Надійні рішення для захисту електронної пошти: 12 найкращих практик

Оскільки методи злому і загрози кібербезпеці постійно еволюціонують, особливо у зв'язку зі швидким розвитком ШІ останніми місяцями, безпека електронної пошти стала найважливішим аспектом захисту на роботі й удома.

Хакери можуть використовувати ваші листи як для ознайомлення з їхнім змістом, так і для проникнення у вашу організацію з метою злому більшої мережі. Отримавши доступ, хакери можуть дістатися до багатьох файлів, від конфіденційних фінансових документів до персональної інформації. Тут ви знайдете корисну інформацію про поширені загрози безпеці електронної пошти та десять найкращих практик для забезпечення надійного захисту електронної пошти.

Загрози безпеці електронної пошти

Нижче перелічено найпоширеніші загрози безпеці електронної пошти.

• Фішинг

Фішинг — це атака, під час якої у вас запитують гроші або чутливу інформацію, наприклад логіни або паролі. Цільовий фішинг — це атака, в якій зловмисник використовує вашу персональну інформацію для отримання цінних даних, видаючи себе за знайому людину.

• Спуфінг

Спуфінг — це атака, під час якої надають неправдиві дані, аби здаватися справжніми, наприклад, надсилання листа з акаунта, який має вигляд офіційної банківської email-адреси.

• Шкідливе ПЗ

Шкідливе ПЗ — це комп'ютерний вірус, тип програмного забезпечення, яке може бути завантажене на ваш пристрій, призначене для порушення роботи пристрою, сервера або мережі, і загалом викликає руйнівні дії. Шкідливе ПЗ становить значну загрозу для безпеки електронної пошти і може бути легко завантажене за допомогою спаму, коли хакери використовують його для вставки шкідливих посилань, шкідливих програм і троянів. Тому вкрай важливо вживати відповідних заходів для захисту своїх поштових акаунтів і контенту листів від кібератак і загроз онлайн-безпеці.

• DoS-атаки

DoS-атака, або атака типу «відмова в обслуговуванні», — це коли хакер робить машину або мережевий ресурс недоступним для користувачів, порушуючи роботу хоста, під'єднаного до мережі.

• Кібератаки, що еволюціонували і стали частішими

Кібератаки стають дедалі витонченішими в міру розвитку ШІ, який допомагає хакерам складати більш правдоподібні листи. Саме тому важливо розробити надійне рішення для захисту електронної пошти.

12 найкращих практик побудови надійного рішення для забезпечення безпеки електронної пошти

Отже, враховуючи все вищенаведене, давайте розглянемо деякі шляхи зниження ризиків, пов'язаних із кібербезпекою, на прикладі простих найкращих практик, які можна використати просто зараз.

1. Створюйте надійні паролі та шифри

Кожен з нас знає, що слід використовувати надійні паролі та уникати використання одного й того самого пароля двічі, але це може виявитися справжнім випробуванням. Іноді запам'ятати номер телефону дуже складно, не кажучи вже про десятки паролів. На щастя, багато пристроїв можуть надійно зберігати паролі, аби вам не доводилося вводити їх щоразу, а деякі додатки зберігають паролі за вас.

(Джерело: Really Good Emails)

Далі, у нас є шифрування: щоразу, коли ви надсилаєте листа з подякою (або будь-якого іншого листа), є певний ризик, що його перехопить хакер на шляху між вами — відправником — і одержувачем. То що ж робить шифрування? Воно шифрує контент листа, аби будь-хто, хто його перехопить, не зміг його прочитати. Тільки після перевірки автентичності одержувача можна прочитати справжнє повідомлення. Це також означає, що якщо ви випадково надішлете листа на неправильну адресу, одержувач не зможе його прочитати.

Багато поштових служб, як-от Gmail і Microsoft Outlook, а також безпечні поштові провайдери, наприклад Mailfence, пропонують шифрування як опцію. Захистити зразок внутрішнього аудиторського звіту та інші важливі документи стає набагато простіше за допомогою шифрування.

2. Створюйте резервні копії важливих листів

Окрім захисту ваших даних від сторонніх очей важливо також захистити їх від втрати або видалення. Ось чому необхідно завжди створювати резервні копії всіх важливих листів. Ви можете вибрати зовнішній жорсткий диск, USB-накопичувач або завантажити дані в хмарне сховище.

У всіх цих способів є свої переваги та недоліки. Фізичний зовнішній жорсткий диск або USB-накопичувач можна загубити або пошкодити, а в минулому були випадки, коли хакери потрапляли в хмарні сховища і таким чином викрадали дані.

Ідеального рішення не існує, але безпека хмарних сховищ з часом зросла. Наявність фізичної копії важливих даних може допомогти, якщо ваш пристрій вирішить покинути світ живих.

3. Проінформуйте всіх про підозрілі листи та посилання

Хоча багато питань кібербезпеки зводяться до технологій, значна їхня частина пов'язана зі здоровим глуздом і вивченням найкращих практик, наприклад, як розпізнавати й обробляти підозрілі листи або використовувати ПЗ для відстеження листів. Ви можете проводити прості вебінари, використовувати відеоуроки, аби спростити процес, а також додати квіз, аби переконатися, що всі досягли певних стандартів в організації.

(Джерело: лист від YouTube)

Щорічна перепідготовка з новою інформацією також допоможе процесу, і ви можете дізнатися вартість сертифікації SOC 2, якщо бажаєте піти далі та навчити свій персонал усього, що пов'язано з аудитом.

4. Зберігайте конфіденційність доступу

Проксі-сервери дають вам змогу зберігати конфіденційність інформації про свою геолокацію, надсилати листи і проводити онлайн-дослідження, не турбуючись про те, що сторонні файли cookie Google відстежуватимуть вас. Що стосується листів, то проксі-сервери дають змогу надсилати їх, не видаючи IP-адреси.

Як це працює? Проксі-сервери діють як шлюз між вами та інтернетом, відокремлюючи вас та інших користувачів від сайтів, які ви переглядаєте. Інтернет-трафік проходить крізь проксі-сервер за адресою, яку ви ввели. Запит повертається назад крізь той самий проксі-сервер, і вам пересилаються дані, отримані з сайту.

5. Встановіть сучасний антивірусний захист

Ви не можете просто ігнорувати свій антивірус. Іноді він потребує уваги, тому звертайте увагу на попапи, які повідомляють про необхідність завантажити останню версію програми. Колишня версія швидко застаріє на тлі постійного напливу хакерських атак, тому переконайтеся, що ваш захист посилено останніми оновленнями та надійними засобами протекції електронної пошти.

(Джерело: Really Good Emails)

6. Покращте свій спам-фільтр

Ви можете використовувати фільтр контенту листів для перехоплення вхідних повідомлень і перевірки їх на наявність шкідливого ПЗ або інших небезпечних елементів. Після цього процесу ваш лист «Наскільки безпечний RDP?» буде доставлено за призначенням або відправлено до карантину, аби ви могли переглянути його за потреби.

Скринінг вхідних повідомлень до того, як вони потраплять до вас або у вашу організацію, може убезпечити вас значною мірою. Цей процес дає змогу переглядати повідомлення, не відкриваючи їх, та блокувати спам і шкідливі програми до того, як вони потраплять у папки вхідних ваших колег. 

Ще одним ефективним способом підвищення безпеки електронної пошти є використання інструментів верифікації. Ці тулзи допоможуть забезпечити доставку тільки авторизованих листів у вашу електронну скриньку, блокуючи при цьому спам і спроби фішингу.

З такою кількістю варіантів на ринку зрозуміти, які інструменти найкраще підійдуть для вирішення ваших задач, може бути непросто. Аби полегшити процес вибору, варто ознайомитися з деякими з найкращих доступних інструментів перевірки листів і знайти той, який відповідає вимогам вашої організації.

7. Забезпечте захист списку email-маркетингових контактів

Це дуже важливо для збереження довіри ваших клієнтів та аудиторії. Зрештою, цифрова безпека — це не тільки ваші дані, а й дані ваших клієнтів. Коли йдеться про електронну пошту, це означає турботу про список email-маркетингових контактів.

Для цього необхідно обмежити коло осіб, які мають доступ до вашого списку адрес, і надійно зберігати його в закритому місці (наприклад у захищеній базі даних). Це пов'язано з тим, що чим більше людей мають доступ і чим більше існує примірників, тим більша ймовірність того, що список буде скомпрометовано.

(Джерело: лист від Tedium)

Ви також можете замислитися над організацією процесу реєстрації з double opt-in, який створює додатковий крок для підписки клієнтів на розсилку. Це знизить імовірність того, що ваші маркетингові листи надсилатимуться ботам або на недійсні email-адреси, а також гарантує вашим клієнтам, що вони не отримуватимуть небажаних листів.

8. Активуйте автентифікацію SPF, DKIM и DMARC

Існує три типи автентифікації електронної пошти, які можна налаштувати: Sender Policy Framework (SPF), Domainkeys Identified Mail (DKIM) і Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC). Разом вони допомагають поштовим провайдерам і спам-фільтрам розпізнати, що ваш лист справжній і йому можна довіряти.

Це дає змогу досягти двох цілей. По-перше, це важливі конфігурації, які захищають репутацію вашого бренду. Завдяки їм знижується ймовірність того, що неавторизований користувач надішле листа під вашим доменом без вашої згоди або відома.

Крім того, вони гарантують, що надіслані вами листи дійдуть до адресату. Це знижує ризик того, що вони потраплять у папку спаму або будуть позначені як загроза.

9. Увімкніть двофакторну аутентифікацію

Двофакторна та багатофакторна аутентифікація — чудові опції, які значно підвищують безпеку вашої електронної пошти.

Ось як це працює: коли ви входите у свою електронну поштову скриньку, то вводите пароль, який викликає код, що надсилається на ваш смартфон для перевірки. Без цього коду ви не зможете отримати доступ до свого акаунту, тому навіть якщо хакер заволодіє вашим паролем, ваша інформація залишиться в безпеці.

10. Оновіть свою ОС

Регулярне оновлення операційної системи вкрай важливе для забезпечення безпеки електронної пошти, оскільки оновлення можуть додавати нові можливості. Оновлення також усувають або виправляють будь-які вразливості в системі. Патчі виправляють помилки та усувають лазівки, які хакери можуть використовувати для отримання доступу до вашого комп'ютера та даних.

11. Довіряйте тільки надійним джерелам

Якщо ви отримали листа з посиланням, за яким потрібно перейти, завжди перевіряйте, куди веде це посилання, перш ніж натиснути на нього. Ви можете ввести адресу сайту в браузер, аби переконатися, що він не перенаправляє вас на шахрайський сайт.

Якщо лист з якоїсь причини виглядає підозрілим, не клікайте на нього, навіть якщо здається, що його надіслав хтось із ваших знайомих. Замість цього зв'яжіться з людиною і спитайте, чи не вона надіслала вам цього листа.

Вивчення ознак фішингового листа також може позбавити вас стресу і занепокоєння та має вирішальне значення для керування електронною поштою. Нижче перелічено ознаки того, що лист є шахрайським, навіть якщо він має такий вигляд, ніби прийшов від компанії, якій ви довіряєте, і навіть використовує її логотип:

• стандартне привітання або перша половина листа замість вашого імені. Ви знаєте, як це виглядає: «Привіт, ant_man_fan78...»;
• у листі стверджується, що ваш акаунт заблоковано через проблеми з оплатою;
• лист пропонує вам перейти за посиланням для оновлення платіжних реквізитів.

Справжні компанії ніколи не надсилатимуть електронною поштою або смс посилання для оновлення платіжної інформації. Також вкрай рідко офіційні компанії надсилають листи з друкарськими помилками, що є ще однією поширеною ознакою фішингових листів. Однак завдяки ШІ хакерам стає все простіше покращувати граматику фішингових листів.

12. Забезпечте дотримання вимог співробітниками

І останнє, вся ця інформація не приносить користі, якщо її не використовувати, тому переконайтеся, що ваші колеги та співробітники (і роботодавці!) уважно ставляться до протоколів безпеки електронної пошти та застосовують їх за потреби.

Аби залишатися на гребені хвилі, регулярно перевіряйте й оновлюйте списки email-адрес та інвестуйте в надійні інструменти управління списками. Стеження за останніми досягненнями в галузі безпеки електронної пошти допоможе захистити ваш бізнес від потенційних кібератак. Для отримання більш детальної інформації ознайомтеся зі звітом The Email List Decay Report за 2023 рік.

На завершення

Гарантування безпеки електронної пошти — це не щось космічне, але воно вимагає певної завбачливості та зосередженості, особливо якщо йдеться про бізнес будь-якого рівня. Ніхто не застрахований від злому або від того, аби виглядати привабливою мішенню.

Ось чому вам необхідно захищати свою електронну пошту і дані та створювати резервні копії. Будь ви email-маркетологом або бухгалтером у своїй компанії, якщо ви працюєте з електронною поштою (а майже всі ми працюємо), то повинні знати, що там з безпекою.