Come scrivere un'efficace email di risposta automatica fuori ufficio

Meno di un'ora — questo è il tempo medio di risposta atteso nel 2024, con tempi che partono anche da soli 5 minuti per alcuni settori. In caso di una prolungata indisponibilità, la soddisfazione del cliente scende drasticamente e i processi lavorativi vengono interrotti. Quindi, come gestire i periodi di assenza, soprattutto durante il Natale e il Capodanno?

In questa guida parleremo delle email fuori ufficio, esploreremo i loro tipi e i passaggi per la loro creazione, e vedremo esempi accattivanti. Riceverai anche consigli su come aumentare la soddisfazione del cliente e garantire che i compiti vengano gestiti in tempo, anche quando sei fuori. Approfondiamo l'argomento.

Cos'è un'email fuori ufficio?

Un'email fuori ufficio è un messaggio che viene inviato automaticamente a chiunque ti contatti quando sei assente dal lavoro. Tuttavia, prima di associare un'email automatica a una generica, non farlo.

Un buon messaggio fuori ufficio non solo informa le persone della tua assenza e fornisce contatti alternativi, ma mostra anche la tua dedizione al lavoro, specialmente durante le festività. Secondo uno studio recente, il 6.8% delle email di un milione esaminate nelle ultime due settimane di dicembre erano messaggi OOO.

Alcuni problemi sono sensibili al tempo, dove i destinatari richiedono assistenza immediata, indipendentemente dalle circostanze.

Tipi di email fuori ufficio

A seconda del tuo pubblico di riferimento, le email fuori ufficio possono essere classificate in due tipi:

1. Basate sul cliente: Questo tipo di messaggio OOO viene inviato ai tuoi clienti e spesso fornisce passaggi attuabili, come chi contattare o come affrontare problemi comuni.
   
   
2. Basate sul team: I tuoi colleghi si aspettano di ricevere informazioni sulla delega dei compiti, le date di partenza e ritorno del tuo viaggio e i contatti di emergenza se è necessaria assistenza immediata. Puoi anche condividere l'accesso al tuo lavoro con chi assume le tue responsabilità.
   
   

Come beneficiano i destinatari dalle email fuori ufficio?

Essere ignorati nella comunicazione lavorativa è un altro livello di frustrazione. L'email è stata persa, ignorata o rimbalzata? Personalmente, oderei fare supposizioni, poiché mi aspetto che le persone siano disponibili in ogni momento, a meno che non sia diversamente indicato.

Un template di email fuori ufficio può ridurre le esperienze negative evidenziando le date di inizio e fine del viaggio o i contatti di emergenza, e semplicemente informando le persone della tua assenza. Secondo uno studio recente, il 58% dei 1.000 dipendenti britannici ha usato i messaggi OOO con un unico scopo — notificare i colleghi — mentre il 49% li ha usati per fornire contatti alternativi.

(Fonte: Preply)

Come beneficiano i mittenti dalle email fuori ufficio?

I messaggi fuori ufficio non sempre riguardano i destinatari. A volte, queste notifiche parlano del mittente. Come è possibile? Un recente sondaggio negli Stati Uniti ha dimostrato che solo il 33% di 5188 dipendenti non ha risposto ai messaggi inviati fuori dalla loro disponibilità. Questo ci porta a una domanda: come bilanciare la vita lavorativa e quella personale?

Apparentemente, alcuni non lo fanno. Più di 4,1 milioni di canadesi si sono sentiti molto stressati al lavoro, citando la difficoltà di trovare un equilibrio come la causa principale. In tali casi, le email fuori ufficio possono avere un impatto positivo sul tempo di assenza, stabilendo confini e notificando a tutti che sei fuori dal lavoro.

Come percepiscono il tempo fuori ufficio le diverse generazioni?

Chiaramente, le persone cercano ancora di trovare un lato positivo tra la costruzione di una carriera e il mantenimento di una vita piacevole. Quindi, come gestiscono questa situazione le diverse generazioni, e come si inseriscono i messaggi OOO? Diamo un'occhiata ai risultati di Dojo per confrontare le percezioni del lavoro e del tempo fuori ufficio:

• circa l'86% dei membri della Gen Z riceve email mentre sono fuori ufficio;
• circa il 74% dei capi millennial ritiene accettabile contattare il proprio team fuori dall'orario di lavoro. Per i boomers, il numero sale al 76%, lasciando indietro la Gen X, con il 67% di chi scrive ai propri dipendenti quando sono fuori ufficio;
• I membri della Gen Z sono generalmente contattati fuori dal loro orario di ufficio fino a 7 volte a settimana.

Le email fuori ufficio sono un modo per separare il lavoro dalla vita personale, e recentemente questi tentativi hanno acquisito un tocco di divertimento e audacia. Questo ci porta alla sezione successiva — l'umorismo nei messaggi OOO.

Umorismo nei messaggi fuori ufficio

Aggiungere un elemento di umorismo alle email fuori ufficio sta diventando comune, ma le diverse generazioni percepiscono questo aspetto in modo diverso. Abbandonare il tono professionale potrebbe portare a ammonizioni disciplinari o verbali? Sembra di sì:

• circa il 21% dei manager ritiene che l'umorismo nelle comunicazioni fuori ufficio sia poco professionale;
• circa il 3% dei leader darebbe anche un'ammonizione disciplinare poiché si aspettano che le email siano formali.

Al contrario, il 27% dei membri della Gen Z ritiene che scrivere email fuori ufficio sia divertente, quindi l'impatto dipende molto dalle persone con cui lavori. Prima di inviare un messaggio divertente, valuta se è rilevante e si adatta alla comunicazione del tuo brand.

Passaggi per scrivere un'email fuori ufficio

Considerando le definizioni e le peculiarità delle email fuori ufficio, possiamo passare ai passaggi per la creazione.

1. Scegli il pubblico

Il contenuto e il tono delle email fuori ufficio possono variare a seconda del pubblico di riferimento: colleghi, partner commerciali o clienti. Conoscere il tuo pubblico ti aiuterà a definire chiaramente le informazioni da includere e il tono da utilizzare.

Considera sempre le differenze generazionali e le diverse percezioni degli elementi umoristici. Adatta il tuo template fuori ufficio al pubblico, piuttosto che forzarli ad adattarsi alle tue abitudini.

2. Scegli il tono

Un tono professionale funziona meglio quando scrivi un'email fuori ufficio per i clienti, specialmente se stanno cercando aiuto. Personalmente, mi sentirei frustrato se vedessi una battuta in una risposta automatica a un'email riguardante un problema tecnico.

Lo stesso vale per le email fuori ufficio basate sul team. Dopo tutto, un messaggio OOO è comunque parte del lavoro, quindi dovrebbe allinearsi con le regole di comunicazione.

3. Considera i dettagli necessari per i destinatari

Le email fuori ufficio ti proteggono dalle domande inutili, ma solo se sono redatte correttamente. Pensa alle domande comuni che ti vengono fatte o a quelle che avresti quando qualcuno è fuori ufficio.

Se eventi o attività vengono riprogrammati a causa della tua indisponibilità, aggiungi le date specifiche e verifica il tuo calendario.

4. Migliora il testo con l'AI

Anche se le tue competenze di copywriting non sono il tuo punto di forza, puoi comunque creare messaggi fuori ufficio accattivanti. Con l'assistente AI di Stripo, puoi risparmiare ore mantenendo il tono di voce e il design richiesti.

Ecco come puoi farlo all'interno del costruttore di template:

1. Aggiungi un modulo di testo.
2. Sposta il mouse sopra il testo e clicca sui tre puntini.
3. Scegli "Migliora con l'AI".
4. Inserisci il prompt e aspetta che l'AI generi un testo.

Puoi anche controllare la grammatica, rendere il tuo messaggio più corto o più lungo, tradurlo in lingue diverse o cambiare il tono di voce — qualsiasi cosa che possa accelerare il design dell'email.

5. Aggiungi informazioni di contatto di emergenza

Le emergenze accadono, che ci piacciano o no. L'ultima cosa che vorrei dopo un periodo fuori ufficio è tornare al caos del lavoro, quindi aggiungere le informazioni di contatto di emergenza è un gesto premuroso.

Puoi anche delineare le situazioni che necessitano di assistenza immediata per garantire la massima chiarezza.

6. Testa la compatibilità con i provider di email

Questa sezione è per chi preferisce template HTML fuori ufficio rispetto ai template di testo standard. Il test dei client di email assicura che il tuo messaggio venga visualizzato correttamente, indipendentemente dal layout.

Con Stripo, non è necessario testare manualmente ogni provider, poiché abbiamo integrato uno strumento di testing delle email. Puoi visualizzare in anteprima diversi template fuori ufficio senza uscire dalla scheda dell'account. Ecco come fare:

1. Apri il template fuori ufficio che desideri testare.
2. Clicca sul pulsante Test nella parte superiore dello schermo.
3. Vai alla scheda Email Clients.
   
   
4. Conferma e testa.

Stripo verificherà se il tuo template fuori ufficio è compatibile con diversi dispositivi e provider.

Le migliori pratiche per le email fuori ufficio

Dopo aver studiato attentamente le ragioni dietro l'invio di email fuori ufficio e i passaggi per la loro creazione, siamo giunti alle migliori pratiche. Quali approcci seguire e quali evitare?

Scopriamolo insieme.

Bilanciare professionalità e personalizzazione

Un recente studio ha mostrato che il 50,4% di 1.000 dipendenti britannici ha ricevuto un messaggio OOO che hanno percepito come inappropriato. Questo è un promemoria per considerare un equilibrio tra mantenere la professionalità e personalizzare i template di email fuori ufficio. Confrontiamo due esempi per vedere la differenza:

1. “Ciao. Sono fuori ufficio fino al 2 gennaio. Puoi contattare Sarah Styles per assistenza su casi relativi a controversie esterne o minacce BBB.”
2. “Ciao e grazie per il tuo messaggio! Attualmente sono fuori ufficio fino al 2 gennaio. Per qualsiasi questione urgente, ti prego di contattare Sarah Styles. Altrimenti, ti risponderò non oltre il 2 gennaio alle 17:00.
   Puoi anche utilizzare il mio numero di emergenza – 123456789, qualora dovessero sorgere domande su controversie o minacce BBB.”

La prima variante sembra standard inizialmente. Tuttavia, dopo aver dato un'occhiata alla seconda variante, noti i dettagli personali mancanti: i contatti di emergenza e la data entro cui la persona può aspettarsi una tua risposta. Questa opzione fuori ufficio è informativa e lascia meno domande senza risposta.

Le email fuori ufficio come strumento di branding

Ogni risposta fuori ufficio è un'estensione della tua azienda, quindi dovrebbe allinearsi con il brand. Se non sei sicuro di quali elementi includere, questa lista potrebbe essere utile:

• attieniti al tono di voce dell'azienda: Se tutta la comunicazione esterna e interna è formale, anche il tuo messaggio fuori ufficio dovrebbe esserlo. È più facile per i tuoi clienti associare un'email a un'azienda, anche se si tratta di una risposta automatica;
• elementi visivi in linea con il brand: Alcune aziende richiedono di aggiungere firme a tutte le email, comprese le risposte automatiche come quelle fuori ufficio. Se usi template HTML, mantieni i colori, i font e gli stili del brand per garantire coerenza con il marchio.

Esempi di email fuori ufficio

Gli esempi di template di messaggi fuori ufficio concludono questa guida. Ho creato alcuni esempi per diversi pubblici in modo che tu possa scegliere quello più adatto.

Puoi usare questi come base o fonte di ispirazione.

Template fuori ufficio basati sul cliente

Ciao, e grazie per averci contattato!

Attualmente sono fuori ufficio fino al {data di ritorno} e ho un accesso limitato alla piattaforma. Mentre sono via, i miei colleghi del nostro team {nome del team}, {nomi dei colleghi}, sono qui per aiutarti.

Se hai bisogno di assistenza immediata, contattali in qualsiasi momento a {contatti alternativi}, e risponderanno prontamente a qualsiasi domanda.

Ho anche preparato una rapida panoramica del tuo account e delle possibili problematiche.

[CTA: Rivedi la guida della piattaforma]

Altrimenti, ti risponderò al mio ritorno, quindi sentiti libero di fare qualsiasi domanda.

Template fuori ufficio basato sul team

Ciao, e grazie per il tuo messaggio!

Attualmente sono fuori ufficio fino al {data di ritorno}, ma per garantire una gestione tempestiva dei compiti, puoi contattare i riferimenti alternativi in base alla tua richiesta:

1. Aggiornamenti progetto X: Contatta {nome del collega} a {informazioni di contatto alternative}. Sono completamente informati sui processi e possono aiutarti.
2. Approvazioni budget: {nome del collega} si occuperà di questi. Scrivigli a {informazioni di contatto alternative}.
3. Operazioni quotidiane: {nome del collega} gestirà le operazioni. Puoi contattarlo a {informazioni di contatto alternative}.

Per questioni urgenti, ti prego di usare i miei dettagli di contatto di emergenza:

1. Numero di telefono: (123)4567898
2. Email: example@email.com

Altrimenti, ti risponderò al mio ritorno {tempo previsto per la risposta}.

Template fuori ufficio con elementi di umorismo

Ciao, e grazie per averci contattato!

Per mia fortuna, sono fuori ufficio, prendendo un po' di tempo per ricaricare le mie batterie interiori. Tornerò il {data di ritorno}, pronto a gestire qualsiasi preoccupazione.

Fino ad allora, per qualsiasi informazione relativa al progetto, per favore scrivi ai miei colleghi:

1. Domande sul design in corso: {nome del collega} si occupa di tutto e può rispondere a qualsiasi domanda. Puoi scrivergli a {informazioni di contatto alternative}.
2. Domande su nuovi progetti: {nome del collega} è in controllo dei nuovi progetti e delle problematiche ad essi correlate. Scrivigli una mail a {informazioni di contatto alternative}.

Questo è tutto, e spero che tu trovi le risposte che stavi cercando. Tornerò presto. A presto.

Conclusione

Che sia un modo per tracciare dei confini o fornire dettagli di contatto alternativi, le email fuori ufficio sono una grande aggiunta alla comunicazione. Considerando le differenze generazionali, il pubblico di riferimento e gli stili del brand, ti aiuterà a creare risposte fuori ufficio efficaci e investire in esperienze positive.

Spero che questa guida ti abbia ispirato a creare dei template. Buona fortuna!