Масштабирование email-дизайна без потери контроля стало доступнее с функцией «Фиксация элемента»

Представьте, что вы отвечаете за шаблоны писем в растущей команде. Маркетологи, копирайтеры, дизайнеры, корректоры — все работают над одним и тем же письмом. И каждый месяц кто-то случайно редактирует то, что не следует: футер, блок с юридической информацией или фиксированный фирменный цвет. Теперь каждый шаблон нужно проверять вручную перед отправкой.

Это довольно распространенная проблема в email-маркетинге, и она доставляет немало хлопот в процессе дизайна, который в идеале должен проходить максимально гладко. Но прежде чем просто заявить, что решения этой задачи не только разрабатываются, но и уже существуют, давайте разберемся в сути вопроса.

Почему шаблоны писем ломаются при расширении команды

Управление процессом создания писем от начала до конца — это довольно простой процесс, и для небольших компаний это вполне приемлемый вариант, который может работать как часы.

Однако проблемы возникают, когда компания разрастается. Растут и ее требования к видимости, а для работы с каналом email-маркетинга требуется больше специалистов. Увеличивается количество сотрудников, занимающихся разработкой каждого шаблона письма. И вот тут возникает интересная ситуация.

Мы все люди и все делаем ошибки; это естественно, а с ростом email-команды и вероятность ошибок возрастает. Кто-то может случайно изменить, переместить или удалить какой-то элемент в ходе работы. Недавно одна крупная международная технологическая компания рассказала нам о своей проблеме: их команда корректоров состоит из пожилых людей, которые плохо разбираются в интерфейсах, и им приходится каждый раз вручную проверять каждый шаблон письма, чтобы убедиться, что никто не изменил что-то по ошибке.

Чем больше людей участвует в подготовке письма, тем длиннее цепочка ответственности, тем больше этапов утверждения и тем больше моментов, в которых кто-то может допустить ошибку, которая может остаться незамеченной.

Представьте себе: поступил запрос не корректировать и не редактировать юридический раздел, но корректор в спешке просто не обратил внимания на этот запрос и все равно вычитал или отредактировал текст, поскольку это входит в его обязанности. Шаблон прошел дальше по цепочке, а ошибка осталась.

Роли и права доступа как полумера

Может показаться, что различные функциональные возможности, связанные с назначением ролей и прав доступа, уже решают эту проблему. И действительно, достаточно просто распределить роли: кто может просматривать, кто может редактировать только текст, кто может редактировать все и так далее. Это действительно сработает, но лишь частично.

Здесь важно то, на каком уровне решается проблема. Роли и права доступа — лишь половинчатая мера, поскольку роли ограничивают функциональность только в рамках всего шаблона письма, но это не распространяется на отдельные части письма. В том же случае с корректорами нашей технологической корпорации они могли бы назначить коллегу корректором, который мог бы редактировать только текст всего письма (тем самым рискуя отредактировать то, что не следует), или назначить его зрителем, который не мог бы ничего редактировать. 

В связи с этим требуется более гибкий подход. Поскольку необходимость постоянной проверки и риск ошибок сохраняются, естественным решением становится переход от анализа всего текста письма к анализу его отдельных элементов.

«Фиксация элемента» в качестве решения

В названии этой статьи и по всему тексту будет часто упоминаться термин «Фиксация элемента», однако стоит уточнить, что это всего лишь наша интерпретация и общее название данной функциональности, которое наилучшим образом объясняет, что могут означать такие функции.

Их основная цель — ограничить возможности редактирования определенных элементов шаблона. По сути, функция «Фиксация элемента» позволяет крупным командам (да и командам любого размера в целом) настраивать различные доступы к шаблону не только на уровне ролей, но и для отдельных элементов самого шаблона, запрещая редактирование критически важных блоков и одновременно разрешая редактирование всего остального.

Как это поможет нашему технологическому гиганту и его команде корректоров? Создатель шаблона или просто коллега, занимающий более высокую должность, может зафиксировать блок с юридическими условиями в футере. После этого, даже если вся компания приступит к работе над шаблоном, этот блок останется незатронутым, и его не придется проверять после внесения каких-либо изменений. Независимо от уровня знаний корректоров в UI этот утвержденный фрагмент текста останется без изменений, а они смогут редактировать другие части текста шаблона, которые действительно требуют проверки.

По сути, это открывает возможности для более удобного масштабирования email-команд при одновременном сохранении контроля. Каждая команда работает только с тем, к чему у нее есть доступ, как на уровне ролей, так и на уровне отдельных элементов, что позволяет сократить количество ошибок в дизайне.

Меры для решения этой проблемы в индустрии

В начале мы вскользь упомянули, что решения для фиксации элементов уже представлены на рынке и активно развиваются. А самое интересное то, что даже с такой, казалось бы, простой функцией существует множество различных подходов к ее реализации и преимуществам, которые она предоставляет.

• Фиксация на уровне слоя

Наиболее распространенным методом и уровнем фиксации является фиксация полос. Это позволяет маркетологам закрывать полосы от хедера до футера, тем самым запрещая редактирование всего контента в пределах каждой полосы. 

Некоторые решения пошли еще дальше и позволяют фиксировать не только структуры, но и конкретный контент. Например, можно зафиксировать текстовый блок на странице товара, сделав недоступным для редактирования только этот текст, в то время как все остальные элементы, расположенные рядом с текстом (изображения, кнопки и т. д.), останутся доступными для редактирования.

Различные решения имеют разную степень детализации, и это палка о двух концах. Более низкая детализация означает упрощение рабочего процесса и более быструю фиксацию больших блоков писем, но она имеет свои ограничения, поскольку не весь контент в полосе всегда недоступен для редактирования. Более высокая детализация обеспечивает большую гибкость и свободу, но для фиксации крупных блоков шаблонов писем требуется больше времени.

• Различные типы ограничений фиксации

В некоторых решениях вместо детализации используются различные типы фиксации. Например, существует шаблонная фиксация полосы, но перед этим можно также выбрать уровень ограничений. Можно разрешить редактирование текста в фиксированной полосе, при этом оформление (цвета, шрифты и т. д.) останется закрытым.

На рынке также представлены решения, позволяющие зафиксировать отдельные атрибуты конкретного варианта контента, такие как цвет, стиль и размер текста и т. д. Это может казаться излишним, но в то же время является отличным вариантом, если в инструменте отсутствует такая функция, как «Глобальные стили и настройки», которая позволяет задать определенные параметры для всего шаблона, которые останутся неизменными даже в случае переписывания всего текста, добавления новых элементов и т. д.

• Ограничения и фиксация модулей

В этом разделе сложно охватить все аспекты, поскольку, проанализировав рынок, мы заметили, что лишь немногие решения так глубоко вникают в суть проблемы. Но можно с уверенностью сказать, что существуют решения, позволяющие зафиксировать не только конкретную секцию конкретного шаблона, но и отдельный элемент письма, используемый в десятках шаблонов.

Например, вы создали идеальный футер для своего шаблона, дизайн утвержден, а текст доведен до совершенства. Вы сохраняете этот футер в качестве модуля и фиксируете его. 

Таким образом, у вас появляется секция шаблона, которую все коллеги смогут использовать во всех своих email-кампаниях, и можно быть уверенным, что фиксация защитит этот модуль футера от случайных и несанкционированных изменений, даже если вы не знаете о некоторых email-кампаниях, в которых он используется.

Решение от Stripo 

Мы не остались в стороне и придумали свое решение этой проблемы. Помните команду корректоров? Вот как они могут использовать функцию «Фиксация элемента».

Есть задача по редактированию текста в шаблоне. Владелец шаблона блокирует юридический блок перед отправкой письма на проверку. Корректор открывает тот же шаблон, видит все остальные блоки, доступные для редактирования, но на юридический текст просто нельзя кликнуть. Не нужно изучать новый интерфейс, не нужно запоминать дополнительные шаги. Блок, который ранее требовал повторной ручной проверки после каждой правки, теперь в этом не нуждается.

Наша функция «Фиксация элемента» предлагает три варианта блокировки в зависимости от структуры шаблонов: на уровне полосы, структуры и контейнера.

Это дает большую гибкость при применении данного подхода к различным ситуациям в дизайне. Например, ваш юротдел переписывает футер раз в квартал. В таком случае маркетолог может зафиксировать всю полосу, и она не будет изменяться до следующего обновления, и никто из маркетинговой команды не сможет изменить ни одного пикселя, хочет он того или нет.

Или представьте себе обратную ситуацию. У вашей бренд-команды есть цветовая палитра и утвержденный дизайн хедера, но копирайтерам по-прежнему нужно каждую неделю обновлять текст письма. Чтобы избежать случайных изменений в дизайне, вы можете зафиксировать только слой дизайна в этом макете: текст останется полностью редактируемым, а цвета, шрифты и интервалы — неизменными.

У вас есть гибкие возможности настройки фиксации, позволяющие выбрать только необходимое: зафиксировать все, только дизайн или только контент.

Но такие функции полезны не только для внутренней команды; они также могут помочь в работе с людьми вне вашего отдела. Допустим, к вам на время присоединился дизайнер-фрилансер, которому не нужно менять стиль конкретной CTA-кнопки. Просто зафиксируйте дизайн контейнера для этой кнопки, чтобы предотвратить внесение изменений.

Эта функция базируется на наших существующих ролях, в рамках которых владельцы, администраторы и дизайнеры могут фиксировать элементы, ограничивать возможности редактирования для пользователей других ролей (копирайтеров, корректоров и зрителей) и тем самым обеспечивать контроль над процессом дизайна в больших командах.

В завершение

Неприятно признавать, но большинство ошибок в дизайне, допускаемых в крупных командах, вызваны нами самими, а не инструментами. Невнимательность, перегрузка работой или плохая коммуникация могут в любой момент помешать работе, не давая нам наладить идеальный и отлаженный процесс разработки писем и масштабировать маркетинговые команды. Но мы определенно можем совершенствоваться в использовании инструментов, способных помочь решить эту проблему.

Функция «Фиксация элемента» и ее аналоги в других продуктах призваны обеспечить контроль и корпоративное управление. Однако существующие на рынке решения всегда ставят вас перед выбором: применять фиксацию широко, но сохранять простоту, или фиксировать точечно, но замедлять рабочий процесс. Особого внимания заслуживают те немногие решения, которые пытаются совместить оба подхода. 

Однако чем более очевидной становится проблема, тем быстрее появляются решения, рассчитанные на все возможные случаи. Поэтому следите за развитием индустрии, и вы обязательно найдете то нужное решение.