Meeting request email 101: Tipps, Betreffzeilen und kostenlose Beispiele zur Inspiration

Geschäftsbeziehungen erfordern oft separate Verhandlungen und Besprechungen, um bestimmte Probleme zu lösen. Eine Möglichkeit, ein Meeting zu planen, besteht darin, eine Anfrage per E-Mail zu senden. Aber was ist der beste Weg, dies zu tun? Wenn Sie eine solche Anfrage an eine Person senden, die Sie nicht gut kennen, welchen Ansatz sollten Sie wählen? Wir werden diese Fragen in diesem Artikel beantworten und Ihnen die notwendigen Ratschläge und Inspirationen für die Erstellung effektiver Meeting-Anfragen per E-Mail geben.

Was ist eine Meeting-Anfrage-E-Mail?

Fangen wir mit den Grundlagen an. Eine Meeting-Anfrage-E-Mail ist eine vollständige Anfrage, die Sie per E-Mail senden können, um ein Meeting mit jemandem zu vereinbaren. In dieser E-Mail können Sie das Datum, den Ort und die Uhrzeit angeben, zu der Sie sich mit der Person treffen möchten.

Die Vorteile der Verwendung von E-Mail für solche Anfragen sind die folgenden:

• automatische Planung eines virtuellen Meetings im Kalender, da viele E-Mail-Anbieter es den Nutzern ermöglichen, E-Mails mit Kalendern zu synchronisieren;
• notwendige Dateien als Anhänge hinzuzufügen, wenn sie für das Meeting benötigt werden;
• peinliche Situationen zu vermeiden, da der Empfänger permanent Zugriff auf die E-Mail mit allen notwendigen Informationen zum bevorstehenden Meeting hat.

Dank dieser Vorteile ist die Verwendung von E-Mails als Werkzeug zur Planung von Meetings eine großartige Möglichkeit, diesen Prozess sowohl für beide Parteien einfacher als auch bequemer zu gestalten.

Erstellung einer Meeting-Anfrage-E-Mail Schritt für Schritt

Kommen wir nun zum Hauptteil, nämlich einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung von Business-Meeting-Anfragen per E-Mail ohne Fehler.

Schritt 1. Erstellen Sie eine klare und prägnante Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger in seinem Posteingang sieht, und was ihn dazu bringt, die E-Mail zu öffnen. Daher sind klare und prägnante Betreffzeilen die beste Wahl, da sie sofort den Kern der E-Mail vermitteln und die Zeit der Person, mit der Sie sich treffen möchten, sparen.

Ein guter Ansatz ist es zudem, die Betreffzeile zu personalisieren. Beispielsweise sind Betreffzeilen, die den Empfänger beim Namen ansprechen oder Interaktionen erwähnen, effektiver, mit einer Öffnungsrate von 18,3%.

Was wären einige Betreffzeilen für Ihre E-Mails? Etwas in dieser Art:

• „Meeting-Anfrage, die wir früher besprochen haben“;
• „Jane Doe hat vorgeschlagen, dass wir uns treffen“;
• „Hallo, John. Ich möchte ein Meeting planen“;
• „Zum Meeting. Lassen Sie es uns planen“.

Kommen Sie nicht auf eine gute, ansprechende Betreffzeile für eine Meeting-Anfrage-E-Mail? Kreativitätsblockaden sind normal, und in solchen Momenten ist es hilfreich, Hilfsmittel zu verwenden.

Wir bei Stripo haben einen AI-Betreffzeilen-Generator entwickelt, der speziell dafür gedacht ist, wenn Sie mehrere kreative Betreffzeilen generieren und die beste für Ihre E-Mail auswählen müssen.

Das Tool ist kostenlos und einfach zu bedienen. Stellen Sie einfach das Thema der Betreffzeile ein und wählen Sie die notwendigen Parameter wie Tonfall, Emojis und andere kleine Einstellungen aus. Danach liefert die künstliche Intelligenz mehrere Optionen für Betreffzeilen, die Sie zur Inspiration verwenden können.

Schritt 2. Beginnen Sie den E-Mail-Text mit einer Begrüßung

Da wir hier über eine persönliche E-Mail an eine andere Person sprechen (die eine vollständige Kaltakquise-E-Mail ist), sollte die Begrüßung den guten Manieren entsprechen. Die Begrüßung kann jedoch unterschiedlich ausfallen, je nachdem, ob Sie eine Person anschreiben, die Sie gut kennen oder nicht gut kennen.

Eine E-Mail an einen bekannten Kollegen könnte mit einem einfachen „Hallo, John“ oder „Hi, Jane“ beginnen. Eine unbekannte Person könnte es bevorzugen, eine Begrüßung zu erhalten, die den Titel Herr oder Frau in Kombination mit dem Nachnamen enthält, wie „Grüße, Frau Doe“ oder „Sehr geehrter Herr Parker“.

Schritt 3. Fahren Sie mit einer Selbstvorstellung fort

Der nächste Schritt ist die Vorstellung Ihrer Person, was je nach Ihrem Bekanntheitsgrad mit dem Empfänger variiert. Wenn Ihre E-Mail an einen Kollegen gerichtet ist, den Sie oft sehen, können Sie die Vorstellung überspringen und direkt zum Punkt der E-Mail kommen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch ziemlich groß ist und Sie den Kollegen nur indirekt kennen, ist es ratsam, Ihren Namen und Ihre Abteilung in Ihrer Einführung zu erwähnen.

Eine E-Mail an eine Person, die Sie nicht gut kennen, erfordert eine ausführlichere Vorstellung, da Sie neben Ihrem vollständigen Namen auch angeben müssen, wie Sie die Kontaktdaten dieser Person erhalten haben (falls Sie sich nie persönlich getroffen haben) oder sie an frühere Interaktionen erinnern (vielleicht haben Sie sich einmal getroffen oder Kontakte ausgetauscht). Dieser Ansatz entfernt die anfängliche Barriere von „Wer ist diese Person und warum kontaktiert sie mich?“, die bei einer E-Mail von jemandem, den der Empfänger nicht gut kennt, entstehen kann.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Schritt 4. Geben Sie den Grund für das Meeting an

Dies ist der Kern Ihrer E-Mail. Tatsächlich ist dies der Grund, warum Sie die E-Mail verfassen. Jetzt ist es an der Zeit, anzugeben, dass Sie ein Meeting planen möchten und was die Agenda des Meetings ist. Unabhängig davon, an wen Sie schreiben, sollte dieser Teil prägnant sein. Es ist nicht notwendig, die ganze Geschichte darüber zu erzählen, wie Sie zu dem Punkt gekommen sind, dass Sie ein Meeting benötigen.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Schritt 5. Schlagen Sie einen flexiblen Zeitrahmen für das Meeting vor

Neben dem Grund, warum Sie sich treffen möchten, sollten Sie auch angeben, wann Sie das Meeting abhalten möchten. Bieten Sie flexible Optionen für das Datum und die Uhrzeit des Meetings an, um die E-Mail lockerer zu gestalten und Respekt für die Zeit des Empfängers und seinen vollen Terminkalender zu zeigen.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

Schritt 6. Bestätigen Sie die Anfrage

Als letzten Schliff können Sie eine kleine Anfrage oder eine Möglichkeit hinzufügen, eine Meeting-Einladung zu bestätigen. Sie können den altmodischen Weg gehen und um eine Bestätigung per Rückmeldung auf irgendeine Weise (E-Mail, Anruf oder eine andere Methode) bitten oder eine vollständige Erinnerung über einen Link zu diesem Meeting im Kalender hinzufügen. Indem der Empfänger darauf klickt, kann er seine Teilnahme bestätigen und das Ereignis in seinen Kalender eintragen.

Wir haben einen Artikel über das Hinzufügen eines Kalenders zu einer E-Mail in verschiedenen E-Mail-Anbietern geschrieben. Wenn Sie den Kalenderweg wählen, empfehlen wir Ihnen, unseren Leitfaden zu lesen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert:

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Schritt 7. Senden Sie Ihre Meeting-Anfrage-E-Mail

Ihre E-Mail ist bereit für den Versand. Alles, was noch zu tun ist, ist, die letzten Feinheiten hinzuzufügen. Korrekturlesen Sie Ihre E-Mail sorgfältig, um sie von Rechtschreibfehlern und Unvollkommenheiten zu befreien, und dann können Sie sie senden. Es gibt jedoch einige Nuancen zu beachten, wie zum Beispiel den Versandzeitpunkt.

Wählen Sie den richtigen Versandzeitpunkt, damit Ihre E-Mail nicht unter anderen Newslettern verloren geht und nicht merkwürdig wirkt (eine E-Mail, die um 2 Uhr morgens gesendet wird, wird vom Empfänger wahrscheinlich nicht gut aufgenommen).

Laut Statistiken sind die besten Zeiten für den Versand von E-Mails zwischen 4 und 6 Uhr morgens sowie zwischen 5 und 7 Uhr abends, da hier eine höhere Interaktion erzielt wird. Wählen Sie also den richtigen Zeitraum und klicken Sie auf den Senden-Button.

Meeting-Anfrage-E-Mail-Vorlagen

Nun zum letzten Teil. Hier sind einige Beispiele für Meeting-Anfrage-E-Mails, die Sie als Inspiration für Ihre eigenen E-Mail-Newsletter verwenden können. Jede Meeting-Anfrage-E-Mail-Vorlage ist eine kostenlose Inspirationsquelle, die Sie für Ihren eigenen Newsletter nutzen können.

Beispiel 1: Meeting-Anfrage-E-Mail an eine vertraute Person

Betreffzeile: Lass uns treffen, um laufende Projekte zu besprechen.

Hallo [Name des Empfängers],

Es gibt ein paar Updates von unserer Seite, die ich für dich bezüglich laufender Projekte für nützlich halte, und ich möchte ein Meeting vereinbaren, um alles richtig zu besprechen.

Hättest du Zeit für ein kurzes Gespräch am [Datum und Uhrzeit]? Lass mich wissen, welche Zeit dir am besten passt, und ich werde es einrichten.

Ich freue mich darauf!

Hab einen schönen Tag!

[Dein Name]

Beispiel 2: Meeting-Anfrage-E-Mail an eine etwas vertraute Person

Betreffzeile: Follow-up Meeting zu [vorherige Interaktion].

Grüße Herr/Frau [Vollständiger Name des Empfängers],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut! Mein Name ist [Ihr vollständiger Name]. Wir hatten zuletzt Kontakt während [erwähnen Sie die Umstände Ihrer Verbindung], bei dem wir über [erwähnen Sie das Diskussionsthema] gesprochen haben. Seitdem habe ich darüber nachgedacht, wie wir diese Idee weiterentwickeln können, und ich würde gerne einige mögliche Optionen mit Ihnen besprechen.

Ich möchte ein kurzes Meeting für [Datum und Uhrzeit] vereinbaren, um dies zu besprechen. Lassen Sie mich wissen, ob dieser Zeitraum für Sie passt und ob alles bezüglich dieses Meetings geklärt ist.

Danke für Ihre Zeit. Ich freue mich auf Ihre Antwort!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr vollständiger Name]

Beispiel 3: Meeting-Anfrage-E-Mail an eine unbekannte Person

Betreffzeile: Einführung und Meeting-Anfrage

Grüße [Vollständiger Name des Empfängers],

Ich bin [Ihr vollständiger Name] von [Firmenname]. Ich bin [Berufsbezeichnung], und ich bin auf Ihre Kontaktdaten gestoßen durch [erwähnen Sie die Quelle, aus der Sie die Kontaktdaten erhalten haben]. Ich wollte mich melden, weil ich glaube, dass wir möglicherweise gemeinsame Interessen bezüglich [Thema angeben] haben, und ich würde gerne die Gelegenheit nutzen, die Details in einem Meeting zu besprechen.

Wenn Sie offen dafür sind, wären Sie für ein kurzes Gespräch am [Datum und Uhrzeit] verfügbar? Bitte lassen Sie mich wissen, welche Zeit Ihnen am besten passt, und ich werde es auf meiner Seite einrichten.

Ich freue mich darauf, in Kontakt zu treten!

Mit besten Grüßen,

[Ihr vollständiger Name]

Abschluss

Das Erstellen einer effektiven Meeting-Anfrage-E-Mail ist ein schwieriger Prozess, und Sie sollten immer daran denken, an wen Sie die Anfrage senden möchten, da der Inhalt der E-Mail davon abhängt, ob Sie den Empfänger kennen oder nicht. Bei vertrauten Empfängern können Sie direkt zur Sache kommen und das Meeting sofort planen, während andere eine sorgfältige Annäherung mit einer ordnungsgemäßen Einführung und Erwähnungen Ihrer vorherigen Interaktionen oder Kontaktquellen benötigen.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Leitfaden hilft, Meeting-Anfrage-E-Mails einfach zu verfassen und die nötige Inspiration für Ihren E-Mail-Designprozess zu sammeln.