Запрос в письме может оказаться настоящим вызовом для вас. Необходимо убедиться в том, что вы не назойливы и не раздражаете, и в то же время получить нужный ответ.
В этой статье вы найдете советы по написанию шаблона вежливого follow-up письма с запросом, информацию о том, когда его лучше отправлять и как избежать распространенных ошибок. Мы также подготовили примеры дизайна и шаблоны follow-up писем для ускорения процесса.
Что нужно сделать перед отправкой follow-up писем с запросами
Перед отправкой первичного аутрич-письма убедитесь, что вы составили грамотное сообщение. В противном случае никакое великолепное follow-up письмо не принесет вам пользы.
Вот некоторые действия и краткие советы, которыми следует руководствоваться при написании письма с каким-либо запросом:
1. Начните с четкой темы письма
Хорошая тема письма должна кратко обозначать цель вашего сообщения и побуждать получателя немедленно открыть его.
2. Обратитесь к компетентному лицу
Начните с вежливого приветствия, например, «Уважаемый\-ая [имя]» или «Здравствуйте, [имя]».
3. Представьтесь и укажите цель письма
Объясните, кто вы и почему обращаетесь к получателю. Эта часть письма должна быть краткой, но информативной.
4. Определите контекст
Если необходимо, предоставьте некоторую справочную информацию или контекст, который поможет получателю понять цель вашей вежливой просьбы, или используйте конкретную болевую точку, чтобы закрепить ее в памяти получателя.
5. Четко сформулируйте запрос и добавьте призыв к действию
Подробно изложите, о чем вы просите, и уточните, что именно вам нужно. При необходимости добавьте кнопку призыва к действию, чтобы облегчить получателю процесс поиска нужной информации.
6. Объясните, почему ваше письмо является важным
Напишите, почему ваш запрос важен и какую пользу он принесет получателю или другим заинтересованным сторонам.
7. Предоставьте дополнительную информацию
В случае необходимости предоставьте подробности, которые помогут получателю/потенциальному клиенту понять ваш запрос или принять решение.
8. Завершите письмо вежливо
Поблагодарите получателя за уделенное время и завершите письмо вежливой подписью, например, «С наилучшими пожеланиями» или «С добрыми пожеланиями».
9. Укажите свои контакты
Добавьте подпись письма с контактной информацией, например номером телефона или ссылками на аккаунты в соцсетях, на случай, если получателю понадобится связаться с вами и продолжить разговор.
10. Займитесь вычиткой
Перед отправкой письма вычитайте его, чтобы убедиться в отсутствии ошибок и профессиональном и вежливом тоне. Большинство менеджеров по продажам очень серьезно относятся к первичному письму.
Будьте на шаг впереди своих конкурентов — подготовьте стратегию follow-up писем и первое аутрич-письмо.
Написание вежливого follow-up`а и понятная тема письма
Теперь вы можете отправить первое письмо и подождать 2-3 дня до рассылки follow-up`ов.
Написание follow-up писем может стать стрессом: вы не знаете причин низкого уровня отклика на первичное письмо и не знаете, нужно ли отправлять только одно follow-up сообщение или несколько. Вы не хотите быть навязчивым (люди заняты, и все мы что-то забываем), но вам все равно нужно выполнить свои цели.
В любом случае, даже одно follow-up письмо увеличит шанс возобновить диалог и получить необходимую информацию.
Вот несколько советов о том, как написать follow-up письмо с просьбой и построить эффективную стратегию follow-up`ов.
1. Правильно выбирайте время для follow-up писем
Старайтесь не откладывать follow-up письма более чем на десять дней. Отправьте повторное напоминание в течение трех дней после первичной рассылки. Более длительное промедление увеличивает вероятность того, что получатель забудет о вашем первом письме.
- предположим, вы отправили первичный запрос и не получили ответа в разумные сроки (1-3 дня). В этом случае целесообразно отправить follow-up письмо с напоминанием о просьбе и запросом обновленной информации либо прямого звонка;
- если вы получили ответ на свой первичный запрос, но получатель не выполнил нужных действий или не предоставил необходимую вам информацию, то можно в тот же день отправить follow-up письмо с просьбой уточнить или обновить статус;
- если вы просите о быстром звонке, отправка follow-up письма за 24 часа до встречи может быть уместной, чтобы подтвердить оговоренные детали встречи или напомнить получателю о встрече;
-
предположим, вы отправляете follow-up о приеме на работу или поступившем предложении. Тогда лучше послать follow-up письмо через неделю или две, чтобы поинтересоваться статусом вашей заявки или предложения, поскольку процесс подбора персонала занимает не менее недели.
2. Начните с дружеского напоминания
Вежливые follow-up письма следует начинать с дружеских напоминаний получателю о вашем предыдущем письме. Сохраняйте учтивый и профессиональный тон. Напомните им о том, какая замечательная встреча или беседа у вас состоялась, чтобы вспомнить этот момент.
3. Определите контекст для вежливого follow-up письма
Если адресат не ответил на ваше предыдущее письмо, разъясните, почему ваша просьба важна и как она связана с его работой, целями или продуктом.
Не делайте копи-паст из первого письма! Получатель мог прочитать это письмо, но забыл ответить. Если дважды увидеть один и тот же текст, это не поможет им принять решение по вашему запросу.
4. Попросите предоставить обновленную информацию
Спросите получателя, была ли у него возможность рассмотреть вашу просьбу и сообщить, сможет ли он ее выполнить. Это показывает, что вы уважаете его время и даете ему возможность ответить.
5. Укажите дедлайн
Если просьба критична по времени, объясните получателю, на когда вам нужен ответ на письмо. Это поможет обеспечить приоритетность вашего запроса и не потерять его в папке входящих сообщений получателя.
6. Будьте конкретными
Четко опишите, что вы просите и что вам нужно от получателя в follow-up письмах. Это поможет избавиться от путаницы и убедиться, что вы оба одинаково хорошо понимаете друг друга и ведете продуктивную беседу. Добавьте призыв к действию и социальное доказательство, если это необходимо и уместно.
7. Будьте краткими
Делайте follow-up письма короткими и содержательными. Избегайте бессвязного изложения или излишней информации, которая может сделать ваше follow-up письмо трудным для чтения и понимания. Доносите свои мысли быстро и прямо, без навязчивости.
8. Оставайтесь вежливыми и дружелюбными
Поблагодарите получателя за уделенное время. Это покажет, что вы цените его старания и уважаете его решение, каким бы оно ни было. Вежливое follow-up письмо, очевидно, не может быть требовательным, агрессивным или неуважительным в любом случае.
Если вы все еще не получили ответа после follow-up письма, можете повторно написать вежливое сообщение через 2-3 дня.
Если люди не отвечают в третий раз, вы можете либо отправить последнее письмо, либо переключиться на другого потенциального клиента. Никто не застрахован от того, что его проигнорируют, поэтому не останавливайтесь на достигнутом и продолжайте работать.
9. Составьте понятную тему письма с обозначением болевых точек
Что касается темы письма, тут правила просты: будьте краткими и понятными, указывайте дедлайн, если он есть, используйте вежливый тон, никаких агрессивных слов и тонны восклицательных знаков.
Мы подготовили несколько примеров тем писем для вашего вдохновения:
- Follow-up на [запрос] — [Дедлайн].
- Запрос по поводу [пункт/информация] — Follow-up.
- Проверка связи по поводу [запрос] — Есть новости?
- Напоминание: [запрос] — [Дедлайн] уже скоро.
- В продолжение о [запрос] — Я полон надежд на вашу поддержку.
- Follow-up`ы по поводу просроченного инвойса — завтра последний день для оплаты без комиссии.
Воспользуйтесь этим советом для составления follow-up письма, чтобы побудить людей ответить вам.
Шаблоны вежливых follow-up писем и советы по дизайну
Давайте рассмотрим несколько советов по оформлению follow-up письма для запроса.
1. Используйте профессиональный шаблон письма
Готовый шаблон follow-up письма способен обеспечить аккуратный и привлекательный вид вашего сообщения. Stripo предлагает множество шаблонов follow-up писем для различных сценариев, а вы можете адаптировать их под себя и рассылать. Выберите лучший шаблон follow-up письма и настройте его в соответствии с целями вашего бизнеса.
2. Делайте дизайн follow-up письма простым
Использование слишком большого объема графики или изображений в письме может отвлечь получателей от основного содержания сообщения. Выбор фирменной цветовой схемы и размещение логотипа вашей компании помогут донести послание и сохранить целостность бренда.
3. Используйте понятный и разборчивый шрифт
Используйте разборчивые шрифты размером более 12 пт. Избегайте использования курсивных шрифтов, поскольку их труднее читать. С помощью Stripo вы можете проверить, хорошо ли выглядит выбранный шрифт на мобильных и десктопных устройствах и видна ли кнопка призыва к действию.
4. Разбейте текст на части, чтобы он выглядел более структурированным
Напишите follow-up письмо, используя маркированные пункты, нумерованные списки или короткие абзацы, чтобы разбить текст и сделать его более легким для чтения, поскольку читатели часто пропускают неформатированные текстовые письма.
6 примеров вежливых follow-up писем с ненавязчивым напоминанием
Как и было обещано, мы подготовили шесть шаблонов follow-up писем и тем, которые можно изменить в соответствии с вашими потребностями.
1. Follow-up письмо после первичного сообщения
Тема письма:
Follow-up по запросу касательно [пункт/информация]
Текст письма:
Уважаемый\-ая [имя получателя],
Надеюсь, у вас все в порядке. Я пишу в продолжение своего предыдущего письма от [дата]. Я запросила у вас [пункт/информация] и хотела узнать, есть ли какие-либо новости по этому поводу.
Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная информация. Я ценю ваше время и внимание.
Спасибо.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
2. Follow-up письмо с напоминанием о дедлайне
Тема письма:
Напоминание: запрос по поводу [пункт/информация] — [Дедлайн]
Текст письма:
Уважаемый\-ая [имя получателя],
Надеюсь, у вас все в порядке. Напоминаю вам о моем предыдущем запросе относительно [пункт/информация], отправленном [дата]. Что касается моего предыдущего письма, я буду признательна, если вы сможете предоставить эту информацию к [дедлайн].
Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная информация. Я ценю ваше время и внимание.
Спасибо.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
3. Follow-up письмо после отсутствия ответа
Тема письма:
Follow-up касательно [предыдущая тема]: можем пообщаться?
Текст письма:
Уважаемый\-ая [имя получателя],
Надеюсь, у вас все в порядке. Я писала вам [дата] по поводу [пункт/информация]. К сожалению, так и не получила от вас ответа.
Я понимаю, что вы можете быть заняты, но эта информация очень важна. Пожалуйста, сообщите мне, если появятся какие-либо новости по моему запросу. Буду очень признательна.
Спасибо за уделенное время.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
4. Follow-up письмо после обещанного ответа
Тема письма:
Follow-up: запрос обновлений касательно [обещанный ответ].
Текст письма:
Уважаемый\-ая [имя получателя],
Ранее я запрашивала у вас [пункт/информация] к [дата], и вы обещали предоставить мне данные к [дата]. Однако я до сих пор не получила от вас никакого ответа.
Я понимаю, что могут возникнуть проблемы, но эта информация крайне важна. Пожалуйста, сообщите мне, если появятся какие-либо новости по моему запросу.
Спасибо за уделенное время.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
5. Follow-up письмо с альтернативным запросом
Тема письма:
Follow-up: альтернативные варианты дальнейших действий
Текст письма:
Уважаемый\-ая [имя получателя],
Надеюсь, у вас все в порядке. Я уже запрашивала у вас [пункт/информация] к [дата], но, к сожалению, до сих пор не получила ответа.
Если вы не можете предоставить эти сведения, прошу сообщить мне, есть ли альтернативные варианты. Я буду признательна за любую помощь, которую вы можете оказать.
Спасибо за ваше время и внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
6. Вежливое follow-up письмо после нетворкинга
Тема письма:
Благодарим вас за участие в [название мероприятия]!
Текст письма:
Уважаемый\-ая [имя],
Я хотела связаться с вами после нетворкинга на [название мероприятия], которое мы посетили в прошлый [день/дата]. Было приятно встретиться с вами и обсудить наши общие интересы в [обсуждаемая тема].
Я хочу обговорить возможность организации встречи для изучения потенциального сотрудничества и получения дополнительной информации о вашей работе в этой сфере. Я считаю, что встреча может принести пользу нам обоим и позволит обменяться идеями и опытом.
Пожалуйста, сообщите мне, сможете ли вы встретиться в ближайшие недели. У меня гибкий график, и я могу подстроиться под ваше расписание. Если какие-то конкретные даты или время подходят вам лучше всего, пожалуйста, предложите их.
Спасибо, что уделили мне время, и я с нетерпением жду вашего ответа.
С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
Пишите follow-up письма с персонализированными сообщениями для каждого человека. Таким образом, призыв к действию будет работать лучше, а получатели увидят, что вы профессионал, который действительно заботится о своей работе.
В завершение
Подготовка темы и текста для follow-up письма с запросом требует баланса между уважительным и настойчивым поведением. Следуя этим советам, вы сможете написать follow-up письмо более качественно и повысить свои шансы на получение ответа.
Не забывайте о вежливом тоне, конкретизируйте свою просьбу и при необходимости указывайте дедлайн.
0 комментариев