Чи знаєте ви, що створення одного тригерного листа в крос-культурній команді email-маркетингу може зайняти 6 місяців? У цій статті ми розповімо про те, чому так відбувається і як оптимізувати командну роботу в email-маркетингу.
Співпраця в email-маркетингу розвивається зі зростанням команд, і виклики, з якими вони стикаються, часто залежать від розміру цих команд. Малим командам може бути важко зрозуміти складність роботи великих команд, тоді як великим командам може не вистачати гнучкості малих.
Чи справді в email-маркетингу можлива ефективна командна робота, або ж ефективніше, щоб усім займалася одна людина? У цій статті ми розглянемо необхідність командної роботи, її витоки в email-маркетингу і те, як команди різного розміру можуть вирішувати унікальні завдання для створення ефективних кампаній.
На яких рівнях працює email-маркетолог?
Роль email-маркетолога дуже різнопланова і передбачає керування задачами на різних рівнях:
- На базовому рівні створення листів передбачає написання тексту, розробку дизайну і кодинг.
- Далі йде операційний рівень: надсилання листа. Сюди входить планування кампанії, налаштування ESP, тестування того, як лист відображається в різних поштових провайдерах і на різних пристроях, збирання даних, аналіз ефективності та постійна оптимізація кампаній у повторюваному циклі.
- На стратегічному рівні email-маркетологи визначають мету, задачі та тактику, визначають метрики та оцінюють, як канал email впливає на загальні маркетингові дії компанії.
Кожна задача супроводжується власним набором інструментів, якими email-маркетолог повинен вправно жонглювати. Це вже багато, і в багатьох компаніях одна людина виконує всі ці обов'язки, одночасно займаючись іншими маркетинговими або бізнес-завдачами. Наприклад, це може бути індивідуальний підприємець, маркетолог широкого профілю, який працює з кількома каналами, або фахівець з email-маркетингу, який контролює весь процес.
Такий підхід добре працює, поки одна людина відповідає виключно за підготовку email-кампаній. Незалежно від того, наскільки великий або різноманітний обсяг роботи, вона може впоратися з нею самостійно, не потребуючи додаткової координації.
Однак зі зростанням бізнесу і збільшенням обсягу email-кампаній команди розширюються, а процеси еволюціонують. Ці зміни виходять за межі простого перерозподілу ролей і задач — вони породжують нові проблеми, особливо в царині командної роботи та керування робочими процесами.
Як зростають команди і ускладнюються процеси
Розширення команд і ускладнення процесів відбуваються поступово, але врешті-решт досягають критичної маси.
Перший етап зростання команди
Почнемо з невеликих команд email-маркетингу. Зазвичай невелика команда складається з 3-5 осіб. На початковому етапі, крім email-маркетолога, додатковими членами зазвичай є копірайтер і дизайнер, яким делегуються конкретні задачі. Зі зростанням команди може бути доданий розробник для підготовки складних інтерактивних листів.
Що більше людей, то більше інструментів. Коли в команду приходять нові співробітники, які виконують спеціалізовані функції, з'являються нові інструменти, щоб пристосувати їх до робочих процесів, що тягне за собою нові проблеми. Процес створення одного листа ускладнюється.
Наприклад, копірайтер полюбляє складати тексти листів у Google Docs, а дизайнер творить оформлення у Figma. Після того як email-дизайн готовий, розробник кодує його і тестує своїми інструментами. Нарешті, лист готовий до надсилання, але лише до того моменту, поки керівник команди не захоче додати ще один елемент і не відкоригує кілька рядків у тексті.
Що відбувається далі? Чи має лист повернутися до копірайтера або до дизайнера? Де має бути вказано запит на ці зміни: у Google Docs, Figma чи просто в командному чаті? Якщо в чаті, то яке посилання слід використовувати? Як керівник команди відстежуватиме, чи були внесені зміни?
Тепер уявіть, що лист уже локалізовано п'ятьма мовами. Крім того, у процесі затвердження беруть участь юридичний відділ і стейкхолдери кампанії.
І все це відбувається лише на першому рівні email-маркетингу — у процесі створення листів.
Подальші ускладнення процесу
Зі зростанням бізнесу процеси дедалі більше ускладнюються. Наприклад, під час передачі певних задач агенціям створюються дві внутрішні та зовнішні команди, які мають активно взаємодіяти одна з одною. Ці команди часто використовують різні інструменти, і процес затвердження стає складнішим через необхідність координації.
Крім того, внутрішні команди можуть розширюватися до 10 і більше осіб, утворюючи спеціалізовані юніти, наприклад, окремі групи для копірайтерів і дизайнерів. Усередині цих юнітів колеги ділять між собою задачі, що додає ще один рівень складності.
Спираючись на приклад із попереднього розділу, очевидно, що кількість запитань, узгоджень і затверджень, пов'язаних із підготовкою кожного листа, лише зростає. І навіть це ще не межа.
Як працюють дійсно великі команди email-маркетингу
Ми поговорили з представниками реально великих команд email-маркетингу, щоб зрозуміти динаміку їхньої роботи:
- розподілені команди (50-100 осіб): такі команди існують у компаніях з кількома структурами або бізнес-юнітами, кожен з яких переслідує свої цілі в email-маркетингу і має свої робочі процеси. Координація між цими юнітами може бути складною через відмінності в цілях і підходах;
- крос-культурні команди в міжнародних компаніях (100+ осіб): команди email-маркетингу в корпораціях працюють у різних країнах і часових поясах. Кожна країна розробляє свої маркетингові стратегії, узгоджуючи їх із глобальним фірмовим стилем. Це вимагає від листів дотримання цілісного стилю бренду, корпоративної стратегії та відповідності регіональним правовим нормам.
У крос-культурних командах комунікація стає фрагментарною, коли команди розподілені за часовими поясами і перед ними стоїть задача локалізувати листи для різних аудиторій. Кількість кроків і взаємодій, необхідних для виконання кожної задачі, значно збільшується, що призводить до підвищеного ризику втрати важливої інформації.
Як зростання команди впливає на її ефективність
Зі зростанням команди спільна робота стає дедалі складнішою, що часто шкодить ефективності. Великим командам потрібно значно більше часу на реалізацію email-кампаній від концепції листів до їх доставки.
Наприклад, у такій глобальній корпорації, як Microsoft, тригерні листи мають бути затверджені в усіх країнах. Впровадження одного ланцюжка тригерних листів може зайняти до шести місяців через тривалі процеси перевірки та затвердження.
Час на комунікацію по одній задачі збільшується в геометричній прогресії зі зростанням розміру команди. В індивідуального підприємця на виконання задачі може піти один день, тоді як у крос-функціональних, глобальних команд на це можуть піти місяці. Така неефективність може пригнічувати, особливо якщо в командах працюють висококваліфіковані фахівці, які вже є експертами у своїй справі і не потребують фундаментальних пояснень.
Проте, намагаючись масштабувати команди і розподілити задачі, компанії часто роздувають і ускладнюють свої процеси до такого ступеня, що загальна ефективність спадає, а не зростає.
Нові виклики для великих команд
Великі команди email-маркетингу стикаються з проблемами, які рідко виникають у невеликих команд і незалежних email-маркетологів.
Для малих команд такі питання, як доступність, адаптивність, оптимізація темного режиму і розробка складних елементів листів, можуть бути складними, оскільки одна людина часто виконує кілька функцій і може не володіти достатнім досвідом у всіх напрямах.
З іншого боку, у великих командах зазвичай є фахівці для кожної з цих задач. Однак їхні проблеми криються в іншому, і саме ці питання їм необхідно вирішити:
- Командна робота та координація: зі зростанням колективу забезпечити злагоджену спільну роботу стає дедалі складніше. Зі збільшенням кількості учасників більше часу йде на координацію задач і керування комунікацією. Завдання полягає в тому, щоб зробити взаємодію ефективнішою й оптимізувати процеси таким чином, щоб усі члени команди працювали злагоджено, незважаючи на її розширення.
- Цілісність бренду: підтримання цілісності елементів дизайну та інтонації в усіх листах стає вкрай важливим зі зростанням колективу. Наприклад, у розподілених командах кожен юніт — університетський факультет або бізнес-підрозділ — може створювати фірмові листи. Завдання полягає в тому, щоб ці листи відповідали єдиним стандартам якості та brand guidelines, щоб нічого не залишити поза увагою і не переплутати.
- Юзер-менеджмент і безпека системи: керування доступом користувачів у великих командах є унікальним завданням. За наявності сотень користувачів адміністраторам необхідно ефективно додавати і видаляти членів команди, призначати ролі і регулювати права доступу. Наприклад, одним користувачам необхідні права на створення і редагування листів, а іншим — лише на переклад контенту або внесення змін до структури. Баланс між гнучкістю і безпекою дуже важливий.
Ці проблеми зазвичай не стосуються малих команд, але виникають зі зростанням організації. Великі команди вимагають більшого контролю над робочим процесом, раціонального керування і більш ефективних процесів. Без них операційне керування може стати надважким завданням, що заважає продуктивності та прогресу.
Пошук рішень
Звісно, команди і менеджмент великих організацій постійно шукають способи вирішення проблем, пов'язаних із масштабуванням процесів email-маркетингу.
Один із поширених підходів — децентралізація комунікації шляхом перекладання відповідальності на тих, хто безпосередньо звертається з запитом на створення листів. Від самого початку ця ідея може здатися логічною: вона дає змогу проявити ініціативу тим, хто ближче за всіх перебуває до тих, хто необхідний аудиторії. Однак на практиці це часто призводить до дезорганізації. Без чіткого інструктажу та контролю процес може швидко перетворитися на хаос.
У багатьох великих компаніях для вирішення цієї проблеми створюються спеціалізовані відділи, які виступають у ролі посередників. Ці команди навчені приймати запити, ефективно обробляти їх і вносити необхідні зміни.
Хоча ця модель забезпечує структуру, вона також створює і свої проблеми. Додатковий шар комунікацій між відділами може призвести до втрати часу і розмивання інформації. Цінні інсайти та контекст можуть бути втрачені, а загальна швидкість виконання задач знижується.
Ключове завдання: оптимізація процесів командної роботи
Основне завдання зростаючих і великих організацій — оптимізувати процеси командної роботи, щоб мінімізувати затримки і зберегти важливі знання на кожному етапі робочого процесу. Ефективні рішення повинні знижувати складність задач і час виконання, забезпечуючи при цьому узгодженість і прозорість дій усіх стейкхолдерів.
Більш ефективна модель може полягати в наданні відповідальним за задачі інтуїтивно зрозумілих інструментів та автономії для самостійного створення листів. Використовуючи зручний редактор, вони можуть формувати професійні листи з необхідним контентом відповідно до brand guidelines. Після завершення роботи ці листи можуть бути передані команді email-маркетингу для остаточного затвердження та надсилання.
Приклад із реального життя
Розгляньмо університет із кількома факультетами та кампусами. Кожен юніт відповідає за надсилання листів своїм студентам. Однак усі листи мають відповідати загальному стилю університету.
Кожен відділ може ефективно створювати листи, не відхиляючись від фірмового стилю університету, використовуючи оптимізоване рішення, наприклад, зручний редактор листів із підготовленими шаблонами та brand guidelines. Такий підхід дає змогу збалансувати децентралізацію та цілісність, даючи змогу командам масштабуватися без шкоди для якості та ефективності.
Спрощення процесів: стратегії для великих команд
Великі команди часто «годують звіра», організовуючи дедалі складніші процеси, які знижують загальну ефективність. Вашою метою має бути спрощення кожного етапу робочого процесу.
Ось як це можна зробити:
- Оптимізуйте процес взаємодії — одночасне редагування з можливістю оновлення та коментування в реальному часі. Це дає змогу членам команди миттєво давати фідбек, забезпечуючи єдину позицію і мінімізуючи затримки, спричинені непорозумінням.
- Відмовтеся від проміжних інструментів — наприклад, створіть лист і узгодьте його з усіма членами команди одразу в конструкторі листів, щоб забути про надсилання файлів одне одному.
- Інтегруйте інструменти перекладу та дизайну — об'єднайте процеси перекладу та дизайну в один цілісний робочий процес. Це дає змогу скоротити кількість переданих доручень між командами та забезпечити цілісність повідомлень і дизайну.
- Зменшіть залежність від кодерів і дизайнерів — організуйте процеси, які мінімізують необхідність залучення кодерів або дизайнерів. Зручний редактор із функцією drag-n-drop дасть змогу email-маркетологам самостійно впоратися з цими задачами, економлячи час і ресурси.
- Використовуйте готові модулі — надайте email-маркетологам допомогу в розробці, пропонуючи підготовлені та збережені модулі, в яких необхідно оновлювати лише контент. Готові інтерактивні модулі та ігри, наприклад, можуть спростити процес створення і одночасно підвищити залученість.
- Централізоване керування ролями для підвищення безпеки — використовуйте кастомні ролі для централізації доступу користувачів. Такий підхід не лише спрощує керування доступом, а й підвищує безпеку системи.
- Розробіть зручну для команди організаційну структуру — адаптуйте процеси та роботу під конкретні юніти та відділи. З огляду на унікальні потреби кожної команди, ви можете створити організаційну структуру, що підтримує ефективність і якість співпраці.
Великі команди можуть повернути продуктивність і зосередитися на проведенні якісних і ефективних email-кампаній завдяки спрощенню процесів і зниженню складності.
На завершення
У Stripo ми розуміємо, з якими труднощами стикаються великі команди email-маркетингу, починаючи з оптимізації спільної роботи та закінчуючи підтриманням цілісності бренду в глобальних юнітах. Саме тому ми розробили комплексний набір інструментів для командної роботи, покликаних спростити процеси, підвищити ефективність і дати вашій команді можливість зосередитися на креативі та стратегії. Ознайомтеся з нашими рішеннями сьогодні, випробуйте їх на практиці та поділіться своїми думками — ваші відгуки допоможуть нам і далі впроваджувати інновації заради вашого успіху.
0 коментарів