Perché una comunicazione efficace è la chiave per un lavoro di squadra produttivo nella produzione di email

Creare un’email raramente è un lavoro da solista. Oltre a copywriter, designer e email marketer, spesso sono coinvolti dirigenti, team legali, traduttori e correttori di bozze nel processo di revisione. In un mondo ideale, tutti si siederebbero insieme, discuterebbero le modifiche in tempo reale e finalizzerebbero le email rapidamente. Tuttavia, nella realtà, la maggior parte dei team lavora da remoto e la collaborazione avviene su strumenti e canali diversi.

Alcuni membri del team preferiscono le chiamate, altri si affidano alle email, altri ancora usano Slack o app di messaggistica. Tenere traccia dei commenti e rispondere in tempo diventa difficile quando il feedback è sparso su più piattaforme. Anche le funzionalità di commento integrate, come quelle di Stripo, non garantiscono automaticamente una collaborazione più fluida e devono essere usate in modo efficace.

Ciò che influisce davvero sull’efficienza della comunicazione è il modo in cui i membri del team interagiscono durante il processo: cosa scrivono, come rispondono ai commenti e come gestiscono le revisioni. I commenti sono sempre chiari? È evidente a cosa si riferiscono? Tutti riescono a tracciare facilmente come è cambiata l’email dopo le modifiche?

Dopo aver analizzato come i team comunicano durante la produzione di email, ho notato alcuni modelli comuni e problemi ricorrenti che influiscono direttamente sull’efficienza del flusso di lavoro. Oggi esploreremo proprio questo.

Tipi di conversazioni nella produzione di email

Come accennato in precedenza, ogni team struttura il proprio flusso di lavoro in modo diverso. La comunicazione — comprese le revisioni e l’approvazione finale prima dell’esportazione dell’email verso un ESP o un CDP — è parte integrante di questo processo.

Un approccio comune tra i team è che l’email marketer raccolga tutto il materiale dai colleghi (ad esempio, copywriter o designer) o lo prepari in autonomia e costruisca il layout dell’email in un editor. Successivamente concede l’accesso ai responsabili del task, dirigenti, correttori di bozze, traduttori, ecc., per domande, aggiunte e approvazione finale.

Ho analizzato i tipi di conversazioni lasciate dai vari membri dei team di produzione email e ho identificato diverse categorie chiave.

Comunicazione legata al marketing

Queste conversazioni provengono solitamente dagli stakeholder responsabili del contenuto dell’email. Spesso suggeriscono di rafforzare le offerte, aggiungere categorie di prodotti o sostituire completamente alcuni blocchi di contenuto. Questo tipo di feedback è necessario quando nel brief iniziale mancano dettagli importanti o quando non sono stati approvati prima della creazione dell’email.

I commenti sono solitamente diretti e specifici, come:

• “Cambia lo sconto al 20%”;
• “Aggiungi i prodotti della nuova collezione.”

Domande di chiarimento sul progetto

In questo caso, le discussioni si spostano dai messenger esterni direttamente in un unico luogo: l’editor dell’email. Il team costruisce l’email mentre risolve questioni di marketing legate al contenuto.

Esempi:

• “Qual è esattamente lo sconto che offriamo?”
• “Quale numero di telefono dobbiamo mostrare?”
• “Abbiamo tutte le risorse necessarie per questa offerta?”

Comunicazione legata al design

Questa è una delle categorie più varie. I commenti possono riguardare specifiche tecniche delle immagini — come dimensione del file, risoluzione, modifiche allo sfondo o sostituzione completa — ma anche il posizionamento dei pulsanti, l’uso dei colori, la correzione dei font, la coerenza con l’identità visiva del brand e la reattività mobile.

Il feedback di design più efficace è specifico: “Questo banner pesa 1.2MB per via delle dimensioni. Ridimensionalo a 600x600 pixel.”

Conversazioni sul testo dell’email

Esistono tre approcci interessanti su come si comunica riguardo al testo dell’email:

1. Usare i commenti sul layout dell’email come brief: Indicano il tono di voce e i messaggi chiave da includere in ogni blocco dell’email.
2. Fornire opzioni di testo: Il copywriter suggerisce da tre a cinque varianti di headline o altri elementi testuali, permettendo al team di scegliere quella più adatta. Sono raccomandazioni per ottimizzare l’email in base agli obiettivi. Il marketer può accettarle o rifiutarle, ma il commentatore non ha l’autorità per apportare modifiche dirette.
3. Riscrivere il testo esistente nei commenti: A volte c’è già un testo segnaposto (da un’email precedente o generato dall’IA) nel layout, e i membri del team lo riscrivono direttamente nei commenti per ogni blocco. Questo approccio funziona come un flusso di lavoro interno all’editor, eliminando la necessità di usare Google Docs esterni.

   Sarebbe però più efficiente se i copywriter lavorassero direttamente nei blocchi dell’email, potendo vedere subito come appare il testo nel design.

Uso dei commenti per la correzione di bozze

In questo caso, i commenti vengono utilizzati per evidenziare parole o frasi sbagliate e chiedere correzioni. Tuttavia, un approccio collaborativo con modifica diretta è molto più efficiente, permettendo ai membri del team di correggere subito invece di aspettare che qualcun altro applichi i suggerimenti.

Discussioni tecniche

Di solito riguardano link non funzionanti, URL obsoleti da aggiornare o problemi con elementi interattivi, come la gamification, che non funzionano correttamente.

Note personali

A volte, gli email marketer lasciano note personali all’interno del layout per ricordarsi di aggiungere un link, aggiornare una sezione o inserire visual una volta ricevuti dal designer. Questo è particolarmente utile quando più membri del team lavorano contemporaneamente al progetto. In sostanza, queste note aiutano a monitorare l’avanzamento dell’email e a mantenere l’organizzazione mentre si aspettano gli asset finali.

Feedback dei consulenti

I consulenti di email marketing possono lasciare commenti mirati a migliorare l’email da diversi punti di vista: copy, design e aspetti tecnici. Si tratta generalmente di suggerimenti concreti che l’email marketer può implementare direttamente o discutere con il team.

Come i team gestiscono lo stato del feedback

Nella comunicazione per la produzione di email, la velocità di reazione durante le discussioni è essenziale. Quando diversi partecipanti sono coinvolti contemporaneamente, hanno il contesto necessario e possono reagire subito.

Si può usare qualsiasi metodo di comunicazione per creare email e rispondere alle discussioni. L’obiettivo principale è ottenere la risposta più rapida possibile, perché se le modifiche non vengono apportate o approvate in tempi brevi, il team perde il contesto.

Quindi, anche il modo in cui i team elaborano il feedback influisce sull’efficienza. Ad esempio, possono usare la funzionalità di commenti di Stripo per semplificare la comunicazione e rendere chiaro lo stato di risoluzione:

1. Rispondere ai commenti per indicare il completamento del compito o porre domande di follow-up.
2. Usare emoji per risposte rapide, come un ✅ per comunicare che la modifica è stata effettuata.
3. Contrassegnare lo stato del commento (Aperto, Risolto): la persona che ha creato il compito può chiuderlo dopo l’approvazione, oppure il membro del team che ha fatto la modifica può farlo subito.
4. Menzionare i colleghi per notificarli immediatamente o invitarli alla discussione. I colleghi riceveranno notifiche via email.

Queste funzionalità accelerano i flussi di lavoro, ma c’è ancora margine di miglioramento.

Ostacoli all’efficienza nei commenti

Pur riducendo significativamente il caos derivante dall’uso di più strumenti e minimizzando i passaggi extra per evidenziare le modifiche necessarie, la funzionalità di commenti di Stripo presenta alcune sfide:

• I numeri dei commenti a volte coprono il testo da modificare. Questo costringe gli utenti a passare dalla modalità commento a quella di modifica, rallentando il processo;
• Le modifiche sovrascrivono le versioni precedenti, rendendo difficile il confronto. Anche se la Cronologia delle Versioni permette di tracciare le modifiche, non è sempre intuitiva da usare. Una soluzione alternativa è fare screenshot dei cambiamenti, ma comporta passaggi aggiuntivi;
• Modifiche e commenti simultanei possono generare confusione. Ad esempio, qualcuno può commentare una sezione mentre un’altra persona la sta modificando, portando a potenziali incomprensioni;
• I commenti non risolti possono essere trascurati. È frustrante quando piccole correzioni restano in sospeso per giorni. L’assegnatario ha perso la notifica o sta intenzionalmente ritardando l’aggiornamento?

Questi sono solo alcuni degli ostacoli attuali. Restate sintonizzati — Stripo sta lavorando attivamente a delle soluzioni e condivideremo presto gli aggiornamenti!

Per concludere

La comunicazione è una parte cruciale del lavoro di squadra efficace nella produzione di email. Quando è ben gestita, semplifica i flussi di lavoro, riduce i malintesi e aiuta i team a lavorare più velocemente mantenendo alta la qualità dei contenuti.

Migliorando il modo in cui lasciamo, rispondiamo e tracciamo i commenti, i team possono ridurre il numero di revisioni, evitare colli di bottiglia e creare un flusso di lavoro più efficiente. Che si tratti di usare feedback chiari e concreti, aggiornamenti di stato o di ridurre i messaggi avanti e indietro, ogni piccolo miglioramento fa una grande differenza nella collaborazione.

Hai mai riscontrato difficoltà nella comunicazione durante la produzione di email? Quali strategie o strumenti hanno aiutato il tuo team a migliorare il processo? Faccelo sapere — ci piacerebbe conoscere la tua esperienza!