Як заявити про терміновість у діловому листі

У зв'язку з динамічним характером бізнесу email-розсилки іноді є єдиним способом донести серйозність ситуації. Однак про терміновість потрібно повідомляти обережно, аби уникнути непорозуміння чи невдоволення аудиторії. У цій статті ми детально розглянемо етикет і таймінги для вираження терміновості за допомогою ділових листів і отримання швидкого результату у важливій ситуації.

Використання переваг правильного таймінгу

Ефективна комунікація здебільшого залежить від своєчасності. У бізнес-середовищі, перш ніж позначити лист як терміновий, важливо продумати таймінг, аби збільшити кількість відкривань листів. Надсилання термінового листа в той час, коли більшість співробітників йдуть з офісу, навряд чи принесе бажаний результат. Ба більше, багаторазове декларування листів як термінових може втратити їхній первісний ефект. Використовуйте терміновість тільки в разі потреби. В іншому разі ви можете втомити людей і зробити їх менш сприйнятливими.

Перш ніж позначити лист як терміновий, необхідно ретельно проаналізувати обставини. Деякі з основних питань, над якими слід подумати:

1. Як це вплине на активні ініціативи, як-от дводенні розпродажі, або загальні корпоративні цілі?
2. Якщо нічого не зробимо, з якими наслідками ми можемо зіткнутися?
3. Чи присутнє відчуття терміновості через наближення дедлайнів або інших зовнішніх чинників?

Складання термінового ділового листа

Під час складання термінового листа необхідно чітко і лаконічно передати важливість повідомлення, не викликаючи тривоги або розгубленості.

Тема листа

Важливість теми листа для привернення уваги читача неможливо переоцінити. Вона має бути зрозумілою і не викликати непотрібної тривоги. Вираження почуття терміновості в листі вимагає ретельного підбору слів. Ось кілька прикладів:

Слова

Ось список слів, які можуть слугувати переконливою вказівкою на необхідність швидких дій: 

1. Терміново. 
2. Важливо. 
3. Критично. 
4. Негайно.
5. Якнайшвидше. 
6. Високопріоритетний.
7. Попередження.
8. Увага.

Наприклад, якщо почати лист зі слова «ТЕРМІНОВО:», можна одразу ж визначити характер повідомлення.

Фрази

Нарівні зі словами фрази також можуть передавати сенс терміновості. Кілька прикладів:

1. «Потрібна ваша негайна увага».
2. «Будь ласка, поставтеся до цього як до пріоритетного питання».
3. «Час не терпить зволікань».
4. «Необхідно вжити заходів протягом 24 годин».
5. «Це не може чекати».
6. «Потрібна негайна відповідь».
7. «Будь ласка, звертайтеся за першої ж можливості».

Окрім використання цих слів і фраз у тексті листа особливо ефективним є використання їх у темі листа. Пам'ятайте, що не варто зловживати цими словами і фразами, аби люди не перестали правильно сприймати ваші повідомлення. 

Ось 15 прикладів тем листів для підвищення відкриваності:

1. «Терміново: необхідно затвердити бюджет проєкту сьогодні».
2. «Потрібна негайна увага: документи про відповідність прострочені».
3. «Терміново: реєстрація закінчується завтра».
4. «Критично: даунтайм сервера — необхідні негайні дії».
5. «Попередження: виявлено порушення безпеки. Будь ласка, відреагуйте негайно».
6. «Пріоритетний запит: необхідно якомога швидше підготувати пропозицію для клієнта».
7. «Важливо: зібрання команди перенесено на сьогодні».
8. «Необхідні дії: завершити опитування співробітників до кінця дня».
9. «Високий ступінь важливості: прохання переглянути поправки до контракту».
10. «Критично терміново: обслуговування бази даних — даунтайм сьогодні ввечері».
11. «Потрібна негайна відповідь: підтвердження інтерв'ю на завтра».
12. «Потрібна термінова увага: наближається дедлайн надання даних».
13. «Попередження: оновіть паролі у зв'язку з загрозою безпеці».
14. «Останнє нагадування: надайте звіти про витрати сьогодні або позбудетеся компенсації».
15. «Попередження про критичну ситуацію: збій системи — всі сили на допомогу».

Тіло листа

Комунікація електронною поштою здебільшого залежить від чіткої та лаконічної мови.

1. Почніть із привітання

Бадьорий тон можна створити одразу, навіть за термінового звернення, почавши з приємного привітання:

• «Потрібна термінова увага: шановний\-а [ім'я одержувача]»;
• «Питання, що потребує термінового розгляду: доброго дня, [ім'я одержувача]»;
• «Потрібне негайне втручання: доброго дня, [ім'я одержувача]»;
• «Важливе оновлення: шановний\-а [ім'я одержувача]»;
• «Терміновий запит: доброго дня, [ім'я одержувача]».

2. Чітко сформулюйте намір

Одразу після привітання поясніть причину надсилання листа. Не намагайтеся завуалювати терміновість ситуації — викладіть її прямо.

3. Розкажіть про деталі

Вкажіть усі факти, які можуть стати в нагоді одержувачу, аби зрозуміти серйозність ситуації. Ви також можете додати в лист таймер зворотного відліку, аби спонукати одержувачів діяти якомога швидше.

(Джерело: шаблон Stripo)

4. Додайте чіткий заклик до дії

Чітко сформулюйте, чого ви чекаєте від читача. Ось кілька прикладів закликів до дії для ділових листів:

• «Подати звіт»;
• «Переглянути та відповісти»;
• «Підтвердити можливість присутності»;
• «Пройти навчання з питань безпеки»;
• «Пройти опитування»;
• «Додати цю подію до календаря»;
• «Надати відгук».

(Джерело: шаблон Stripo)

5. Проявіть повагу

Подякуйте одержувачу за швидку відповідь і запевніть його, що ви готові відповісти на будь-які питання або надати будь-яку додаткову інформацію, яка може йому знадобитися.

6. Професійно завершіть повідомлення

Заключні фрази, як-от «Щиро» або «З найкращими побажаннями», додадуть вашим листам ввічливого і позитивного характеру. Додавання професійного підпису з вашим ім'ям і контактною інформацією також має велике значення.

(Джерело: шаблон Stripo)

І не нехтуйте follow-up листами — попередній лист може загубитися, і нагадування буде гарним рішенням.

(Джерело: шаблон Stripo)

Поради зі складання термінового листа для бізнес-цілей

Термінові листи мають містити не просто текст. Елементи дизайну також можуть вплинути на реакцію одержувача на лист. Ось кілька рекомендацій з оформлення візуальних елементів термінових листів, які виражають їхню важливість:

1. Використовуйте простір з розумом

Уникайте перевантаженості листів. Захаращені листи важко читати, і це може відштовхнути одержувача. Простір допомагає одержувачам зосередитися на терміновій інформації.

2. Виокремте ключові деталі

Використовуйте жирний шрифт або шрифт іншого кольору, аби підкреслити важливу інформацію чи заходи. Але при надмірному використанні цих елементів лист виглядатиме непрофесійно. Використовуйте їх обмежено, аби підкреслити терміновість і необхідну дію.

(Джерело: шаблон Stripo)

3. Використовуйте заголовки та марковані списки

Використовуйте заголовки та марковані списки для листів, що складаються з декількох частин. Це зробить повідомлення зручним для перегляду і допоможе одержувачу швидко зрозуміти основні моменти та задачі.

(Джерело: шаблон Stripo)

4. Використовуйте візуал

Зображення та іконки можуть передати терміновість краще, ніж текст. Аби показати терміновість, використовуйте червоний знак оклику або іконку годинника. Це допоможе одержувачу помітити листа і зрозуміти, що він важливий.

5. Зберігайте професіоналізм

Незважаючи на те, що лист терміновий, будьте професіоналом. Використовуйте звичайний шрифт і уникайте кричущих великих літер або емодзі зі знаками оклику.

6. Додайте помітні CTA

Додайте кнопку або посилання, якщо ваше повідомлення вимагає дії. Розташуйте кнопку CTA під текстом листа і зробіть її помітною, аби одержувач побачив її в першу чергу.

(Джерело: шаблон Stripo)

7. Дотримуйтеся mobile-friendly дизайну

Розробіть mobile-friendly дизайн листа, оскільки багато людей перевіряють пошту на телефонах. Для цього необхідно зробити текст розбірливим, графіку компактною, а кнопки CTA — клікабельними на невеликих екранах.

8. Попередній перегляд і тестування листів перед надсиланням

Наостанок перегляньте та надішліть тестового листа, аби перевірити, який вигляд має ваше повідомлення на кількох пристроях і в різних поштових клієнтах. Це дасть змогу виявити недоліки дизайну, які ви могли не помітити. Кнопки «Переглянути» та «Протестувати» можна знайти над шаблоном у редакторі.

Шаблони для створення термінових листів в обмежений термін

Наведені нижче шаблони допоможуть вам швидше скласти термінового листа.

Шаблон 1: Термінове затвердження проєкту 

Тема листа: Терміново: сьогодні необхідно затвердити бюджет проєкту

Шановний\-а [ім'я колеги],

Сподіваюся, у вас усе добре. Прошу вибачення за терміновість, але потрібна ваша негайна увага стосовно бюджету для [назва проєкту]. В останню хвилину ми зіткнулися з деякими змінами, які вимагають вашого затвердження для продовження роботи.

Чому це терміново:

Вендор оновив свої ціни і вимагає підтвердження сьогодні, аби доставити матеріали вчасно. Це може істотно вплинути на наші терміни і потенційно збільшити витрати, якщо не вжити термінових заходів.

Будь ласка, вивчіть доданий оновлений бюджет і дайте свою згоду або відгук до [дата виконання].

Дякую вам за оперативність у цьому питанні. Я можу зателефонувати, якщо будуть потрібні додаткові роз'яснення.

[Кнопка CTA]: Переглянути бюджет

З найкращими побажаннями,

[ваше ім'я]

Шаблон 2: Прострочені документи про відповідність

Тема листа: Потрібна негайна увага: прострочені документи про відповідність

Доброго дня, [ім'я колеги],

Сподіваюся, у вас усе добре. Я повинен звернути вашу увагу на те, що документи про відповідність [проєкт або задача] мали бути подані [дата виконання], але не були подані.

Будь ласка, надайте ці документи, аби уникнути штрафів і небезпеки для нашого статусу в регуляторних органах.

Переконайтеся, що необхідні документи подано не пізніше [термін виконання].

Дякую за вашу оперативну допомогу у вирішенні цього надважливого питання.

[Кнопка CTA]: Подати документи

З теплими побажаннями,

[ваше ім'я]

Шаблон 3: Сповіщення про критичний даунтайм сервера

Тема листа: Критично: даунтайм сервера — необхідні негайні дії

Вітаю, командо,

Ми зіткнулися з непередбаченим даунтаймом сервера під час проведення кампанії флеш-розпродажу, що вплинуло на наші потенційні продажі.

Чому це терміново:

Цей простій впливає на обслуговування наших клієнтів і внутрішні операції, що призводить до втрати доходів і продуктивності.

Весь технічний персонал, будь ласка, негайно долучіться до групи швидкого реагування в конференц-залі для проведення інструктажу. Нетехнічний персонал, будь ласка, повідомте клієнтам, що ми працюємо над вирішенням проблеми.

Дякую всім за оперативність.

[Кнопка CTA]: Приєднатися до конференц-зали

Щиро,

[ваше ім'я]

Шаблон 4: Підтвердження інтерв'ю

Тема листа: Потрібна негайна відповідь: підтвердження щодо інтерв'ю на завтра

Шановний\-а [ім'я кандидата],

Сподіваюся, у вас усе добре. Цей лист у продовження нашої попередньої розмови. Ми призначили ваше інтерв'ю на завтра на [дата і час].

Необхідно підтвердити свою участь якомога швидше, аби приготувати все необхідне і повідомити комісію зі співбесіди.

Будь ласка, дайте відповідь на цей лист, підтвердивши свою готовність до призначеного часу, або повідомте нам, якщо вам потрібно перенести зустріч.

Дякуємо вам за своєчасну відповідь на цей запит.

З повагою,

[ваше ім'я]

На завершення

Професійні листи мають поєднувати в собі прозорість, повагу та квапливість, аби підкреслити терміновість. Розуміння контексту, використання переконливих формулювань, графічна оптимізація листа та наступні кроки допоможуть створити ефективні та оперативні канали комунікації.