,

[Ihr Name]

Beispiel 3 für eine Urlaubsanfrage-E-Mail

Betreffzeile: Anfrage für Freistellung vom [Urlaubsdaten]: [Ihr Name]

Hallo, [Name der Personalabteilung/des Abteilungsleiters],

Wie läuft Ihre Woche? Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Nun, direkt zum Punkt: Ich habe eine Urlaubsanfrage, beginnend am [TT/MM/JJJJ] und endend am [TT/MM/JJJJ]. Ich werde meine derzeitigen Aufgaben abschließen, sodass keine offenen Aufgaben zurückbleiben. Während meiner Abwesenheit wird [Name des Kollegen] meine Verantwortlichkeiten übernehmen, wie wir besprochen haben.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Verständnis.

Einen schönen Tag wünsche ich Ihnen.

[Ihr Name]

Abschließende Worte

Urlaub sollte korrekt geplant werden, und eine gut formulierte formale Anfrage per E-Mail ist ein wichtiger Schritt im Prozess. Es ist entscheidend, so früh wie möglich Bescheid zu geben und die gewünschten Urlaubsdaten, Gründe und andere wichtige Details klar anzugeben, die der Abteilung helfen, sich auf Ihre Abwesenheit vorzubereiten.

Auch wenn solche E-Mails normalerweise nicht sehr lang sind, benötigen manche Menschen dennoch Inspiration, um sie richtig zu formulieren. Wir hoffen, dass unsere kostenlosen Vorlagen Ihnen dabei helfen, eine erfolgreiche Urlaubsanfrage zu schreiben.

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