Comment intégrer un fichier PDF dans un e-mail

L'intégration de fichiers PDF dans vos e-mails vous permet de visualiser ces documents depuis n'importe quel appareil, de conserver intacts tous les éléments non textuels de votre message et de compresser des fichiers de haute qualité pour un chargement plus rapide. Bien sûr, vous pouvez ajouter votre document PDF à un e-mail en tant que pièce jointe, mais si vous souhaitez que vos abonnés puissent visualiser ce fichier dans le corps de l'e-mail, un certain travail doit être effectué avant d'envoyer votre message.

Cet article vous expliquera pourquoi vous devriez intégrer des documents PDF dans vos e-mails et vous présentera les méthodes les plus efficaces pour y parvenir.

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Pourquoi intégrer des fichiers PDF dans les e-mails

En intégrant des documents PDF dans le corps de votre e-mail, vous pouvez améliorer le processus de communication avec les destinataires et le rendre beaucoup plus efficace. Quels que soient votre domaine d'activité et la taille de votre entreprise, voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envoyer des fichiers PDF par e-mail :

• Les destinataires ne rateront pas vos documents

Il est facile de négliger un document essentiel si vous l'envoyez sous forme de PDF joint à votre message. Lorsque vous intégrez un fichier directement dans le corps de l'e-mail, vos destinataires le remarquent immédiatement. Si vous travaillez avec des documents tels que des factures ou des contrats, les destinataires peuvent être distraits et ne pas voir votre e-mail dans leur boîte de réception surchargée. Un fichier PDF accrocheur intégré à votre e-mail captera l'attention des destinataires et vous aidera à recevoir votre paiement à temps.

• Distribuez d'énormes volumes de données à de nombreux destinataires

Que vous souhaitiez lancer une campagne de marketing par e-mail pour attirer des prospects pertinents ou créer une séquence de messages de suivi pour présenter votre nouveau produit, vous devrez envoyer des centaines d'e-mails à de nombreux abonnés. Les documents PDF intégrés dans le corps du message s'afficheront correctement sur tous les appareils et clients d'e-mail que vos abonnés peuvent utiliser.

• Restez cohérent avec votre marque et reconnaissable dans les boîtes de réception de vos abonnés

En plus des éléments vitaux des e-mails tels que votre logo, une ligne d'objet reconnaissable, des couleurs de marque, des polices personnalisées et une imagerie attrayante, il est essentiel de maintenir la cohérence de la marque sur tous les canaux et documents que vous utilisez quotidiennement. Des fichiers PDF bien conçus affichés dans le corps de votre e-mail attireront vos abonnés et les inciteront à interagir avec vos messages.

Comment envoyer des fichiers PDF par e-mail

Il existe quelques moyens pratiques d'envoyer des documents PDF par e-mail pour que vos messages soient réactifs et attrayants.

1. Dans la correspondance personnelle

Vous pouvez intégrer des fichiers PDF à vos messages dans la correspondance personnelle avec votre équipe ou vos clients. Si vous utilisez l'un des clients d'e-mail les plus populaires comme Microsoft Outlook, Gmail, Yahoo Mail, etc., nous vous recommandons de convertir vos documents PDF en JPEG.

Vous pouvez utiliser un outil en ligne pratique comme PDFLiner pour cela.

Ici, il est aussi possible d'ajouter des signatures et des filigranes, de modifier vos fichiers et de dessiner directement dans vos documents. Vous pouvez aussi opter pour d'autres outils gratuits comme Ilovepdf, Zamzar ou PDF24 Tools.

Maintenant, vous pouvez facilement intégrer votre fichier JPEG dans n'importe quel e-mail. Voici trois étapes simples pour le faire :

• ouvrez votre client d'e-mail préféré ;
• composez un message texte ;
• glissez et déposez votre fichier JPEG directement dans la fenêtre "Nouveau message" et placez l'image là où vous voulez qu'elle apparaisse dans l'e-mail.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant voir votre fichier PDF (converti en image) intégré dans le corps de l'e-mail.

2. Dans les e-mails groupés (newsletters)

Si vous devez envoyer des newsletters contenant des fichiers PDF à des milliers d'abonnés, votre contenu risque de se retrouver dans le dossier spam avant que vos destinataires ne posent les yeux dessus. Bref, le fait de joindre des fichiers à des e-mails groupés peut poser de sérieux problèmes et vous faire risquer d'être considéré comme un spam. En conséquence, votre taux d'ouverture diminuera, tout comme votre taux de clics.

Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez éviter ce problème et intégrer des PDF dans vos e-mails en suivant nos astuces :

1. Chargez votre fichier PDF sur le stockage cloud (Google Drive, Dropbox, iCloud Drive, etc.).
2. Faites en sorte qu'il soit accessible au public.
3. Obtenez le lien vers ce document.
4. Ajoutez un bouton CTA à votre modèle d'e-mail et équipez-le du lien vers votre fichier PDF.

(Source : Modèle Stripo)

Ainsi, vos abonnés peuvent consulter des documents PDF en un clic, tandis que vous évitez que vos e-mails ne se retrouvent dans les dossiers de spam.

3. Dans les e-mails automatisés (alias e-mails déclencheurs)

Les messages déclencheurs sont envoyés automatiquement aux utilisateurs en réaction à certaines actions ou comportements. Les messages déclencheurs les plus courants sont de :

• bienvenue ;
• anniversaire ;
• intégration ;
• remarketing ;
• abandon de panier ;
• confirmation de commande.

Les documents PDF peuvent être un excellent moyen de fournir aux destinataires des informations essentielles, comme une confirmation de commande avec une facture intégrée dans le corps de l'e-mail. Vous pouvez opter pour l'une des méthodes décrites ci-dessus ou convertir votre document en fichier texte. C'est une bonne idée si vous disposez d'un fichier PDF textuel contenant des hyperliens.

Voici cinq étapes pour convertir votre document en fichier texte :

• chargez votre document PDF dans Adobe Acrobat ;
• cliquez sur le bouton "Convertir" ;
• choisissez l'option "vers Microsoft Word" ;
• choisissez le format de fichier .doc ou .docx ;
• cliquez sur le bouton "Exporter".

Maintenant, vous pouvez copier ce texte, l'ajouter à vos messages automatisés avec un modèle d'e-mail, et l'envoyer à vos abonnés.

Conclusion

En intégrant des documents PDF dans le corps d'un e-mail, vous pouvez attirer l'attention de vos destinataires, éviter que vos messages ne finissent dans les spams et distribuer d'énormes volumes de données à des milliers de vos abonnés. Avec nos astuces simples, vous serez capable de le faire sans problème et rapidement !