Надежные решения для защиты электронной почты: 12 лучших практик

Поскольку методы взлома и угрозы кибербезопасности постоянно эволюционируют, особенно в связи с быстрым развитием ИИ в последние месяцы, безопасность электронной почты стала важнейшим аспектом защиты на работе и дома.

Хакеры могут использовать ваши письма как для ознакомления с их содержанием, так и для проникновения в вашу организацию с целью взлома более крупной сети. Получив доступ, хакеры могут добраться до многих файлов, от конфиденциальных финансовых документов до персональной информации. Здесь вы найдете полезную информацию о распространенных угрозах безопасности электронной почты и десять лучших практик для обеспечения надежной защиты электронной почты.

Угрозы безопасности электронной почты

Ниже перечислены наиболее распространенные угрозы безопасности электронной почты.

• Фишинг

Фишинг — это атака, в ходе которой у вас просят деньги или чувствительную информацию, например логины или пароли. Целевой фишинг — это атака, в которой злоумышленник использует вашу персональную информацию для получения ценных данных, выдавая себя за знакомого человека.

• Спуфинг

Спуфинг — это атака, в ходе которой предоставляются ложные данные, чтобы казаться подлинными, например, отправка письма с аккаунта, который выглядит как официальный банковский email-адрес.

• Вредоносное ПО

Вредоносное ПО — это компьютерный вирус, тип программного обеспечения, которое может быть загружено на ваше устройство, предназначенное для нарушения работы устройства, сервера или сети и в целом вызывающее разрушительные действия. Вредоносное ПО представляет значительную угрозу для безопасности электронной почты и может быть легко загружено посредством спама, когда хакеры используют его для вставки вредоносных ссылок, вредоносных программ и троянов. Поэтому крайне важно принимать соответствующие меры для защиты своих почтовых аккаунтов и контента писем от кибератак и угроз онлайн-безопасности.

• DoS-атаки

DoS-атака, или атака типа «отказ в обслуживании», — это когда хакер делает машину или сетевой ресурс недоступным для пользователей, нарушая работу хоста, подключенного к сети.

• Участившиеся и эволюционировавшие кибератаки

Кибератаки становятся все более изощренными по мере развития ИИ, который помогает хакерам составлять более правдоподобные письма. Именно поэтому важно разработать надежное решение для защиты электронной почты.

12 лучших практик построения надежного решения для обеспечения безопасности электронной почты

Итак, учитывая все вышесказанное, давайте рассмотрим некоторые пути снижения рисков, связанных с кибербезопасностью, на примере простых лучших практик, которые можно использовать прямо сейчас.

1. Создавайте надежные пароли и шифры

Каждый из нас знает, что следует использовать надежные пароли и избегать использования одного и того же пароля дважды, но это может оказаться сущим мучением. Иногда запомнить номер телефона очень сложно, не говоря уже о десятках паролей. К счастью, многие устройства могут надежно хранить пароли, чтобы вам не приходилось вводить их каждый раз, а некоторые приложения хранят пароли за вас.

(Источник: Really Good Emails)

Далее, у нас есть шифрование: каждый раз, когда вы отправляете письмо с благодарностью (или любое другое письмо), существует определенный риск, что оно будет перехвачено хакером на пути между вами — отправителем — и получателем. Что же делает шифрование? Оно зашифровывает контент письма, чтобы любой, кто его перехватит, не смог его прочитать. Только после проверки подлинности получателя можно прочитать подлинное сообщение. Это также означает, что если вы случайно отправите письмо на неправильный адрес, получатель не сможет его прочитать.

Многие почтовые службы, такие как Gmail и Microsoft Outlook, а также безопасные почтовые провайдеры, например Mailfence, предлагают шифрование в качестве опции. Защитить образец внутреннего аудиторского отчета и другие важные документы становится намного проще с помощью шифрования.

2. Создавайте резервные копии важных писем

Помимо защиты ваших данных от посторонних глаз важно также защитить их от потери или удаления. Вот почему необходимо всегда создавать резервные копии всех важных писем. Вы можете выбрать внешний жесткий диск, USB-накопитель или загрузить данные в облако.

У всех этих способов есть свои преимущества и недостатки. Физический внешний жесткий диск или USB-накопитель можно потерять или повредить, а в прошлом были случаи, когда хакеры проникали в облачные хранилища и таким образом похищали данные.

Идеального решения не существует, но безопасность облачных хранилищ со временем возросла. Наличие физической копии важных данных может помочь, если ваше устройство решит покинуть мир живых.

3. Проинформируйте всех о подозрительных письмах и ссылках

Хотя многие вопросы кибербезопасности сводятся к технологиям, значительная их часть связана со здравым смыслом и изучением лучших практик, например, как распознавать и обрабатывать подозрительные письма или использовать ПО для отслеживания писем. Вы можете проводить простые вебинары, использовать видеоуроки, чтобы упростить процесс, а также добавить квиз, чтобы убедиться, что все достигли определенных стандартов в организации.

(Источник: письмо от YouTube)

Ежегодная переподготовка с новой информацией также поможет процессу, и вы можете узнать стоимость сертификации SOC 2, если желаете пойти дальше и обучить свой персонал всему, что связано с аудитом.

4. Сохраняйте конфиденциальность доступа

Прокси-серверы позволяют вам сохранять конфиденциальность информации о своей геолокации, отправлять письма и проводить онлайн-исследования, не беспокоясь о том, что сторонние файлы cookie Google будут отслеживать вас. Что касается писем, то прокси-серверы позволяют отправлять их, не выдавая IP-адрес.

Как это работает? Прокси-серверы действуют как шлюз между вами и интернетом, отделяя вас и других пользователей от сайтов, которые вы просматриваете. Интернет-трафик проходит через прокси-сервер по адресу, который вы ввели. Запрос возвращается обратно через тот же прокси-сервер, и вам пересылаются данные, полученные с сайта.

5. Установите современную антивирусную защиту

Вы не можете просто игнорировать свой антивирус. Иногда он требует внимания, поэтому обращайте внимание на попапы, сообщающие о необходимости загрузить последнюю версию приложения. Прежняя версия быстро устареет на фоне постоянного наплыва хакерских атак, поэтому убедитесь, что ваша защита усилена последними обновлениями и надежными средствами протекции электронной почты.

(Источник: Really Good Emails)

6. Улучшите свой спам-фильтр

Вы можете использовать фильтр контента писем для перехвата входящих сообщений и проверки их на наличие вредоносного ПО или других опасных элементов. После этого процесса ваше письмо «Насколько безопасен RDP?» будет доставлено по назначению или помещено в карантин, чтобы вы могли просмотреть его при необходимости.

Скрининг входящих сообщений до того, как они попадут к вам или в вашу организацию, может обезопасить вас в значительной степени. Этот процесс позволяет просматривать сообщения, не открывая их, и блокировать спам и вредоносные программы до того, как они попадут в папки входящих ваших коллег.

Еще одним эффективным способом повышения безопасности электронной почты является использование инструментов верификации. Эти тулзы помогут обеспечить доставку только авторизованных писем в ваш электронный ящик, блокируя при этом спам и попытки фишинга.

С таким количеством вариантов на рынке понять, какие инструменты лучше всего подойдут для решения ваших задач, может быть непросто. Чтобы облегчить процесс выбора, стоит ознакомиться с некоторыми из лучших доступных инструментов проверки писем и найти тот, который соответствует требованиям вашей организации.

7. Обеспечьте защиту списка email-маркетинговых контактов

Это очень важно для сохранения доверия ваших клиентов и аудитории. В конце концов, цифровая безопасность — это не только ваши данные, но и данные ваших клиентов. Когда речь идет об электронной почте, это означает заботу о списке email-маркетинговых контактов.

Для этого необходимо ограничить круг лиц, имеющих доступ к вашему списку адресов, и надежно хранить его в закрытом месте (например в защищенной базе данных). Это связано с тем, что чем больше людей имеют доступ и чем больше существует экземпляров, тем больше вероятность того, что список будет скомпрометирован.

(Источник: письмо от Tedium)

Вы также можете задуматься об организации процесса регистрации с double opt-in, который создает дополнительный шаг для подписки клиентов на рассылку. Это снизит вероятность того, что ваши маркетинговые письма будут отправляться ботам или на недействительные email-адреса, а также гарантирует вашим клиентам, что они не будут получать нежелательные письма.

8. Активируйте аутентификацию SPF, DKIM и DMARC

Существует три типа аутентификации электронной почты, которые можно настроить: Sender Policy Framework (SPF), Domainkeys Identified Mail (DKIM) и Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC). Вместе они помогают почтовым провайдерам и спам-фильтрам распознать, что ваше письмо подлинно и ему можно доверять.

Это позволяет достичь двух целей. Во-первых, это важные конфигурации, которые защищают репутацию вашего бренда. Благодаря им снижается вероятность того, что неавторизованный пользователь отправит письмо под вашим доменом без вашего согласия или ведома.

Кроме того, они гарантируют, что отправленные вами письма дойдут до адресата. Это снижает риск того, что они попадут в папку спама или будут отмечены как угроза.

9. Включите двухфакторную аутентификацию

Двухфакторная и многофакторная аутентификация — отличные опции, которые значительно повышают безопасность вашей электронной почты.

Вот как это работает: когда вы входите в свой электронный почтовый ящик, то вводите пароль, который вызывает код, отправляемый на ваш смартфон для проверки. Без этого кода вы не сможете получить доступ к своему аккаунту, поэтому даже если хакер завладеет вашим паролем, ваша информация останется в безопасности.

10. Обновите свою ОС

Регулярное обновление операционной системы крайне важно для обеспечения безопасности электронной почты, поскольку обновления могут добавлять новые возможности. Обновления также устраняют или исправляют любые уязвимости в системе. Патчи исправляют ошибки и устраняют бреши, которые хакеры могут использовать для получения доступа к вашему компьютеру и данным.

11. Доверяйте только надежным источникам

Если вы получили письмо со ссылкой, по которой нужно перейти, всегда проверяйте, куда ведет эта ссылка, прежде чем нажать на нее. Вы можете ввести адрес сайта в браузер, чтобы убедиться, что он не перенаправляет вас на мошеннический сайт.

Если письмо по какой-либо причине выглядит подозрительным, не кликайте на него, даже если кажется, что его прислал кто-то из ваших знакомых. Вместо этого свяжитесь с человеком и спросите, не он ли прислал вам это письмо.

Изучение признаков фишингового письма также может избавить вас от стресса и беспокойства и имеет решающее значение для управления электронной почтой. Ниже перечислены признаки того, что письмо является мошенническим, даже если оно выглядит так, будто пришло от компании, которой вы доверяете, и даже использует ее логотип:

• стандартное приветствие или первая половина письма вместо вашего имени. Вы знаете, как это выглядит: «Привет, ant_man_fan78...»;
• в письме утверждается, что ваш аккаунт заблокирован из-за проблем с оплатой;
• письмо просит вас перейти по ссылке для обновления платежных реквизитов.

Настоящие компании никогда не будут отправлять по электронной почте или смс ссылку для обновления платежной информации. Также крайне редко официальные компании отправляют письма с опечатками, что является еще одним распространенным признаком фишинговых писем. Однако благодаря ИИ хакерам становится все проще улучшать грамматику фишинговых писем.

12. Обеспечьте соблюдение требований сотрудниками

И последнее, вся эта информация бесполезна, если ее не использовать, поэтому убедитесь, что ваши коллеги и сотрудники (и работодатели!) внимательно относятся к протоколам безопасности электронной почты и применяют их по мере необходимости.

Чтобы оставаться на гребне волны, регулярно проверяйте и обновляйте списки email-адресов и инвестируйте в надежные инструменты управления списками. Слежение за последними достижениями в области безопасности электронной почты поможет защитить ваш бизнес от потенциальных кибератак. Для получения более подробной информации ознакомьтесь с отчетом The Email List Decay Report за 2023 год.

В завершение

Обеспечение безопасности электронной почты — это не что-то космическое, но оно требует некоторой предусмотрительности и сосредоточенности, особенно если речь идет о бизнесе любого уровня. Никто не застрахован от взлома или от того, чтобы выглядеть привлекательной мишенью.

Вот почему вам необходимо защищать свою электронную почту и данные и создавать резервные копии. Будь вы email-маркетологом или бухгалтером в своей компании, если вы работаете с электронной почтой (а почти все мы работаем), то должны знать, как обстоят дела с безопасностью.