Кейс: от писем-картинок до HTML: как университетская библиотека сократила срок подготовки писем на 50%
Когда людям нужна достоверная информация или консультация специалиста, библиотеки по-прежнему остаются в числе первых мест, куда они обращаются. Университетские библиотеки делают гораздо больше, чем просто предоставляют доступ к книгам. Они обеспечивают студентам и исследователям доступ к специализированным ресурсам, академической поддержке и всему необходимому для обучения.
Электронная почта играет важную роль в этом процессе коммуникации. Она помогает библиотекам делиться новостями, анонсировать мероприятия, знакомить с доступными ресурсами и информировать университетское сообщество. Чтобы делать это эффективно, каждое письмо должно быть понятным, визуально привлекательным и удобным для чтения на любом устройстве.
Bibliotecas de la Universidad de Concepción перестроили свою почтовую коммуникацию для достижения этих целей. В данном кейсе вы узнаете, как команда перешла от писем в формате изображений к HTML-письмам и сократила время, необходимое для подготовки кампаний, после внедрения Stripo.
Эксперт
Знакомьтесь с компанией
Bibliotecas de la Universidad de Concepción (Bibliotecas UdeC) управляет сетью библиотек, расположенных на территории университетских кампусов в Консепсьоне, Чильяне и Лос-Анджелесе.
Миссия библиотечной сети Bibliotecas UdeC заключается в обеспечении университетского сообщества доступа к информации, содействии культурному развитию, сохранении библиографического наследия университета, а также в поддержке преподавания, обучения и научных исследований.
Проблема: письма на основе картинок ограничивали функциональность и замедляли процесс подготовки рассылок
Библиотека обслуживает все университетское сообщество, включая студентов бакалавриата, магистратуры и аспирантов. По этой причине важно, чтобы каждое письмо соответствовало целостному визуальному стилю и стилю общения. Основное различие между кампаниями заключается в контенте, адаптированном к потребностям и интересам каждой академической аудитории.
Раньше Bibliotecas UdeC отправляла письма в виде изображений. У этого формата было много недостатков: невозможность добавлять несколько ссылок, низкое качество картинок и нестабильный рендеринг на разных устройствах.
Решение об изменении формата писем было принято по рекомендации Technology General Department. Специалист по информационным технологиям предложил перейти на HTML-письма, чтобы улучшить их визуальное оформление и функциональность. Это изменение также упростило технической команде управление и запуск email-кампаний.
Решение: интуитивно понятный конструктор писем для обеспечения целостности коммуникации
Специалисты библиотеки оценивали конструкторы писем по следующим критериям:
- простота использования;
- поддержка профессиональных шаблонов HTML-писем;
- совместимость с существующими системами массовой рассылки писем;
- возможность обеспечить целостность визуального стиля во всех сообщениях;
- отсутствие необходимости в глубоких навыках программирования;
- оптимизация времени разработки;
- возможность повторного использования шаблонов писем;
- надежный рендеринг писем на различных устройствах и в разных почтовиках.
Платформа Stripo оказалась лучшим выбором для библиотеки благодаря простоте использования, гибкости и совместимости с форматом HTML, требуемым системами рассылки писем учреждения. Платформа позволила команде создавать более визуально привлекательные, функциональные и профессионально оформленные письма без специальных знаний в области программирования.
Возможность работать с 1650+ готовыми шаблонами писем и редактируемыми блоками помогла стандартизировать коммуникацию и ускорить процесс подготовки писем. Еще одним важным аспектом для команды разработчиков стала простота экспорта и передачи писем техническому отделу, ответственному за массовую рассылку.
Примечание от Stripo
Экспорт писем упрощает переход от создания писем к их рассылке и избавляет от необходимости обладать техническими знаниями при подготовке кампаний к запуску.
Stripo поддерживает несколько форматов экспорта, что позволяет командам выбирать вариант, наиболее подходящий для их рабочего процесса. Письма можно экспортировать в виде HTML-файла, архива или исходного HTML-кода, что упрощает их передачу на платформу рассылки или в другие системы, используемые в организации.
По сравнению с другими вариантами Stripo предложила более интуитивное решение, которое лучше соответствовало потребностям библиотеки.
Рабочий процесс: централизованное создание писем с использованием многоразовых шаблонов писем
Децентрализованная коммуникация в крупной организации зачастую создает трудности с обеспечением целостности и качества. Даже при наличии корпоративных рекомендаций по правильному использованию фирменных цветов, типографики, визуальной идентичности и качества изображений у команд может не хватать технических знаний или опыта в вопросах коммуникации, чтобы избежать несогласованности в дизайне и сообщениях.
Communications Unit в Bibliotecas de la Universidad de Concepcion в настоящее время является единственным подразделением в рамках этой системы, использующим Stripo. Таким образом, создание, редактирование и обновление шаблонов писем централизованно осуществляется этим отделом, что обеспечивает визуальную и коммуникационную целостность всех исходящих сообщений.
В систему Bibliotecas de la Universidad de Concepción входят 12 библиотек. Communications Unit несет централизованную ответственность за подготовку и координацию рассылок по письмам. Этот отдел принимает запросы от различных библиотек и академических подразделений, готовит тексты рассылок и согласовывает их с руководителем библиотеки перед отправкой.
Университет ведет централизованную базу данных студентов, преподавателей, сотрудников и других членов университетского сообщества. Система управления библиотекой интегрирована с этой базой данных, что позволяет библиотеке использовать данные об аудитории для сегментации и персонализации писем.
Библиотека сегментирует свою аудиторию по нескольким критериям и рассылает каждой группе соответствующий контент. Одним из основных критериев сегментации является этап обучения студентов.
Для студентов первого курса коммуникация в основном направлена на ознакомление с основными услугами библиотеки и на содействие их адаптации к университетской жизни.
Студентам старших курсов рассылаются письма в формате новостей, в которых публикуются ссылки на электронные информационные ресурсы, а также материалы для обучения и научной работы.
Кроме того, библиотека регулярно информирует читателей о студенческих конкурсах, рассылает приглашения на мероприятия и образовательные программы, а также каждые два делает информационную рассылку о самых важных новостях и основных событиях за этот период.
(Источник: письмо от Bibliotecas de la Universidad de Concepción)
Внутренняя корреспонденция и письма, адресованные аудитории численностью до 3000 получателей, рассылаются сотрудниками библиотеки вручную. Information Technology General Department занимается проведением email-кампаний и рассылкой сообщений, предназначенных для более широкой аудитории, через автоматизированную платформу.
Структурированный процесс от запроса до доставки:
- Процесс создания письма начинается с момента получения запроса от Communications Unit.
- Исходя из этого запроса, команда разрабатывает и оформляет письмо в соответствии с рекомендациями университета по коммуникации.
- Затем это письмо рассматривается и утверждается заведующим библиотекой.
- После утверждения документ направляется в University’s Communications Department для окончательной проверки и получения разрешения на отправку.
- И следом Information Technology Department отправляет письмо адресатам.
Команда обычно работает с двумя мастер-шаблонами, адаптируя их для различных типов сообщений. Такой подход гарантирует, что каждое письмо соответствует корпоративному стилю Universidad de Concepción.
(Источник: письмо от Bibliotecas de la Universidad de Concepción)
Среди функций Stripo Communications Unit больше всего ценит возможность дублирования шаблонов. Это значительно сокращает время на подготовку писем и упрощает соблюдение единых стандартов дизайна во всех кампаниях.
Мы также ценим возможность совместной работы нескольких человек над созданием и редактированием одного и того же письма, что делает рабочий процесс более гибким и эффективным.
Лорена Флорес-Гальегос,
Примечание от Stripo
Stripo упрощает совместную работу над email-проектами. Несколько человек могут одновременно редактировать одно письмо, внося в него необходимые изменения.
Участники команды могут оставлять комментарии прямо в шаблоне письма и получать обратную связь в реальном времени. Это исключает необходимость обсуждать правки в отдельных чатах или ждать ответов по электронной почте, что помогает всем оставаться на одной волне при работе над кампанией. Сотрудничество в реальном времени позволяет всем действовать слаженно на всех этапах проведения email-кампании.
Результаты: создание профессиональных писем на 50% быстрее
Хотя Bibliotecas’ Communications Unit не ведет точного учета сэкономленного времени и трудозатрат, по их оценкам, на создание каждого письма или проведения кампании теперь уходит на 40-50% меньше времени, чем раньше. До внедрения Stripo на разработку и подготовку писем уходило больше времени из-за необходимости ручной обработки изображений и ограничений формата.
Команда отмечает следующие результаты внедрения Stripo:
- стандартизированный и более профессиональный email-дизайн;
- повышение визуальной целостности всей коммуникации библиотеки;
- сокращение времени на подготовку писем;
- снижение технической сложности, связанной с созданием HTML-писем.
Платформа Stripo упростила рабочий процесс и повысила общее качество сообщений, отправляемых университетскому сообществу. Благодаря готовым шаблонам писем и более интуитивным инструментам редактирования этот процесс стал гораздо более гибким, особенно в части создания и кастомизации писем.
Одним из самых запоминающихся моментов стало то, как я впервые воспользовалась Stripo и поняла, насколько просто и интуитивно понятно редактировать письма. Меня особенно впечатлило, как быстро мы могли создавать сообщения в таком профессиональном стиле, причем без каких-либо глубоких технических знаний. Это стало значительным улучшением по сравнению с нашей прежней методикой работы.
Лорена Флорес-Гальегос,
В завершение
То, что началось как переход от писем в формате изображений к HTML, превратилось в более структурированный и эффективный процесс подготовки рассылок. Bibliotecas UdeC оказывают поддержку студентам на всех этапах их академического пути, предоставляя доступ к информации, специализированным ресурсам, а также помощь в обучении и научных исследованиях.
Bibliotecas de la Universidad de Concepción сделали свою почтовую коммуникацию более профессиональной, визуально привлекательной и целостной благодаря Stripo, при этом значительно сократив время на подготовку писем. Упрощая процесс создания писем и оптимизируя рабочие процессы коммуникации, Stripo помогает Biblioteca более эффективно выполнять свою миссию.
0 комментариев