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9 jours

Comment intégrer un PDF dans un email

Créer des e-mails professionnels
Table des matières
  1. Pourquoi intégrer des fichiers PDF dans les emails ?
  2. Moyens d'envoyer des fichiers PDF par email
  3. Autres moyens d'intégrer des fichiers PDF dans des emails
  4. Conclusion
1.
Pourquoi intégrer des fichiers PDF dans les emails ?

Dans la bataille des pièces jointes aux emails, un PDF l'emportera toujours. C'est le moyen le plus simple et le plus fiable de partager des détails sans obliger le destinataire à lire un long texte. 

L'intégration d'un PDF vous permet de sortir de l'incertitude : vous n'avez plus à vous soucier du rendu des clients de messagerie. Que vous envoyiez un PDF de plusieurs pages ou un document d'une seule page, cela fonctionne.

Et si nous abrégions l'introduction pour nous plonger dans les conseils relatifs à l'intégration de PDF dans le corps de l'email ? C'est parti !

Pourquoi intégrer des fichiers PDF dans les emails ?

Les fichiers PDF sont un moyen fiable et sûr d'échanger des informations importantes. Des études récentes montrent que la sécurité des données est une préoccupation majeure pour 86% des équipes informatiques, mais ce n'est certainement pas la seule raison. 

Que vous prépariez un discours de présentation ou un rapport de service, un PDF intégré est un excellent ajout à votre nouvel email.

En voici les principales raisons :

Assurez-vous que les destinataires ne manqueront pas vos documents

Avez-vous déjà envoyé un document pour vous apercevoir, trois jours plus tard, qu'il s'était perdu dans un flot d'autres emails ? Après avoir décrit tous les détails et ajouté des images, cette réponse ressemble à un crime, mais cela arrive.

Des études montrent que le nombre total d'emails envoyés et reçus quotidiennement dépassera les 376,4 milliards d'ici 2025. Il peut être compliqué de parcourir sa boîte de réception et de trouver le bon message.

Un PDF intégré accrocheur permet de gagner du temps et de l'espace, et personne n'aime le désordre, n'est-ce pas ?

Distribuer d'énormes volumes de données à de nombreux destinataires

La manière dont certains clients de messagerie restituent les emails reste un mystère. Les polices, les styles et le corps d'un email peuvent être affectés même par des fournisseurs populaires comme Gmail et Microsoft Outlook. C'est à ce moment-là qu'un fichier PDF s'avère utile !

Une fois le fichier intégré dans le corps d'un email, la conception est sûre. Lorsque la diffusion de masse est votre objectif principal, des images ou des textes mal affichés peuvent gâcher la perception. Des statistiques récentes montrent que seuls 8 emails sur 100 obtiennent une réponse, vous devez donc faire en sorte que chaque détail compte.

Le créateur de modèles de Stripo s'occupe de la conception pendant que vous vous concentrez sur le message. Nous avons ajouté les formats les plus utilisés, et le format PDF est certainement sur la liste. Vous pouvez facilement obtenir l'approbation de vos modèles et gagner du temps sur la correspondance.

Étapes à suivre pour exporter un modèle d'email en tant que fichier PDF

(Source : Modèle Stripo)

Restez cohérent avec votre marque et reconnaissable dans les boîtes de réception de vos abonnés

Rester fidèle à sa marque peut augmenter votre chiffre d'affaires de 20%. Cependant, il ne s'agit pas seulement d'un lien vers le site web dans le pied de page et d'un logo. Il s'agit des couleurs, des polices de caractères et du design. 

Les pièces jointes et les images que vous collez dans le corps de l'email doivent respecter le style de l'entreprise.

Exemple de fichier PDF respectant le style de la marque

(Source : eBook de Stripo)

Le fichier PDF reste cohérent d'un client de messagerie à l'autre. Il n'est pas nécessaire d'effectuer des tests approfondis auprès des fournisseurs pour vérifier la conception. Gmail, Outlook email, Microsoft 365, ou tous ceux personnalisés que votre destinataire utilise prendront en charge les PDF.

Moyens d'envoyer des fichiers PDF par email

Des moyens différents appellent des approches différentes. Lorsque vous envoyez un fichier PDF à vos collègues et à vos clients potentiels, vous devez respecter certaines règles. 

Passons en revue les moyens les plus courants d'envoyer des PDF et vérifions les conseils de sécurité pour chacun d'entre eux :

Dans la correspondance personnelle 

L'envoi de fichiers PDF dans le cadre d'une correspondance électronique personnelle ne pose aucun problème, car il n'y a pas lieu de s'inquiéter de la délivrabilité. Vous pouvez joindre le PDF directement à l'email ou l'incorporer dans le texte. Si vous envoyez des emails par l'intermédiaire de Gmail, l'option d'incorporation ci-dessous peut vous être utile :

  1. Convertissez votre fichier PDF en image à l'aide d'outils tels que PDFLiner ou Adobe Acrobat.
  2. Ouvrez votre compte Gmail.
  3. Ouvrez la fenêtre Composer.
  4. Faites glisser l'image ou parcourez-la sur votre ordinateur.
  5. Positionnez l'image dans le corps de l'email.

Vérifiez ensuite l'adresse email du destinataire avant d'envoyer un nouvel email, et le tour est joué !

Vous pouvez également utiliser les PDF pour signer ou modifier les documents en plus d'échanger des informations. PDFLiner est un outil populaire qui peut aider à la gestion des fichiers.  Il vous suffit de télécharger un document et de choisir l'action à effectuer.

Étapes à suivre pour télécharger des documents dans PDFLiner

(Source : PDFLiner)

Dans les emails de masse (newsletters)

1 email sur 6 n'arrive pas dans la boîte de réception du destinataire. En outre, depuis 2022, le taux de rebond a été multiplié par 2,5. Ce que vous incluez dans votre message email et comment vous le faites est crucial.

Le fait de joindre un fichier image ou PDF peut mettre en péril la délivrabilité lorsque vous envoyez un grand nombre de messages.

Voici les conseils que vous pouvez utiliser lorsque vous créez des emails :

  • Insérer les URL des PDF sous forme d'hyperliens et éviter de coller l'adresse complète du lien dans le corps d'un email ;
  • Utiliser des appels à l'action clairs et indiquer l'objet du lien ;

Exemple de bouton « Appel à l'action » clair

(Source : Email de Brevo)

  • s'assurer que les destinataires peuvent accéder au fichier PDF. Si vous utilisez Google Drive ou tout autre système de stockage dans le nuage pour vos pièces jointes, partagez d'abord le document.

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Dans les emails automatisés ( alias les emails déclencheurs)

Des emails déclencheurs bien conçus permettent d'augmenter le nombre d'ouvertures. Bien qu'il existe de nombreux types de messages de ce type, ils sont tous une réaction à un événement quelconque. 

Examinons quelques-uns des plus connus :

  • les confirmations de commande sont populaires dans le secteur du commerce électronique. Les clients ont souvent besoin de factures, les PDF sont donc le meilleur choix ;
  • les messages de bienvenue sont un excellent moyen d'accueillir les nouveaux clients et de leur fournir des détails sur les services que vous proposez ;
  • les emails d'anniversaire sont souvent envoyés avec des réductions et des offres spéciales. Vous pouvez utiliser le format PDF pour les conditions spéciales, par exemple ;
  • les notifications d'onboarding sont un autre moyen d'engager le dialogue avec le public. Vous pouvez y joindre des conseils et des guides pour une expérience plus fluide.

Le constructeur de modèles de Stripo vous permet de créer des liens hypertextes vers des boutons en quelques clics. Qu'il s'agisse d'une confirmation de commande ou d'un email de bienvenue, vous pouvez ajouter les détails sans quitter la page.

Voici comment vous pouvez procéder :

  1. Ouvrez le générateur de modèles.
  2. Choisissez le modèle ou créez le vôtre.
  3. Cliquez sur l'élément que vous souhaitez mettre en hyperlien.
  4. Collez un lien, et le tour est joué !

Un exemple de bouton avec lien hypertexte dans un modèle d'email Stripo

(Source : Modèle Stripo)

Autres moyens d'intégrer des fichiers PDF dans des emails

L'avantage est que vous n'êtes pas obligé d'utiliser en permanence le format PDF pour vos fichiers. Vous pouvez incorporer des documents dans différents formats et selon différentes approches. 

Passons tout de suite aux variantes que vous pouvez essayer !

Incorporer en tant que GIF

Avant de considérer les GIF comme un pur divertissement, essayez de les aborder comme des outils. En raison de leur taille, les GIF prennent peu de place et peuvent aider à respecter les limites imposées par les clients de messagerie. 

Outre leur taille, les GIF affichent clairement votre idée et les couleurs de l'entreprise, de sorte que la marque reste intacte.

Les GIF présentent néanmoins quelques inconvénients, et il est juste de les passer en revue :

  • les GIF sont limités à une palette de 256 couleurs. Cela signifie que certains sont assez pixellisés et de faible résolution ;
  • ce format n'est pas modifiable. Une fois le GIF créé, vous ne pouvez pratiquement rien y changer.

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Incorporer un PDF en tant que folioscope

Pourquoi ne pas rendre le processus de visualisation des documents plus attrayant ? De nombreux outils gratuits permettent de transformer les PDF en livres numériques avec des pages tournantes ou de les remodeler en une pile de cartes.

Exemple d'un fichier PDF en tant que folioscope

(Source : eBook converti en Heyzine)

Si vous convertissez des PDF en folioscopes, vous pouvez réduire l'impact négatif sur l'environnement et économiser sur les coûts d'impression.

Cependant, certaines études mettent également en évidence les inconvénients de ce système :

  • les temps de chargement peuvent prendre un certain temps ; veillez donc à vérifier la taille du fichier et à la réduire si nécessaire ;
  • la compatibilité est une autre préoccupation. Les foldoscopes peuvent ne pas être compatibles avec tous les appareils, il est donc préférable de tester les options ;
  • les actions limitées avec le fichier sont un autre point auquel il faut penser. Les destinataires ne peuvent pas surligner du texte ou laisser une note comme ils pourraient le faire sur des PDF standard.

Intégrer un PDF à l'aide d'HTML

Pour les utilisateurs de code confiants, le HTML est un choix de premier ordre pour établir un dialogue interactif avec les destinataires. En outre, l'intégration d'un PDF dans le HTML garantit la compatibilité des fichiers avec différentes plateformes et leur accessibilité. 

Les lecteurs d'écran peuvent ne pas prendre en charge les PDF en tant que pièces jointes, c'est pourquoi il est essentiel de trouver des solutions de remplacement telles que le HTML.

Selon Adobe Acrobat, au moins 90 % des milliards de fichiers PDF dans le monde sont inaccessibles.

Avec un tel volume de PDF non adaptés aux personnes handicapées, ce sujet est plus que jamais d'actualité.

La compatibilité, l'interactivité et l'accessibilité sont des avantages, mais qu'en est-il des inconvénients ? Certains sont énumérés ci-dessous, il n'est donc pas nécessaire de chercher plus loin :

  • compétences en matière de codage: Vous devez avoir au moins une connaissance de base du code ;
  • le temps de chargement: Si vous intégrez plusieurs fichiers, le temps de chargement peut être lent.

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Conclusion

Intégrer des PDF dans votre correspondance est un excellent moyen de stimuler l'engagement et d'attirer l'attention du destinataire. Plus important encore, vous éviterez d'aller directement dans les spams, ce qui n'est pas négligeable dans le cadre d'une prospection à froid !

Nous espérons que cet article vous aidera à mieux comprendre le sujet et que les PDF deviendront votre prochain format préféré (si ce n'est pas déjà le cas).

Incorporer un PDF dans votre premier email avec Stripo
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