Как написать письмо с обновлениями, приносящее результат

Когда вы работаете в команде над проектом, особенно в качестве менеджера такой команды, очень важно убедиться, что ваша рабочая группа знает, как продвигается проект, и всегда работает в едином направлении. Письма с обновлениями помогают обеспечить постоянный контакт с вашей группой — командой или партнерами.

В этой статье мы собрали несколько примеров шаблонов писем с обновлениями проекта и советов о том, как написать письмо для обновления статуса реализации проекта, чтобы помочь вам сократить время на их составление.

Что представляют собой письма с обновлениями проекта?

Письмо с обновлениями проекта — это письмо, которое вы регулярно рассылаете членам команды, менеджерам, партнерам или клиентам и которое содержит информацию о текущем статусе проекта. Письма с обновлениями проекта используются для коммуникации с командой в ходе реализации проектов, особенно в сфере ИТ и агентской деятельности.

Письмо с обновлением статуса позволяет всем участникам процесса коммуникации по проекту разделить ответственность за его реализацию, понять, насколько они близки к достижению цели, и вовремя отследить риски и возможные проблемы.

Если проект разрабатывается по заказу клиента, письмо с обновлениями позволяет увидеть прогресс, оценить сроки и рассчитать бюджет.

Письма с обновлениями проекта также называют обновлением статуса или письмами с обновлением статуса.

Что такое follow-up письмо?

Follow-up письма — это другой тип профессиональных писем. Follow-up письма отправляются для того, чтобы узнать состояние текущего проекта, уточнить детали предстоящей встречи и получить ответ клиента на предложение.

Когда вы руководите проектом и несете за него личную ответственность, а ваш сотрудник или поставщик исчезает на некоторое время, вполне оправданно начать немного волноваться.

Для уточнения состояния проекта и получения необходимых деталей не стесняйтесь спрашивать — подготовьте follow-up письмо. Follow-up письмо полезно, если у вас есть дедлайн, в который необходимо уложиться. Вы также можете использовать этот формат, если что-то осталось неясным в предыдущем письме или если вы хотите получить обратную связь от клиента.

Зачем отправлять обновления по проекту

Вы выстраиваете коммуникацию с теми, кто работает с вами над проектом, поэтому основная цель письма — сообщить ключевую информацию и конкретные детали проекта и мотивировать на дальнейшее сотрудничество.

Причины для отправки письма с обновлением статуса проекта:

• коммуникация в проекте;
• укрепление отношений с вашей командой, менеджментом, клиентами и партнерами;
• обеспечение прозрачности информации о проекте;
• регулярное информирование о статусе завершения процесса;
• демонстрация обновленных данных о бюджете;
• составление списка предстоящих задач.

Еще одна важная причина для регулярной рассылки писем с обновлениями — чтобы каждый знал свои дедлайны и проект был реализован вовремя.

Советы о написании эффективного письма с обновлениями по проекту

Каждое письмо с обновлением будет отличаться в зависимости от специфики проекта и целевых получателей. Постарайтесь прибегнуть к приведенным лучшим практикам, чтобы учесть все эти особенности и сделать коммуникацию эффективной.

Сбор информации для обновления статуса

Если ваша задача — регулярно писать письма с обновлениями, постоянно собирайте информацию о ходе реализации проекта. У вас должна быть примерная структура писем и понимание того, какие данные понадобятся, чтобы сэкономить время на их поиск во время подготовки.

Определите, кто будет получателем обновления статуса

Письма для членов команды разработчиков и обновления проекта для инвесторов будут отличаться по контенту и подаче информации. Частота отправки обновлений о состоянии проекта также может зависеть от получателя. Например, для команды следует делать еженедельное обновление, а для клиента достаточно сообщать о результатах раз в месяц.

Составляйте простые и понятные письма

Если хотите, чтобы ваше письмо прочитали, пишите только о важной информации, будьте максимально конкретны, приводите необходимые подробности и структурируйте текст. Используйте единый стиль коммуникации для всего письма.

Модульный дизайн письма позволяет создавать сообщения намного быстрее благодаря многоразовым модулям, которые можно комбинировать и редактировать. Чтобы облегчить создание структурированных писем, воспользуйтесь редактором Stripo. В нем вы можете пользоваться модульным email-дизайном.

Сделайте ваше письмо визуально привлекательным

Все цифры и данные, которые можно представить в виде графиков или других визуальных элементов, представим именно так. Цель письма с обновлениями — не просто собрать скучные цифры, а показать прогресс проекта.

На примере ниже можно увидеть, как легко создать сводку в цифрах с использованием определенного модуля в шаблоне письма в Stripo, а затем регулярно обновлять ее.

Используйте готовые smart-шаблоны или создавайте собственные

Найдите готовый шаблон письма о статусе и измените его с учетом необходимой вам информации. Или создайте собственный шаблон письма со всеми необходимыми модулями. Регулярная рассылка обновлений проекта в одном и том же формате облегчит получателям их изучение — они всегда будут знать, где и какая информация расположена.

В Stripo можно сохранить шаблон и отдельные блоки и использовать их в следующих письмах. Например, модули хедера и футера будут одинаковыми для всех писем, независимо от их получателей.

Заранее подготовьте черновик письма

Пользуясь шаблоном, создайте проект письма для предстоящей рассылки и добавляйте туда информацию по мере ее поступления. Таким образом, вы спокойно собираете все необходимые данные, а затем останется только все вычесть и перепроверить.

Регулярно отправляйте обновления статуса

Всем участникам проекта и его руководителям необходимо регулярно видеть обновляемую информацию, поэтому, если вы выбрали график «раз в неделю в определенный день», придерживайтесь его. Если вы проводите ежедневные планерки или еженедельные совещания по обновлению информации, отправка письма перед встречей может быть полезной, чтобы все имели одну и ту же информацию для обсуждения.

Добавьте персональный календарь для планирования встреч по проекту

Добавляйте в письма ссылки на Google Календарь или другие, чтобы можно было удобно назначать встречи для обсуждения проекта. Так получатель может сразу перейти из письма в календарь и забронировать удобное время.

О том, как добавить персональный календарь в письмо, читайте в нашей статье блога.

Ключевые пункты письма с обновлениями по текущему проекту

Информация для письма с обновлением статуса будет разной для различных проектов и дополнительно будет зависеть от аудитории конкретного письма. Но есть информация, которая должна быть отражена в таком письме.

1. Название текущего проекта, чтобы получатели могли сразу сориентироваться. Хорошим вариантом является использование названия проекта в теме письма. Тогда в электронном ящике можно будет разобраться, что именно следует прочитать.
2. Название команды — в приветствии или отдельной строкой.
3. Основная цель проекта.
4. Стадия выполнения проекта — этап, финальная версия, приостановка или какой-то другой статус. Вы также можете отобразить временные рамки проекта.
5. Список задач, выполненных с момента последнего обновления.
6. Список задач, которые должны быть выполнены до следующего обновления.
7. Препятствия и возможные пути решения.
8. Использование бюджета для всего проекта и конкретных задач.
9. Краткие выводы.
10. Приложите к письму документы или добавьте ссылки с необходимой информацией, если они помогают лучше понять ситуацию.

Тема письма с обновлением статуса

Ваша тема письма для обновления проекта должна быть короткой и четкой. Не пытайтесь напичкать ее всеми деталями — оставьте все самое интересное для того, что внутри. Пустая тема письма — еще одна ошибка при написании письма с обновлением статуса. 

Вы можете написать в теме письма дату или номер недели, чтобы проинформировать получателя о том, что происходит.

Вот несколько примеров:

• Еженедельное обновление для (название проекта) [номер недели/дата]
• (Название проекта) обновление с вопросами [номер недели/дата]
• Отчет по проекту и запрос на проведение собрания [номер недели/дата]

Вы также можете улучшить тему письма и скрытый прехедер с помощью ИИ в Stripo. На первом этапе необходимо включить эту опцию.

А затем вы можете использовать его для всех своих тем писем.

Как завершить письмо о состоянии проекта

В конце письма можно написать некоторые подробности о проекте. Например, вы можете озаглавить шаги, которые необходимо предпринять получателю после прочтения этого сообщения.

Не забудьте использовать вежливую форму, например, «С наилучшими пожеланиями» или «С нетерпением жду вашего ответа».

Вы также можете добавить подпись, чтобы сделать сообщение более профессиональным. Это особенно важно, когда вы пишете клиентам. Для достижения лучших результатов вы можете использовать генератор подписей писем в Stripo.

Шаблоны писем с обновлениями

Используйте примеры и шаблоны, чтобы быстро отправлять письма с обновлениями проекта и синхронизировать работу всей команды. Вот несколько примеров писем с обновлениями проекта.

Пример письма с обновлениями проекта для клиентов компании

Тема письма: Статус проекта на [дата]

Уважаемый\-ая [имя].

Надеюсь, ваши дела в порядке. Отправляю вам небольшое обновление по проекту.

Мы планируем показать вам финальную версию проекта в ХХ.ХХ. Чтобы мы могли завершить работу к запланированному сроку, вы должны просмотреть и согласовать этот этап разработки.

Вот что было сделано к настоящему времени:

• Пункт 1.
• Пункт 2.
• Пункт 3.

На этой неделе мы по графику завершаем этап разработки и переходим к следующей задаче.

Пожалуйста, сообщите мне, если у вас возникнут вопросы или дополнения по этому этапу.

Надеюсь на скорый ответ, [имя]

Пример письма с обновлениями для команды проекта

Тема письма: Еженедельное обновление для проекта [название]

Всем привет.

Я отправляю вам обновленную информацию о нашем текущем проекте. В этом сообщении я собрала обновленные цели и дедлайны для каждой команды.

Команда разработки

Цель: проведите окончательное тестирование новой функциональности и внесите все необходимые доработки.

Дедлайн: XX.XX

Команда маркетинга

Цель: подготовка промо-материалов для анонса по всем маркетинговым каналам.

Дедлайн: XX.XX

Команда поддержки

Цель: изучить все новые возможности и подготовиться к ответам на вопросы пользователей.

Дедлайн: XX.XX

Если у кого-то возникли вопросы по данному сообщению, пожалуйста, свяжитесь со мной. Чтобы обсудить необходимые детали, запишитесь на встречу в Google Календаре.

С уважением, [имя]

Пример письма о статусе проекта менеджеру или руководителю

Тема письма: Отчет о внедрении системы аналитики от [дата]

Привет, [имя получателя],

Вот отчет о еженедельном прогрессе. Все задачи выполняются в соответствии с планом.

В течение недели я работала над следующими задачами:

1. Внедрение новых инструментов в систему аналитики прогресса компании.
2. Обучение маркетинговой команды использованию системы и применению полученных данных.
3. Написание инструкции для всей компании по использованию инструмента, см. здесь: [ссылка].

Мы почти готовы к завершению проекта и внедрению изменений во всей компании.

Планы на следующую неделю следующие:

• Пункт 1
• Пункт 2
• Пункт 3

Проект продвигается хорошо, и я верю, что он будет завершен в срок.

Я хочу подчеркнуть, что могут возникнуть проблемы с планированием, если мы добавим в список дополнительные функции, которые хотела бы получить команда маркетологов. Пожалуйста, проследите за этим и дайте мне знать, на каком этапе мы находимся.

С наилучшими пожеланиями, [имя]

Пример шаблона follow-up письма

Тема письма: Запрос на обновление проекта [название]

Привет, [имя].

В рамках нашего сотрудничества по проекту я хотела бы узнать текущий статус проекта, чтобы спланировать свои дальнейшие действия.

Как думаете, сможете ли вы выполнить свой объем работ к дедлайну xx.xx.xx, который мы обсуждали ранее?

Если в процессе реализации возникают какие-либо трудности или барьеры, не стесняйтесь сообщать о них. Для нас важно синхронизировать наши действия для достижения результатов на всех этапах.

С нетерпением жду вашего ответа, [имя]

В завершение

Когда вы пишете письмо о статусе проекта, постарайтесь сделать его частью беседы, поэтому не повторяйте то, что вы уже знаете. Если ваш клиент или менеджер отправляет вам follow-up письмо, чтобы узнать о состоянии проекта, не паникуйте — воспользуйтесь нашими примерами для быстрого создания письма с обновлениями.

Выстраивайте рабочие отношения с клиентами, менеджерами и командой так, чтобы ваша переписка не ограничивалась письмами с обновлениями проекта, а включала и персональные моменты, например поздравления с важным праздником.

Помните, что письмо с обновлениями проекта — это лицо вашего бизнеса, поэтому обязательно используйте эти советы и примеры и расскажите нам, как все проходит!