Cómo Incrustar un Archivo PDF en un Correo Electrónico

Incrustar archivos PDF en tus correos electrónicos te permite ver estos documentos desde cualquier dispositivo, mantener intactos todos los elementos no textuales de su mensaje y comprimir archivos de alta calidad para una carga más rápida. Por supuesto, puede añadir su documento PDF a un correo electrónico como archivos adjuntos, pero si desea que sus suscriptores vean este archivo en el cuerpo del correo electrónico, hay que hacer algo de trabajo antes de enviar su mensaje.

Este artículo le explicará por qué debe incrustar documentos PDF en sus correos electrónicos y le mostrará las formas más eficaces de hacerlo.

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Por qué incrustar archivos PDF en los correos electrónicos

Al incrustar documentos PDF en el cuerpo del correo electrónico, puedes mejorar el proceso de comunicación con los destinatarios y hacerlo mucho más eficaz. Independientemente del sector al que pertenezcas y del tamaño de tu empresa, estas son algunas razones para enviar archivos PDF por correo electrónico:

• Los destinatarios no se perderán sus documentos

Es fácil pasar por alto un documento esencial si lo envías como un PDF adjunto a tu mensaje. Cuando incrusta un archivo directamente en el cuerpo del correo electrónico, sus destinatarios lo notarán de inmediato. Si trabajas con documentos como facturas y contratos, la gente puede ser olvidadiza o distraerse y pasar por alto tu correo electrónico en sus abarrotadas bandejas de entrada. Un archivo PDF llamativo incrustado en su correo electrónico captará la atención de los destinatarios y le ayudará a recibir su pago a tiempo.

• Distribuir grandes volúmenes de datos entre numerosos destinatarios

Tanto si deseas lanzar una campaña de marketing por correo electrónico para atraer clientes potenciales relevantes como crear una secuencia de mensajes de seguimiento para presentar tu nuevo producto, necesitarás enviar cientos de correos electrónicos a numerosos suscriptores. Los documentos PDF incrustados en el cuerpo del correo electrónico se mostrarán correctamente en todos los dispositivos y clientes de correo electrónico que puedan utilizar tus suscriptores.

• Mantén tu marca consistente y reconocible en las bandejas de entrada de tus suscriptores  

Además de elementos vitales del correo electrónico como su logotipo, una línea de asunto reconocible, colores de marca, fuentes personalizadas e imágenes atractivas, es crucial mantener la coherencia de la marca en todos los canales y documentos que utiliza a diario. Los archivos PDF bien diseñados que aparecen en el cuerpo de su correo electrónico atraerán a sus suscriptores y les motivarán a interactuar con sus mensajes.

Formas de enviar archivos PDF por correo electrónico

Existen algunas formas prácticas de enviar documentos PDF por correo electrónico para que sus mensajes sean receptivos y atractivos.

1. En correspondencia personal  

Puedes incrustar archivos PDF en tus mensajes en la correspondencia personal con tu equipo o tus clientes. Si utilizas uno de los clientes de correo electrónico más extendidos, como Microsoft Outlook, Gmail, Yahoo Mail, etc., te recomendamos que conviertas tus documentos PDF a JPEG.

Para ello, puede utilizar una práctica herramienta en línea como PDFLiner.

Aquí también es posible añadir firmas y marcas de agua, editar tus archivos y dibujar directamente en tus documentos. También puedes optar por otras herramientas gratuitas como Ilovepdf, Zamzar o PDF24 Tools.

Ahora puedes incrustar fácilmente tu archivo JPEG en cualquier correo electrónico. Aquí tienes tres sencillos pasos para hacerlo:

• abre tu cliente de correo electrónico favorito;
• redacta un mensaje de texto;
• arrastra y suelta tu archivo JPEG justo en la ventana "Nuevo mensaje" y coloca la imagen donde quieras que aparezca en el correo electrónico.

Ya está. Ahora puedes ver tu archivo PDF (convertido en imagen) incrustado en el cuerpo del correo electrónico.

2. En correos masivos (boletines)

Si tienes que enviar boletines con archivos PDF a miles de suscriptores, su contenido puede acabar en la carpeta de spam antes de que tus destinatarios le echen el ojo. La cuestión es que adjuntar archivos a correos masivos puede causar algunos problemas serios y ponerle en riesgo de ser marcado como spam. Como resultado, su tasa de apertura disminuirá, al igual que su tasa de clics.

Pero no te preocupes; puedes evitarlo e incrustar PDF en el correo electrónico siguiendo nuestros consejos:

1. Sube tu archivo PDF al almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, iCloud Drive, etc..).
2. Asegúrate de que está disponible para su visualización pública.
3. Obtén el enlace a este documento.
4. Añade un botón CTA a tu plantilla de correo electrónico y equípalo con el enlace a tu archivo PDF.

(Fuente: Stripo template)

Así, sus suscriptores podrán ver los documentos PDF con un solo clic, mientras que usted mantendrá su mensaje de correo electrónico en las carpetas de spam.

3. En correos electrónicos automatizados (también conocidos como correos electrónicos de activación)

Los mensajes de activación se envían automáticamente a los usuarios como reacción a determinadas acciones o patrones de comportamiento. Los correos electrónicos de activación más extendidos incluyen:

• bienvenida;
• cumpleaños;
• onboarding;
• remarketing;
• abandono del carrito;
• confirmación del pedido.

Los documentos PDF pueden ser una excelente forma de proporcionar a los destinatarios información esencial, como una confirmación de pedido con una factura incrustada en el cuerpo del correo electrónico. Puede optar por uno de los métodos descritos anteriormente o convertir su documento en un archivo de texto. Es una buena opción si tienes un archivo PDF de texto con hipervínculos.

Aquí tienes cinco pasos para convertir tu documento en un archivo de texto:

• carga tu documento PDF en Adobe Acrobat;
• haz clic en el botón "Convertir;
• elige la opción "a Microsoft Word;
• elige el formato de archivo .doc o .docx;
• pulsa el botón "Exportar.

Ahora puedes copiar este texto, agregarlo a tus mensajes automáticos junto con una plantilla de correo electrónico, y enviarlo a tus suscriptores.

Reflexiones finales

Al incrustar documentos PDF en el cuerpo del correo electrónico, puedes captar la atención de tus destinatarios, evitar que tus mensajes acaben en el spam y distribuir grandes volúmenes de datos entre miles de tus suscriptores. Con nuestros sencillos consejos, podrá hacerlo sin problemas y rápidamente.