how-to-write-an-effective-follow-up-email-a-complete-guide
31 января

Как написать эффективное follow-up письмо: полный гайд

Использовать шаблоны follow-up писем, чтобы увеличить эффективность кампаний
Оглавление
  1. Что такое follow-up письмо?
  2. Почему follow-up письма важны?
  3. Как преодолеть грань между настойчивостью и назойливостью?
  4. Как написать follow-up письмо
  5. Практики follow-up'ов, о которых следует помнить
  6. Примеры эффективных шаблонов follow-up писем
  7. В завершение
1.
Что такое follow-up письмо?

В этом гайде описаны определения, этапы создания и лучшие подходы к написанию follow-up писем. Здесь также подробно описано, как найти баланс между назойливостью и настойчивостью, и приведены примеры follow-up писем для вдохновения.

Знаете ли вы, что на первое письмо в среднем отвечают только 6% пользователей? Возможно, оно и вызвало интерес у потенциального покупателя, но хорошо составленный follow-up — это то, что поможет поддержать беседу. Баланс между таймингом, профессионализмом и креативностью может увеличить количество ответов на 49%. Хотите узнать, как выделиться среди конкурентов? Если да, то этот гайд для вас.

Мы обсудим определения, типы и подходы к follow-up письмам для холодного и теплого контакта. Вы также найдете примеры малоизвестных практик и запоминающиеся примеры follow-up писем. Давайте начнем!

Что такое follow-up письмо?

Follow-up письмо — это сообщение, которое отправляется людям, с которыми вы уже связались. Неважно, в той же цепочке или в отдельной, с оригинальной темой письма или с новой, повторное письмо может усилить эффект от вашего предложения и сделать его более привлекательным. 

В зависимости от степени связи с потенциальным клиентом follow-up'ы могут быть разными, поэтому я предлагаю обозначить их и обсудить различия:

  1. Холодные follow-up письма: эти сообщения отправляются в рамках холодного аутрича, когда человек еще не проявил интерес.
  2. Теплые follow-up письма: эти сообщения отправляются контактам, которые уже взаимодействовали с вами или проявили интерес к вашему товару или услуге.

Контент follow-up писем зависит от типа охвата. Теплые сообщения отличаются высокой степенью персонализации и ориентированы на конкретный контакт. В то время как холодные follow-up'ы часто рассылаются массово и содержат обобщенную, универсальную информацию.

Почему follow-up письма важны?

Приходилось ли вам открывать follow-up письмо, не видя исходного сообщения? Со мной такое случилось, когда я заметила второе сообщение в цепочке благодаря более удачному выбору времени. Это подвело меня к следующему пункту статьи — о том, как важно прилагать усилия при составлении follow-up писем.

В среднем человек ежедневно получает 65,5 писем, что приводит к потере или случайному удалению предложений.

Именно здесь в игру вступают follow-up сообщения. Они повышают шансы на получение ответа, повторно появляясь в почте и создавая атмосферу обязательности, если уважать границы.  

Как преодолеть грань между настойчивостью и назойливостью?

Грань между проявлением решимости и уважением к молчанию человека иногда бывает размыта, особенно при холодном аутриче. Достаточно ли одного вежливого follow-up письма? Где остановиться и смириться с отказом?

Если вы еще не нашли идеальное время для отправки follow-up письма после отсутствия ответа, позвольте поделиться несколькими ключевыми моментами. 

Варьируйте контент follow-up писем

Каждое профессиональное follow-up письмо предлагает новые инсайты по выбранной теме и решает потенциальные задачи. Подумайте, что может помешать человеку ответить на письмо, и постарайтесь устранить болевые точки. Такой подход поможет снять сомнения после предыдущего сообщения и обеспечит мгновенную ценность. 

Вот несколько идей для тела follow-up письма:

  • сделайте осторожное напоминание: первое follow-up письмо может быть простым напоминанием о предыдущем письме и ключевых моментах обсуждения на случай, если оно потерялось или забылось;
  • добавьте больше ценности: второе follow-up сообщение может быть посвящено дополнительной ценности;
  • устраните возражения: в третьем follow-up письме можно рассмотреть вопросы, мешающие заключению сделки, либо задать дополнительные вопросы;
  • последняя попытка: чтобы сохранить профессионализм, можно отправить заключительный питч. Вспомните важные детали из предыдущих сообщений и добавьте примечание, на случай если человек передумает.

Уважайте отказ

Продолжать или прекращать переписку — право получателя, поэтому очень важно начинать деловые отношения на уважительной основе.

Существуют различные варианты отписки, поэтому давайте рассмотрим примеры:

  • отписка через ссылку: чтобы исключить человека из списка рассылки, необходимо просто кликнуть на эту ссылку. Вы можете добавить ссылку на отмену подписки в футер или хедер follow-up письма;

Пример ссылки для отписки в follow-up письме

  • текстовая отписка: некоторые пользователи предпочитают отправлять текстовые ответы с просьбой отписаться от последующих рассылок, поэтому можно добавить текстовые инструкции о том, как это сделать.

Пример текста отписки в follow-up письме

Дайте время на принятие решения

Слишком агрессивное расписание follow-up'ов кажется назойливым. Навязывать свои услуги человеку с плотным графиком — плохое начало деловых отношений, согласитесь? Это подводит нас к следующему аспекту — задержкам между этапами.

Задержки между follow-up сообщениями необходимы, чтобы потенциальный клиент обдумал предложение и принял решение. Давайте ознакомимся с результатами последних исследований:

  • один день ожидания: оказывается, однодневная задержка перед отправкой follow-up письма снижает количество откликов на 11%. Это вызывает ощущение безнадежности или неведения, а ни то, ни другое не способствует построению отношений;
  • три дня ожидания: три дня до отправки follow-up письма могут увеличить количество ответов на 31%. Такая частота позволяет найти баланс между уважением и решительностью, что повышает результативность кампании;
  • пять или более дней ожидания: ожидание в течение пяти или более дней по-прежнему остается эффективным методом, который может увеличить количество ответов на 24%.

Как написать follow-up письмо

Теперь, когда стратегические вопросы рассмотрены, предлагаю изучить, как составить follow-up письмо. Давайте разберемся, с чего начать.

1. Определите цель follow-up писем

Цель follow-up письма не ограничивается напоминанием потенциальному клиенту о предложении. Теплые follow-up письма могут привести к повторному привлечению или представить новый функционал. Холодные письма могут сместить фокус письма от продаж в сторону большей ценности или послужить запросом на встречу.

Главное — четко сформулировать желаемый результат follow-up'ов и выделить эту цель в тексте сообщения.

2. Создайте яркую тему письма

Тема письма — это первая линия обороны в обоих вариантах работы с клиентами. Это превью того, что находится внутри follow-up сообщения, а иногда и единственное, что видит потенциальный клиент. Вот несколько советов по созданию убедительной темы письма:

  • используйте переменные: переменные — это простой способ персонализировать follow-up письмо, будь то холодное или теплое. Их использование в письмах может повысить открываемость на 20%;
  • следите за знаками препинания: хотя считается, что вопросительные знаки повышают открываемость, в сфере образования это не так. Удивительно, но темы писем с вопросом снижают открываемость на 3%. Всегда подстраивайте контент follow-up писем под свою сферу;
  • соблюдайте лаконичность: длинные темы писем могут обрезаться, теряя часть сообщения. Лучше всего работают темы писем, состоящие из 25-35 символов, поэтому старайтесь выражаться точно.

3. Давайте ценность

После составления темы письма можно переходить к контенту follow-up письма. Независимо от того, является ли сообщение частью теплого или холодного контакта, оно должно иметь ценность для конечного пользователя. Предлагаю сравнить два холодных follow-up письма:

  1. Пример первого follow-up письма: сначала это сообщение выглядит стандартно, но если копнуть глубже, то можно увидеть, что оно расплывчато и предполагает, что читатель помнит первое письмо. Кроме того, в нем отсутствует четкий призыв к действию или ценность контента.

    Пример follow-up сообщения, не имеющего особой ценности

  2. Пример второго follow-up письма: даже если первое письмо было удалено, follow-up самостоятельно повторяет предложение, содержит решительный призыв к действию и является персонализированным.

    Пример информативного follow-up сообщения
    Такой же подход полезен для follow-up писем, направленных теплым лидам. Контакт, с которым вы работаете, уже взаимодействовал с брендом, поэтому у вас больше данных о клиенте и, следовательно, можно составить более точное сообщение.

4. Закрывайте любезно 

То, как вы заканчиваете свои follow-up письма, имеет значение. Как человек, работающий с клиентами, я пробовала разные подходы, чтобы заставить людей говорить, и заметила, что они лучше реагируют, когда инициативу проявляет отправитель. Предлагаю еще раз рассмотреть два варианта:

  1. «Если у вас есть вопросы или сомнения, пожалуйста, напишите мне. Мы можем созвониться и все обсудить».
  2. «Можем созвониться, и я с удовольствием отвечу на все ваши вопросы».

В то время как первый вариант follow-up'а предполагает, что потенциальный клиент должен связаться с отправителем, если у него возникнут вопросы, второй вариант демонстрирует инициативу и готовность сделать шаг навстречу. Легко задавать вопросы, когда отправитель выражает желание помочь. Разве вы не согласны?

5. Добавьте подпись

Подпись — это визитная карточка, поэтому на кону стоит ваш имидж. Представьте себе, что читатель дошел до конца сообщения, кликнул на ссылку на сайт, но она не сработала. Такая банальная ситуация может испортить все впечатление, поэтому создание подписи для follow-up писем — необходимый шаг, который не займет много времени и сил.

В Stripo есть множество готовых шаблонов подписей с разным дизайном, из которых есть что выбрать. Вот как это сделать:

  1. Откройте конструктор шаблонов.
  2. Кликните на раздел «Структуры и модули».

    Раздел «Структуры и модули» с шаблонами подписей

  3. Перейдите в раздел «Общие модули» и выберите подпись.

    Пример шаблона подписи письма

  4. Перетащите подпись в шаблон.
  5. Примените изменения и сохраните подпись как модуль.

    Как сохранить подпись в виде модуля в конструкторе шаблонов

Вы можете сохранить несколько вариантов и использовать их для разных типов писем. Отдельный раздел «Мои модули» содержит все ваши модули.

Раздел «Мои модули» в конструкторе шаблонов

Вам также может понравиться

simple-guide-on-how-to-create-html-email-signatureПростой гайд по созданию HTML-подписи письма

Практики follow-up'ов, о которых следует помнить

С этапами создания мы разобрались, теперь можно перейти к лучшим практикам написания follow-up писем. Я выбрала наиболее важные моменты, которые могут негативно повлиять на восприятие сообщения, даже если они технически верны.

Используйте трекинг писем аккуратно

Отслеживание ссылок — это функция, которую предлагают многие инструменты автоматизации, и хотя она позволяет прояснить действия и интересы клиентов, необходимо быть осторожным. Избегайте прямых упоминаний о собранных данных в follow-up сообщениях. 

Вместо этого используйте полученные данные для оптимизации follow-up писем и выбора оптимальной формулировки или призыва к действию. Также можно отслеживать клики, чтобы найти наиболее эффективный вариант follow-up письма, если провести А/Б-тестирование сообщений.

Хотя трекинг ссылок может положительно повлиять на ситуацию, у него есть и отрицательные стороны. Например, он может сказаться негативно на доставляемости, что приведет к другой follow-up практике.

Не забывайте о доставляемости

Отправка типовых follow-up писем, которые практически не приносят пользы, — плохая практика как для холодных, так и для теплых писем. Более того, слишком частая рассылка может привести к тому, что письма будут помечаться как спам.

44% получателей писем отказываются от новых рассылок, если получают их слишком часто.

Чем больше людей отмечают follow-up письма как спам, тем меньше вероятность того, что они попадут в папку «Входящие» в будущем. Есть ли признаки проблем с доставляемостью? Да, и я предлагаю обратить на них внимание:

  1. Низкая или 0% открываемость: часто это означает, что сообщения попадают в спам или блокируются провайдерами. Как минимум, это знак, что нужно изменить follow-up стратегию.
  2. Высокий показатель отказов: follow-up сообщения могут отклоняться по разным причинам, поэтому всегда проверяйте отклоненное сообщение у провайдера, чтобы понять причину.

Пример отклоненного письма с указанием причины

Вам также может понравиться

email-deliverability-demystifiedСоветы по улучшению доставляемости писем

Примеры эффективных шаблонов follow-up писем

Трудно запомнить все советы и рекомендации, не видя примеров шаблонов follow-up писем, поэтому я подобрала варианты как для любителей текстового, так и HTML-формата.

Follow-up с записью вебинара в формате HTML

В follow-up письме есть четкая кнопка призыва к действию, краткие ключевые моменты недавнего обсуждения и правильный баланс между точностью и деталями.

Пример шаблона follow-up HTML-письма

(Источник: шаблон Stripo)

HTML follow-up «Спасибо за встречу»

Это follow-up письмо резюмирует достигнутые договоренности и напоминает потенциальному клиенту о следующем запланированном звонке. Оно предоставляет мгновенную ценность, имеет четкую кнопку CTA и персонализацию.

Пример follow-up письма после встречи

(Источник: шаблон Stripo)

Холодное follow-up письмо

Тема письма: Быстрый способ решить {болевая точка клиента}.

Здравствуйте, {имя клиента},

В продолжение своего предыдущего письма о {ваша конкретная идея или предложение, преимущества товара или результаты}. Мы помогли {подобная компания} снизить {болевая точка клиента} на 25% всего за два месяца.

Не могли бы мы провести 10-минутный звонок, чтобы узнать, может ли это сработать для {компания клиента}?

Я с нетерпением жду вашего комментария!

С наилучшими пожеланиями,

{ваше имя}

В завершение

Правильно составленные follow-up письма обеспечивают баланс между профессионализмом и решительностью и помогают продвинуть разговор. Такие письма, содержащие тему письма, ценностное предложение, инициативное завершение и подпись, способствуют конверсии и мотивируют потенциальных клиентов ответить.

Надеюсь, этот гайд помог вам более уверенно и четко ориентироваться в тематике. 

Удачи! 

Воспользуйтесь шаблонами follow-up писем Stripo, чтобы увеличить эффективность своих кампаний
Была ли статья полезна?
Tell us your thoughts
Спасибо за ваш отзыв!
0 комментариев
Тип
Индустрия
Сезоны
Интеграции
Редактор Stripo
Упростите процесс создания писем.
Плагин Stripo
Интегрируйте Drag-n-Drop редактор Stripo в свое веб-приложение.
Заказать шаблон
Наша команда может разработать и сверстать его для вас. Просто заполните бриф, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Редактор Stripo

Для команд специалистов по email-маркетингу и индивидуальных разработчиков писем.

Плагин Stripo

Для продуктов, которые могут эффективно использовать интегрированный white label конструктор писем.