Гайд по написанию безупречных писем с заявлением на отпуск (с примерами)

Отпуска — неотъемлемая часть любой работы, и правильно отчитываться о них перед отделом кадров и руководством — одна из обязанностей сотрудника. По статистике, только в Америке 65 миллионов отпускных дней остаются неиспользованными. В этой статье мы расскажем, как создать безупречные письма с заявлением на PTO, чтобы не попасть в эту статистику. Без лишних слов, давайте начнем.

Что такое PTO?

PTO или Paid Time-Off — это льгота, которую компании предоставляют своим сотрудникам, позволяя им отдохнуть от работы с сохранением оплаты за дни отсутствия. Отгулы не являются обязательным условием для любой работы, но те работодатели, которые могут предоставить эту льготу, выглядят более привлекательными в глазах соискателей и сотрудников.

Почему письма с заявлением на PTO важны

Письмо о PTO — это средство связи, с помощью которого сотрудники могут уведомить начальство о своем желании уйти в оплачиваемый отпуск. В каждой компании существует свой свод правил и норм, касающихся отгулов, и предупреждение об уходе в отпуск заранее — одно из основных правил.

Письмо о PTO — это не только способ сообщить о своем желании взять оплачиваемый отпуск, но и возможность заранее подготовить отдел к вашему отсутствию и спланировать действия команды на этот период.

Даже если на вашей работе нет PTO, наша статья поможет создать отличные письма с заявлением на отпуск, которые можно отправить HR-ам и руководителям.

Поэтапное написание письма с заявлением на PTO

Создание письма с заявлением на PTO требует определенных знаний и подготовки, поэтому мы составили гайд, который поможет разобраться с этим процессом.

Все по порядку — начните с четкой темы письма

Письмо должно быть понятно HR еще до его просмотра. Поэтому следует начать с простой и понятной темы письма. Так вы проявите уважение ко времени HR.

Как правило, темы писем такого типа выглядят примерно так:

• «Заявление на PTO: [ваше имя] — [даты отпуска]»;
• «Заявление на предоставление оплачиваемого отпуска: [ваше имя]»;
• «Заявление на отпуск: [ваше имя] — [даты отпуска]»;
• «Заявление на отпуск на [даты отпуска]: [ваше имя]».

Как видите, темы писем довольно четкие и точно показывают цель письма.

Начните с приветствия в теле письма

После составления темы письма с заявлением на отпуск пора переходить к формированию его основной части. Начните письмо с приветствия и неформального вступления, чтобы задать тон всему сообщению. Например:

• «Доброе утро, [имя HR]. Как ваши дела?»;
• «Приветствую. Надеюсь, у вас все хорошо».

Помните, что неформальные выражения следует использовать только в том случае, если это разрешено в компании. Избегайте неформальных вопросов, если ваша компания придерживается более формального и прямолинейного стиля общения по электронной почте.

Укажите в заявлении точное количество дней отпуска

Мы подошли к самой важной части вашего письма — просьбе об отпуске. Сделайте эту часть короткой и простой, прямо сообщив о своем желании взять отпуск и указав календарные дни, с которых он начинается и заканчивается.

Четкое изложение запроса и дней позволит избежать путаницы и даст HR-менеджеру возможность определить, может ли он удовлетворить просьбу.

• «Я хотел бы использовать свои дни PTO и взять отпуск, начиная с [ДД/ММ/ГГГГ] и заканчивая [ДД/ММ/ГГГГ]»;
• «Обращаюсь к вам с просьбой о предоставлении отпуска. Я хотел бы взять отпуск на период [ДД/ММ/ГГГГ - ДД/ММ/ГГГГ]».

Назовите причины отсутствия на работе

Указание причин, по которым вы берете отпуск, не является обязательным. Однако это хорошая деталь, которая поможет HR-менеджеру понять, насколько важен для вас отпуск.

При написании этой части текста будьте лаконичны и прямолинейны, так как вряд ли HR захочет и найдет время читать целую поэму о причинах вашего оплачиваемого отпуска.

Завершите заявление на отпуск благодарностью и подписью

Поблагодарите менеджера за то, что он рассмотрел вашу просьбу и уделил этому время, и завершите письмо в дружелюбной и профессиональной манере.

• «Благодарю за уделенное время и рассмотрение моей просьбы. С нетерпением жду ответа. С уважением, [ваше имя]»;
• «Я признателен вам за внимание и благодарю за уделенное время. Хорошего дня. [Ваше имя]».

Советы по написанию письма с заявлением на отпуск

Знать процесс от А до Я — это прекрасно, но знать еще и полезные советы — гораздо лучше. Эти рекомендации помогут сделать ваше заявление на PTO безупречным.

Сделайте домашнее задание, прежде чем писать заявление на отпуск

Прежде чем писать заявление на отпуск, следует внимательно изучить правила оформления процедуры получения оплачиваемого отпуска в компании. Часто компании прописывают правила предоставления отпусков и знакомят с ними новых сотрудников во время процесса онбординга.

Если в правилах не указано, стоит заранее пообщаться с отделом кадров, чтобы они объяснили весь процесс. Таким образом, вы будете уверены, что заявление будет оформлено в соответствии с правилами, и вы получите положенное количество дней для отдыха.

Выберите подходящее время заранее

Как бы вам ни хотелось уйти в отпуск здесь и сейчас, предупредите об этом своих менеджеров заранее. Это позволит отделу подготовиться к вашему отсутствию и спланировать рабочие процессы и нагрузку на других сотрудников в период отсутствия.

Кроме того, стоит выбрать золотую середину между «уходом в отпуск, когда хочется и когда надо». Уходить в отпуск, когда отдел максимально загружен, дедлайны на подходе, а все вокруг спешат со своими задачами, — не лучшая идея с точки зрения компании.

Выбирайте даты отпуска в период затишья, когда все напряженные моменты либо уже позади, либо еще далеко впереди. К моменту их наступления вы с новыми силами включитесь в рабочий процесс после отдыха.

Найдите коллег для временной замены

Если должность не позволяет вам подготовиться, завершив все проекты перед уходом, и необходимо, чтобы вас заменил коллега, подстрахуйтесь перед подачей заявления. Уточните у коллеги, сможет ли он временно подменить вас и взять на себя выполнение ваших задач, если ваше заявление на отпуск будет одобрено, чтобы показать руководителю, что ничего не было оставлено без внимания и работа не останется невыполненной в ваше отсутствие.

Примеры писем с заявлением на отпуск

Теперь, когда вы набрались знаний и советов, самое время для вдохновения. Мы собрали несколько примеров писем с заявлением на PTO, которые дадут точное представление о том, как должно выглядеть письмо. Берите любой пример и кастомизируйте его по своему усмотрению, исходя из ваших потребностей и правил компании.

Пример письма с заявлением на PTO 1

Тема письма: Заявление на оплачиваемый отпуск: [ваше имя]

Здравствуйте, [имя руководителя HR / отдела],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я хотел бы попросить оплачиваемый отпуск с [ДД/ММ/ГГГГ] по [ДД/ММ/ГГГГ]. Мне нужно это время, чтобы набраться сил и [назовите причину отпуска].

Во время отдыха я буду доступен по рабочему электронному адресу [ваш email-адрес] и [укажите другие средства связи с вами, если таковые имеются]. Согласно нашей договоренности, коллеги согласились подстраховать меня на время моего отсутствия, поэтому все мои задачи будут выполнены в срок.

Заранее благодарю,

[ваше имя]

Пример письма с заявлением на PTO 2

Тема письма: Заявление на отпуск: [ваше имя] — [даты отпуска]

Приветствую,

Я пишу вам, чтобы получить отпуск. Хотелось бы взять перерыв на период [ДД/ММ/ГГГГ - ДД/ММ/ГГГГ]. В этот промежуток времени я планирую [назовите причину отпуска]. Я завершаю работу над текущими задачами и уже нашел подмену — коллега [имя коллеги] возьмет на себя мои задачи на время моего отсутствия.

Благодарю за внимание к моей просьбе. С нетерпением жду ответа. 

С добрыми пожеланиями, 

[ваше имя]

Пример письма с заявлением на PTO 3

Тема письма: Заявление на отпуск на [даты отпуска]: [ваше имя]

Здравствуйте, [имя руководителя HR / отдела],

Как ваши дела? Надеюсь, все хорошо.

Теперь непосредственно к теме. У меня есть просьба об оплачиваемом отпуске, начиная с [ДД/ММ/ГГГГ] и заканчивая [ДД/ММ/ГГГГ]. Я уже разгрузился по задачам, поэтому можно отдохнуть. Пока меня не будет, [имя коллеги] возьмет на себя мои обязанности, мы это уже обсудили.

Спасибо за ваше время и внимание. 

Хорошего дня.

[ваше имя]

В завершение

Вам нужно правильно уйти в отпуск, и качественно составленное письмо с заявлением на отпуск — одна из составляющих всего процесса. Очень важно заранее подготовить письмо, в котором будут четко указаны даты отпуска, причины и другие важные детали, которые помогут отделу подготовиться к вашему отсутствию.

Несмотря на то, что такие письма часто бывают не очень длинными, вдохновение для их написания все равно понадобится. Мы надеемся, что наши бесплатные шаблоны помогут вам создать идеальное письмо с заявлением на отпуск.