En la batalla de los archivos adjuntos de correo electrónico, un PDF siempre prevalecerá. La forma más sencilla pero fiable de compartir detalles sin obligar al destinatario a leer un texto extenso.
Incrustar un PDF es su boleto para salir de la incertidumbre: no hay necesidad de preocuparse por la representación de clientes de correo electrónico. Ya sea que envíe un PDF de varias páginas o un documento de una sola página, simplemente funciona.
Entonces, ¿qué tal si acortamos la introducción y nos profundizamos en los consejos para incrustar un PDF en el cuerpo del correo electrónico? ¡Comencemos!
¿Por qué incrustar archivos PDF en los correos electrónicos?
Los archivos PDF son una forma confiable y segura de intercambiar información importante. Estudios recientes muestran que la seguridad de los datos es una de las principales preocupaciones del 86% de los equipos de TI, pero seguramente no es la única razón.
Ya sea que esté preparando una presentación o un informe del departamento, un PDF incrustado es una excelente adición a su nuevo correo electrónico.
Estas son las razones principales:
Asegúrese de que los destinatarios no se pierdan sus documentos
¿Alguna vez ha enviado un documento solo para descubrir 3 días después que se perdió en una avalancha de otros correos electrónicos? Después de describir todos los detalles y agregar imágenes, esta respuesta se siente como un crimen, pero sucede.
Los estudios muestran que el número total de correos electrónicos enviados y recibidos diariamente superará los 376,4 millones para 2025. Puede ser complicado navegar por su bandeja de entrada y encontrar el mensaje correcto.
Un atractivo PDF incrustado puede ahorrar tiempo y espacio, además de que a nadie le gusta el desorden, ¿verdad?
Distribuya grandes volúmenes de datos entre numerosos destinatarios
La forma en que algunos clientes de correo electrónico procesan los correos electrónicos sigue siendo un misterio. Las fuentes, los estilos y el cuerpo de un correo electrónico pueden verse afectados incluso por proveedores populares como Gmail y Microsoft Outlook. ¡Ahí es cuando un archivo PDF es útil!
Una vez que incrusta el archivo en el cuerpo de un correo electrónico, el diseño está seguro. Cuando el alcance masivo es su enfoque principal, las imágenes o el texto mostrados incorrectamente pueden arruinar la percepción. Las estadísticas recientes muestran que solo 8 de cada 100 correos electrónicos reciben respuestas, por lo que debe hacer que cada detalle cuente.
El creador de plantillas de Stripo se encarga de los problemas de diseño mientras usted se centra en el mensaje. Hemos añadido los formatos más utilizados, y el PDF está seguramente en la lista. Puede obtener fácilmente la aprobación de sus plantillas y ahorrar tiempo en la correspondencia.
(Fuente: Plantilla Stripo)
Manténgase coherente con la marca y reconocible en las bandejas de entrada de sus suscriptores
Mantenerse fiel a la marca puede aumentar sus ingresos hasta en un 20%. Sin embargo, no es solo un enlace al sitio web en el pie de página y el logotipo. Son los colores, las fuentes y el diseño.
Los archivos adjuntos y las imágenes que pegue en el cuerpo del correo electrónico deben seguir el estilo de la empresa.
(Fuente: eBook de Stripo)
El archivo PDF sigue siendo coherente en los diferentes clientes de correo electrónico. No es necesario someterse a pruebas exhaustivas del proveedor para verificar el diseño. Gmail, el correo electrónico de Outlook, Microsoft 365 o cualquier correo personalizado que use el destinatario admitirán archivos PDF.
Formas de enviar archivos PDF por correo electrónico
Diferentes formas requieren diferentes enfoques. Cuando envía un archivo PDF a sus colegas y clientes potenciales, se apega a reglas particulares.
Repasemos las formas más populares de enviar archivos PDF y revisemos los consejos de seguridad para cada uno:
En correspondencia personal
El envío de archivos PDF en correspondencia personal por correo electrónico no tiene problemas, ya que no hay necesidad de preocuparse por la capacidad de entrega. Puede adjuntar el PDF directamente al correo electrónico o incrustarlo en el texto, ¡de cualquier manera está bien! Si envía correos electrónicos a través de Gmail, la siguiente opción de inserción puede ayudarle:
- Convierta su archivo PDF en una imagen utilizando herramientas como PDFLiner o Adobe Acrobat.
- Abra su cuenta de Gmail.
- Abra la ventana Redactar.
- Arrastre la imagen o búsquela en su computadora.
- Coloque la imagen en el cuerpo del correo electrónico.
Luego, compruebe la dirección de correo electrónico del destinatario antes de enviar un nuevo correo electrónico, ¡y ya está!
También puede utilizar archivos PDF para firmar o editar los documentos , además de intercambiar información. PDFLiner es una herramienta popular que puede ayudar con la administración de archivos. Todo lo que necesita hacer es cargar un documento y elegir la acción.
(Fuente: PDFLiner)
Correos electrónicos masivos (boletines informativos)
1 de cada 6 correos electrónicos no llega a la bandeja de entrada del destinatario. Además, desde 2022 la tasa de rebote se ha multiplicado por 2,5. Lo que incluye en su mensaje de correo electrónico y cómo lo hace es crucial.
Adjuntar un archivo de imagen o PDF puede poner en riesgo la capacidad de entrega cuando se realiza un envío masivo.
Estos son los consejos que puede utilizar al crear correos electrónicos:
- inserte el URL del PDF como hipervínculos y evite pegar la dirección completa del enlace en el cuerpo de un correo electrónico;
- utilice llamadas a la acción (CTA) claras e indique de qué trata el enlace;
(Fuente: Correo electrónico de Brevo)
- asegúrese de que los destinatarios puedan acceder al archivo PDF. Si utiliza Google Drive o cualquier otro almacenamiento en la nube para sus archivos adjuntos, comparta primero el documento.
En correos electrónicos automatizados (también conocidos como correos electrónicos de activación)
Los correos electrónicos de activación correctamente diseñados son el boleto para más aperturas. Si bien hay muchos tipos de estos mensajes, todos son una reacción a algún evento.
Veamos algunos de los más conocidos:
- las confirmaciones de pedidos son populares en la industria del comercio electrónico. Los clientes a menudo necesitan facturas, por lo que los PDF son la mejor opción;
- los mensajes de bienvenida son una excelente manera de saludar a los nuevos clientes y proporcionarles detalles de los servicios que brinda;
- los correos electrónicos de cumpleaños a menudo se envían con descuentos y ofertas especiales. Puede utilizar el formato PDF para condiciones especiales, por ejemplo;
- las notificaciones de incorporación son otra forma de interactuar con la audiencia. Puede adjuntar algunos consejos y guías para una experiencia más fluida.
El creador de plantillas de Stripo le permite crear botones de hipervínculo con unos pocos clics. Ya sea una confirmación de pedido o un correo electrónico de bienvenida, puede añadir los detalles sin salir de la página.
Aquí le explicamos cómo puede hacerlo:
- Abra el creador de plantillas.
- Elija la plantilla o cree la suya desde cero.
- Haga clic en el elemento que desea vincular.
- Pegue un enlace y ¡listo!
(Fuente: Plantilla Stripo)
Formas alternativas de incrustar archivos PDF en correos electrónicos
Lo bueno es que no tiene que usar el formato PDF para sus archivos todo el tiempo. Puede incrustar documentos en varios formatos y utilizando diferentes enfoques.
¡Pasemos directamente a las variantes que puede probar!
Incrustar como GIF
Antes de descartar los GIF como puro entretenimiento, intente abordarlos como herramientas. Debido a su tamaño, los GIF ocupan poco espacio y pueden ayudar con los limites de los clientes de correo electrónico.
Aparte del tamaño, los GIF muestran claramente su idea y los colores de la empresa, por lo que la marca se mantiene intacta.
Aún así, los GIF tienen algunas desventajas, y es justo repasarlos también:
- los GIF están limitados a una paleta de 256 colores. Significa que algunos son bastante pixelados y de baja resolución;
- este formato no es editable. Una vez que se crea el GIF, apenas puede cambiar nada.
Incrustar PDF como un libro animado
¿Por qué no hacer que el proceso de visualización de documentos sea más atractivo? Muchas herramientas gratuitas pueden convertir archivos PDF en libros digitales con páginas giratorias o remodelarlos en un montón de tarjetas.
(Fuente: eBook convertido en Heyzine)
Si convierte archivos PDF en libros animados, puede reducir el impacto negativo en el medio ambiente y ahorrar en costos de impresión.
Sin embargo, algunos estudios también reflexionan sobre las desventajas:
- los tiempos de carga pueden tardar un poco, así que asegúrese de verificar el tamaño del archivo y reducirlo si es necesario;
- la compatibilidad es otra preocupación. Es posible que los libros animados no sean compatibles con todos los dispositivos, por lo que es mejor probar las opciones;
- las acciones limitadas con el archivo son otro punto a tener en cuenta. Los destinatarios no pueden resaltar el texto ni dejar una nota como lo harían en los archivos PDF estándar.
Incrustar PDF usando HTML
Para los usuarios de código seguros, HTML es la mejor opción para captar a los destinatarios de forma interactiva. Además, incrustar un PDF en HTML garantiza que los archivos sean compatibles con diferentes plataformas y accesibles.
Es posible que los lectores de pantalla no admitan archivos PDF como archivos adjuntos, por lo que es crucial buscar alternativas como HTML.
Según Adobe Acrobat, al menos el 90% de los billones de archivos PDF en el mundo son inaccesibles.
Con un volumen tan alto de archivos PDF no ajustados a las personas con discapacidades, este tema se vuelve más relevante que nunca.
La compatibilidad, la interactividad y la accesibilidad son ventajas, pero ¿qué pasa con las desventajas? Algunos se enumeran a continuación, por lo que no es necesario buscar más:
- habilidades de codificación: Debe tener al menos un conocimiento básico del código;
- tiempo de carga: Si incrustas varios archivos, el tiempo de carga puede ser lento.
Resumen
Incrustar archivos PDF en su correspondencia es una excelente manera de aumentar la participación y captar la atención del destinatario. Y lo que es más importante, puede evitar ir directamente al spam, ¡lo cual es todo un asunto en la divulgación en frío!
Esperamos que este artículo le ayude a navegar mejor por el tema y que los archivos PDF se conviertan en su próximo formato favorito (si no lo ha hecho ya).
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