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22 março 2023

Amostra de e-mail de acompanhamento educado para um pedido para atingir os seus objetivos

Liubov Zhovtonizhko
Liubov Zhovtonizhko Copywriter at Stripo
Índice
  1. O que fazer antes de enviar e-mails de acompanhamento para uma solicitação
  2. Escrever um e-mail de acompanhamento educado e uma linha de assunto clara
  3. Modelos de e-mail de acompanhamento educados e dicas de design
  4. 6 exemplos educados de e-mails de acompanhamento com lembretes gentis
  5. Concluindo
1.
O que fazer antes de enviar e-mails de acompanhamento para uma solicitação

Acompanhar uma solicitação por e-mail pode ser uma tarefa desafiadora. Você quer garantir que não será agressivo ou irritante, ao mesmo tempo que garante que obtém a resposta de que precisa.

Neste artigo, você descobrirá dicas sobre como escrever um exemplo educado de e-mail de acompanhamento para uma solicitação, quando enviá-lo e como evitar erros comuns. Também preparamos exemplos de design e amostras de e-mail de acompanhamento para acelerar o processo.

O que fazer antes de enviar e-mails de acompanhamento para uma solicitação

Antes de enviar o e-mail de divulgação inicial, certifique-se de escrever a mensagem de e-mail corretamente. Caso contrário, nenhum grande e-mail de acompanhamento pode ajudá-lo de alguma forma.

Aqui estão alguns passos e dicas rápidas a seguir ao escrever um e-mail solicitando algo:

1. Comece com uma linha de assunto clara

Uma boa linha de assunto deve indicar brevemente o propósito do seu e-mail e motivar o destinatário a abrir sua mensagem imediatamente.

2. Dirija-se à pessoa apropriada

Comece com uma saudação educada, como "Caro (a) [Nome]" ou "Olá, [Nome]".

3. Apresente-se e especifique a finalidade do e-mail

Explique quem é e porque está escrevendo ao destinatário. Mantenha esta parte do seu e-mail breve, mas informativa.

4. Forneça contexto

Se necessário, forneça algumas informações básicas ou contexto que ajudarão o destinatário a entender o propósito de sua solicitação educada ou use um forte ponto de dor específico para entrar na memória do destinatário.

5. Faça uma solicitação clara e adicione uma chamada à ação

Indique com precisão o que está a pedir e seja específico sobre o que precisa. Se apropriado, adicione um botão de call to action para facilitar o processo de encontrar os detalhes necessários para um destinatário.

6. Explique por que o seu e-mail é importante

Escreva por que sua solicitação é importante e como ela beneficiará o destinatário ou outras partes envolvidas.

7. Forneça informações adicionais

Se necessário, forneça detalhes que ajudarão o destinatário/cliente em potencial a entender sua solicitação ou tomar uma decisão.

8. Termine o e-mail educadamente

Agradeça ao destinatário pelo seu tempo e termine com uma aprovação educada e uma assinatura de e-mail, como "Atenciosamente" ou "Sinceramente".

9. Inclua as suas informações de contato

Adicione uma assinatura de e-mail com as suas informações de contato, como um número de telefone ou links para contas de redes sociais, caso o destinatário precise entrar em contato com você e continuar uma conversa.

10. Revisão

Antes de enviar o e-mail, revise-o para garantir que não haja erros e que o tom seja profissional e educado. A maioria dos profissionais de vendas leva o e-mail inicial muito a sério.

Esteja um passo à frente dos seus concorrentes — prepare uma estratégia de e-mail de acompanhamento e o primeiro e-mail de divulgação.

Escrever um e-mail de acompanhamento educado e uma linha de assunto clara

Agora você pode enviar o e-mail inicial e esperar de 2 a 3 dias antes de enviar os acompanhamentos.

Escrever e-mails de acompanhamento pode ser estressante: você não sabe os motivos da baixa taxa de resposta do e-mail inicial e se deve enviar apenas uma mensagem de acompanhamento ou várias. Você não quer ser agressivo (as pessoas estão ocupadas e todos nós esquecemos as coisas), mas ainda precisa cumprir seus objetivos.


E-mail de acompanhamento após uma reunião

Usar este modelo

Em qualquer caso, pelo menos um e-mail de acompanhamento aumentará a chance de reiniciar o diálogo e obter as informações necessárias.

Aqui estão algumas dicas sobre como escrever um e-mail de acompanhamento com uma solicitação e construir uma estratégia de acompanhamento eficaz.

1. Escolha o momento certo para os e-mails de acompanhamento

Evite atrasar os acompanhamentos por mais de dez dias. Escreva um lembrete de acompanhamento no prazo de três dias após o e-mail de divulgação inicial. Uma espera mais longa aumenta a probabilidade de o destinatário esquecer o seu primeiro e-mail.

  • supondo que enviou um pedido inicial e não recebeu uma resposta dentro de um prazo razoável (1-3 dias). Nesse caso, enviar um e-mail de acompanhamento para lembrar o destinatário sobre a solicitação e pedir uma atualização ou uma ligação direta pode ser apropriado;

  • se recebeu uma resposta ao seu pedido inicial, mas o destinatário não tomou as medidas necessárias ou não forneceu as informações de que precisa, pode enviar um e-mail de acompanhamento para pedir esclarecimentos ou uma atualização de estado no mesmo dia;

  • se você solicitar uma chamada rápida, enviar um e-mail de acompanhamento 24 horas antes de uma reunião pode ser apropriado para confirmar os detalhes da reunião acordados ou lembrar o destinatário sobre a reunião;

  • supondo que você dará seguimento a uma candidatura de emprego ou apresentação de proposta. Então, é melhor enviar um e-mail de acompanhamento após uma ou duas semanas para perguntar sobre o status da sua candidatura ou proposta, pois o processo de recrutamento leva pelo menos uma semana.

2. Comece com um lembrete rápido e amigável

E-mails educados de acompanhamento devem ser iniciados com lembretes amigáveis para o destinatário do seu e-mail anterior. Mantenha o tom educado e profissional. Lembre-os de que foi uma ótima reunião ou bate-papo para relembrar o momento.

3. Forneça contexto para um e-mail de acompanhamento educado

Se o destinatário não respondeu ao seu e-mail anterior, explique por que sua solicitação é importante e como ela se relaciona com o trabalho, as metas ou o produto dele.

Não copie e cole do primeiro e-mail! Um destinatário pode ter lido esse e-mail, mas esqueceu de responder. Ver o mesmo texto duas vezes não os ajudará a decidir sobre o seu pedido.


Forneça contexto para um e-mail de acompanhamento educado

Usar este modelo

4. Pedir uma atualização

Pergunte ao destinatário se ele teve a oportunidade de considerar o seu pedido e fornecer uma atualização sobre se pode ou não atendê-lo. Isso mostra que você respeita o tempo deles e lhes dá a oportunidade de responder.

5. Forneça um prazo

Se o seu pedido for urgente, explique ao destinatário quando precisar de uma resposta ao seu e-mail. Isso pode ajudar a garantir que sua solicitação seja priorizada e não perdida na caixa de entrada do destinatário.

6. Seja específico

Descreva claramente o que está a pedir e o que precisa do destinatário nos e-mails de acompanhamento. Isso pode ajudar a evitar confusões e garantir que ambos estejam na mesma página e tenham uma conversa produtiva. Adicione uma chamada à ação e prova social se necessário e apropriado.

7. Mantenha isso breve

Mantenha os seus acompanhamentos curtos e diretos. Evite divagar ou incluir informações desnecessárias que possam dificultar a leitura e a compreensão do seu e-mail de acompanhamento. Entregue a sua mensagem de forma rápida e direta sem ser agressivo.

8. Seja educado e amigável

Agradeça ao destinatário pelo seu tempo. Isso mostra que você aprecia os esforços deles e respeita a decisão deles, seja ela qual for. Um e-mail de acompanhamento educado, obviamente, não pode ser exigente, agressivo ou desrespeitoso de qualquer outra forma.

Se ainda não tiver recebido uma resposta após o seu e-mail de acompanhamento, pode voltar a entrar em contato dentro de 2 a 3 dias.

Se as pessoas não responderem pela terceira vez, você pode enviar um e-mail final ou mudar para outro cliente em potencial. Ninguém está seguro de ser ignorado, por isso mantenha-se motivado e continue a trabalhar.

9. Faça uma linha de assunto clara com pontos problemáticos

Quanto à linha de assunto, as regras são simples: seja conciso e claro, inclua um prazo, se houver, use um tom educado, sem palavras agressivas e toneladas de pontos de exclamação.

Para sua inspiração, adicionamos alguns exemplos de linha de assunto de e-mail:

  • Acompanhamento da [Solicitação] — [Prazo].

  • Solicitação de [Item/Informação] — Acompanhamento.

  • A fazer check-in em [Solicitação] — Alguma novidade?

  • Lembrete: [Pedido] — [Prazo] aproximando.

  • Dar seguimento a [Solicitação] — Estou cheio de esperança em ter seu apoio.

  • Acompanhamento da fatura vencida — amanhã é o último dia para pagar sem taxa.

Utilize este conselho para o seu e-mail de acompanhamento para fazer com que as pessoas respondam a você. Se você precisar de mais informações sobre taxas de abertura de e-mail, melhor horário de envio e personalização, consulte nosso artigo técnico "Desempenho do marketing por e-mail".

Modelos de e-mail de acompanhamento educados e dicas de design

Vejamos algumas dicas sobre como criar um e-mail de acompanhamento para uma solicitação.

1. Use um modelo de e-mail profissional

Um modelo de e-mail de acompanhamento pronto pode ajudar a garantir que o seu e-mail pareça limpo e atraente. A Stripo oferece vários modelos de e-mail de acompanhamento para diferentes cenários, para que você possa personalizá-los conforme necessário e enviá-los. Escolha o melhor modelo de e-mail de acompanhamento e personalize-o de acordo com os seus objetivos de negócios.

2. Mantenha o design do e-mail de acompanhamento simples

Usar muitos gráficos ou imagens no seu e-mail pode distrair os destinatários da sua mensagem principal. Escolher o esquema de cores da sua marca e incluir o logotipo da sua empresa ajudará você a transmitir sua mensagem e manter a consistência da marca.

3. Use uma fonte clara e legível

Use fontes legíveis de tamanho superior a 12pt. Evite usar fontes cursivas, pois elas podem ser mais difíceis de ler. Com o Stripo, você pode verificar se a fonte escolhida fica bem no celular e na área de trabalho e se o botão de chamada para ação está visível para verificar novamente e evitar falhas.

4. Divida o texto para torná-lo mais estruturado

Escreva um e-mail de acompanhamento usando marcadores, listas numeradas ou parágrafos curtos para dividir o texto e torná-lo mais fácil de ler, pois os leitores tendem a ignorar e-mails de texto não formatados.

6 exemplos educados de e-mails de acompanhamento com lembretes gentis

Como prometido, adicionamos seis exemplos de e-mail de acompanhamento e linhas de assunto que você pode modificar para atender às suas necessidades.

1. Um e-mail de acompanhamento após a mensagem inicial

Assunto do e-mail:

Acompanhamento a pedido de [Item/Informação]

Corpo do e-mail:

Caro [Nome do destinatário]

Espero que estejam bem. Estou entrando em contato para relembrar do meu e-mail anterior enviado em [Data]. Solicitei [Item/Informação] e gostaria de saber se há alguma atualização sobre este pedido.

Por favor, avise-me se precisar de mais informações. Agradeço o seu tempo e consideração.

Obrigado.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu Nome]

2. Um e-mail de acompanhamento com um lembrete de prazo

Assunto do e-mail:

Lembrete: Solicitação de [Item/Informação] — [Prazo]

Corpo do e-mail:

Caro [Nome do destinatário]

Espero que estejam bem. Estou escrevendo para lembrar dor meu pedido anterior de [Item/Informação] enviado em [Data]. Quanto ao meu e-mail anterior, eu agradeceria se você pudesse fornecer essas informações até [Prazo].

Por favor, avise-me se precisar de mais informações. Agradeço o seu tempo e consideração.

Obrigado.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu Nome]

3. Um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta

Assunto do e-mail:

Acompanhamento sobre [Tópico Anterior]: você está disponível para uma conversa rápida?

Corpo do e-mail:

Caro [Nome do destinatário]

Espero que estejam bem. Enviei-lhe um e-mail em [Data] solicitando [Item/Informação]. Infelizmente, ainda não recebi uma resposta sua.

Compreendo que possa estar ocupado, mas esta informação é importante. Por favor, avise-me se houver alguma atualização no meu pedido. Muito obrigado.

Obrigado pelo seu tempo.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu Nome]

4. Um e-mail de acompanhamento após a resposta prometida

Assunto do e-mail:

Acompanhamento: como solicitar uma atualização sobre [Resposta prometida]

Corpo do e-mail:

Caro [Nome do destinatário]

Solicitei anteriormente [Item/Informação] a você em [Data], e você havia prometido me fornecer essas informações até [Data]. No entanto, ainda não recebi nenhuma resposta sua.

Eu entendo que as coisas podem surgir, mas essa informação é crucial. Por favor, avise-me se houver alguma atualização no meu pedido.

Obrigado pelo seu tempo.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu Nome]

5. Um e-mail de acompanhamento com uma solicitação alternativa

Assunto do e-mail:

Pedido de acompanhamento: opções alternativas para avançar

Corpo do e-mail:

Caro [Nome do destinatário]

Espero que estejam bem. Solicitei anteriormente [Item/Informação] a você em [Data], mas, infelizmente, ainda não recebi uma resposta.

Se não conseguir fornecer-me estas informações, poderia informar-me se existe uma opção alternativa? Agradeceria qualquer ajuda que possa fornecer.

Obrigado novamente por seu tempo e consideração.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu Nome]

6. Um e-mail educado de acompanhamento após um evento de networking

Assunto do e-mail:

Agradecemos a sua conexão com [Nome do evento]!

Corpo do e-mail:

Caro [Nome],

Gostaria de entrar em contato com você após o evento de networking [Nome do evento] em que participamos no último [Dia/Data]. Foi ótimo conhecê-lo e discutir os nossos interesses comuns em [Tópico discutido].

Quero discutir a possibilidade de marcar uma reunião para explorar possíveis colaborações e saber mais sobre o seu trabalho neste campo. Acredito que uma reunião poderia beneficiar a nós dois e nos permitir trocar ideias e conhecimentos.

Por favor, avise-me se puder encontrar-se nas próximas semanas. Sou flexível com o horário e posso me adaptar ao seu horário. Se alguma data ou horário específico funcionar melhor para você, fique à vontade para sugeri-los.

Muito obrigado pelo seu tempo, aguardo ansiosamente seu retorno!

Com os melhores cumprimentos,

[Seu Nome]

Escreva e-mails de acompanhamento com mensagens personalizadas para cada pessoa. Desta forma, uma chamada à ação funcionará melhor e os destinatários verão que você é um profissional que realmente se preocupa com o seu trabalho.

Concluindo

Preparar uma linha de assunto e um texto para um e-mail de acompanhamento com uma solicitação requer um equilíbrio entre ser respeitoso e assertivo. Ao seguir estas dicas, pode escrever um e-mail de acompanhamento de forma mais eficiente e aumentar as suas chances de obter uma resposta.

Lembre-se de manter o tom educado, ser específico sobre o seu pedido e fornecer um prazo, se necessário.

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