Как создать внутреннюю рассылку для сотрудников компании

Личные встречи или внутренние емейлы – какой способ связи выбрать?

Согласно недавним исследованиям BBC, 67% служащих предпочитают емейлы личным беседам. Это доказывает, что внутренние рассылки компании жизненно важны для развития вашего бизнеса.

Причины выбрать электронную почту для внутренней коммуникации

Существует множество причин, по которым вы должны отдать предпочтение электронной почте, а не онлайн-чатам/мессенджерам. Среди них следующие:

• есть наглядная тема письма, которая показывает важность внутренних рассылок компании;

• вы можете отслеживать, кто из членов команды открыл письмо, чтобы проследить, как сотрудники воспринимают идеи вашего контента;

• личное общение с каждым, кто отвечает на ваше маркетинговое письмо;

• ваши коллеги будут сохранять важную информацию или даже отмечать ее звездочками в своих почтовых ящиках. Таким образом, они смогут легко ее найти;

• это отличный способ поддерживать слаженность команд, делиться ресурсами для профессионального развития, актуальными новостями индустрии, обновлениями внутренних вакансий, новостями о предстоящих событиях, а также ценностями компании;

• это единственный способ общения с удаленными сотрудниками (если они у вас есть).

Обычно в большинстве случаев за создание, отправку и мониторинг внутренних рассылок компании отвечают HR-специалисты, команда маркетинга или назначенная команда внутренних коммуникаций. Конечно, вы также будете использовать Slack или Skype для менее неформальных бесед или для обсуждения с сотрудниками каких-то незначительных вопросов.

Рекомендации по созданию внутренних рассылок компании

Разумеется, структура и дизайн емейла зависят от того, что вы хотите донести до сотрудников.

Тем не менее существуют некоторые общие рекомендации, которые уместны для любого события и любой причины обращения к получателям.

1. Создавайте описательные темы емейлов

Конечно, ваши сотрудники в любом случае прочитают ваш емейл по двум причинам: чтобы быть в курсе всех офисных новостей и потому, что они знают отправителя. Но если вы хотите, чтобы они открыли емейл как можно быстрее, укажите в строке темы, о чем сообщение.

Например, если заголовок гласит «Встречаем Дэнниса», то сотрудники прочитают этот емейл, когда у них будет на это время. Но если в строке темы написано: «Время сдачи отчетов...» - большинство людей сделают перерыв, чтобы прочесть емейл немедленно.

Обратите внимание, что в Stripo вы можете настроить яркую тему письма.

2. Делайте емейлы короткими

Нет необходимости писать длинные послания, ...ну разве что, если вы хотите, чтобы ваши сотрудники бездельничали. Звучит смешно? Возможно. Но это правда. Чем короче рассылка для сотрудников компании, тем больше шансов, что они прочтут ее до конца. Некоторые компании даже считают, что любой емейл, который требует более 2 минут на чтение, не будет прочитан. Кроме того, ваши сотрудники заняты своей работой — и вы хотите, чтобы они потратили десять минут на чтение каких-то отчетов?

(Источник: eSputnik.com)

«Государственные праздники на 2022 год» — вот так просто. Теперь вы можете просто перечислить все праздничные дни, чтобы держать сотрудников в курсе событий. Без длинного вступления для рассылки, которую можно прочитать примерно за 2 минуты, чтобы ваши сотрудники не отвлекались от работы.

3. Персонализируйте емейлы

Конечно, мы все знаем, как это работает – вы просто используете теги персонализации при создании рассылок для сотрудников, и получатели видят свои имена при открытии. Но этот простой трюк делает нас вежливыми.

Вы можете применить персонализацию с помощью Stripo

• при редактировании текста своего емейла вы увидите на панели инструментов (прямо над шаблоном) кнопку «Merge tags» («Персонализация»);

• выберите свой ESP/CRM;
• выберите «Имя»;

В редакторе вы увидите «*|FNAME|*». Но сотрудники увидят во входящих емейлах свои имена.

Join Stripo

Данная компания предоставила нам отличный пример использования тегов персонализации во внутренних рассылках:

(Номера телефонов, цифры и имена вымышлены).

Объявляя о конкурсе среди сотрудников, генеральный директор хотел показать их индивидуальные шансы выиграть поездку. А также упомянул о том, что нужно улучшить.

Поскольку эта автозаправочная компания имеет около 10000 станций во всем мире, неудивительно, что их генеральный директор не мог связаться с каждым сотрудником лично. Он написал сценарий, включающий теги персонализации по многим переменным (имя, номер заправочной станции, результаты и контрольный список). Весь текст, выделенный жирным шрифтом, был динамичным, и каждый видел свои личные результаты.

4.  Используйте визуальные элементы в рассылках для внутренней связи

Вы, наверное, заметили, что оба предыдущих примера содержали изображения. Какие фото выбрать – оставим на ваше усмотрение. Но они должны быть так или иначе связаны с компанией, в которой вы работаете. Например, используйте фото с последней корпоративной вечеринки. Это зависит от того, насколько серьезным и формальным является ваш емейл.

Если хотите, вы можете использовать фото офиса.

И да, вполне уместно добавить забавные фотографии, подобные этой, чтобы развлечь ваших сотрудников и поднять их настроение.

5. Встраивайте интерактивные элементы или видео в емейлы

Возможно, здесь мне следовало бы сказать “придерживайтесь трендов”, поскольку интерактивность – тренд №1 в 2020 году. Но интерактивность — это не только карусели изображений. Добавьте игры или вставьте забавные видео.

(Источник: Wistia).

Конечно, вы можете сказать, что это не очередная маркетинговая рассылка и что ваши получатели прочитают сообщение в любом случае. Тем не менее, минута расслабления и веселья никому не повредит.

Примечание: это видео не обязательно должно быть связано с вашей компанией. Это может быть просто забавное видео, или напоминание о смешном случае, который произошел со всеми вами в прошлом.

На моей предыдущей работе наш босс по пятницам обычно отправлял емейл с видеороликом о предыдущей вечеринке, где мы все танцевали. В строке темы говорилось: “Слава Богу, пятница. Все по домам!”.

6. Добавляйте опросы — спрашивайте мнение сотрудников

Планируете рождественскую вечеринку? Или ищете новый офис? Не забудьте спросить своих сотрудников об этом. Новое место для офиса очень важно для сотрудников, особенно если вы собираетесь переехать в другой район.

Конечно, то, как вы собираетесь отметить праздник, никого не заденет.

(Источник: eSputnik.com).

Добавлять Google Forms в емейлы – одна из лучших практик внутренней рассылки. С помощью Stripo это можно сделать двумя способами:

• Прежде чем писать емейл, создайте документ Google Form, настройте его, после чего оформите ссылку на него в виде кнопки CTA во внутреннем емейле. Не забудьте открыть доступ к этому документу всем вашим сотрудникам;

• создайте документ Google Form, затем в правом верхнем углу нажмите “Отправить”, выберите “Отправить по электронной почте”, затем добавьте свой емейл-адрес, и самое главное – поставьте галочку “Включить форму опроса в емейл”.

• откройте этот емейл, доставленный в ваши входящие, кликните правой кнопкой мыши прямо на опросе, выберите «inspect» («просмотреть код») и найдите строку «table; align=«center». Скопируйте ее.
• чтобы проверить, правильно ли вы скопировали строку, наведите курсор на нее – и опрос в теле емейла будет подсвечен;

• зайдите в Stripo и перетащите HTML блок в шаблон. Замените «Вставьте свой HTML в редактор кода» кодом опросника;

• готово! Теперь вам даже не нужно открывать доступ для всех к документу / опросу Google Forms;

Google предоставляет комплексный отчет: он может быть индивидуальным и сводным.

Важно:

Этот опросник хорошо работает в Gmail, AOL, Yahoo! Mail, а также в Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera. Он работает только на десктопах.

Пользователи мобильных устройств и те получатели, которые предпочитают другие почтовые клиенты, увидят ссылку на опрос во внутренней рассылке. Они также могут быть перенаправлены на Google Form после того, как заполнят форму и нажмут кнопку «Отправить» (в Apple Mail).

Кроме того, существуют альтернативы Google Forms, если вы ищете более гибкие в настройке онлайн-формы.

7. Используйте активные формы для получения обратной связи от сотрудников

Хотите узнать, что думают ваши сотрудники о новых изменениях? Хотите узнать, насколько вероятно, что они протянут вам руку помощи в новом проекте, который требует от них сверхурочной работы? Встраивайте активные формы в письма.

Сотрудники могут выставлять оценки и оставлять свои отзывы прямо в письмах. Экономит время.

Эти формы работают в Gmail (все версии, десктопы и мобильные приложения) (также на всех устройствах). Большинство компаний используют Gmail-suite для корпоративной почты. Т. е. эта форма будет отлично работать во входящих письмах ваших сотрудников.

Посмотрите, как создать эти формы для пользователей Gmail и Mail.ru и настроить запасной вариант для тех, кто использует любой другой почтовый клиент.

8. Добавляйте фото людей во внутреннюю рассылку

Если вы создаете рассылку для сотрудников, в которой делитесь новостями компании (например, чье-то награждение или повышение), будет вполне уместно добавить фото события или того, кто получил повышение. Особенно, если количество офисных работников превышает 20 человек или некоторые ребята работают удаленно.

(Номера телефонов и имена вымышлены).

Помогите сотрудникам почувствовать связь друг с другом, хотя бы удаленную.

В конце письма для внутренней рассылки можно даже добавить отзыв команды руководителей или генерального директора об этом решении.

В нашей компании мы вставляем в рассылку необычные фото команды: те, где мы ходили на рафтинг или играли в игры на свежем воздухе, чтобы повысить вовлеченность сотрудников. Такие фотографии призваны создавать атмосферу и давать каждому понять, что он или она — часть команды.

9. Добавляйте подпись

Независимо от того, являетесь ли вы генеральным директором или менеджером по работе с персоналом, у сотрудников может быть ваш номер мобильного телефона. Тем не менее некоторые новые сотрудники могут постесняться попросить ваш номер.

(Номера телефонов и имена вымышлены).

Обязательно добавляйте значки соцсетей  в подпись емейла. Ваши сотрудники не только смогут присоединить ваш аккаунт в LinkedIn и подтвердить ваши навыки, но также могут предпочесть связаться с вами с помощью соцсетей, а не по телефону.

Знаете ли вы, что добавление иконок соцсетей в письма займет у вас не больше минуты, если вы используете Stripo?

Узнайте, как это делается:

Вы заполняете свой профиль всего один раз и создаете соответствующие иконки единожды. При создании нового внутреннего письма компании вы просто вставляете блок «Соцсети» в свой шаблон. А Stripo найдет и заполнит всю необходимую информацию за вас.

10. Определитесь с частотой рассылок

Внутренние рассылки для сотрудников не относятся к емейл-маркетингу, поэтому нет необходимости отправлять их регулярно. Разумеется, если речь не о ежемесячном отчете – этот емейл должен отправляться в один и тот же день месяца.

В других случаях отправляйте рассылки внутри компании, только если у вас есть новости, чтобы поделиться.

Например, наши HR-менеджеры отправляют нам письма каждый раз, когда у нового сотрудника начинается первый день работы или когда у нас происходит какое-то важное событие. Мы думаем, вы поняли идею.

Но если вам нужно больше идей для HR-писем для внутренней рассылки, мы подготовили специальную статью в блоге, чтобы наполнить вас вдохновением. Мы собрали как идеи для HR-писем, так и готовые шаблоны для внутренней рассылки.

В завершение

Существует множество идей для внутренней рассылки компании, и вы должны использовать только те, которые соответствуют культуре вашей компании. Придерживайтесь советов, приведенных выше, и не забывайте придерживаться брендового стиля. Создайте всего одно или два письма, используя шаблоны рассылок Stripo, и сохраните их в библиотеке блоков. Каждый раз, когда вам нужно написать письмо от компании для сотрудников, вы заходите в свою личную библиотеку идей контента, выбираете шаблон, который лучше всего подходит к предстоящим событиям в компании, и изменяете только его тело, поскольку хедер и футер обычно остаются одинаковыми.

Экспортируйте эти письма для сотрудников в почтовые клиенты Gmail или Outlook. Удивите своих коллег необычными и запоминающимися рассылками, чтобы держать их в курсе о новом сотруднике или предстоящих событиях.