Кейс: від листів-картинок до HTML: як університетська бібліотека скоротила термін підготовки листів на 50%
Коли людям потрібна достовірна інформація або консультація фахівця, бібліотеки залишаються одними з перших місць, куди вони звертаються. Університетські бібліотеки роблять набагато більше, ніж просто надають доступ до книг. Вони забезпечують студентам і дослідникам доступ до спеціалізованих ресурсів, академічної підтримки та всього необхідного для навчання.
Електронна пошта відіграє важливу роль у цьому процесі комунікації. Вона допомагає бібліотекам ділитися новинами, анонсувати заходи, знайомити з доступними ресурсами та інформувати університетську спільноту. Щоб робити це ефективно, кожен лист має бути зрозумілим, візуально привабливим і зручним для читання на будь-якому пристрої.
Bibliotecas de la Universidad de Concepción реорганізували свою поштову комунікацію для досягнення цих цілей. У цьому кейсі ви дізнаєтеся, як команда перейшла від листів у форматі зображень до HTML-листів і скоротила час, необхідний для підготовки кампаній, після впровадження Stripo.
Експерт
Знайомтеся з компанією
Bibliotecas de la Universidad de Concepción (Bibliotecas UdeC) керує мережею бібліотек, розташованих на території університетських кампусів у Консепсьоні, Чільяні та Лос-Анджелесі.
Місія бібліотечної мережі Bibliotecas UdeC полягає у забезпеченні університетської спільноти доступу до інформації, сприянні культурному розвитку, збереженні бібліографічної спадщини університету, а також у підтримці викладання, навчання та наукових досліджень.
Проблема: листи на основі зображень обмежували функціональність і уповільнювали процес підготовки розсилок
Бібліотека обслуговує всю університетську спільноту, зокрема студентів бакалаврату, магістратури та аспірантів. З огляду на це важливо, щоб кожен лист відповідав цілісному візуальному стилю та стилю спілкування. Основна відмінність між кампаніями полягає в контенті, адаптованому до потреб та інтересів кожної академічної аудиторії.
Раніше Bibliotecas UdeC надсилала листи у вигляді зображень. Цей формат мав чимало недоліків: неможливість додавати кілька посилань, низька якість зображень та нестабільний рендеринг на різних пристроях.
Рішення про зміну формату листів було ухвалено за рекомендацією Technology General Department. Фахівець з інформаційних технологій запропонував перейти на HTML-листи, щоб поліпшити їх візуальне оформлення та функціональність. Ця зміна також спростила технічній команді керування та запуск email-кампаній.
Рішення: інтуїтивно зрозумілий конструктор листів для забезпечення цілісності комунікації
Фахівці бібліотеки оцінювали конструктори листів за такими критеріями:
- простота використання;
- підтримка професійних шаблонів HTML-листів;
- сумісність із наявними системами масового надсилання листів;
- можливість забезпечити цілісність візуального стилю в усіх повідомленнях;
- відсутність необхідності в глибоких навичках програмування;
- оптимізація часу розробки;
- можливість повторного використання шаблонів листів;
- надійний рендеринг листів на різних пристроях та в різних поштовиках.
Платформа Stripo виявилася найкращим вибором для бібліотеки завдяки простоті використання, гнучкості та сумісності з форматом HTML, який вимагають системи надсилання листів установи. Платформа дозволила команді створювати візуально привабливіші, функціональніші та професійно оформлені листи без спеціальних знань у програмуванні.
Можливість працювати з 1650+ готовими шаблонами листів та редагованими блоками допомогла стандартизувати комунікацію та пришвидшити процес підготовки листів. Ще одним важливим аспектом для команди розробників стала простота експорту та надання листів технічному відділу, відповідальному за масове надсилання.
Примітка від Stripo
Експорт листів спрощує перехід від створення листів до їх надсилання та позбавляє від необхідності мати технічні знання під час підготовки кампаній до запуску.
Stripo підтримує кілька форматів експорту, що дозволяє командам вибирати варіант, який найбільше відповідає їхньому робочому процесу. Листи можна експортувати у вигляді HTML-файлу, архіву чи вихідного HTML-коду, що спрощує їх переміщення на платформу для надсилання або в інші системи, які використовуються в організації.
У порівнянні з іншими варіантами Stripo запропонувала більш інтуїтивне рішення, яке краще відповідало потребам бібліотеки.
Робочий процес: централізоване створення листів з використанням багаторазових шаблонів листів
Децентралізована комунікація у великій організації часто створює труднощі з забезпеченням цілісності та якості. Навіть за наявності корпоративних рекомендацій щодо правильного використання фірмових кольорів, типографіки, візуальної ідентичності та якості зображень у команд може бракувати технічних знань чи досвіду в питаннях комунікації, щоб уникнути неузгодженості в дизайні та повідомленнях.
Communications Unit у Bibliotecas de la Universidad de Concepcion наразі є єдиним підрозділом у цій системі, який використовує Stripo. Таким чином, створення, редагування та оновлення шаблонів листів централізовано здійснюється цим відділом, що забезпечує візуальну та комунікаційну цілісність усіх вихідних повідомлень.
До системи Bibliotecas de la Universidad de Concepción входять 12 бібліотек. Communications Unit несе централізовану відповідальність за підготовку та координацію надсилання листів. Цей відділ приймає запити від різних бібліотек та академічних підрозділів, готує тексти листів та узгоджує їх із керівником бібліотеки перед надсиланням.
Університет веде централізовану базу даних студентів, викладачів, співробітників та інших членів університетської спільноти. Система керування бібліотекою інтегрована з цією базою даних, що дозволяє бібліотеці використовувати дані про аудиторію для сегментації та персоналізації листів.
Бібліотека сегментує свою аудиторію за кількома критеріями та надсилає кожній групі відповідний контент. Одним з основних критеріїв сегментації є етап навчання студентів.
Для студентів першого курсу комунікація здебільшого спрямована на ознайомлення з основними послугами бібліотеки та на сприяння їм у адаптації до університетського життя.
Студентам старших курсів надсилаються листи у форматі новин, у яких публікуються посилання на електронні інформаційні ресурси, а також матеріали для навчання та наукової роботи.
Крім того, бібліотека регулярно інформує читачів про студентські конкурси, надсилає запрошення на заходи та освітні програми, а також кожні два тижні робить інформаційну розсилку про найважливіші новини та основні події за цей період.
(Джерело: лист від Bibliotecas de la Universidad de Concepción)
Внутрішня кореспонденція та листи, адресовані аудиторії чисельністю до 3000 одержувачів, надсилаються співробітниками бібліотеки самостійно. Information Technology General Department займається проведенням email-кампаній та надсиланням повідомлень, призначених для ширшої аудиторії, через автоматизовану платформу.
Структурований процес від запиту до доставки:
- Процес створення листа починається з моменту отримання запиту від відділу комунікацій.
- Виходячи з цього запиту, команда розробляє та оформлює лист відповідно до рекомендацій університету щодо комунікації.
- Потім цей лист розглядається та затверджується завідувачем бібліотеки.
- Після затвердження документ надсилається до University’s Communications Department для остаточної перевірки та отримання дозволу на надсилання.
- А потім Information Technology Department надсилає лист адресатам.
Команда зазвичай працює з двома основними шаблонами, адаптуючи їх до різних типів повідомлень. Такий підхід гарантує, що кожен лист відповідає корпоративному стилю Universidad de Concepción.
(Джерело: лист від Bibliotecas de la Universidad de Concepción)
Серед функцій Stripo Communications Unit найбільше цінується можливість дублювання шаблонів. Це значно скорочує час на підготовку листів і спрощує дотримання єдиних стандартів дизайну в усіх кампаніях.
Ми також цінуємо можливість спільної роботи кількох осіб над створенням та редагуванням одного листа, що робить робочий процес більш гнучким та ефективним.
Лорена Флорес-Гальєгос,
Примітка від Stripo
Stripo спрощує спільну роботу над email-проєктами. Кілька осіб можуть одночасно редагувати один лист, вносячи до нього необхідні зміни.
Учасники команди можуть залишати коментарі просто в шаблоні листа та отримувати відгуки в реальному часі. Це усуває необхідність обговорювати виправлення в окремих чатах або чекати відповідей електронною поштою, що допомагає всім залишатися на одній хвилі під час роботи над кампанією. Співпраця в режимі реального часу дозволяє всім діяти злагоджено на всіх етапах проведення email-кампанії.
Результати: створення професійних листів на 50% швидше
Хоча Bibliotecas’ Communications Unit не веде точного обліку зекономленого часу та трудових витрат, за їхніми оцінками, на створення кожного листа чи проведення кампанії тепер витрачається на 40-50% менше часу, ніж раніше. До впровадження Stripo на розробку та підготовку листів витрачалося більше часу через необхідність ручної обробки зображень та обмеження формату.
Команда відзначає такі результати впровадження Stripo:
- стандартизований та більш професійний email-дизайн;
- підвищення візуальної цілісності всієї комунікації бібліотеки;
- скорочення часу на підготовку листів;
- зниження технічної складності, пов’язаної зі створенням HTML-листів.
Платформа Stripo спростила робочий процес і підвищила загальну якість повідомлень, що надсилаються університетській спільноті. Завдяки готовим шаблонам листів та більш інтуїтивним інструментам редагування цей процес став набагато гнучкішим, особливо в частині створення та налаштування листів.
Одним з найяскравіших моментів стало те, як я вперше скористалася Stripo і зрозуміла, наскільки просто й інтуїтивно зрозуміло редагувати листи. Мене особливо вразило, як швидко ми могли створювати повідомлення в такому професійному стилі, причому без будь-яких глибоких технічних знань. Це стало значним покращенням порівняно з нашою попередньою методикою роботи.
Лорена Флорес-Гальєгос,
На завершення
Те, що почалося як перехід від листів у форматі зображень до HTML, перетворилося на більш структурований та ефективний процес підготовки розсилок. Bibliotecas UdeC надають підтримку студентам на всіх етапах їхнього академічного шляху, забезпечуючи доступ до інформації, спеціалізованих ресурсів, а також допомогу в навчанні та наукових дослідженнях.
Bibliotecas de la Universidad de Concepción зробили свою поштову комунікацію більш професійною, візуально привабливою та цілісною завдяки Stripo, при цьому значно скоротивши час на підготовку листів. Спрощуючи процес створення листів та оптимізуючи робочі процеси комунікації, Stripo допомагає Biblioteca ефективніше виконувати свою місію.
0 коментарів