Con il continuo sviluppo delle tecniche di hacking e l'aumento delle minacce informatiche, soprattutto a seguito della rapida crescita dell'intelligenza artificiale negli ultimi mesi, la sicurezza delle email è diventata una priorità cruciale sia in ambito lavorativo che nella vita privata.
Gli hacker possono utilizzare le tue email sia per il contenuto sia come punto di accesso alla tua organizzazione, causando una violazione della rete più ampia. Una volta all'interno, possono accedere a molti file, dai documenti finanziari riservati alle informazioni personali. Qui troverai informazioni utili sulle minacce comuni alla sicurezza delle email e dodici migliori pratiche per una soluzione di sicurezza email robusta.
Minacce alla sicurezza email
Le seguenti sono alcune delle minacce più comuni alla sicurezza delle email.
- Phishing
Il phishing è un attacco che richiede denaro o informazioni preziose come credenziali di accesso o password. Lo spear phishing, invece, sfrutta informazioni personali per ottenere dati sensibili, fingendosi una persona di fiducia.
- Spoofing
Lo spoofing è un attacco in cui vengono forniti dati falsi per sembrare legittimi, come l'invio di un'email da un account che appare essere quello ufficiale di una banca.
- Malware
Il malware è un virus informatico, un tipo di software progettato per interrompere un dispositivo, un server o una rete, causando disordine. Il malware rappresenta una seria minaccia per la sicurezza delle email e può essere facilmente scaricato tramite spam quando gli hacker lo utilizzano per inserire link malevoli, malware e trojan. È quindi essenziale adottare misure appropriate per proteggere i tuoi account email e il contenuto delle email da attacchi informatici e minacce alla sicurezza online.
Il malware può anche inserirsi negli elementi di avvio per attivarsi automaticamente al boot del sistema, rendendo difficile la rilevazione e la rimozione. Ciò sottolinea la necessità di eseguire scansioni regolari del sistema e monitorare i programmi di avvio per proteggersi da queste minacce.
- Attacchi DoS
Un attacco DoS (denial-of-service) si verifica quando un hacker rende inaccessibile una macchina o una risorsa di rete agli utenti, interrompendo i servizi di un host connesso a una rete.
- Aumenti ed evoluzione degli attacchi informatici
Gli attacchi informatici stanno diventando sempre più sofisticati man mano che l'IA evolve, aiutando gli hacker a scrivere email più convincenti. Questo è il motivo per cui è essenziale sviluppare una robusta soluzione di sicurezza email.
12 migliori pratiche per una soluzione di sicurezza email efficace
Considerando quanto sopra, esploriamo alcuni modi per mitigare i rischi posti dalla sicurezza informatica con alcune semplici migliori pratiche che puoi applicare immediatamente.
1. Crea password e crittografie forti
Sappiamo tutti che dovremmo utilizzare password complesse ed evitare di riutilizzarle, ma può essere difficile ricordarle tutte. Fortunatamente, molti dispositivi possono archiviare in modo sicuro le tue password, così non dovrai inserirle ogni volta, e alcune app possono gestirle per te.
(Fonte: Really Good Emails)
Passiamo alla crittografia: ogni volta che invii un email di ringraziamento (o qualsiasi altra email), c'è il rischio che venga intercettata da un hacker durante il percorso tra te — il mittente — e il destinatario. La crittografia serve a codificare il contenuto della tua email in modo che chi la intercetta non possa leggerla. Solo con l'autenticazione del destinatario il messaggio reale può essere letto. Questo significa anche che se invii per errore un'email all'indirizzo sbagliato, il destinatario non potrà leggerla.
Molti servizi email, come Gmail e Microsoft Outlook, e fornitori specializzati come Mailfence, includono la crittografia tra le loro funzionalità. Proteggere il tuo esempio di report di audit interno e altri documenti importanti diventa molto più semplice con la crittografia.
2. Fai il backup delle email importanti
Oltre a proteggere i tuoi dati da occhi indiscreti, devi anche proteggerli dalla perdita o dalla cancellazione. Ecco perché è sempre una buona idea fare il backup delle email importanti. Puoi utilizzare un hard disk esterno, una chiavetta USB o caricare i dati sul cloud.
Ognuna di queste opzioni ha vantaggi e svantaggi. Un hard disk esterno o una chiavetta USB possono essere persi o danneggiati, quindi devi considerare di proteggere i tuoi dispositivi con sistemi di sicurezza fisica per mitigare questi rischi. Inoltre, in passato ci sono stati casi di hackeraggio dei sistemi di archiviazione cloud.
Sebbene non esista una soluzione perfetta, la sicurezza dell'archiviazione cloud è notevolmente migliorata nel tempo. Avere una copia fisica dei dati importanti può essere utile se il tuo dispositivo smette di funzionare.
3. Educare tutti su email e link sospetti
Sebbene gran parte della sicurezza informatica dipenda dalla tecnologia, una parte significativa riguarda il buon senso e l'insegnamento delle migliori pratiche, come riconoscere e gestire email dall'aspetto sospetto o utilizzare un software di tracciamento email. Puoi organizzare webinar intuitivi, utilizzare video tutorial per facilitare il processo e integrare quiz per garantire che tutti abbiano raggiunto un livello specifico di conoscenza nell'organizzazione.
(Fonte: Email da YouTube)
Rinfrescare annualmente le conoscenze con informazioni aggiornate può aiutare nel processo, e puoi consultare il costo della certificazione SOC 2 se vuoi andare oltre nella formazione del tuo staff su tutto ciò che riguarda gli audit.
4. Mantieni riservata la tua accessibilità
L'uso di proxy e server VPN USA ti permette di proteggere la tua posizione, inviare email e condurre ricerche online senza preoccuparti dei cookie di terze parti di Google che ti tracciano. In particolare per le email, i proxy ti permettono di inviarle senza esporre il tuo indirizzo IP.
Come funziona? I server proxy agiscono come un gateway tra te e Internet, separandoti dagli altri utenti e dai siti web che visiti. Il traffico Internet passa attraverso il server proxy all'indirizzo che hai digitato. La richiesta torna indietro attraverso lo stesso server proxy, e ti vengono inoltrati i dati ricevuti dal sito web.
5. Installa un antivirus aggiornato
Non puoi ignorare il tuo antivirus e lasciarlo in disparte. Ha bisogno di attenzione, quindi non ignorare quei pop-up che ti dicono di scaricare l'ultima versione dell'app. Una versione obsoleta diventerà rapidamente inefficace contro il continuo flusso di hacking, quindi assicurati che le tue difese siano fortificate con gli ultimi aggiornamenti e strumenti affidabili di sicurezza email.
(Fonte: Really Good Emails)
6. Migliora il tuo filtro antispam
Puoi utilizzare un filtro per contenuti email per intercettare i messaggi in arrivo e controllarli per malware o altri elementi pericolosi. Dopo questo processo, la tua email "Quanto è sicuro l'RDP?" viene consegnata a destinazione o messa in quarantena per una revisione, se necessario.
Filtrare le comunicazioni in arrivo prima che raggiungano te o la tua organizzazione può proteggerti in modo significativo. Questo processo ti consente di visualizzare i messaggi senza aprirli e bloccare messaggi spam e malware prima che raggiungano le caselle di posta dei tuoi colleghi.
Un altro modo efficace per migliorare la sicurezza email è utilizzare strumenti di verifica email. Questi strumenti possono garantire che solo le email legittime arrivino nella tua casella di posta, bloccando tentativi di spam e phishing.
Con così tante opzioni disponibili sul mercato, può essere difficile sapere quali strumenti sono i migliori per le tue esigenze. Per semplificare il processo di selezione, vale la pena esaminare alcuni dei migliori strumenti di verifica email disponibili e trovare quello più adatto ai requisiti della tua organizzazione.
7. Proteggi la tua lista contatti per email marketing
Questo è cruciale per mantenere la fiducia dei tuoi clienti e del tuo pubblico. Dopotutto, la sicurezza digitale non riguarda solo i tuoi dati, ma anche quelli dei tuoi clienti. Quando si tratta di email, ciò significa prendersi cura della tua lista contatti per l'email marketing.
Per farlo, dovresti assicurarti di limitare chi ha accesso alla tua lista di email marketing e conservarla in modo sicuro in luoghi limitati (ad esempio, in un database sicuro). Questo perché più persone hanno accesso e più copie esistono, maggiore è la probabilità che la lista venga compromessa.
(Fonte: Email da Tedium)
Potresti anche considerare di impostare un processo di doppio opt-in per l'iscrizione, che crea un passaggio aggiuntivo per i clienti che desiderano iscriversi a una lista di distribuzione. Questo ridurrà la probabilità che le tue email di marketing vengano inviate a bot o indirizzi email non validi e garantirà ai tuoi clienti che non riceveranno email indesiderate.
8. Abilita l'autenticazione SPF, DKIM e DMARC
Esistono tre tipi di autenticazione email che puoi configurare: Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) e Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC). Insieme, aiutano i provider di caselle email e i filtri antispam a riconoscere che la tua email è legittima e affidabile.
Questo soddisfa due obiettivi. In primo luogo, sono configurazioni essenziali per proteggere la reputazione del tuo marchio, poiché riducono la probabilità che un utente non autorizzato invii email dal tuo dominio senza il tuo consenso o la tua conoscenza.
Inoltre, garantiscono che le email che invii raggiungano il destinatario desiderato, riducendo il rischio che finiscano nella cartella spam di un cliente o vengano segnalate come minacce.
9. Abilita l'autenticazione a due fattori
L'autenticazione a due fattori e multifattore sono ottime opzioni che aumentano enormemente la sicurezza della tua email.
Funziona così: quando accedi alla tua email, inserisci la password, il che attiva un codice inviato al tuo smartphone per la verifica. Senza questo codice, non puoi accedere al tuo account. Quindi, anche se un hacker riuscisse a ottenere la tua password, le tue informazioni rimarrebbero al sicuro.
10. Aggiorna il tuo sistema operativo
Aggiornare regolarmente il sistema operativo è fondamentale per la sicurezza email, poiché gli aggiornamenti possono aggiungere nuove funzionalità e correggere eventuali vulnerabilità nel sistema. Le patch rimuovono bug e falle che gli hacker potrebbero sfruttare per accedere al tuo computer e ai tuoi dati.
11. Fai affidamento solo su fonti affidabili
Se ricevi un'email con un link, controlla sempre dove quel link ti porterà prima di cliccarci sopra. Puoi digitare l'indirizzo del sito web nel tuo browser per assicurarti che non ti reindirizzi a un sito falso.
Se sembra sospetto per qualsiasi motivo, non cliccarci sopra, anche se sembra inviato da qualcuno che conosci. Invece, contatta la persona e chiedi se ti ha inviato l'email.
Riconoscere i segnali di un'email di phishing può anche risparmiarti molto stress e preoccupazioni ed è cruciale nella gestione delle email. Ecco alcuni segnali che indicano che un'email è una truffa, anche se sembra provenire da un'azienda affidabile e utilizza il suo logo:
- un saluto generico o la prima parte dell'email invece del tuo nome. Sai come va: "Ciao ant_man_fan78...";
- l'email afferma che il tuo account è sospeso a causa di un problema di fatturazione;
- l'email ti chiede di cliccare su un link per aggiornare i dettagli di pagamento.
Le aziende reali non invieranno mai email o messaggi con un link per aggiornare le informazioni di pagamento. È anche estremamente raro che aziende legittime inviino email con errori di battitura, che sono un altro segno comune di email di phishing. Tuttavia, l'IA sta rendendo più facile per gli hacker migliorare la grammatica delle email di phishing.
12. Garantire la conformità dei dipendenti
Infine, tutte queste informazioni sono inutili se non vengono applicate, quindi assicurati che i tuoi colleghi e dipendenti (e datori di lavoro!) rispettino i protocolli di sicurezza email e li applichino quando necessario.
Per restare al passo, rivedi e aggiorna regolarmente le tue liste email e investi in strumenti affidabili di gestione delle liste. Tenerti aggiornato sugli ultimi sviluppi nella sicurezza email può aiutare a proteggere la tua attività da potenziali attacchi informatici. Consulta Il Report sul Decadimento delle Liste Email per il 2023 per ulteriori approfondimenti.
Conclusione
Mantenere le tue email sicure non è scienza missilistica, ma richiede un po' di pianificazione e attenzione, specialmente se gestisci un'attività di qualsiasi dimensione. Nessuno è immune dagli attacchi informatici o dal rischio di diventare un bersaglio attraente.
Ecco perché è fondamentale proteggere le tue email e i tuoi dati e fare sempre il backup di tutto. Che tu sia un email marketer o un contabile nella tua azienda, se lavori con le email (e quasi tutti lo fanno), devi essere consapevole delle questioni legate alla sicurezza.
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