Unverzichtbare Tipps für die perfekte E-Mail-Bewerbung für Hospitationen (kostenlose Vorlagen inklusive)

Shadowing ist ein wesentlicher Bestandteil der Entwicklung jeder medizinischen Fachkraft, und einen Mentor dafür zu finden, ist ein wichtiger Prozess. Da angehende Ärztinnen und Ärzte eine große Anzahl von Stunden im Shadowing verbringen müssen (100 bis 200 Shadowing-Stunden), müssen Sie sicherstellen, dass Sie mit Ihrer E-Mail einen guten Eindruck bei Ihrem potenziellen Mentor hinterlassen. In diesem Artikel betrachten wir Shadowing-E-Mails, geben Tipps für deren korrekte Erstellung und bieten kostenlose Vorlagen, die Sie für Ihre Anfragen an potenzielle Mentoren nutzen können.

Was bedeutet Shadowing in der medizinischen Welt?

Wenn Sie neu in der Inneren Medizin sind und medizinische Fachrichtungen studieren, sollten Sie zunächst verstehen, was Shadowing überhaupt ist.

Shadowing beschreibt den Prozess, bei dem Medizinstudierende eine Ärztin oder einen Arzt während des Arbeitstages begleiten, Arbeitsabläufe beobachten, medizinische Besonderheiten kennenlernen und den Alltag einer medizinischen Einrichtung nachvollziehen – und dabei wertvolle Erfahrung sammeln. Es ist eine neue Erfahrung, die angehenden Ärztinnen und Ärzten ermöglicht, alle Details und Feinheiten der ärztlichen Arbeit zu sehen – von eindrucksvollen Momenten bis hin zu alltäglichen Routinen.

Was ist eine Shadowing-E-Mail?

Eine Anfrage für Job-Shadowing per E-Mail ist eine wichtige Methode für Medizinstudierende, um mit den gewünschten Mentorinnen und Mentoren in Kontakt zu treten. Neben Telefonaten und persönlichen Gesprächen bevorzugen viele Studierende die Anfrage nach Shadowing-Möglichkeiten per E-Mail, da Ärztinnen und Ärzte oft sehr volle Terminkalender haben, die tagsüber kaum Raum für Telefonate oder Treffen lassen. Wenn Sie eine Shadowing-Möglichkeit suchen, ist es entscheidend, eine professionelle E-Mail zu verfassen, die Ihre Ziele und Ihren Mehrwert klar vermittelt.

Wie schreibt man eine geeignete Shadowing-E-Mail?

Nachdem wir nun geklärt haben, was Shadowing-E-Mails sind, ist es Zeit, einige wichtige Schritte zu erläutern, die Sie vom Konzept bis hin zu einer vollständigen und versandfertigen E-Mail führen.

Schritt 1. Wählen Sie Ihre Fachrichtung

Wenn Sie Shadowing-Möglichkeiten erkunden, sollten Sie über Ihre langfristigen Karriereziele und potenziellen Fachrichtungen nachdenken. Wenn Sie Ihre Interessen kennen, können Sie gezielt nach geeigneten Ärztinnen und Ärzten suchen, die in Ihrem gewünschten Bereich tätig sind. Falls Sie sich noch nicht sicher sind, kann es sinnvoll sein, Shadowing in verschiedenen Disziplinen auszuprobieren, um herauszufinden, welcher Bereich am besten zu Ihrer Leidenschaft und Ihrem beruflichen Ziel passt.

Schritt 2. Wählen Sie die Ärztin oder den Arzt aus

Nachdem Sie Ihre Fachrichtung gewählt haben, beginnen Sie damit, verschiedene Ärztinnen und Ärzte aus diesem Bereich zu kontaktieren. Sprechen Sie zunächst Ärztinnen und Ärzte an, die Sie persönlich kennen – Familienmitglieder oder Freunde –, da diese eher bereit sind, Sie begleiten zu lassen. Falls sie nicht helfen können, können sie Sie möglicherweise an Kolleginnen oder Kollegen verweisen. Ihre Hausärztin oder Ihr Hausarzt kann ebenfalls eine gute Option sein, wenn ihre oder seine Fachrichtung zu Ihren Interessen passt.

Zusätzlich können Sie Krankenhäuser oder medizinische Fakultäten in Ihrer Nähe kontaktieren, da diese häufig etablierte Shadowing-Programme haben. Auch Ihre Studienberatung oder medizinische Betreuungsstelle kann Ihnen Ärztinnen und Ärzte empfehlen, die Shadowing-Anfragen offen gegenüberstehen. Um Ihre Chancen zu maximieren, sollten Sie eine Liste mit mehreren Ärztinnen und Ärzten in Ihrer gewünschten Fachrichtung erstellen und sie nacheinander kontaktieren.

Schritt 3. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Vorstellung

Beginnen Sie Ihre Shadowing-Anfrage mit einer kurzen Vorstellung. Nennen Sie Ihren Namen, die medizinische Fakultät, die Sie besuchen, und Ihr aktuelles Studienjahr. Beschreiben Sie Ihr Interesse an der jeweiligen Fachrichtung und erklären Sie, warum Sie glauben, dass diese Person eine ideale Mentorin oder ein idealer Mentor für Sie wäre. Erwähnen Sie außerdem, wie Sie diese Person gefunden haben und wie Sie an ihre Kontaktdaten gelangt sind. Das wirkt persönlicher und zeigt Wertschätzung.

Schritt 4. Schreiben Sie einen klaren Hauptteil mit direkter Anfrage

Im Anschluss an Ihre Vorstellung formulieren Sie klar Ihre Absicht, eine Shadowing-Möglichkeit zu finden. Nennen Sie gegebenenfalls frühere Shadowing-Erfahrungen, da dies Ihre Chancen auf eine positive Rückmeldung erhöhen kann. Betonen Sie Ihre Flexibilität und Bereitschaft, sich dem Terminplan der Ärztin oder des Arztes anzupassen. Es ist hilfreich, einen Zeitrahmen anzugeben, in dem Sie verfügbar sind – aber stellen Sie auch eine direkte Frage nach den bevorzugten Terminen der Ärztin oder des Arztes, um Ihre Anpassungsbereitschaft zu unterstreichen.

Schritt 5. Beenden Sie Ihre Shadowing-Anfrage mit einem passenden Abschluss

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Dank für die Zeit und die Berücksichtigung Ihrer Anfrage. Erwähnen Sie, dass Sie gerne für Rückfragen zur Verfügung stehen. Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten zu hinterlassen, damit die Kommunikation leicht fällt. Schließen Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“. Darüber hinaus können Sie eine ansprechende E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktangaben hinzufügen.

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Step 6. Proofread your shadowing email thoroughly

Sobald Sie Ihre E-Mail verfasst haben, nehmen Sie sich Zeit, sie gründlich zu überprüfen. Eine gut formulierte und professionelle E-Mail hinterlässt einen starken Eindruck bei den potenziellen Ärztinnen und Ärzten, die Sie als Mentor gewinnen möchten. Überprüfen Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler und stellen Sie sicher, dass der Inhalt klar strukturiert und logisch aufgebaut ist. Diese Aufmerksamkeit fürs Detail kann Ihre Chancen erhöhen, eine Shadowing-Möglichkeit zu erhalten.

Tips for writing a flawless shadowing opportunity email

Es scheint, als wäre durch das Befolgen der Schritt-für-Schritt-Anleitung bereits eine erfolgreiche E-Mail fertig. Dennoch gibt es immer Raum für Verbesserungen. Diese Tipps helfen Ihnen zusätzlich dabei, eine wirkungsvolle Shadowing-E-Mail-Vorlage zu erstellen.

Keep the email short

Halten Sie Ihre Shadowing-Anfrage kurz und prägnant. Ärztinnen und Ärzte haben volle Terminkalender, daher sollten Sie klar und direkt formulieren. Heben Sie Ihr Interesse, Ihren Hintergrund und Ihre Verfügbarkeit in wenigen kurzen Absätzen hervor. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail gelesen und berücksichtigt wird. Respektieren Sie ihre Zeit, und sie werden es bemerken.

Maintain a professional tone when writing a shadowing request

Da Sie eine bestimmte Ärztin oder einen bestimmten Arzt für das Shadowing anfragen, handelt es sich um eine professionelle Kommunikation zwischen Mentor und Student. Daher ist ein professioneller Ton von Anfang an entscheidend. Verwenden Sie formelle Sprache, sprechen Sie die Person respektvoll an und vermeiden Sie Umgangssprache oder zu lockere Formulierungen.

Do your homework before creating a shadowing email

Bevor Sie eine Shadowing-E-Mail schreiben, lohnt es sich, sich gründlich über die Fachrichtung, Erfahrungen, Auszeichnungen und Besonderheiten der Ärztin oder des Arztes zu informieren. Das hilft Ihnen nicht nur zu verstehen, ob diese Person wirklich zu Ihren Zielen passt, sondern zeigt auch Ihre Motivation und Ihr Engagement, indem Sie bestimmte Details in der E-Mail erwähnen.

Shadowing email templates

Sie kennen nun den Prozess der E-Mail-Erstellung und verfügen über alle nötigen Tipps. Jetzt fehlt nur noch der letzte Schritt – fertige Vorlagen als Inspiration. Nutzen Sie eine der folgenden Vorlagen und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, um eine perfekte E-Mail für sich zu erstellen.

Job shadowing email example 1

Dear Dr./Ms./Mr. [Doctor’s name],

My name is [Your name], and I am currently a [Year of study] at the [University/medical school name]. I am in the process of exploring healthcare careers, and I am very interested in the field of [Mention desired medical fields]. I am interested in shadowing and informational interviewing in order to better understand what it is like to be a/an [Their specialty].

If you are willing and your local hospital/clinic/office allows students to shadow, I would welcome an opportunity to observe your work. I would also value the excellent opportunity to have a short conversation over coffee or tea (my treat!) to hear more about your experiences and to get your advice on how to prepare for a career in [Their specialty]. I realize that you are busy and that your time is valuable. If you have any questions or concerns, you can reach me by email or phone.

[Your phone number]

[Your email address]

Thank you for your help.

Kind Regards,

[Your name]

Job shadowing email example 2

Dear Dr./Ms./Mr. [Doctor’s name],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist [Your name], und ich war im letzten Jahr Ihre Patientin/Ihr Patient. Derzeit bin ich im dritten Jahr an der [University/medical school name] und studiere Pre-Med mit dem Schwerpunkt [Your specialty].

Ich schreibe Ihnen, um zu fragen, ob Sie bereit wären, mir das Shadowing in Ihrer Praxis zu ermöglichen. Ich möchte gerne Einblicke in die täglichen Aufgaben einer/eines [Their specialty] gewinnen und bin überzeugt, dass das Beobachten Ihrer Arbeit eine wertvolle Erfahrung wäre. Ich bin während meiner Winter- oder Sommerpause verfügbar und passe mich gerne Ihrem Zeitplan an.

Wenn Sie meine Anfrage in Betracht ziehen würden, teilen Sie mir bitte die Termine und Uhrzeiten mit, die für Sie günstig wären. Ich bin sehr flexibel und bereit, mich vollständig nach Ihrer Verfügbarkeit zu richten.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Überlegung. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

Best regards,

[Your name]
[Your phone number]
[Your email address]

Job shadowing email example 3

Dear Dr./Ms./Mr. [Doctor’s name],

My name is [Your name], and I am a [Year of study] medical student at [University/medical school name], specializing in [Your specialty]. I am eager to pursue a career in this field. [Mention someone who recommended this doctor] highly recommended you and provided me with your contact information.

I am writing to ask if you would consider allowing me to shadow you in your private practice. I am keen to learn about your daily responsibilities and gain firsthand experience in [Their specialty]. I am available to shadow you anytime within the next two months, starting from the beginning of next week, and I am willing to work around your schedule.

Please let me know if you need any additional information from me. I appreciate your time and consideration, and I look forward to the possibility of learning from you.

Warm regards,

[Your name]
[Your phone number]
[Your email address]

Wrapping up

Alle medizinischen Fachkräfte durchlaufen Shadowing, da es ein wichtiger Startpunkt ist, der ihre Karriere prägt. Wenn Sie Ihre ideale Mentorin oder Ihren idealen Mentor suchen, müssen Sie alle verfügbaren Mittel nutzen – und E-Mails an Mentoren bilden dabei keine Ausnahme.

Recherchieren Sie gründlich über Ihre zukünftigen Mentoren, respektieren Sie ihre Zeit, schenken Sie der Erstellung Ihrer Shadowing-E-Mails die nötige Aufmerksamkeit, folgen Sie unseren Tipps – und Sie werden auf Ihrem Weg erfolgreich sein.