Quando você está trabalhando em um time em um projeto, especialmente quando é o gerente de tal equipe, é fundamental garantir que sua rede profissional saiba como o projeto está progredindo e que todos estejam trabalhando na mesma direção. Os e-mails de atualização ajudam a garantir o contato constante com sua rede — equipes ou partes interessadas.
Neste artigo, reunimos dicas e alguns exemplos de modelos de e-mails de atualização de projeto sobre como escrever um e-mail para atualizar o status da realização do projeto, ajudando a reduzir o tempo necessário para prepará-los.
O que são e-mails de atualização de projeto?
Um e-mail de atualização de projeto é um e-mail que você envia regularmente para membros da equipe, gerentes, partes interessadas ou clientes, contendo informações sobre o status atual do projeto. E-mails de atualização de projeto são usados para se comunicar com a equipe durante a execução de projetos, especialmente nas áreas de TI e agências.
O e-mail de atualização de status permite que todos os participantes da comunicação do projeto compartilhem a responsabilidade pela sua execução, compreendam o quão próximos estão de atingir a meta e acompanhem riscos e possíveis problemas a tempo.
Se o projeto está sendo desenvolvido por ordem do cliente, a atualização por e-mail permite ver o progresso, avaliar os prazos e calcular o orçamento.
Os e-mails de atualização de projeto também são chamados de atualizações de status ou e-mails de atualização de status.
O que é um e-mail de acompanhamento?
Os e-mails de acompanhamento são um tipo diferente de e-mail profissional. E-mails de acompanhamento são enviados para solicitar o status atual do projeto, esclarecer os detalhes da reunião próxima e obter a resposta do cliente à proposta.
Quando você está no comando de um projeto e tem responsabilidade pessoal por ele, e seu empregado ou fornecedor desaparece por um tempo, é perfeitamente aceitável começar a se preocupar um pouco.
Para atualizações de status do projeto e obtenção dos detalhes necessários, fique à vontade para perguntar — prepare um e-mail de acompanhamento. Um e-mail de acompanhamento é útil se você tiver um prazo a ser cumprido. Você também pode usar esse formato se algo não estiver claro no e-mail anterior ou se quiser ouvir o feedback de um cliente.
Por que enviar atualizações de projeto
Você constrói a comunicação com aqueles que trabalham com você no projeto, então o principal objetivo do e-mail é fornecer o aspecto chave e os detalhes específicos do projeto e motivar a cooperação futura.
Razões para enviar um e-mail de atualização de status de projeto:
- comunicação do projeto;
- fortalecimento de relacionamentos com sua equipe, gestão, clientes e partes interessadas;
- garantir a transparência das informações sobre o projeto;
- relatar regularmente o status de conclusão do processo;
- mostrar atualizações do orçamento;
- fazer uma lista das tarefas futuras.
Outro motivo crítico para enviar atualizações regulares por e-mail é garantir que todos saibam seus prazos e que o projeto seja concluído dentro do prazo.
Dicas de como escrever um e-mail de atualização de projeto eficaz
Cada atualização de e-mail será diferente dependendo das especificidades do projeto e dos destinatários. Tente usar estas melhores práticas para considerar todas essas características e tornar a comunicação eficaz.
Recolha informações para a atualização de status
Se sua tarefa é escrever e-mails regulares com atualizações, colecione constantemente informações sobre o progresso do projeto. Você deve ter uma estrutura de e-mail básica e entender quais dados precisará para economizar tempo ao procurá-los durante a preparação.
Entenda quem será o destinatário dessa atualização de status
Os e-mails para os membros da equipe de desenvolvimento e atualizações de projeto para os investidores diferem em conteúdo e apresentação das informações. A frequência com que uma atualização de status do projeto é enviada também pode depender do destinatário. Por exemplo, a equipe deve enviar uma atualização semanal, enquanto para o cliente, é suficiente relatar os resultados uma vez por mês.
Escreva um e-mail de forma simples e clara
Se você quer que seu e-mail seja lido, escreva apenas sobre informações importantes, seja o mais específico possível, forneça os detalhes necessários e estruture o texto. Use um único estilo de comunicação em todo o e-mail.
O design modular do e-mail permite criar mensagens muito mais rapidamente, graças aos módulos reutilizáveis que podem ser combinados e editados. Para facilitar a criação de e-mails estruturados, experimente o editor Stripo. Nele, você pode usar o design modular de e-mail.
Faça seu e-mail visualmente atraente
Todos os números e dados que podem ser apresentados em gráficos ou outros elementos visuais, vamos fazer isso dessa forma. O objetivo do e-mail de atualização não é apenas coletar muitos números entediantes, mas mostrar o progresso do projeto.
No exemplo abaixo, você pode ver como é fácil criar um resumo em números usando um módulo específico em um modelo de e-mail no Stripo e depois atualizá-lo regularmente.
Use templates inteligentes prontos ou crie o seu próprio
Encontre um modelo de e-mail de status pronto e modifique-o para ajustar às informações necessárias. Ou crie seu próprio modelo de e-mail com todos os módulos de que precisa. Enviar atualizações de projeto regularmente no mesmo formato facilitará para os destinatários estudá-las — eles sempre saberão onde e que informações estão localizadas.
No Stripo, você pode salvar o modelo e blocos individuais e usá-los nos próximos e-mails. Por exemplo, os módulos de cabeçalho e rodapé serão os mesmos para todos os e-mails, independentemente dos destinatários.
Crie um e-mail rascunho com antecedência
Usando o modelo, crie um e-mail rascunho para o próximo boletim informativo e adicione informações conforme elas se tornam disponíveis. Assim, você coleta todos os dados necessários com calma e depois só precisa organizar tudo e fazer a verificação final.
Envie atualizações de status regularmente
Todos os participantes do projeto e os líderes do projeto precisam ver as informações atualizadas regularmente, então, se você escolher um cronograma de uma vez por semana em um dia específico, mantenha-o. Se você tiver reuniões diárias ou semanais de atualização, criar e-mails usando dicas de boletim informativo para funcionários e enviá-los antes da reunião pode ser útil para que todos tenham as mesmas informações para discutir.
Adicione um calendário pessoal para agendar reuniões do projeto
Adicione links para o Google Calendar ou outros em seus e-mails para agendar convenientemente reuniões para discutir o projeto. Assim, o destinatário pode ir diretamente do e-mail para o calendário e agendar um horário conveniente.
Leia como adicionar um calendário pessoal à sua mensagem de e-mail em nosso post no blog.
Pontos-chave de um e-mail de atualização de projeto atual
As informações para um e-mail de atualização de status serão diferentes para vários projetos e também dependerão do público de um e-mail específico. Mas existem informações que precisam ser incluídas nesse tipo de e-mail.
- O nome do projeto atual para que os destinatários possam imediatamente se orientar. Usar o nome do projeto na linha de assunto é uma boa opção. Assim, ficará claro na caixa de entrada o que deve ser lido.
- Nome da equipe — na saudação ou em uma linha separada.
- O principal objetivo do projeto.
- A fase de execução do projeto — se é uma fase, versão final, suspensão ou algum outro estado. Você também pode mostrar o prazo do projeto.
- Lista de tarefas concluídas desde a última atualização.
- Lista de tarefas que serão concluídas antes da próxima atualização.
- Obstáculos e possíveis soluções.
- Uso do orçamento para todo o projeto e tarefas específicas.
- Conclusão breve.
- Anexar documentos ao e-mail ou adicionar links com os detalhes necessários, caso ajudem a entender melhor a situação.
A linha de assunto do e-mail de atualização de status
As linhas de assunto para o e-mail de atualização do projeto devem ser curtas e precisas. Não tente preenchê-las com todos os detalhes — guarde as informações importantes para o conteúdo do e-mail. A linha de assunto em branco é outro erro comum ao escrever um e-mail de atualização de status.
Você pode escrever uma data ou número da semana na linha de assunto para informar o destinatário sobre o que está acontecendo.
Veja alguns exemplos:
- Atualização semanal do (Nome do Projeto) [Número da Semana/Data]
- Atualização do (Nome do Projeto) com questões [Número da Semana/Data]
- Relatório do projeto e solicitação de reunião [Número da Semana/Data]
Você também pode melhorar a linha de assunto e o pré-cabeçalho oculto usando IA no Stripo. No primeiro passo, você deve ativar esse recurso.
E então, você pode usá-lo para todas as suas linhas de assunto.
Como finalizar um e-mail de status de projeto
Você pode escrever alguns detalhes sobre o projeto no final do e-mail. Por exemplo, pode destacar os próximos passos que deseja que o destinatário tome após ler esta mensagem.
Não se esqueça de usar uma forma educada, como "Atenciosamente" ou "Espero ouvir de você em breve".
Você também pode adicionar uma assinatura para tornar a mensagem mais profissional. Isso é especialmente importante quando se escreve para clientes. Para melhores resultados, você pode usar o gerador de assinatura de e-mail do Stripo.
Exemplo de e-mail de atualização
Um e-mail de atualização eficaz fornece informações claras e concisas sobre o progresso, mudanças ou resultados. Comece com uma breve introdução, destaque as principais atualizações de forma lógica e finalize com uma chamada para ação, se necessário. Use esta abordagem para criar um exemplo de e-mail de atualização impactante. Aqui estão alguns exemplos de e-mails para atualização de projetos.
Exemplo de e-mail de atualização de projeto para clientes da empresa
Assunto: Status do projeto em [data]
Prezado(a) [Nome],
Espero que esteja bem tanto nos negócios quanto na vida pessoal. Estou enviando uma atualização pequena sobre o projeto.
Planejamos apresentar a versão final do projeto no dia ХХ.ХХ. Para que possamos concluir até o prazo previsto, você precisa revisar e aprovar esta etapa de desenvolvimento.
Aqui está o que foi feito até agora:
- Ponto 1.
- Ponto 2.
- Ponto 3.
Esta semana, estamos no cronograma para concluir a fase de desenvolvimento e avançar para a próxima tarefa.
Por favor, me avise se você tiver dúvidas ou acréscimos sobre esta etapa.
Espero ouvir de você em breve, [Nome]
Exemplo de e-mail de atualização para a equipe do projeto
Assunto: Atualização semanal do projeto [Nome]
Olá, pessoal.
Estou enviando uma atualização sobre o nosso projeto atual. Neste e-mail, compilei os objetivos e prazos atualizados para cada equipe.
Equipe de Desenvolvimento
Objetivo: Realizar os testes finais de uma nova funcionalidade e fazer todas as melhorias necessárias.
Prazo: XX.XX
Equipe de Marketing
Objetivo: Preparar materiais promocionais para anúncio em todos os canais de marketing.
Prazo: XX.XX
Equipe de Suporte
Objetivo: Estudar todas as novas funcionalidades e se preparar para responder às perguntas dos usuários.
Prazo: XX.XX
Se alguém tiver alguma dúvida sobre esta mensagem, por favor, entre em contato comigo. Para discutir os detalhes necessários, marque um horário no Google Calendar.
Atenciosamente, [Nome]
Exemplo de e-mail de status do projeto para gerente ou supervisor
Assunto: Relatório sobre a implementação do sistema de análise de [Data]
Olá, [Nome do destinatário],
Aqui está o relatório de progresso desta semana. Todas as tarefas estão sendo realizadas conforme o plano.
Durante a semana, trabalhei nas seguintes tarefas:
- Implementação de novas ferramentas no sistema de análise de progresso da empresa.
- Treinamento da equipe de marketing para utilizar o sistema e aplicar os dados obtidos.
- Para escrever instruções para toda a empresa sobre como utilizar a ferramenta, veja aqui: [Link]
Estamos quase prontos para terminar o projeto e aplicar as mudanças em toda a empresa.
Os planos para a próxima semana são:
- Ponto 1
- Ponto 2
- Ponto 3
O projeto está avançando bem, e acredito que será concluído dentro do prazo.
Quero destacar que podem surgir problemas de agendamento se adicionarmos à lista de funcionalidades que a equipe de marketing gostaria. Por favor, acompanhe isso e me avise onde estamos.
Atenciosamente, [Nome]
Exemplo de modelo de e-mail de acompanhamento
Assunto: Solicitação de atualização sobre o projeto [Nome]
Olá, [Nome].
Como parte da nossa cooperação no projeto, gostaria de saber o status atual do projeto para planejar os meus próximos passos.
Você acha que conseguirá completar sua parte do trabalho dentro do prazo xx.xx.xx que discutimos anteriormente?
Se houver dificuldades ou obstáculos na implementação, fique à vontade para relatá-los. É importante que sincronizemos nossas ações para alcançar resultados em todas as etapas.
Aguardando sua resposta, [Nome]
Conclusão
Quando você escreve um e-mail sobre o status de um projeto, tente torná-lo parte da sua conversa, não repetindo coisas que você já sabe. Se o seu cliente ou gerente lhe enviar um acompanhamento para saber o status do projeto, não entre em pânico — use nossos exemplos para um rápido e-mail de atualização.
Construa relacionamentos de trabalho com seus clientes, gerentes e equipe para que sua correspondência não se limite apenas a e-mails de atualização de projeto, mas também inclua momentos pessoais, como felicitações em um feriado importante.
Lembre-se de que um e-mail de atualização de projeto é seu cartão de visita empresarial, então, certifique-se de usar essas dicas e exemplos e nos avise como foi!
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