Einbetten einer PDF-Datei in eine E-Mail

Durch das Einbetten von PDF-Dateien in Ihre E-Mails können Sie diese Dokumente von jedem Gerät aus anzeigen, alle Nicht-Text-Elemente Ihrer Nachricht intakt lassen und qualitativ hochwertige Dateien zum schnelleren Laden komprimieren. Natürlich können Sie Ihr PDF-Dokument als Dateianhang in eine E-Mail einfügen, aber wenn Sie möchten, dass Ihre Abonnenten diese Datei im E-Mail-Text anzeigen, müssen Sie vor dem Versenden Ihrer Nachricht einige Schritte unternehmen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie PDF-Dokumente in Ihre E-Mails einbetten sollten und wie Sie dies am effizientesten bewerkstelligen können.

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Warum PDF-Dateien in E-Mails einbetten?

Durch die Einbettung von PDF-Dokumenten in den E-Mail-Text können Sie den Kommunikationsprozess mit den Empfängern verbessern und wesentlich effektiver gestalten. Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, und der Größe Ihres Unternehmens gibt es einige Gründe, PDF-Dateien per E-Mail zu versenden:

• Ihre Dokumente gehen den Empfängern nicht verloren

Es ist leicht, ein wichtiges Dokument zu übersehen, wenn Sie es als PDF-Anhang zu Ihrer Nachricht versenden. Wenn Sie eine Datei direkt in den E-Mail-Text einbetten, wird sie von Ihren Empfängern sofort bemerkt. Wenn Sie mit Dokumenten wie Rechnungen und Verträgen arbeiten, kann es vorkommen, dass jemand vergesslich oder abgelenkt ist und Ihre E-Mail in seinem überfüllten Posteingang übersieht. Eine auffällige PDF-Datei, die in Ihre E-Mail eingebettet ist, erregt die Aufmerksamkeit der Empfänger und trägt dazu bei, dass Sie Ihre Zahlungen pünktlich erhalten.

• Verteilen großer Datenmengen auf zahlreiche Empfänger

Ganz gleich, ob Sie eine E-Mail-Marketing-Kampagne starten wollen, um relevante Interessenten zu gewinnen, oder ob Sie eine Reihe von Follow-up-Nachrichten erstellen wollen, um Ihr neues Produkt vorzustellen, Sie werden Hunderte von E-Mails an zahlreiche Abonnenten senden müssen. In den E-Mail-Text eingebettete PDF-Dokumente werden auf allen Geräten und in allen E-Mail-Clients, die Ihre Abonnenten verwenden, korrekt angezeigt.

• Bleiben Sie in den Posteingängen Ihrer Abonnenten markenkonsistent und wiedererkennbar

Neben wichtigen E-Mail-Elementen wie Ihrem Logo, einer erkennbaren Betreffzeile, Markenfarben, benutzerdefinierten Schriftarten und ansprechenden Bildern ist es von entscheidender Bedeutung, in allen Kanälen und Dokumenten, die Sie täglich verwenden, die Markenkonsistenz zu wahren. Gut gestaltete PDF-Dateien, die in Ihrem E-Mail-Text angezeigt werden, ziehen Ihre Abonnenten an und motivieren sie zur Interaktion mit Ihren Nachrichten.

Möglichkeiten zum Versenden von PDF-Dateien per E-Mail

Es gibt einige bequeme Möglichkeiten, PDF-Dokumente per E-Mail zu versenden, damit Ihre Nachrichten ansprechend und gut aussehen.

1. In der persönlichen Korrespondenz

Sie können PDF-Dateien in Ihre Nachrichten in der persönlichen Korrespondenz mit Ihrem Team oder Ihren Kunden einbetten. Wenn Sie einen der am weitesten verbreiteten E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook, Gmail, Yahoo Mail usw. verwenden, empfehlen wir Ihnen, Ihre PDF-Dokumente in JPEG zu konvertieren.

Zu diesem Zweck können Sie ein praktisches Online-Tool wie PDFLiner verwenden.

Hier ist es auch möglich, Signaturen und Wasserzeichen hinzuzufügen, Ihre Dateien zu bearbeiten und direkt in Ihren Dokumenten zu zeichnen. Sie können sich auch für andere kostenlose Tools wie Ilovepdf, Zamzar oder PDF24 Tools entscheiden.

Jetzt können Sie Ihre JPEG-Datei ganz einfach in jede E-Mail einbetten. Hier sind drei einfache Schritte dazu:

• Öffnen Sie Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm;
• verfassen Sie eine Textnachricht;
• ziehen Sie Ihre JPEG-Datei per Drag & Drop direkt in das Fenster "Neue Nachricht" und platzieren Sie das Bild an der Stelle, an der es in der E-Mail erscheinen soll.

Das war's! Jetzt sehen Sie Ihre PDF-Datei (in ein Bild umgewandelt) eingebettet in den E-Mail-Text.

2. In Massen-E-Mails (Newslettern)

Wenn Sie Newsletter mit PDF-Dateien an Tausende von Abonnenten versenden müssen, kann es passieren, dass Ihre Inhalte im Spam-Ordner landen, bevor Ihre Empfänger sie zu Gesicht bekommen. Der Punkt ist, dass das Anhängen von Dateien an Massen-E-Mails einige ernsthafte Probleme verursachen kann und Sie Gefahr laufen, als Spam markiert zu werden. Infolgedessen wird Ihre Öffnungsrate sinken und damit auch Ihre Klickrate.

Aber keine Sorge, Sie können dies vermeiden und PDF-Dateien in E-Mails einbetten, wenn Sie unsere Tipps befolgen:

1. Laden Sie Ihre PDF-Datei in den Cloud-Speicher hoch (Google Drive, Dropbox, iCloud Drive usw.).
2. Stellen Sie sicher, dass die Datei für die Öffentlichkeit zugänglich ist.
3. Holen Sie sich den Link zu diesem Dokument.
4. Fügen Sie eine CTA-Schaltfläche in Ihre E-Mail-Vorlage ein und versehen Sie diese mit dem Link zu Ihrer PDF-Datei.

(Quelle: Stripo-Vorlage)

So können Ihre Abonnenten PDF-Dokumente mit einem Klick anzeigen, während Sie Ihre E-Mail-Nachrichten in Spam-Ordnern halten werden.

3. In automatisierten E-Mails (auch Trigger-E-Mails genannt)

Trigger-Nachrichten werden als Reaktion auf bestimmte Handlungen oder Verhaltensmuster automatisch an Benutzer gesendet. Zu den am weitesten verbreiteten Trigger-E-Mails gehören:

• Willkommen;
• Geburtstag;
• Onboarding;
• Wiedervermarktung;
• Warenkorbabbruch;
• Auftragsbestätigung.

PDF-Dokumente können eine gute Möglichkeit sein, den Empfängern wichtige Informationen zukommen zu lassen, z. B. eine Auftragsbestätigung mit einer in den E-Mail-Text eingebetteten Rechnung. Sie können sich für eine der oben beschriebenen Methoden entscheiden oder Ihr Dokument in eine Textdatei umwandeln. Das ist eine gute Option, wenn Sie eine textbasierte PDF-Datei mit Hyperlinks haben.

Im Folgenden finden Sie fünf Schritte zur Konvertierung Ihres Dokuments in eine Textdatei:

• Laden Sie Ihr PDF-Dokument hoch in Adobe Acrobat;
• klicken Sie auf die Schaltfläche "Konvertieren";
• wählen Sie die Option "in Microsoft Word";
• wählen Sie das Dateiformat .doc oder .docx;
• klicken Sie auf die Schaltfläche "Exportieren".

Nun können Sie diesen Text kopieren, ihn zusammen mit einer E-Mail-Vorlage in Ihre automatischen Nachrichten einfügen und an Ihre Abonnenten senden.

Abschließende Gedanken

Durch das Einbetten von PDF-Dokumenten in den E-Mail-Text können Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger wecken, verhindern, dass Ihre Nachrichten im Spam landen, und große Datenmengen an Tausende Ihrer Abonnenten verteilen. Mit unseren einfachen Tipps gelingt Ihnen das mühelos und schnell!