Як написати листа з оновленнями, який принесе результат

Коли ви працюєте в команді над проєктом, особливо в якості менеджера такої команди, дуже важливо переконатися, що ваша робоча група знає, як просувається проєкт, та завжди працює в одному напрямку. Листи з оновленнями допомагають забезпечити постійний контакт з вашою групою — командою чи партнерами.

У цій статті ми зібрали кілька прикладів шаблонів листів з оновленнями проєкту та порад про те, як написати листа для оновлення статусу реалізації проєкту, аби допомогти вам скоротити час на їх складання.

Що таке листи з оновленнями проєкту?

Лист з оновленнями проєкту — це лист, який ви регулярно надсилаєте членам команди, менеджерам, партнерам або клієнтам і який містить інформацію про поточний статус проєкту. Листи з оновленнями проєкту використовуються для комунікації з командою під час реалізації проєктів, особливо у сфері ІТ та агентської діяльності.

Лист з оновленням статусу дає змогу всім учасникам процесу комунікації за проєктом розділити відповідальність за його реалізацію, зрозуміти, наскільки вони близькі до досягнення мети, і вчасно відстежити ризики та можливі проблеми.

Якщо проєкт розробляється на замовлення клієнта, лист з оновленнями дає змогу побачити прогрес, оцінити терміни і розрахувати бюджет.

Листи з оновленнями проєкту також називають оновленням статусу або листами з оновленням статусу.

Що таке follow-up лист?

Follow-up листи — це інший тип професійних листів. Follow-up листи надсилають для того, щоб поцікавитися станом поточного проєкту, уточнити деталі майбутньої зустрічі та отримати відповідь клієнта на пропозицію.

Коли ви керуєте проєктом і несете за нього особисту відповідальність, а ваш співробітник або постачальник зникає на деякий час, цілком виправдано почати трохи хвилюватися.

Для уточнення стану проєкту та отримання необхідних деталей не соромтеся запитувати — підготуйте follow-up листа. Follow-up лист корисний, якщо у вас є дедлайн, у який необхідно вкластися. Ви також можете використовувати цей формат, якщо щось залишилося незрозумілим у попередньому листі або якщо ви хочете отримати зворотний зв'язок від клієнта.

Навіщо надсилати оновлення за проєктом

Ви вибудовуєте комунікацію з тими, хто працює з вами над проєктом, тож основна мета листа — повідомити ключову інформацію та конкретні деталі проєкту і мотивувати на подальшу співпрацю.

Причини для надсилання листа з оновленням статусу проєкту:

• комунікація в проєкті;
• зміцнення взаємин з вашою командою, менеджментом, клієнтами та партнерами;
• забезпечення прозорості інформації щодо проєкту;
• регулярне інформування про статус завершення процесу;
• демонстрація оновлених даних стосовно бюджету;
• складання списку майбутніх задач.

Ще одна важлива причина для регулярного надсилання листів з оновленнями — щоб кожен знав свої дедлайни, і проєкт був реалізований вчасно.

Поради з написання ефективного листа з оновленнями за проєктом

Кожен лист з оновленням відрізнятиметься залежно від специфіки проєкту та цільових одержувачів. Спробуйте вдатися до наведених найкращих практик, щоб врахувати всі ці особливості та зробити комунікацію ефективною.

Збір інформації для оновлення статусу

Якщо ваша задача — регулярно писати листи з оновленнями, постійно збирайте інформацію про перебіг виконання проєкту. У вас має бути приблизна структура листів і розуміння того, які дані знадобляться, щоб зекономити час на їхній пошук під час підготовки.

Визначте, хто буде одержувачем оновлення статусу

Листи для членів команди розробників і оновлення проєкту для інвесторів відрізнятимуться за контентом і подачею інформації. Частота надсилання оновлень щодо стану проєкту також може залежати від одержувача. Наприклад, для команди слід робити щотижневе оновлення, а для клієнта достатньо повідомляти про результати раз на місяць.

Складайте прості та зрозумілі листи

Якщо хочете, щоб ваш лист був прочитаний, пишіть тільки про важливу інформацію, будьте максимально конкретні, наводьте необхідні подробиці та структуруйте текст. Використовуйте єдиний стиль комунікації для всього листа.

Модульний дизайн листа дозволяє створювати повідомлення набагато швидше завдяки багаторазовим модулям, які можна комбінувати і редагувати. Аби полегшити створення структурованих листів, скористайтеся редактором Stripo. У ньому ви можете користуватися модульним email-дизайном.

Зробіть ваш лист візуально привабливим

Усі цифри та дані, які можна подати у вигляді графіків або інших візуальних елементів, подамо саме так. Мета листа з оновленнями — не просто зібрати нудні цифри, а показати прогрес проєкту.

На прикладі нижче можна побачити, як легко створити зведення в цифрах із використанням певного модуля в шаблоні листа в Stripo, а потім регулярно оновлювати його.

Використовуйте готові smart-шаблони або створюйте власні

Знайдіть готовий шаблон листа про статус і змініть його з урахуванням необхідної вам інформації. Або створіть власний шаблон листа з усіма необхідними модулями. Регулярне надсилання оновлень проєкту в одному й тому самому форматі полегшить одержувачам їхнє вивчення — вони завжди знатимуть, де і яка інформація розташована.

У Stripo можна зберегти шаблон і окремі блоки та використовувати їх у наступних листах. Наприклад, модулі хедера і футера будуть однаковими для всіх листів, незалежно від їхніх одержувачів.

Заздалегідь підготуйте чернетку листа

Користуючись шаблоном, створіть проєкт листа для майбутньої розсилки і додавайте туди інформацію відповідно до її надходження. Таким чином, ви спокійно збираєте всі необхідні дані, а потім залишиться тільки все вирахувати і перевірити ще раз.

Регулярно надсилайте оновлення статусу

Усім учасникам проєкту та його керівникам необхідно регулярно бачити оновлювану інформацію, тому, якщо ви вибрали графік «раз на тиждень у певний день», дотримуйтеся його. Якщо ви маєте щоденні планерки або щотижневі наради з оновлення інформації, надсилання листа перед зустріччю може бути корисним, щоб усі мали одну й ту саму інформацію для обговорення.

Додайте персональний календар для планування зустрічей за проєктом

Додавайте до листів посилання на Google Календар або інші, щоб можна було зручно призначати зустрічі для обговорення проєкту. Так одержувач може одразу перейти з листа до календаря та забронювати зручний час.

Про те, як додати персональний календар до листа, читайте в нашій статті блогу.

Ключові пункти листа з оновленнями за поточним проєктом

Інформація для листа з оновленням статусу буде різною для різних проєктів і додатково залежатиме від аудиторії конкретного листа. Але є інформація, яка має бути відображена в такому листі.

1. Назва поточного проєкту, аби одержувачі могли одразу зорієнтуватися. Хорошим варіантом є використання назви проєкту в темі листа. Тоді в електронній скриньці можна буде розібратися, що саме слід прочитати.
2. Назва команди — у привітанні або окремим рядком.
3. Основна мета проєкту.
4. Стадія виконання проєкту — етап, фінальна версія, призупинення або якийсь інший статус. Ви також можете показати часові рамки проєкту.
5. Список задач, виконаних з моменту останнього оновлення.
6. Список задач, які мають бути виконані до наступного оновлення.
7. Перешкоди та можливі шляхи вирішення.
8. Використання бюджету для всього проєкту і конкретних задач.
9. Короткі висновки.
10. Додайте до листа документи або додайте посилання з необхідною інформацією, якщо вони допомагають краще зрозуміти ситуацію.

Тема листа з оновленням статусу

Ваша тема листа для оновлення проєкту має бути короткою і чіткою. Не намагайтеся нашпигувати її всіма деталями — залиште все найцікавіше для того, що всередині. Порожня тема листа — ще одна помилка під час написання листа з оновленням статусу. 

Ви можете написати в темі листа дату або номер тижня, щоб проінформувати одержувача з приводу того, що відбувається.

Ось кілька прикладів:

• Щотижневе оновлення для (назва проєкту) [номер тижня/дата]
• (Назва проєкту) оновлення з питаннями [номер тижня/дата]
• Звіт за проєктом і запит на проведення зібрання [номер тижня/дата]

Ви також можете поліпшити тему листа і прихований прехедер за допомогою ШІ в Stripo. На першому етапі необхідно увімкнути цю опцію.

А потім ви можете використовувати його для всіх своїх тем листів.

Як завершити лист про стан проєкту

Наприкінці листа можна написати деякі подробиці стосовно проєкту. Наприклад, ви можете окреслити кроки, які необхідно зробити одержувачу після прочитання цього повідомлення.

Не забудьте використовувати ввічливу форму, наприклад, «З найкращими побажаннями» або «З нетерпінням чекаю вашої відповіді».

Ви також можете додати підпис, щоб зробити повідомлення більш професійним. Це особливо важливо, коли ви пишете клієнтам. Для досягнення найкращих результатів ви можете використовувати генератор підписів листів у Stripo.

Шаблони листів з оновленнями

Використовуйте приклади та шаблони, аби швидко надсилати листи з оновленнями проєкту та синхронізувати роботу всієї команди. Ось кілька прикладів листів з оновленнями проєкту.

Приклад листа з оновленнями проєкту для клієнтів компанії

Тема листа: Статус проєкту на [дата]

Шановний\-а [ім’я].

Сподіваюся, з вами все гаразд. Надсилаю вам невеличке оновлення за проєктом.

Ми плануємо показати вам фінальну версію проєкту в ХХ.ХХ. Аби ми могли завершити роботу до запланованого терміну, ви маєте переглянути й узгодити цей етап розробки.

Ось що було зроблено на цей час:

• Пункт 1.
• Пункт 2.
• Пункт 3.

Цього тижня ми за графіком завершуємо етап розробки і переходимо до наступної задачі.

Будь ласка, повідомте мені, якщо у вас виникнуть питання або доповнення стосовно цього етапу.

Сподіваюся на швидку відповідь, [ім'я]

Приклад листа з оновленнями для команди проєкту

Тема листа: Щотижневе оновлення для проєкту [назва]

Всім привіт.

Я надсилаю вам оновлену інформацію щодо нашого поточного проєкту. У цьому повідомленні я зібрала оновлені цілі та дедлайни для кожної команди.

Команда розробки

Мета: зробіть фінальне тестування нової функціональності та внесіть усі необхідні доопрацювання.

Дедлайн: XX.XX

Команда маркетингу

Мета: підготовка промо-матеріалів для анонсу за всіма маркетинговими каналами.

Дедлайн: XX.XX

Команда підтримки

Мета: вивчити всі нові можливості та підготуватися до відповідей на питання користувачів.

Дедлайн: XX.XX

Якщо у когось виникли питання з приводу цього повідомлення, будь ласка, зв'яжіться зі мною. Аби погодити необхідні деталі, запишіться на зустріч у Google Календарі.

З повагою, [ім'я]

Приклад листа про статус проєкту менеджеру або керівнику

Тема листа: Звіт з впровадження системи аналітики від [дата]

Привіт, [ім'я одержувача],

Ось звіт щодо щотижневого прогресу. Усі задачі виконуються відповідно до плану.

Протягом тижня я працювала над такими задачами:

1. Впровадження нових інструментів у систему аналітики прогресу компанії.
2. Навчання маркетингової команди використанню системи та застосуванню отриманих даних.
3. Написання інструкції для всієї компанії з використання інструменту, див. тут: [посилання].

Ми майже готові до завершення проєкту та впровадження змін у всій компанії.

Плани на наступний тиждень такі:

• Пункт 1
• Пункт 2
• Пункт 3

Проєкт просувається добре, і я вірю, що його буде завершено вчасно.

Я хочу підкреслити, що можуть виникнути проблеми з плануванням, якщо ми додамо до списку додаткові функції, які хотіла б отримати команда маркетологів. Будь ласка, прослідкуйте за цим і повідомте мені, на якому етапі ми перебуваємо.

З найкращими побажаннями, [ім'я]

Приклад шаблону follow-up листа

Тема листа: Запит на оновлення проєкту [назва]

Привіт, [ім'я].

У межах нашої співпраці за проєктом я хотіла б дізнатися поточний статус проєкту, щоб спланувати свої подальші дії.

Як гадаєте, чи зможете ви виконати свій обсяг робіт до дедлайну xx.xx.xx.xx, який ми обговорювали раніше?

Якщо в процесі реалізації виникають будь-які труднощі або бар'єри, не соромтеся повідомляти про них. Для нас важливо синхронізувати наші дії для досягнення результатів на всіх етапах.

З нетерпінням чекаю на вашу відповідь, [ім'я]

На завершення

Коли ви пишете листа про статус проєкту, намагайтеся зробити його частиною бесіди, тому не повторюйте те, що ви вже знаєте. Якщо ваш клієнт або менеджер надсилає вам follow-up листа, аби дізнатися про стан проєкту, не панікуйте — скористайтеся нашими прикладами для швидкого створення листа з оновленнями.

Вибудовуйте ділові взаємини з клієнтами, менеджерами та командою так, щоб ваше листування не обмежувалося листами з оновленнями проєкту, а охоплювало й персональні моменти, як-от привітання з важливим святом.

Пам'ятайте, що лист з оновленнями проєкту — це обличчя вашого бізнесу, тож обов'язково використовуйте ці поради та приклади і розкажіть нам, як усе просувається!