Письма часто ассоциируются преимущественно с продажами, но для некоммерческих организаций они могут играть еще более важную роль. В науке и образовании электронная почта позволяет организациям доносить ценности, рассказывать содержательные истории, создавать сообщества единомышленников и обеспечивать постоянную поддержку.
В этом кейсе мы рассмотрим, как фонд Candela Foundation, работающий в области оптики и фотоники, использовал Stripo для ускорения процесса создания писем, повышения вовлеченности получателей и улучшения как доставляемости, так и общей реакции аудитории.
Эксперт
Знакомьтесь с компанией
Candela Foundation — это варшавская некоммерческая организация, которая поддерживает людей, изучающих или работающих в области оптики и фотоники в Польше. Эта область науки и техники посвящена свету и его использованию в современных приложениях. Линзы, микроскопы, лазеры и телескопы — это лишь несколько примеров оптических приборов, которые воздействуют на свет для выполнения таких задач, как измерение, обработка данных, связь и медицинская диагностика.
Организация была создана в 2021 году после краудфандинговой кампании, которая продемонстрировала, как небольшие взносы на раннем этапе могут привести к существенному долгосрочному эффекту. Candela Foundation играет особую роль в экосистеме, комплементарно дополняя работу университетов, исследовательских институтов и других организаций.
С тех пор фонд сосредоточился на трех основных областях:
- проведение тренингов, мастер-классов и просветительских мероприятий, которые помогают студентам, исследователям и специалистам получить практические инсайты от опытных экспертов;
- организация научных конференций и мероприятий в Польше с упором на укрепление сотрудничества между научным сообществом и индустрией;
- стипендиальная программа «Resonators», направленная на поддержку мобильности молодых талантов и сотрудничества между университетами и исследовательскими центрами в разных городах Польши.
Задача: профессиональная коммуникация по электронной почте при ограниченном времени и ресурсах
Флагманский проект от Candela Foundation, Polish Newsletter on Optics and Photonics (PNOP), заставил команду понять, что их письма требуют более структурированного и профессионального подхода. Эта потребность возникла на раннем этапе, еще до того, как организация запустила дополнительные инициативы, такие как конференции или образовательные программы.
Команде требовалось решение для работы с письмами, которое могло бы предложить надежные, многократно используемые шаблоны, интегрироваться с GetResponse (их ESP на тот момент) и поддерживать совместную работу нескольких партнерских организаций.
Сложность заключалась в адаптации. Создание эффективного процесса email-маркетинга требовало времени и технических навыков, которыми команда просто не обладала. В результате барьер для входа на рынок казался слишком высоким. Candela нужен был способ быстро создавать письма без потери качества дизайна и целостности.
(Источник: письмо от Candela Foundation)
Основная аудитория писем Candela — это академическое сообщество, что является естественным выбором, учитывая, что исследования в области оптики и фотоники в Польше в основном сосредоточены в университетах и научно-исследовательских институтах.
Интересно, что коммуникация по электронной почте оказалась важнее, чем первоначально ожидали основатели. Хотя в качестве основного канала планировалось использовать соцсети, на самом деле письма остаются основным средством связи для ученых и исследователей.
В результате письма Candela должны выглядеть профессионально, четко передавать ключевую информацию и ценности, а также гарантированно попадать в почту получателей. Эффективная доставка писем имеет огромное значение, поскольку Candela зависит от постоянной коммуникации со своим сообществом и поддержки, которую оно оказывает.
Решение: гибкий редактор писем, который подходит для рабочего процесса НПО
Организация начала поиск инструмента, который мог бы решить эту проблему. Команда изучила рынок, сравнила несколько конструкторов писем и рассмотрела различные варианты, доступные в интернете. Платформа Stripo быстро оказалась в топе шорт-листа.
Среди множества функций Stripo две оказались решающими для Candela Foundation:
- гибкие возможности дизайна drag-n-drop редактора HTML-писем;
- более 1600 готовых шаблонов писем;
- сотрудничество между несколькими организациями;
- бесшовная интеграция с платформой GetResponse, которую они уже использовали.
Собственно, ключевым фактором, повлиявшим на окончательный выбор, стала мгновенная совместимость с предпочитаемым инструментом.
Рабочий процесс: структурированный процесс создания писем при помощи многоразовых модулей и одновременного редактирования
Фонд Candela ежемесячно отправляет письма своим подписчикам. На данный момент список рассылки насчитывает около 1000 подписчиков. Еще один часто используемый формат писем — новости о проектах. Во время сезона конференций команда может провести до 10 email-кампаний, в зависимости от количества проводимых мероприятий. Эти письма помогают четко и системно подавать информацию о проектах, снижая нагрузку на сотрудников, которые работают на месте и оказывают поддержку участникам конференций.
Обычно мы начинаем с мозгового штурма по поводу рекомендаций по контенту для новостной рассылки. Затем один из сотрудников превращает эти рекомендации в черновик письма в Stripo, и мы проводим как минимум еще одну итерацию, чтобы доработать внешний вид письма. Часто рассылки готовятся совместно с нашими партнерскими организациями, поэтому очень важен слаженный процесс сотрудничества. Благодаря Stripo наша команда, состоящая всего из 3 человек, легко отправляет около 3000 писем в неделю. Мы любим Stripo и ни разу не задумывались о переходе на какой-либо другой инструмент.
Михай Шустер,
(Источник: письмо от Candela Foundation)
Среди наиболее значимых функций Stripo — многократно используемые модули контента и широкий выбор шаблонов писем. Они значительно сокращают путь от исходной идеи до готового, хорошо структурированного письма, делая весь процесс подготовки рассылки гораздо быстрее и эффективнее.
Примечание от Stripo:
В Stripo можно создать собственную библиотеку модулей. В нее можно добавить готовые хедеры, футеры, подписи письма или разделы для донатов, если они часто используются в рассылках. Для этого выберите блок, который нужно повторно использовать, и сохраните его как модуль. Сохраненный модуль появится в разделе «Модули» вашего аккаунта и будет доступен для повторного использования в будущих кампаниях.
Команда также активно использует инструменты для совместной работы Stripo. Несколько участников могут работать над одним и тем же письмом, оставлять комментарии и просматривать изменения, не находясь в одном месте, что особенно полезно при участии внештатных партнеров.
Примечание от Stripo:
Для просмотра комментариев, оставленных коллегами, или ответа на конкретный комментарий выберите «Комментарии» в правой боковой панели. Так одновременное редактирование помогает оптимизировать рабочий процесс.
История изменений — еще одно важное дополнение: она позволяет команде отслеживать, кто внес конкретные изменения, и при необходимости легко вернуться к более ранним версиям.
Результаты: ускорение разработки, улучшение дизайна и повышение вовлеченности
С момента внедрения Stripo компания Candela значительно ускорила процесс создания писем, улучшила коммуникацию с партнерскими организациями и повысила общий внешний вид писем. Дизайн стал более целостным, доработанным и визуально привлекательным.
Stripo позволяет нам лучше контролировать ключевые параметры писем и дает рекомендации по их настройке, чтобы мы могли всегда добиваться желаемой верстки и обеспечить правильное отображение писем в почте на различных устройствах. Ученые часто хвалят наши письма, отмечая, что они выглядят гораздо профессиональнее, чем стандартные письма в этой индустрии.
Михай Шустер,
Команда также заметила повышенную вовлеченность получателей, что является важным результатом для организации, которая в значительной степени полагается на донаты и поддержку людей, разделяющих ее ценности. Четкое донесение этих идей и ценностей является ключевой частью миссии Candela, и письма играют важную роль в этой работе.
(Источник: письмо от Candela Foundation)
Улучшения заметны как в повседневных рабочих процессах, так и в результатах. Благодаря редактору письма теперь лучше структурированы, а доставка и реакция аудитории также улучшились. Еще одним важным преимуществом является возможность проводить кастомизацию и повторно использовать шаблоны для некоммерческих организаций, что обеспечивает целостность и экономит время при проведении email-кампаний.
По мере того как Candela продолжает расширять свою базу подписчиков, четкий месседж в сочетании с привлекательным визуальным дизайном становится необходимым условием для достижения этой цели.
(Источник: письмо от Candela Foundation)
В завершение
Переход на drag-n-drop редактор HTML-писем Stripo стал переломным моментом для Candela Foundation. Благодаря доступу к готовым шаблонам для некоммерческих организаций и многоразовым модулям контента организация оптимизировала процесс создания писем, улучшила их визуальное восприятие и целостность, а также значительно повысила эффективность сотрудничества с партнерскими организациями.
В результате Candela теперь может сосредоточиться на расширении своей базы подписчиков в академическом и индустриальном сообществах и максимизации вовлеченности получателей. Письма стали надежным каналом для распространения информации о миссии и проектах Candela, а также помогают формировать долгосрочную поддержку со стороны сообщества.
0 комментариев