Nella battaglia degli allegati di posta elettronica, un PDF avrà sempre la meglio. Il modo più semplice e affidabile per condividere i dettagli senza costringere il destinatario a leggere un lungo testo.
L'inclusione di un PDF è il modo migliore per uscire dall'incertezza: non c'è bisogno di preoccuparsi del rendering dei client di posta elettronica. Sia che si invii un PDF di più pagine o un documento di una sola pagina, funzionerà sempre e comunque.
Che ne pensi allora di tagliare corto con l'introduzione e di tuffarci nei trucchetti per incorporare i PDF nel corpo dell'email? Iniziamo!
Perché incorporare dei file PDF nelle email
I file PDF sono un modo affidabile e sicuro per scambiare informazioni importanti. Studi recenti dimostrano che la sicurezza dei dati è una delle principali preoccupazioni per l’ 86% dei team IT, ma sicuramente non è l'unica ragione.
Sia che stia preparando un pitch deck o un report di reparto, un PDF incorporato è un'eccellente aggiunta alla tua nuova email.
Ecco i motivi principali:
Assicurati che i destinatari non perdano i tuoi documenti
Hai mai inviato un documento e scoperto 3 giorni dopo che si è perso in un mare di altre email? Dopo aver descritto tutti i dettagli e aver aggiunto le immagini, questa risposta sembra un crimine, ma accade.
Gli studi dimostrano che il numero totale di email inviate e ricevute ogni giorno supererà i 376,4 miliardi entro il 2025. Può essere complicato sfogliare la posta in arrivo e trovare il messaggio giusto.
Un PDF incorporato accattivante può far risparmiare tempo e spazio, e poi a nessuno piace il disordine, giusto?
Distribuisci enormi volumi di dati tra numerosi destinatari
Il modo in cui alcuni client di posta elettronica rendono le email rimane un mistero. I caratteri, gli stili e il corpo di un'email possono essere alterati anche da provider popolari come Gmail e Microsoft Outlook. È in questo caso che un file PDF si rivela utile!
Una volta incorporato il file nel corpo di un'email, il design è sicuro. Quando la sensibilizzazione di massa è il tuo obiettivo principale, immagini o testo visualizzati in modo errato possono rovinare la percezione. Le statistiche recenti mostrano che solo 8 email su 100 ottengono risposte, quindi è necessario che ogni dettaglio sia importante.
Il generatore di modelli di Stripo si occupa del design dell’email mentre tu ti concentri sul messaggio. Abbiamo aggiunto i formati più usati e il PDF è sicuramente nella lista. Puoi facilmente ottenere l'approvazione dei tuoi modelli e risparmiare tempo sulla corrispondenza.
(Fonte: Modello da Stripo)
Mantieni un marchio coerente e riconoscibile nelle caselle di posta elettronica dei tuoi iscritti
Rimanere coerenti al marchio può aumentare i tuoi ricavi fino al 20%. Tuttavia, non si tratta solo di un collegamento al sito web a piè di pagina e del logo. Sono colori, caratteri e design.
Gli allegati e le immagini che incolli nel corpo dell'email devono rispettare lo stile dell'azienda.
(Fonte: eBook da Stripo)
Il file PDF rimane coerente tra i diversi client di posta elettronica. Non c'è bisogno di sottoporlo a test approfonditi dei provider per verificarne il design. Gmail, Outlook email, Microsoft 365 o qualsiasi altro client personalizzato utilizzato dal destinatario supporterà il formato PDF.
Modi per inviare file PDF tramite corrispondenza email
Modi diversi richiedono approcci diversi. Quando invii un file PDF ai tuoi colleghi e potenziali clienti, ti attieni a regole particolari.
Passiamo in rassegna i modi più diffusi per inviare i PDF e controlliamo i consigli di sicurezza per ciascuno di essi:
Corrispondenza personale
L'invio di file PDF nella corrispondenza email personale è privo di problemi, poiché non c'è bisogno di preoccuparsi della recapitabilità. Puoi allegare il PDF direttamente all'email o incorporarlo nel testo: entrambi i metodi sono accettabili! Se invii email tramite Gmail, l'opzione di incorporamento di seguito potrebbe aiutarti:
- Converti il tuo file PDF in un'immagine utilizzando strumenti come PDFLiner o Adobe Acrobat.
- Apri il tuo account Gmail.
- Apri la finestra Compose.
- Trascina l’immagina o utilizza l’opzione sfoglia dal computer
- Posiziona l'immagine nel corpo dell'email.
Quindi controlla attentamente l'indirizzo email del destinatario prima di inviare una nuova email e il gioco è fatto!
Oltre allo scambio di informazioni, è possibile utilizzare i PDF anche per firmare o modificare i documenti. PDFLiner è uno strumento popolare che può aiutare con la gestione dei file. Tutto ciò che devi fare è caricare un documento e scegliere l'azione.
(Fonte: PDFLiner)
Email di massa (newsletter)
1 email su 6 non raggiunge la posta in arrivo del destinatario. Inoltre, dal 2022 il tasso di rimbalzo è aumentato di 2,5 volte. Ciò che includi nel tuo messaggio email e come lo inserisci sono elementi cruciali.
Allegando un file immagine o un PDF si potrebbe mettere a rischio la recapitabilità quando si inviano email in grandi quantità.
Ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare quando realizzi le email:
- Inserisci gli URL dei PDF come collegamenti ipertestuali ed evita di incollare l'indirizzo completo del collegamento nel corpo di un'email;
- utilizza inviti all'azione chiari e indica di cosa tratta il link;
(Fonte: Email da Brevo)
- assicurati che i destinatari possano accedere al file PDF. Se utilizzi Google Drive o qualsiasi altro archivio cloud per i tuoi allegati, condividi prima il documento.
Email automatiche (note anche come email trigger)
Realizzate correttamente le email trigger sono il biglietto per altre aperture. Sebbene esistano molti tipi di questi messaggi, sono tutti una reazione a qualche evento.
Diamo un'occhiata ad alcuni di quelli più noti:
- conferme d'ordine: sono popolari nel settore dell'e-commerce. I clienti hanno spesso bisogno di fatture, quindi i PDF sono la scelta migliore;
- messaggi di benvenuto: sono un ottimo modo per accogliere nuovi clienti e fornire loro dettagli sui servizi offerti;
- email di compleanno: vengono spesso inviati con sconti e offerte speciali. Puoi usare il formato PDF per condizioni speciali, ad esempio;
- notifiche di onboarding: sono un altro modo per coinvolgere il pubblico. Puoi allegare alcuni suggerimenti e guide per un'esperienza più fluida.
Il generatore di modelli di Stripo ti consente di creare collegamenti ipertestuali ai pulsanti in pochi click. Che si tratti di una conferma d'ordine o di un'email di benvenuto, puoi aggiungere i dettagli senza uscire dalla pagina.
Ecco come fare:
- Apri il generatore di modelli.
- Scegli il modello o creane uno da zero.
- Clicca sull'elemento a cui si desidera creare il collegamento ipertestuale.
- Copia il link ed è fatta!
(Fonte: Modello da Stripo)
Metodi alternativi per incorporare file PDF nelle email
La cosa positiva è che non devi usare sempre il formato PDF per i tuoi file. Puoi incorporare documenti in vari formati e usando approcci diversi.
Passiamo subito alle varianti che potresti provare!
Incorpora come GIF
Prima di considerare le GIF come puro intrattenimento, prova a considerarle come strumenti. Grazie alle loro dimensioni, le GIF occupano poco spazio e possono aiutare a rispettare i limiti dei client di posta elettronica.
Oltre alle dimensioni, le GIF mostrano chiaramente la tua idea e i colori dell'azienda, in modo che il marchio rimanga preservato.
Tuttavia, le GIF presentano alcuni svantaggi, che è giusto esaminare anche in questo caso:
- le GIF sono limitate a una tavolozza di 256 colori. Ciò significa che alcuni sono piuttosto pixelati e a bassa risoluzione;
- questo formato non è modificabile. Una volta creata la GIF, non puoi quasi cambiare nulla.
Incorpora PDF come flipbook
Perché non rendere più coinvolgente il processo di visualizzazione dei documenti? Molti strumenti gratuiti possono trasformare i PDF in libri digitali con le pagine che vengono sfogliate o trasformate in una pila di carte.
(Fonte: eBook convertito in Heyzine)
Convertire i PDF in flipbook può ridurre l'impatto negativo sull'ambiente e risparmiare sui costi di stampa.
Tuttavia, alcuni studi sottolineano gli aspetti negativi:
- tempi di caricamento: potrebbe richiedere del tempo, quindi assicurati di controllare la dimensione del file e ridurla se necessario;
- compatibilità: è un'altra aspetto da considerare. I flipbook potrebbero non essere compatibili con tutti i dispositivi, quindi è meglio testare le opzioni;
- azioni limitate con il file: sono un altro punto a cui pensare. I destinatari non possono evidenziare il testo o lasciare una nota come si può fare nei file PDF standard.
Incorpora PDF tramite HTML
Per gli utenti esperti di programmazione, HTML è la scelta migliore per interagire con i destinatari in modo interattivo. Inoltre, incorporare un PDF in HTML assicura che i file siano compatibili con diverse piattaforme e che siano accessibili.
Gli screen reader potrebbero non supportare i PDF come allegati, pertanto è fondamentale cercare alternative come l'HTML.
Secondo Adobe Acrobat, almeno il 90% dei trilioni di PDF presenti nel mondo non sono accessibili.
Con un volume così elevato di PDF non adatti alle persone con disabilità, questo argomento diventa più attuale che mai.
Compatibilità, interattività e accessibilità sono dei pro, ma che dire dei contro? Alcuni aspetti negativi sono elencati qui di seguito, quindi non c'è bisogno di cercare oltre:
- capacità di codifica: È necessario avere almeno una conoscenza di base di programmazione;
- tempo di caricamento: Se si incorporano più file, il tempo di caricamento potrebbe essere lento.
Conclusioni
Incorporare PDF nelle tue email è un ottimo modo per aumentare l'engagement e catturare l'attenzione del destinatario. Ancora più importante, può evitare che le tue email vadano a finire direttamente nello spam, che è un bel problema nel cold outreach!
Ci auguriamo che questo articolo ti aiuti a orientarti meglio nell'argomento e che i PDF diventino il tuo prossimo formato preferito (se non lo sono già).
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