Які процеси в командах впливають на час створення розсилок

Ми з вами добре знаємо, що таке сфера email-маркетингу. Це як маленькі фабрики з виробництва листів у величезній кількості та різноманітності, з неймовірною чисельністю процесів і купою використовуваних тулзів. 🙂 

І оскільки Stripo безпосередньо допомагає оптимізувати безліч процесів, ми вирішили з'ясувати, а як саме проходять процеси роботи в різних email-командах, і що ще ми можемо оптимізувати.

Навіщо ми це робимо 

А важливо це, тому що:

1. Процеси роботи команди — це основні задачі менеджерів.
2. Нам і мені особисто стало цікаво, чи є принципові відмінності в підходах і процесах. Якщо так, то які і в чому. Як можна оптимізувати робочі процеси і скоротити час? Що для цього можемо зробити ми? І як саме.

Розподіл часу всередині команди

Аби дізнатися, скільки часу в середньому компанії витрачають на розсилку, ми пішли до своїх партнерів, послухали про їхні робочі процеси, потім я запитала у чату GPT, що він знає про цю історію, і насамкінець почитала в інтернеті, що ж знають про це інші.

І знаєте що? Я була здивована. Тому що підготовка кожного виду розсилки займає від 1 дня до кількох тижнів у різних командах. Ба більше, у тих, кого опитували (візьмемо, наприклад, промо-розсилку), це потребувало від кількох днів до трьох тижнів. Чат GPT підказав мені, що промо-розсилку потрібно розробляти в середньому від кількох днів до тижня, ну а джерела в інтернеті повідомляють, що на один промо-лист йде щонайменше 18,5 годин роботи. А це майже три робочі дні. У відсотковому співвідношенні з усього циклу 32% часу займає копірайтинг, 30% — дизайн, а решту 38% розподіляють на інші процеси.

Що впливає на час створення розсилки

Окей, є доволі багато чинників, які впливають на таку суттєву різницю в часі на створення листів, починаючи від аудиторії, стратегії саме розсилки, основних її KPI і закінчуючи можливостями власне команди. І тому я вирішила розібратися, скільки людей і над чим працюють для створення однієї розсилки і чому так сильно варіюються часові проміжки для виконання задачі.

Під час спілкування з партнерами з'ясувалося, що email-команди ± однакові і налічують у середньому від 3 до 7 осіб.

А весь секрет криється не стільки в ринку і потребах аудиторії, скільки в процесах, побудованих усередині самих команд. Наприклад, в одних абсолютно всі дії заносяться до таск-менеджера, в інших відбувається детальна документація всіх пост-процесів, у третіх просто написано ТЗ, за яким вони рухаються як за шаблоном, і виходить значно швидше, а четверті взагалі все вирішують лише в месенджерах, чим значно скорочують час взаємодії за кожним кроком процесу, але, звісно, практично не залишають можливості вибудувати систематизацію цього процесу.

Замість висновку

У кожної команди свій підхід. У кожної команди суттєво відрізняється шлях від стратегії до реалізації. У кожної команди різні пост-роботи: від аналітики, яка теж дуже відрізняється, до опису всіх дій по кампанії з детальними висновками. І звісно, все це так чи інакше значно впливає на всі процеси.

Тому ми також «зануримося» в роботу email-команд різних індустрій для того, аби зрозуміти, з чим вони стикаються в щоденній рутинній роботі, які процеси оптимізовано максимально, а де ще є простір для дій; розберемо по крихтах кампанії та листи і вивчимо комплексно, як же працює «індустрія листів», та будемо ділитися результатами з вами.

Розкажіть, як побудовані процеси у вашій команді, адже ваш зворотний зв'язок і досвід для нас вкрай важливі. Дякую 🙂.