In der Schlacht der E-Mail-Anhänge wird eine PDF-Datei immer die Oberhand behalten. Es ist die einfachste, aber zuverlässigste Art, Details mitzuteilen, ohne den Empfänger zu zwingen, einen langen Text zu lesen.
Das Einbetten von PDF-Dateien ist Ihr Weg aus der Ungewissheit: Sie müssen sich keine Gedanken über die Darstellung in E-Mail-Clients machen. Egal, ob Sie ein mehrseitiges PDF oder ein einseitiges Dokument versenden, es funktioniert einfach.
Wie wäre es also, wenn wir die Einleitung abkürzen und uns mit den Tipps zum Einbetten von PDF-Dateien in den E-Mail-Text beschäftigen? Legen wir los!
Warum PDF-Dateien in E-Mails einbetten?
PDF-Dateien sind ein vertrauenswürdiger und sicherer Weg, um wichtige Informationen auszutauschen. Jüngste Studien zeigen, dass die Datensicherheit für 86 % der IT-Teams ein Hauptanliegen ist, aber das ist sicherlich nicht der einzige Grund.
Ob Sie nun ein Pitch Deck oder einen Abteilungsbericht vorbereiten, eine eingebettete PDF-Datei ist eine hervorragende Ergänzung zu Ihrer neuen E-Mail.
Hier sind die wichtigsten Gründe dafür:
Stellen Sie sicher, dass die Empfänger Ihre Dokumente nicht übersehen
Haben Sie schon einmal ein Dokument verschickt, nur um 3 Tage später festzustellen, dass es in einer Flut von anderen E-Mails verloren gegangen ist? Nachdem ich alle Details beschrieben und Bilder hinzugefügt habe, kommt mir diese Antwort wie ein Verbrechen vor, aber es kommt vor.
Studien zeigen, dass die Gesamtzahl der täglich gesendeten und empfangenen E-Mails bis 2025 376,4 Milliarden übersteigen wird. Es kann kompliziert sein, den Posteingang zu durchsuchen und die richtige Nachricht zu finden.
Eine eingängige eingebettete PDF-Datei kann Zeit und Platz sparen, und niemand liebt Unordnung, nicht wahr?
Verteilung großer Datenmengen an zahlreiche Empfänger
Die Art und Weise, wie manche E-Mail-Clients E-Mails darstellen, bleibt ein Rätsel. Schriftarten, Stile und Textkörper einer E-Mail können selbst bei beliebten Anbietern wie Gmail und Microsoft Outlook verändert werden. Da kommt eine PDF-Datei gerade recht!
Sobald Sie die Datei in den Textkörper einer E-Mail einbetten, ist das Design sicher. Wenn Sie sich auf die Massenansprache konzentrieren, können falsch dargestellte Bilder oder Texte die Wahrnehmung ruinieren. Jüngste Statistiken zeigen, dass nur 8 von 100 E-Mails beantwortet werden, also müssen Sie jedes Detail berücksichtigen.
Der Vorlagenersteller von Stripo kümmert sich um das Design, während Sie sich auf die Botschaft konzentrieren. Wir haben die am häufigsten verwendeten Formate hinzugefügt, und PDF ist sicherlich auf der Liste. Sie können Ihre Vorlagen ganz einfach genehmigen lassen und Zeit bei der Korrespondenz sparen.
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Bleiben Sie in den Posteingängen Ihrer Abonnenten markenkonsistent und wiedererkennbar
Ein einheitliches Erscheinungsbild kann Ihren Umsatz um bis zu 20 % steigern. Dabei geht es nicht nur um einen Link zur Website in der Fußzeile und das Logo. Es geht um Farben, Schriftarten und Design.
Die Anhänge und Bilder, die Sie in den E-Mail-Text einfügen, sollten dem Stil des Unternehmens entsprechen.
(Quelle: eBook von Stripo)
Die PDF-Datei bleibt über verschiedene E-Mail-Clients hinweg konsistent. Es ist nicht nötig, das Design durch umfangreiche Providertests zu überprüfen. Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder andere E-Mail-Programme, die Ihr Empfänger verwendet, unterstützen PDFs.
Möglichkeiten zum Versenden von PDF-Dateien per E-Mail
Unterschiedliche Wege erfordern unterschiedliche Vorgehensweisen. Wenn Sie eine PDF-Datei an Ihre Kollegen und potenziellen Kunden senden, müssen Sie sich an bestimmte Regeln halten.
Sehen wir uns die gängigsten Methoden zum Versenden von PDFs an und beachten Sie die Sicherheitstipps für jede Methode:
In der persönlichen Korrespondenz
Das Versenden von PDF-Dateien in persönlicher E-Mail-Korrespondenz ist problemlos, da man sich kaum Gedanken über die Zustellbarkeit machen muss. Sie können die PDF-Datei direkt an die E-Mail anhängen oder sie in den Text einbetten - beides ist möglich! Wenn Sie E-Mails über Google Mail versenden, kann Ihnen die folgende Einbettungsoption helfen:
- Konvertieren Sie Ihre PDF-Datei mit Tools wie PDFLiner oder Adobe Acrobat in ein Bild.
- Öffnen Sie Ihr Google Mail-Konto.
- Öffnen Sie das Fenster "Verfassen".
- Ziehen Sie das Bild oder suchen Sie es auf Ihrem Computer.
- Positionieren Sie das Bild im E-Mail-Text.
Überprüfen Sie dann noch einmal die E-Mail-Adresse des Empfängers, bevor Sie eine neue E-Mail senden, und schon ist es geschafft!
Neben dem Austausch von Informationen können Sie PDFs auch zum Unterzeichnen oder Bearbeiten von Dokumenten verwenden. PDFLiner ist ein beliebtes Tool, das bei der Dateiverwaltung helfen kann. Alles, was Sie tun müssen, ist ein Dokument hochzuladen und die Aktion auszuwählen.
(Quelle: PDFLiner)
In Massen-E-Mails (Newslettern)
1 von 6 E-Mails erreicht nicht den Posteingang des Empfängers. Außerdem hat sich die Absprungrate seit 2022 um das 2,5-Fache erhöht. Was Sie in Ihre E-Mail-Nachricht aufnehmen und wie Sie es tun, ist entscheidend.
Das Anhängen einer Bild- oder PDF-Datei kann die Zustellbarkeit gefährden, wenn Sie in großen Mengen versenden.
Hier sind die Tipps, die Sie bei der Erstellung von E-Mails verwenden können:
- fügen Sie PDF-URLs als Hyperlinks ein und vermeiden Sie das Einfügen der vollständigen Linkadresse in den Text einer E-Mail;
- verwenden Sie klare Handlungsaufforderungen und geben Sie an, worum es in dem Link geht;
(Quelle: E-Mail von Brevo)
- stellen Sie sicher, dass die Empfänger auf die PDF-Datei zugreifen können. Wenn Sie Google Drive oder einen anderen Cloud-Speicher für Ihre Anhänge verwenden, geben Sie das Dokument zuerst frei.
In automatisierten E-Mails (auch Trigger-E-Mails genannt)
Richtig gestaltete Trigger-E-Mails sind die Eintrittskarte zu mehr Öffnungen. Es gibt zwar viele Arten dieser Nachrichten, aber sie sind alle eine Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis.
Schauen wir uns einige der bekannten an:
- auftragsbestätigungen sind in der eCommerce-Branche sehr beliebt. Kunden benötigen oft Rechnungen, daher sind PDFs die beste Wahl;
- willkommensnachrichten sind eine großartige Möglichkeit, neue Kunden zu begrüßen und sie über die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen zu informieren;
- geburtstags-E-Mails werden oft mit Rabatten und Sonderangeboten verschickt. Für Sonderkonditionen können Sie z. B. das PDF-Format verwenden;
- onboarding-benachrichtigungen sind eine weitere Möglichkeit, mit dem Publikum in Kontakt zu treten. Sie können einige Tipps und Anleitungen für eine reibungslosere Erfahrung anhängen.
Mit dem Vorlagenersteller von Stripo können Sie mit wenigen Klicks Schaltflächen mit Hyperlinks versehen. Ob es sich um eine Bestellbestätigung oder eine Willkommens-E-Mail handelt, Sie können die Details hinzufügen, ohne die Seite zu verlassen.
So können Sie es tun:
- Öffnen Sie den Vorlagenersteller.
- Wählen Sie eine Vorlage aus oder erstellen Sie eine neue.
- Klicken Sie auf den Artikel, den Sie verlinken möchten.
- Fügen Sie einen Link ein, und schon ist er fertig!
(Quelle: Stripo-Vorlage)
Alternative Möglichkeiten zum Einbetten von PDF-Dateien in E-Mails
Das Gute daran ist, dass Sie nicht immer das PDF-Format für Ihre Dateien verwenden müssen. Sie können Dokumente in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Ansätzen einbetten.
Lassen Sie uns gleich zu den Varianten kommen, die Sie ausprobieren können!
Als GIF einbetten
Bevor Sie GIFs als reine Unterhaltung abtun, sollten Sie sie als Hilfsmittel betrachten. Aufgrund ihrer Größe nehmen GIFs nur wenig Platz ein und können die Beschränkungen von E-Mail-Clients umgehen.
Abgesehen von der Größe zeigen GIFs deutlich Ihre Idee und die Farben des Unternehmens, so dass die Marke intakt bleibt.
Dennoch haben GIFs einige Nachteile, und es ist nur fair, diese auch zu überprüfen:
- GIFs sind auf eine Palette von 256 Farben beschränkt. Das bedeutet, dass einige recht pixelig und niedrig aufgelöst sind;
- dieses Format ist nicht bearbeitbar. Sobald das GIF erstellt ist, können Sie kaum noch etwas ändern.
PDF als Daumenkino einbetten
Warum sollte man die Anzeige von Dokumenten nicht ansprechender gestalten? Viele kostenlose Tools können PDFs in digitale Bücher mit umblätternden Seiten verwandeln oder sie in einen Kartenstapel umgestalten.
(Quelle: eBook umgewandelt in Heyzine)
Wenn Sie PDFs in Daumenkinos umwandeln, können Sie die negativen Auswirkungen auf die Umwelt verringern und Druckkosten sparen.
Einige Studien befassen sich jedoch auch mit den Schattenseiten:
- die Ladezeiten können eine Weile dauern. Prüfen Sie daher die Dateigröße und verringern Sie sie gegebenenfalls;
- die Kompatibilität ist ein weiteres Problem. Flipbooks sind möglicherweise nicht mit jedem Gerät kompatibel, daher ist es am besten, die Optionen zu testen;
- ein weiterer Punkt ist die eingeschränkte Nutzung der Datei. Die Empfänger können keinen Text markieren oder eine Notiz hinterlassen, wie dies bei Standard-PDFs möglich ist.
PDF mit HTML einbetten
Für erfahrene Code-Nutzer ist HTML die erste Wahl, um mit den Empfängern interaktiv in Kontakt zu treten. Außerdem gewährleistet die Einbettung eines PDF in HTML, dass die Dateien mit verschiedenen Plattformen kompatibel und zugänglich sind.
Bildschirmlesegeräte unterstützen PDF-Dateien als Anhänge möglicherweise nicht, daher ist es wichtig, nach Alternativen wie HTML zu suchen.
Nach Angaben von Adobe Acrobat sind mindestens 90 % der Billionen von PDF-Dateien in der Welt unzugänglich.
Angesichts der großen Zahl von PDF-Dateien, die nicht an Menschen mit Behinderungen angepasst sind, ist dieses Thema so aktuell wie eh und je.
Kompatibilität, Interaktivität und Zugänglichkeit sind Vorteile, aber was ist mit den Nachteilen? Einige sind unten aufgeführt, so dass Sie nicht weiter suchen müssen:
- programmierkenntnisse: Sie müssen zumindest über Grundkenntnisse des Codes verfügen;
- ladezeit: Wenn Sie mehrere Dateien einbetten, kann die Ladezeit langsam sein.
Einpacken
Das Einbetten von PDFs in Ihre Korrespondenz ist eine gute Möglichkeit, das Engagement zu steigern und die Aufmerksamkeit des Empfängers zu wecken. Noch wichtiger ist, dass Sie vermeiden können, direkt im Spam zu landen, was bei der Kaltakquise ein großes Problem ist!
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen hilft, sich in diesem Thema besser zurechtzufinden, und dass PDFs zu Ihrem nächsten Lieblingsformat werden (wenn sie es nicht schon sind).
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