В битве вложений в письма всегда побеждает PDF — самый простой и надежный способ поделиться информацией, не заставляя получателя читать длинный текст.
Встраивание PDF — это выход из неопределенности: не нужно беспокоиться о рендеринге в почтовых клиентах. Неважно, отправляете ли вы многостраничный PDF или одностраничный документ, он просто работает.
Итак, как насчет того, чтобы сократить вступление и погрузиться в советы по встраиванию PDF в тело письма? Начнем же!
Зачем встраивать PDF в письма
PDF-файлы — надежный и безопасный способ обмена важной информацией. Согласно последним исследованиям, безопасность данных является главной проблемой для 86% IT-команд, но, конечно, это не единственная причина, по которой предпочтение отдается этому формату.
Что бы вы ни готовили — питч-дек или отчет о работе отдела, — встроенный PDF-файл станет отличным дополнением к новому письму.
Вот основные причины, почему:
Гарантия того, что получатели не потеряют ваши документы
Приходилось ли вам отправлять документ, а через три дня обнаруживать, что он затерялся в потоке других писем? После описания всех деталей и добавления картинок этот ответ кажется преступлением, но такое случается.
Исследования показали, что к 2025 году общее количество ежедневно отправляемых и получаемых писем превысит 376,4 миллиарда. Просматривать папку «Входящие» и находить нужное сообщение может быть затруднительно.
Броский встроенный PDF может сэкономить время и место, к тому же никто не любит бардак, верно?
Распределение огромных объемов данных между многочисленными получателями
То, как некоторые почтовые клиенты отображают письма, остается загадкой. Шрифты, стили и тело письма могут быть изменены даже в таких популярных почтовиках, как Gmail и Microsoft Outlook. Вот тут-то и пригодится PDF-файл!
После вставки файла в тело письма дизайн не пострадает. Если вы ориентируетесь на массовую рассылку, неправильно отображенные картинки или текст могут испортить восприятие клиента. Последние статистические данные показывают, что только 8 из 100 писем получают ответы, поэтому необходимо учесть каждую деталь.
Конструктор шаблонов Stripo решает все проблемы с дизайном, позволяя сфокусироваться на сообщении. Мы добавили наиболее используемые форматы, и PDF, безусловно, входит в этот список. Благодаря этому можно легко утвердить свои шаблоны и сэкономить время на переписку.
(Источник: шаблон Stripo)
Придерживайтесь фирменного стиля и будьте узнаваемы в почтe подписчиков
Следование фирменному стилю может увеличить доход до 20%. Однако это не просто ссылка на сайт в футере и логотип — это цвета, шрифты и дизайн.
Вложения и изображения, вставляемые в тело письма, должны соответствовать стилю компании.
(Источник: eBook от Stripo)
Файл PDF отображается одинаково в разных почтовых клиентах. Нет необходимости проводить всестороннее тестирование почтовика для проверки дизайна. Почта Gmail, Outlook, Microsoft 365 или любые другие кастомизированные решения, которые использует получатель, поддерживают PDF-файлы.
Способы отправки PDF в письмах
Разные способы требуют разных подходов. Отправляя PDF-файл своим коллегам и потенциальным клиентам, следует придерживаться определенных правил.
Давайте рассмотрим наиболее популярные способы отправки PDF-файлов и ознакомимся с советами по безопасности для каждого из них:
В личной переписке
Отправка PDF-файлов в личной переписке не вызывает проблем, поскольку не нужно беспокоиться о доставляемости. Можно прикрепить PDF-файл непосредственно к письму или вставить его в текст — любой из вариантов подходит! Если вы отправляете письма через Gmail, приведенная ниже опция вставки может помочь:
- Конвертируйте PDF-файл в изображение с помощью таких инструментов, как PDFLiner или Adobe Acrobat.
- Откройте свой аккаунт Gmail.
- Откройте окно написания.
- Перетащите изображение или вставьте его с компьютера.
- Расположите изображение в теле письма.
Затем дважды проверьте электронный адрес получателя перед отправкой нового письма, и все готово!
Кроме обмена информацией, PDF можно использовать для подписания или редактирования документов. PDFLiner — популярный инструмент, который может помочь в управлении файлами. Все, что нужно сделать, — это загрузить документ и выбрать действие.
(Источник: PDFLiner)
В массовых отправках писем (в рассылках)
По данным источников, 1 из 6 писем не доходит до почты получателя. Более того, с 2022 года показатель отказов увеличился в 2,5 раза. То, что и как вы включаете в свое письмо, имеет решающее значение.
Прикрепление файла изображения или PDF может вызвать проблемы с доставляемостью при массовой отправке писем.
Вот несколько советов, которые пригодятся при создании писем:
- вставляйте URL-адреса PDF-файлов в виде гиперссылок и не вставляйте полный адрес ссылки в тело письма;
- используйте четкие призывы к действию и указывайте, о чем идет речь в ссылке;
(Источник: письмо от Brevo)
- убедитесь, что получатели могут получить доступ к PDF-файлу. Если вы используете Google Drive или любое другое облачное хранилище для своих вложений, сначала поделитесь документом.
В автоматизированных (триггерных) письмах
Правильно составленные триггерные письма — это ключ к увеличению числа открываний. Хотя существует множество типов таких писем, все они являются реакцией на какое-то событие.
Давайте проверим некоторые из известных:
- подтверждения заказов популярны в индустрии eCommerce. Клиентам часто нужны инвойсы, поэтому PDF-файлы — лучший выбор;
- приветственные письма — это отличный способ поприветствовать новых клиентов и предоставить им подробную информацию о своих услугах;
- письма ко дню рождения часто рассылаются со скидками и специальными предложениями. Вы можете использовать формат PDF, чтобы описать условия скидок или показать, как их применять;
- онбординговые уведомления — это еще один способ взаимодействия с аудиторией. Вы можете приложить несколько советов и гайдов для более комфортного опыта.
Конструктор шаблонов Stripo позволяет устанавливать гиперссылки на кнопки в несколько кликов. Будь то подтверждение заказа или приветственное письмо, можно добавить детали, не покидая страницу.
Вот как это сделать:
- Откройте конструктор шаблонов.
- Выберите шаблон или создайте свой с нуля.
- Кликните на элемент, в котором хотите сделать гиперссылку.
- Вставьте ссылку, и готово!
(Источник: шаблон Stripo)
Альтернативные способы встраивания PDF в письма
Самое приятное, что не обязательно постоянно использовать формат PDF для своих файлов. Можно встраивать документы в различные форматы, используя разные подходы.
Давайте сразу перейдем к возможным вариантам!
Встраивание в GIF-ку
Прежде чем списывать GIF-файлы со счетов как чистое развлечение, попробуйте использовать их как инструмент. Благодаря своему размеру GIF-ки занимают мало места и могут помочь справиться с ограничениями почтовых клиентов.
Помимо размера, GIF-файлы четко отображают идею и цвета компании, поэтому бренд остается нетронутым.
Однако у GIF-ок есть и недостатки, и будет справедливо рассмотреть и их:
- палитра GIF-ок ограничена 256 цветами. Это означает, что некоторые из них довольно пикселизированы и имеют низкое разрешение;
- этот формат не редактируется. После создания GIF-ки вы практически ничего не сможете изменить.
Встраивание PDF в виде флипбука
Почему бы не сделать процесс просмотра документов более увлекательным? Многие бесплатные инструменты могут превратить PDF-файлы в цифровые книги с перелистывающимися страницами или переделать их в стопку карточек.
(Источник: конвертированный eBook в Heyzine)
Если вы конвертируете PDF-файлы в флипбуки, то сможете уменьшить негативное воздействие на окружающую среду и сэкономить на стоимости печати.
Однако некоторые исследования указывают и на его отрицательные стороны:
- загрузка может занять некоторое время, поэтому проверьте объем файла и при необходимости уменьшите его;
- совместимость — еще одна проблема. Флипбуки могут быть совместимы не со всеми устройствами, поэтому лучше протестировать варианты;
- ограниченные действия с файлом — еще один момент, который следует учитывать. Получатели не могут выделить текст или оставить заметку, как это можно сделать в стандартных PDF-файлах.
Встраивание PDF с помощью HTML
Для уверенных юзеров HTML — лучший выбор для интерактивного взаимодействия с получателями. Кроме того, встраивание PDF в HTML обеспечивает совместимость файлов с различными платформами и их доступность.
Скринридеры могут не поддерживать PDF-файлы в качестве вложений, поэтому поиск альтернативных вариантов, таких как HTML, крайне важен.
По данным Adobe Acrobat, по меньшей мере 90% из триллионов PDF-файлов по всему миру недоступны.
При таком большом количестве PDF-файлов, не адаптированных для людей с ограниченными возможностями, эта тема стала как никогда актуальной.
Совместимость, интерактивность и доступность — это плюсы, но что насчет минусов? Некоторые из них перечислены ниже:
- навыки кодинга: необходимо иметь хотя бы базовые знания кода;
- время загрузки: если вставить несколько файлов, время загрузки может быть медленным.
В завершение
Встраивание PDF-файлов в корреспонденцию — отличный способ повысить вовлеченность и привлечь внимание получателя. Более того, благодаря этому можно избежать попадания писем в спам, что весьма актуально при холодном аутриче!
Мы надеемся, что эта статья поможет лучше ориентироваться в теме, а PDF-файлы станут вашим следующим любимым форматом (если еще не стали).
0 комментариев